PROSEDUR PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR SEBAGAI MAHASISWA NO. DOKUMEN : POB-FEMA-15 REVISI : 01 NO. SALINAN : Bogor, 12 Agustus 2014 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:

2 1. TUJUAN Tertib administrasi dalam pengurusan undur diri yang diajukan oleh mahasiswa kepada Ketua Departemen dan Dekan Fakultas Ekologi Manusia. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pengurusan sebagai mahasiswa FEMA-IPB. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. Adum adalah Administrasi Umum 3.2. FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun KETENTUAN UMUM Mahasiswa yang akan mengundurkan diri harus melampirkan persyaratan sebagai berikut : a) Surat Pernyataan dan persetujuan orang tua bermaterai, b) Pemberi Beasiswa (untuk penerima beasiswa BUD atau beasiswa lainnya), c) Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) asli serta kartu keanggotaan lainnya yang terkait dengan status sebagai mahasiswa. 2

3 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengajukan surat permohonan ditujukan kepada Ketua Departemen yang diketahui oleh orang tua dan ditandatangani diatas materai diserahkan kepada Komisi Pendidikan (Komdik) Departemen. 6.2 Komdik Departemen menerima, meneliti berkas dan menyampaikan kepada Ketua Departemen. 6.3 Ketua Departemen menerima dokumen, meneliti, dan melakukan konfirmasi kepada Pembimbing Akademik atau Komdik Departemen. Apabila menyetujui, maka Ketua Departemen menugaskan Komdik Departemen untuk membuat surat persetujuan ditujukan kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 6.4 Komdik Departemen menugaskan Staf Bagian Akademik Departemen untuk membuat yang ditujukan kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 6.5 Staf Bagian Akademik Departemen membuat, menyerahkan kepada Komdik Departemen untuk di koreksi dan paraf. 6.6 Komdik Departemen memeriksa dan paraf pada, selanjutnya mengirimkan kepada Ketua/Sekretaris Departemen untuk ditandatangani. 6.7 Ketua/Sekretaris Departemen menerima, memeriksa dan menandatangani, menyampaikan kepada Staf Bagian Akademik Departemen untuk diserahkan kepada Staf Administrasi Umum Departemen atau Mahasiswa yang bersangkutan. 6.8 Staf Administrasi Umum Departemen atau Mahasiswa yang bersangkutan menyampaikan surat persetujuan kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan melalui Staf Bagian Akademik Fakultas. 3

4 6.9 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima, mencatat pada Agenda Persuratan Bagian Akademik selanjutnya membuat surat persetujuan 6.10 Staf Bagian Akademik Fakultas menyampaikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas untuk diperiksa dan paraf pada surat Kepala Tata Usaha Fakultas menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diserahkan kepada Dekan Dekan menerima, meneliti dan menandatangani surat persetujuan, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat persetujuan yang telah ditandatangani, menggandakan dan mengarsipkan Staf Bagian Akademik Fakultas menyerahkan surat kepada Staf Administrasi Umum Fakultas untuk mendistribusikan kepada : a. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Pendidikan b. Direktur Administrasi Pendidikan c. Kepala Biro Keuangan d. Ketua Departemen yang bersangkutan e. Pembimbing Akademik yang bersangkutan f. Mahasiswa yang bersangkutan 4

5 7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai MAHASISWA Mengajukan surat permohonan kepada Kadep 1 Permohonan KOMISI PENDIDIKAN Menerima, meneliti dan menyampaikan kepada Ketua Departemen 2 Permohonan KETUA DEPARTEMEN Menerima, meneliti dan melakukan konfirmasi kepada PA & Komdik 3 Permohonan 4 Setuju? Tdk Ya Selesai KOMISI PENDIDIKAN Menugaskan Staf Admin Akademik Departemen membuat 5 STAF BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN Membuat surat persetujuan, menyerahkan kepada Komdik 6 KOMISI PENDIDIKAN Memeriksa dan paraf pada surat persetujuan pengunduran diri 7 A 5

6 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN A KETUA DEPARTEMEN Menerima, memeriksa dan tanda tangan pada surat persetujuan 8 STAF TU DEPARTEMEN/ MAHASISWA Menyampaikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas 9 STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima, mencatat dan membuat surat persetujuan 10 Agenda Persuratan Bag. Akademik KEPALA TU FAKULTAS 11 Menerima, memeriksa dan paraf pada surat Persetujuan STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 12 Menyampaikan kepada Wakil Dekan untuk tanda tangan WAKIL DEKAN 13 Menerima, memeriksa dan menandatangani surat persetujuan B 6

7 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN B STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima, menggandakan dan menugaskan Staf Administrasi Umum Fakultas untuk mendistribusikan surat sesuai tujuan 14 Selesai 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 - Surat Permohonan dari mahasiswa 2 - dari Departemen 3 - dari Fakultas Bag. Akademik Departemen Bag. Akademik Departemen Bag. Akademik Fakultas 4 - Agenda Persuratan Akademik Bag. Akademik Fakultas 7