CONTOH. Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan

Transkripsi

1 CONTOH Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan

2 DAFTAR ISI 1 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1. Profil Organisasi 2. Tujuan, Struktur, Revisi Manual 2. STRUKTUR 1. Bagan Organisasi Yayasan 2. Uraian Tugas. PROSEDUR 1. Pemetaan Prosedur 2. Prosedur Penerimaan Melalui Kas. Prosedur Penerimaan Melalui Bank 4. Prosedur Pengelolaan Uang Muka 5. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa 6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil 7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank 8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan 9. Prosedur Pelaporan Akuntansi 4. FORMULIR 1. Daftar Formulir 2. Contoh Formulir

3 PENDAHULUAN Profil Organisasi

4 PENDAHULUAN Tujuan, Struktur dan Revisi Manual TUJUAN MANUAL Sistem ini dirancang untuk menjadi sumber referensi dalam melakukan pengelolaan keuangan Yayasan. Sistem akuntansi dan keuangan ini juga diharapkan dapat menjadi acuan dalam menghasilkan informasi keuangan dan akuntansi yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan dapat diandalkan, sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan pihak manajemen Yayasan. Sistem ini mulai berlaku setelah mendapatkan pengesahan dari Direktur Eksekutif Yayasan. STRUKTUR MANUAL Struktur manual Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : BAB 1 BAB 2 BAB BAB 4 REVISI MANUAL Daftar Isi Pendahuluan ini menjelaskan tentang profil organisasi sebagai latar belakang pemahaman manual. Di dalam bab ini juga menjelaskan tujuan dan struktur/sistematika penyajian manual. Struktur ini berisi bagan organisasi Yayasan secara utuh. Di dalam bab ini juga terdapat uraian tugas dari bagian keuangan Yayasan, yang merupakan rangkuman kegiatan dari setiap prosedur. Prosedur ini berisi pemetaan prosedur secara utuh, dan prosedur-prosedur sistem akuntansi dan keuangan yang disusun secara berurutan. Dalam setiap prosedur terdiri dari : Kebijakan Prosedur Flowchart Prosedur Naratif Prosedur Formulir ini berisi daftar formulir yang digunakan pada tiap-tiap prosedur dan contohcontohnya. Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini disusun sedemikian rupa untuk mempermudah pengkajianpengkajian dan perubahan-perubahan selanjutnya. Tiap bab dan bagian diberi nomor halaman secara terpisah, sehingga perubahan bisa dilakukan pada satu bab atau bagian, tanpa harus mengubah nomor halaman bab atau bagian lainnya. Untuk penambahan, perubahan atau penghilangan halaman, maka halaman sebelumnya atau yang telah mengalami perubahan akan ditempatkan pada bagian akhir manual ini selama dua tahun sebelum dihancurkan. Disarankan untuk melakukan pengkajian manual ini setelah 6 (enam) bulan pertama sejak diberlakukannya sistem akuntansi dan keuangan ini untuk memastikan relevansinya. Selanjutnya diharapkan manual sistem akuntansi dan keuangan ini dikaji ulang setiap tahunnya.

5 STRUKTUR Bagan Organisasi Yayasan Struktur organisasi secara umum adalah sebagai berikut :

6 PENDAHULUAN Uraian Tugas Direktur Eksekutif Prosedur Uraian tugas Penerimaan Dana Melalui kas Menandatangani Bukti Penerimaan Penerimaan Dama Melalui Bank Pengelolaan Uang Muka Menerima konfirmasi penerimaan dana Menandatangani Bukti Penerimaan dan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana kemudian mengirimkan kepada Donatur / Kontributor Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana Pengadaan Barang / Jasa Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang / Jasa Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil Pengeluaran Melalui Bank Penyajian Informasi Keuangan Pelaporan Akuntansi Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan Dana Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan dana untuk kemudian di tanda tangani Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran kepada pengguna Informasi Keuangan Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan Laporan Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada Pengguna Laporan Keuangan Manajer Umum Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif Prosedur Pengadaan Barang / Jasa Uraian tugas Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan Pengadaan Barang/Jasa Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/Jasa yang ditolak kepada Pemohon Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita Acara Pemilihan

7 PENDAHULUAN Uraian Tugas Manajer Keuangan Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif Prosedur Penerimaan Dana Melalui kas Penerimaan Dama Melalui Bank Pengelolaan Uang Muka Pengadaan Barang / Jasa Pengelolaan Kas Kecil Pengeluaran Melalui Bank Uraian tugas Menerbitkan Bukti Penerimaan Memberikan Bukti Penerimaan lembar pertama kepada Donatur/Kontributor dan mencatat penerimaan ke Buku Kas Menyetorkan dana ke Bank dan mencatat pengeluaran ke Buku Kas dan penerimaan ke Buku Bank Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait Menerbitkan Bukti Penerimaan, Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan mencatat penerimaan ke Buku Bank Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice berdasarkan tanggal Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai dengan Anggaran maka diberikan kepada Manajer Umum Melakukan otorisasi, apabila Permohonan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan anggaran Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga/Curriculum Vitae apabila Pengeluaran lebih dari Rp Melakukan pembayaran Barang/Jasa Melakukan pencatatan atas Barang/Jasa dan memberikan Barang kepada pengguna Mengarsip Tanda Terima Barang/Kontrak Jasa berdasarkan tanggal Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil Menyusun Formulir Permohonan Dana Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil ke dalam Buku Kas Melakukan review kesesuaian Formulir Permohonan Dana dengan Anggaran Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas Keluar untuk Formulir Permohonan Dana yang disetujui Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas Melakukan review Formulir Permohonan Dana dengan anggaran dan ketersediaan dana Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak disetujui kepada Pemohon Menyiapkan Cek Menandatangani Cek dan mencairkan dana Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan mencatat pengeluaran ke Buku Bank

8 PENDAHULUAN 2 2 Uraian Tugas Manajer Keuangan Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif Prosedur Penyajian Informasi Keuangan Pelaporan Akuntansi Uraian tugas Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana, Laporan Status Anggaran Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi Menyusun Draft Laporan Keuangan Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan menyusun Jurnal Koreksi Menyusun Laporan Keuangan

9 PROSEDUR 1 1 Pemetaan Prosedur Berikut ini merupakan pemetaan prosedur yang terdapat pada Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan:

10 PROSEDUR 2 1 Prosedur Penerimaan Melalui Kas Kebijakan Prosedur a. Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan. b. Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan. c. Setiap penerimaan dana melalui kas harus segera disetorkan ke bank, paling lambat 1 (satu) hari kerja berikutnya. d. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.

11

12 PROSEDUR 2 Prosedur Penerimaan Melalui Kas DONATUR/KONTRIBUTOR MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Memberikan dana secara tunai 2. Menerbitkan Bukti Penerimaan 4 Memberikan Bukti Penerimaan lembar pertama kepada Donatur/Kontributor dan mencatat penerimaan ke Buku Kas 5. Menyetorkan dana ke Bank dan mencatat pengeluaran ke Buku Kas dan penerimaan ke Buku Bank Menandatangani Bukti Penerimaan

13 PROSEDUR 1 Prosedur Penerimaan Melalui Bank Kebijakan Prosedur a. Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan. b. Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan. c. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif. d. Rekening bank akan dibuka pada bank yang telah disepakati bersama dalam rapat pengurus. e. Rekening bank akan dibuka untuk setiap lembaga donor secara terpisah, apabila dana dari lembaga donor tersebut lebih dari Rp dan digunakan untuk kegiatan jangka panjang (lebih dari 1 (satu) tahun). f. Dana dari lembaga donor untuk kegiatan jangka pendek dan kurang dari Rp maka rekening banknya akan digabung dengan dana dari lembaga donor yang sejenis. Kecuali lembaga donor yang bersangkutan mensyaratkan khusus.

14

15 PROSEDUR Prosedur Penerimaan Melalui Bank DONATUR/KONTRIBUTOR MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Memberikan dana melalui bank Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait 4 Menerbitkan Bukti Penerimaan, Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan mencatat penerimaan ke Buku Bank 5. Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice berdasarkan tanggal 2. Menerima konfirmasi penerimaan dana 6. Menandatangani Bukti Penerimaan dan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana kemudian mengirimkan kepada Donatur / Kontributor

16 PROSEDUR 4 1 Pengelolaan Uang Muka Kebijakan Prosedur a. Pemohon uang muka adalah Manajer Umum dan Koordinator Program. b. Permohonan uang muka diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum dicairkan. c. Permohonan uang muka hanya terbatas pada biaya-biaya yang terdapat pada anggaran yang sudah disepakati dan disetujui oleh lembaga donor atau telah disetujui oleh Direktur Eksekutif. d. Pencairan uang muka dilakukan setiap hari selasa & kamis. e. Pengeluaran dana untuk uang muka dan selisih dari pertanggungjawaban uang muka akan dilakukan melalui bank. f. Uang muka diterimakan sesuai dengan mata uang dan kurs pada permintaan. g. Pertanggungjawaban uang muka harus di lakukan paling lama 1 minggu setelah periode Uang Muka selesai. h. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi Support dan Deseminasi i. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi lainnya

17 PROSEDUR PENGELOLAAN UANG MUKA 4 aman 2 PENGGUNA DANA MANAJER KEUANGAN DIRKTUR EKSEKUTIF Tanggal : Mulai Sistem Pengarsipan : Menyusun PUM PUM Memeriksa kesesuaian PUM dengan Anggaran dan memberikan paraf T Sesuai? Y Legend : PUM ditolak PUM Melakukan review dan otorisasi PUM PUM : Permohonan Uang Muka BSB/BTB : Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank PUM ditolak PUM PUM Ke Prosedur Pengeluaran Melalui Bank Proses penggunaan Dana, sesuai dengan kegiatan yang disetujui Rp BSB/BTB DP A

18

19 PROSEDUR 4 4 Prosedur Pengelolaan Uang Muka PENGGUNA DANA MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Menyusun Permohonan Uang Muka 6. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung 7. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung dan sisa dana kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka lebih besar dari Biaya 8. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka sama dengan Biaya 2. Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran. Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran 5. Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana 4. Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran

20 PROSEDUR 4 5 Prosedur Pengelolaan Uang Muka PENGGUNA DANA MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 9. Menyusun Surat Permohonan Dana dan memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka kurang dari Biaya 10. Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki 11. Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana

21 PROSEDUR 5 1 Pengadaan Barang / Jasa Kebijakan Prosedur a. Pengadaan barang yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan aktiva tetap lembaga dan untuk keperluan program b. Pengadaan Jasa yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan jasa konsultan bagi lembaga, tenaga ahli bagi program, jasa mantainance, dll. c. Pengajuan permohonan pengadaan barang/jasa dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum penggunaan. d. Untuk pengadaan barang dengan biaya lebih dari Rp ,- maka akan diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit (tiga) supplier/penyedia jasa. e. Pengadaan barang/jasa dengan biaya kurang dari Rp ,- tidak diwajibkan melalu proses pemilihan supplier atau penyedia jasa. f. Proses pemilihan supplier atau penyedia jasa harus didokumentasikan dalam Berita Acara Pemilihan Supplier/Penyedia Jasa yang menyebutkan secara jelas kriteria dan alasan pemilihan. g. Semua barang yang telah dibeli dan diterima harus segera dicatat sebagai aktiva tetap Yayasan.

22

23 PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA 5 aman PEMOHON MANAJER UMUM MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF Tanggal : A Sistem Pengarsipan : PPB/J Menerbitkan SPPH SPPH/CV Legend : Penyedia Barang/Jasa PPB/J PPB/J : Permohonan Pengadaan Barang/Jasa SPPH/CV : Surat Permintaan Penawaran Harga / Curriculum Vitae PH/CV : Penawaran Harga / Curriculum Vitae BAP : Berita Acara Pemilihan PH/CV Melakukan pemilihan dan menyusun BAP BAP PH/CV PPB/J BAP PH/CV PPB/J C

24

25 PROSEDUR 5 5 Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa PEMOHON MANAJER UMUM MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Menyusun Permohonan Pengadaan Barang/Jasa 2. Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan Pengadaan Barang/Jasa. Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai dengan Anggaran maka diberikan kepada Manajer Umum 4. Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/Jasa yang ditolak kepada Pemohon 5. Melakukan otorisasi, apabila Permohonan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan anggaran 6. Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang / Jasa 7. Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga/Curriculum Vitae apabila Pengeluaran lebih dari Rp

26 PROSEDUR 5 6 Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa PEMOHON MANAJER UMUM MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 8. Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita Acara Pemilihan 9. Melakukan pembayaran Barang/Jasa 10. Melakukan pemeriksaan kesesuaian barang/jasa bersama dengan Pemohon 11. Melakukan pencatatan atas Barang/Jasa dan memberikan Barang kepada pengguna 12. Mengarsip Tanda Terima Barang/Kontrak Jasa berdasarkan tanggal

27 PROSEDUR 6 1 Pengelolaan Kas Kecil Kebijakan Prosedur a. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam surat permohonan pembentukan/perubahan kas kecil yang disusun oleh Manajer Keuangan dengan jumlah sebesar Rp ,- yang disetujui oleh Direktur Eksekutif. b. Manajer Keuangan bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil. c. Uang kas kecil disimpan dalam cash box dan pemegang kunci cash box adalah Manajer Keuangan. d. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash opname) dilakukan oleh Direktur Eksekutif secara periodik atau secara insidentil. e. Pengisian kembali kas kecil dilakukan pada saat jumlah saldo kas kecil berjumlah 20% dari jumlah keseluruhan kas kecil. f. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp g. Otorisasi pengeluaran dana kas kecil adalah wewenang Manajer Keuangan. h. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : Pembelian ATK, Transport Lokal, Fotocopy dan kebutuhan rumah tangga Yayasan. i. Pinjaman karyawan ( cash bon ) max Rp ,- tiap bulannya dan akan langsung di potong dari gaji karyawan setiap bulannya.

28

29

30

31 PROSEDUR 6 5 Prosedur Pengelolaan Kas Kecil PEMOHON MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil 2. Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil 5. Menyusun Formulir Permohonan Dana sesuai kebutuhan bila permohonan < Rp Menyusun Formulir Permohonan Dana 4. Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil ke dalam Buku Kas 6. Melakukan review kesesuaian Formulir Permohonan Dana dengan Anggaran 7. Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas Keluar untuk Formulir Permohonan Dana yang disetujui 8. Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas

32 PROSEDUR 7 1 Prosedur Pengeluaran Melalui Bank Kebijakan Prosedur a. Pejabat penandatangan cek tidak diperbolehkan menandatangani cek sebelum diisi secara lengkap. b. Dalam pembayaran cek, harus ada tanda tangan dari 2 (dua) pejabat penandatangan cek, yaitu Manajer Keuangan dan Direktur Eksekutif c. Cek yang salah, rusak atau batal harus dicap BATAL dan diarsip untuk kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya. d. Bukti Bank Keluar harus diberi nomor urut tercetak, dan untuk Bukti Bank Keluar yang salah atau batal harus dicap BATAL, kemudian diarsip untuk kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.

33

34

35 PROSEDUR 7 4 Prosedur Pengeluaran Melalui Bank PEMOHON MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Mengisi Formulir Permohonan Dana 2. Melakukan review Formulir Permohonan Dana dengan anggaran dan ketersediaan dana 4. Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak disetujui kepada Pemohon 5. Menyiapkan Cek 7. Menandatangani Cek dan mencairkan dana 8. Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan mencatat pengeluaran ke Buku Bank. Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan Dana 6. Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan dana untuk kemudian di tanda tangani

36 PROSEDUR 8 1 Prosedur Penyajian Informasi Keuangan Kebijakan Prosedur a. Manajer Keuangan bertanggungjawab menerbitkan informasi keuangan. b. Informasi Keuangan akan di terbitkan pada tanggal 15 setiap bulannya, dan bila diperlukan dapat diterbitkan setiap saat dibutuhkan. c. Informasi keuangan akan didistribusikan kepada Direktur Eksekutif dan Manajer Program serta kepada semua anggota yang membutuhkan, setelah diotorisasi oleh Direktur Eksekutif

37

38 PROSEDUR 8 Prosedur Penyajian Informasi Keuangan MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF 1. Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian 2. Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank. Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana, Laporan Status Anggaran 4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran 5. Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran kepada pengguna Informasi Keuangan

39 PROSEDUR 9 1 Prosedur Pelaporan Akuntansi Kebijakan Prosedur a. Manajer Keuangan bertanggungjawab atas tersusunnya laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor pada setiap bulannya. b. Laporan keuangan Yayasan harus sesuai dengan format laporan keuangan PSAK no.45 (Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba). c. Manajer Keuangan juga berkewajiban untuk melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya. d. Laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor setiap bulan akan didistribusikan kepada Lembaga Donor yang bersangkutan dan anggota Yayasan yang membutuhkan laporan keuangan tersebut, setelah diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.

40

41

42

43 PROSEDUR 9 5 Prosedur Pelaporan Akuntansi MANAJER KEUANGAN 1. Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar 2. Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan. Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi 5. Menyusun Draft Laporan Keuangan 6. Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan menyusun Jurnal Koreksi 8. Menyusun Laporan Keuangan DIREKTUR EKSEKUTIF 4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi 7. Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi 9. Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan 10. Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan Laporan Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada Pengguna Laporan Keuangan

44 FORMULIR Daftar Formulir Nama Formulir Prosedur Dibuat oleh Direview oleh Ditandatangani oleh 1. Bukti Penerimaan 2. Bukti Pengeluaran. Surat Konfirmasi Penerimaan Dana 4. Formulir Permohonan Dana a. Penerimaan Melalui Kas b. Penerimaan Melalui Bank a. Pengelolaan Kas Kecil b. Pengeluaran Melalui Bank Manajer Keuangan Direktur Eksekutif Direktur Eksekutif Manajer Keuangan Direktur Eksekutif Direktur Eksekutif a. Penerimaan Dana Melalui Bank Manajer Keuangan Direktur Eksekutif Direktur Eksekutif a. Pengelolaan Uang Muka b. Pengelolaan Kas Kecil c. Pengeluaran Melalui Bank Pemohon Manajer Keuangan Direktur Eksekutif 5. Permohonan Uang Muka a. Pengelolaan Uang Muka Pengguna Dana Manajer Keuangan Direktur Eksekutif 6. Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka 7. Permohonan Pengadaan Barang/Jasa a. Pengelolaan Uang Muka Pengguna Dana Manajer Keuangan Direktur Eksekutif a. Pengadaan Barang/Jasa Pemohon Manajer Umum Manajer Keuangan Direktur Eksekutif 8. Surat Permintaan Penawaran Harga/Curricullum Vitae a. Pengadaan Barang/Jasa Manajer Umum Manajer Umum 9. Berita Acara Pemilihan a. Pengadaan Barang / Jasa Manjer Umum Pemohon Manjaer Umum Pemohon

45 PENDAHULUAN Contoh Formulir Bukti Penerimaan YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax:

46 PENDAHULUAN Contoh Formulir Bukti Pengeluaran YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax:

47 PENDAHULUAN 4 2 Contoh Formulir Surat Konfirmasi Penerimaan Dana Ditulis di atas kertas Kop Yayasan, dengan isi sebagai berikut: Nomor : Lamp : 1 lembar Perihal : Surat Konfirmasi Penerimaan Dana Kepada Yth, Dengan hormat, Bersama surat ini kami Yayasan telah menerima dana dalam kaitannya dengan program: Nama Program/Kegiatan : Lembaga Donor : Periode Program/Kegiatan : Total Dana : Termin I : Termin II : Termin III : Mengkonfirmasikan bahwa kami telah menerima termin ke dana program/kegiatan sejumlah Rp pada tanggal Salinan Nota Kredit Bank/Rekening Koran/Laporan Keuangan kami lampirkan. Demikian konfirmasi kami, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Jakarta, Hormat kami,.. Direktur Eksekutif

48 PENDAHULUAN Contoh Formulir Formulir Permohonan Dana YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax:

49 PENDAHULUAN Contoh Formulir Permohonan Uang Muka YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax:

50 PENDAHULUAN Contoh Formulir Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax: PERTANGGUNG JAWABAN UANG MUKA No. PJUM :.. No. PUM :.. Tanggal :.. Sumber Dana :.. Prog./Keg. :.. No. Uraian Kode Uang Muka Realisasi Selisih Total: Keterangan:.. Disusun Oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Pengguna Dana Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

51 PENDAHULUAN Contoh Formulir Permohonan Pengadaan Barang/Jasa YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax: PERMOHONAN PENGADAAN BARANG / JASA No. PBJ Tanggal Divisi :.. :.. :.. No. Uraian Kode Anggaran Kuantitas Total: Keterangan:.. Diajukan oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Pemohon Manajer Umum Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

52 PENDAHULUAN Contoh Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga

53 PENDAHULUAN Contoh Formulir Berita Acara Pemilihan YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6 Jakarta Telp/Fax: