01 Juni 2012 PENGESAHAN. Penanggung jawab. Unit Kerja Nama Jabatan. Drs.Sutarno,S.Sos. Kepala 01 Juni 2012

Transkripsi

1 Nomor Tanggal Terbit UN PM07 01 Juni 2012 PENGESAHAN Halaman Pendelegasian dalam negeri Proses 1. Penyusunan Bagian Penanggung jawab Unit Kerja Nama Jabatan Mahasiswa 2. Pemeriksaan Kantor Jaminan Mutu 3. Pengesahan Biro Administrasi Kemahasis waan Tanggal Drs.Sutarno,S.Sos. Kepala 01 Juni 2012 Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Drs. Harmawan, M.Lib. Kepala Kepala 01 Juni Juni 2012 Tanda tangan

2 Halaman 1 dari 5 Delegasi Kegiatan ke Dalam Negeri Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Definisi/Penjelasan Umum Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan proses pelayanan Pendelegasian Dalam Negeri Penerimaan, Verifikasi, Observasi, Pembuatan Konsep, Pengajuan, Pengesahan Tata Administrasi, Penyerahan Pedoman Bantuan Dana Delegasi Kegiatan ke Dalam Negri oleh Biro Administrasi Kemahasiswaan Bagian Mahasiswa Tahun Ormawa adalah Organisasi Kemahasiswaan tingkat Universitas 2. UKM adalah Unit Kegiatan Mahasiswa 3. BEM adalah Badan Eksekutif Mahasiswa 4. DEMA adalah Dewan Mahasiswa 5. Mahasiswa adalah mahasiswa UNS 6. Penerimaan Surat delegasi mahasiswa yang ditujukan kepada Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta melalui bagian Tata Usaha Universitas dilaksanakan oleh 7. Verfikasi kelengkapan dan kesesuaian proposal & berkas dilaksanakan oleh yang meliputi kegiatan sebgai berikut ini: a. Memeriksa nama Ormawa yang mengajukan permohonan, nama dan kontak person ketua Ormawa yang mengajukan, nama dan kontak person Pembina Ormawa yang diusulkan, tujuan didirikannya Ormawa, jumlah anggota Ormawa, alamat Ormawa b. Mencatat tanggal diterimanya permohonan dan hasil verifikasi pada c. Memeriksa kelengkapan berkas 8. Pembuatan dilaksanakan oleh staff minat dan penalaran dengan cara: a. Mencatat konsep pada Buku Informasi pendelegasian mahasiswa. b. Mengajukan konsep kepada 9. Pembuatan persetujuan dilaksanakan oleh kasubbag minat dan penalaran dengan cara: a. Mengajukan persetujuan kepada Pejabat Pembuat Keputusan (Kepala Biro Adm. Kemahasiswaan atau Pembantu Rektor III), melalui Kabag Minalwa dilampiri dengan Surat b. Mencatat tanggal pengajuan pada 10. Pemantaun persetujuan dilaksanakan oleh kasubbag minat dan penalaran dengan cara: a. Menerima kembali yang telah disetujui oleh pejabat pembuat keputusan b. Mencatat tanggal diterimanya kembali pada

3 Halaman 2 dari 5 Delegasi Kegiatan ke Dalam Negeri 11. Pengesahan tata administrasi dilaksanakan oleh Staff Subbag Minat dan Arsiparis Bag Mahasiswa dengan cara: a. Mengajukan permohonan nomor dan tanda pengesahan kepada Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. b. Mengirimkan kepada bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. c. Menerima kembali yang telah mendapatkan Nomor Surat dan Tanda Pengesahan Surat dari Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta 12. Penyerahan beserta dokumen lainnya kepada mahasiswa dan pencatatan tanggal penyerahan pada buku catatan/informasi dilakasanakan oleh Staff Subbag Minat dan. 13. Pelaksanaan keberangkatan delegasi dilaksanakan oleh mahasiswa dan Pelaporan kegiatan dilaksanakan oleh Staff Subbag Rekaman Mutu 1. Verifikasi Usulan Bantuan Dana Delegasi Dalam Negri 2. Surat permohonan proposal beserta lampirannya 3. Surat Tugas 4. File Surat Tugas (dalam Komputer) 5. Buku catatan/ Informasi Surat tugas Sasaran Kinerja Kepuasan pelanggan (organisasi mahasiswa universitas) terhadap kecepatan Layanan Administrasi

4 Halaman 3 dari 5 Delegasi Kegiatan ke Dalam Negeri No Deskripsi Pelaksana 1. Menerima Surat delegasi mahasiswa yang ditujukankepada Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta melalui bagian Tata Usaha Universitas 2. Memverfikasi kelengkapan dan kesesuaian proposal & berkas a. Memeriksanama Ormawa/mahasiswa yang mengajukan permohonan, nama dan kontak person mahasiswa/ ketua Ormawa yang mengajukan b. Mencatat tanggal diterimanya permohonan dan hasil verifikasi pada delegasi c. Memeriksa kelengkapan berkas 3. Membuat a. Mencatat konsep tugas pada Buku Informasi pendelegasian mahasiswa. b. Mengajukan konsep kepada 4. Membuat Persetujuan a. Mengajukan persetujuan kepada Pejabat Pembuat Keputusan (Kepala Biro Adm. Kemahasiswaan atau Pembantu RektorIII), melalui Kabag Minalwa dilampiri dengan Surat b. Mencatat tanggal pengajuan pada surat tugas 5. Memantau persetujuan a. Menerima kembali yang telah disetujui oleh pejabat pembuat keputusan b. Mencatat tanggal diterimanya kembali pada Staff Penanggung Jawab Rekaman Verifikasi Usulan Bantuan Dana Delegasi DN Surat permohonan Proposal beserta lampirannya File Surat tugas (dalam Komputer) Buku catatan/ Informasi Surat tugas

5 Halaman 4 dari 5 Delegasi Kegiatan ke Dalam Negeri No Deskripsi Pelaksana 6. Mengesahkan tata administrasi a. Mengajukan permohonan nomor dan tanda pengesahan kepada Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. b. Mengirimkan kepada bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. c. Menerima kembali yang telah mendapatkan Nomor Surat dan Tanda Pengesahan Surat dari Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta Menyerahkan kepada 7. mahasiswa a. Menyerahkan beserta dokumen lainnya kepada mahasiswa b. Mencatat tanggal penyerahan surat tugas pada buku catatan/informasi 8. Pelaksanaan dan Pelaporan a. Pelaksanaan keberangatan delegasi b. Pelaporan kegiatan Staff Subbag Arsiparis Bag Mahasiswa Staff Subbag Mahasiswa Staff Subbag Penanggung Jawab Rekaman Buku catatan/ Informasi Surat tugas Buku catatan/ Informasi Surat Tugas

6 Halaman 5 dari 5 Delegasi Kegiatan ke Dalam Negeri Flowchart: Pengusul Usulan Kasubag Minat dan Arsipanis Staf Subbag. PR III (1) Penerimaan Surat (2) Verifikasi Berkas Disetujui (4) Pembuatan Tidak Disetujui (3) Disimpan / Arsip (5) Persetujuan (7) Pelaksanaan Laporan (6) Penyerahan