SOP MUTASI KARYAWAN. 2 RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses persiapan berkas oleh Atasan Yang Mengajukan

Transkripsi

1 : MMP-SOP--003 Halaman : 1 dari 6 1 TUJUAN : SOP ini dibuat untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses mutasi karyawan agar teratur sesuai dengan persyaratan kebijakan kode etik (Code of Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan. 2 RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses persiapan berkas oleh Atasan Yang Mengajukan 3 ATURAN UMUM : Mutasi, Persetujuan dari Atasan Yang menerima mutasi, Persetujuan ke Operation Manager, Persetujuan oleh Manager, Persetujuan Direksi dan Pembuatan SK oleh Human Capital Division - mutasi karyawan dapat disebabkan oleh perubahan dan pengembangan Struktur Organisasi atau penggantian karyawan di suatu Divisi atau Department karena adanya PHK, Mengundurkan diri atau Pensiun. - Semua pengajuan mutasi karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan Form Usulan Mutasi - Terhadap pengajuan mutasi karyawan, harus ada persetujuan dari Operational Manager, Manager & Direksi. 4 PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 4.1 Mutasi Karyawan Atasan Yang : - Meminta Form Usulan Mutasi ke bagian Mengajukan - Mengisi Form Usulan Mutasi dengan mencantumkan tanggal efektif dan data yang diisi harus lengkap - Form Usulan Mutasi yang sudah disahkan oleh penerima mutasi ke Operation Manager - Form Usulan Mutasi yang sudah disahkan oleh penerima mutasi dan Operation Manager ke : - Menerima Form Usulan Mutasi yang diajukan oleh Yang Mengajukan Mutasi dan sudah disetujui oleh Atasan Yang Menerima Mutasi dan Operation Manager - Jika hasil peninjauan disetujui, Human Capital Division melanjutkan Form Usulan Mutasi kepada Direksi - Melakukan tindak lanjut terhadap Form Usulan Mutasi yang telah disetujui oleh Direksi 4.2 Pelaksanaan Proses Mutasi : - Melakukan pengecekan ke-divisi yang Memutasi dan ke-divisi yang Dimutasi, agar tidak terjadi kesalahan pada saat pelaksanaannya. - Membuat Surat Keputusan (SK) dan menempatkan karyawan pada divisi/tempat barunya. 5 DEFINISI 5.1 Definisi Kata Mutasi : Perubahan posisi/ jabatan/ tempat/ pekerjaan baik secara horizontal maupun vertikal (promosi/demosi) dalam suatu organisasi. 5.2 Definisi Bagan Alir = Proses = Dokumen = Alur Proses = Keputusan = Arah Alur Proses = Proses check /verifikasi = Arah alur proses = Proses awal/akhir = Multi Dokumen ke bagian/divisi lain. 6 Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat pada halaman 3 dan 4 DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH MANAGER OPERATIONAL MANAGER TGL: TGL : TGL : TGL : DIREKTUR

2 : MMP-SOP--003 Halaman : 2 dari 6 ATASAN NG MENGAJUKAN MUTASI ATASAN NG MENERIMA MUTASI OPERATION MANAGER MANAGER MANAGING DIRECTOR MULAI 1 AM Meminta Form Usulan Mutasi ke 2 AM Mengisi Form Usulan Mutasi Berkas 3 AM 1 TM KOREKSI? SELESAI 4 AM 5 AM Menerima Informasi Cek SETUJU? 2 TM Mengembalikan Berkas 3 TM Berkas 2 OM Menginformasikan ke Divisi Terkait Cek SETUJU? 1 OM 3 OM Berkas Cek SETUJU? 1 2 Mengembalikan Berkas 3 Menginformasikan ke Divisi Terkait 6 Berkas D Mengembalikan Berkas Cek SETUJU? 1 D 3 D Pembuatan Surat Keputusan SK 7 Berkas Distribusi Surat Keputusan SK SELESAI

3 : MMP-SOP--003 Halaman : 3 dari 6 NO URAIAN PENJELASAN DOKUMEN PIC KETERANGAN 1 AM MEMINTA FORM USULAN MUTASI Atasan langsung/ Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept meminta Form Usulan Mutasi ke Bagian (usulan max 2 minggu sebelum efektif dimutasikan) 2 AM MENGISI FORM USULAN MUTASI Atasan langsung/ Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept mengisi Form Usulan Mutasi yang diminta dari bagian dengan lengkap (semua informasi /kolom diisi lengkap) 3 AM MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Atasan langsung/ Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept menyerahkan form ke penerima mutasi untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut 1 TM MENERIMA BERKAS PENGAJUAN Atasan langsung/ Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept menerima berkas pengajuan mutasi, apabila mutasi diterima maka akan diteruskan ke Operation Manager untuk meminta persetujuan, sedangkan apabila tidak diterima maka berkas mutasi dikembalikan kepada yang mengajukan mutasi 2 TM MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN Atasan langsung/ Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept mengembalikan form karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/batal 3 TM MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Atasan langsung/ Atasan langsung / Ka. Dept / Ka.Div menyerahkan form yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak ke Operation Manager untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut 1 OM MENERIMA BERKAS PENGAJUAN Operation Operation Manager menerima berkas pengajuan mutasi,apabila pengajuan diterima maka akan diteruskan ke untuk meminta persetujuan, sedangkan apabila tidak diterima maka akan diinformasikan ke Atasan Langsung/Ka.Div/Ka.Dept karena pengajuan tidak diterima (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/batal Manager 2 OM MENGINFORMASIKAN KE DIVISI TERKAIT Operation Operation Manager menginformasikan kepada kedua belah pihak bahwa Manager pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/batal 3 OM MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Operation Operation Manager menyerahkan form yang sudah disetujui ke Manager Manager untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut 1 MENERIMA BERKAS PENGAJUAN menerima berkas pengajuan mutasi, apabila pengajuan diterima maka akan diteruskan ke Direksi untuk meminta persetujuan,sedangkan apabila tidak diterima maka akan diinformasikan ke Atasan Langsung /Ka.Div/Ka.Dept karena pengajuan tidak diterima (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal 2 MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN mengembalikan berkas pengajuan mutasi karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal 3 MENGINFORMASIKAN KE DIVISI TERKAIT menginformasikan pangajuan mutasi kepada kedua belah pihak bahwa pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/batal 4 MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN menyerahkan berkas pengajuan mutasi yang sudah disetujui ke Direksi untuk meminta persetujuan dari pengajuan mutasi tersebut

4 : MMP-SOP--003 Halaman : 4 dari 6 1 D MENERIMA BERKAS PENGAJUAN Direksi 3 hari kerja Direksi menerima berkas pengajuan mutasi karyawan oleh, apabila pengajuan diterima maka akan diserahkan ke untuk proses selanjutnya sedangkan apabila pengajuan mutasi tidak diterima maka berkas akan dikembalikan dan diinformasikan kedua belah pihak untuk melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal 2 D MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN Direksi Direksi mengembalikan berkas pengajuan mutasi karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal 3 D MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Direksi Direksi menyerahkan berkas pengajuan mutasi yang sudah disetujui ke untuk proses pembuatan Surat Keputusan 5 MENERIMA BERKAS PENGAJUAN menerima berkas pengajuan mutasi, yang sudah disetujui oleh direksi dan membuatkan Surat Keputusan Mutasi karyawan tersebut 6 PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN Surat Setelah menerima berkas yang sudah ditanda tangani sampai dengan Keputusan direksi, maka akan diproses oleh untuk pembuatan Surat Keputusan 7 DISTRIBUSI SURAT KEPUTUSAN Surat Industrial Relation 2 Hari Kerja Surat Keputusan didistribusikan oleh Industrial Relation kepada Keputusan karyawan yang bersangkutan

5 : MMP-SOP--003 Tgl Efekti: 26 Oktober 2015 Halaman : 5 dari 6

6 SURAT KEPUTUSAN MUTASI mor :././.../../20.. : MMP-SOP--003 Halaman : 6 dari 6 Yang bertandatangan dibawah ini: Nama : Manager Dengan ini bertindak atas nama perusahaan.... memutuskan untuk melakukan mutasi terhadap karyawan berikut : Nama : NIK : Divisi : Cabang : Menjadi status yang baru yaitu : Divisi : Cabang : Proses mutasi ini berlaku efektif sejak sampai dengan Adapun tunjangan-tunjangan yang didapat oleh karyawan selama masa mutasi ini berlaku sebagai berikut : Dan oleh karena itu, kepada karyawan yang bersangkutan serta Divisi yang menerima mutasi untuk mempersiapkan segala sesuatunya sebelum tanggal efektif tersebut mulai berlaku. Demikian Surat Keputusan Mutasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Banjarmasin,.. PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS Manager Cc : - Direksi - Operation Manager - Arsip

7 PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS TANGGAL PENGAJUAN : FORM USULAN MUTASI Yang Mengajukan Mutasi : Yang Menerima Mutasi : NAMA : NAMA : JABATAN : JABATAN : DIVISI : DIVISI : mor : -002 Revisi : 1 Tanggal Effektif : 8 Oktober 2015 Halaman : 1 dari 1 DENGAN INI KAMI MENGUSULKAN : NAMA : NIK : TANGGAL EFEKTIF : Alasan Mutasi : STATUS LAMA BARU DIVISI JABATAN LOKASI Alasan Menerima Mutasi : Lama Mutasi : 3 Bulan ( ) 6 Bulan ( ) Tetap ( ) Rekomendasi : ( ) : Diterima Catatan : ( ) : Tidak Diterima Diisi oleh GAJI & TUNJANGAN GAJI TUNJANGAN JABATAN TUNJANGAN LOKASI TUNJANGAN MAKAN TUNJANGAN TRANSPORT TUNJANGAN PERUMAHAN TOTAL LAMA BARU NG MENGAJUKAN MUTASI NG MENERIMA MUTASI OPERATION MANAGER MANAGER DIREKTUR WISNU HARDJANTO CHELSEA HALIM

8 SURAT KEPUTUSAN MUTASI mor :././.../../20.. Yang bertandatangan dibawah ini: Nama : Manager Dengan ini bertindak atas nama perusahaan.... memutuskan untuk melakukan mutasi terhadap karyawan berikut : Nama : NIK : Divisi : Cabang : Menjadi status yang baru yaitu : Divisi : Cabang : Proses mutasi ini berlaku efektif sejak sampai dengan Adapun tunjangan-tunjangan yang didapat oleh karyawan selama masa mutasi ini berlaku sebagai berikut : Dan oleh karena itu, kepada karyawan yang bersangkutan serta Divisi yang menerima mutasi untuk mempersiapkan segala sesuatunya sebelum tanggal efektif tersebut mulai berlaku. Demikian Surat Keputusan Mutasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Banjarmasin,.. PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS Manager Cc : - Direksi - Operation Manager - Arsip