Standard Operating Procedure PEMBERKASAN ARSIP

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure PEMBERKASAN ARSIP BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PEMBERKASAN ARSIP UN10/B20/HK a/ Halaman PEMBERKASAN ARSIP Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Wulan Widhiatma, S.AB Staf Tata Usaha 2. Pemeriksaan Benny Widodo, SH, MH 3. Persetujuan Dra. Rosadah Agustin Syarief, M.AB 4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, MM 5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin Syarief, M.AB Kasubbag TU dan Protokol Kabag Umum dan HTL Ka. Biro Umum dan Kepegawaian Kabag Umum dan HTL i

3 DAFTAR ISI Lembar Identifikasi i Daftar Isi ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Istilah dan Definisi D. Urutan Prosedur E. Bagan Alir F. Referensi ii

4 A. Tujuan : Agar terdapat proses dan prosedur standard pemberkasan yang meliputi kegiatan mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal. B. Ruang Lingkup : Semua surat yang diterima oleh bagian Urusan Arsip baik surat keluar maupun surat masuk, kemudian dilakukan pengumpulan, pengklasifikasian dan pemberkasan yang meliputi pengkodean, penomoran dan pencatatan kedalam buku besar arsip. C. Definisi : Arsip : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(uu No. 43 Tahun 2009 psl 1) Pemberkasan Arsip : adalah kegiatan dalam rangka mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal. D. Urutan Prosedur : Menerima surat keluar dan masuk dari sub bagian TU dan Protokoler. Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan. Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file. 1

5 Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat. Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan padakanan atas surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan. Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip. Mencantumkan Titel (kode berkas) pada folder. E. Bagan Alir Mulai Menerima surat-surat keluar dan masuk dari Sub Bagian TU dan Protokoler (5 Menit) Berkas Surat Keluar dan surat masuk Meneliti apakah berkas surat ada disposisi dari pimpinan, (5 menit) Klarifikasi Meneliti surat masuk dan surat keluar apakah berhubungan, bila berhubungan dijadikan 1 file (5 Menit) Staf arsip Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlahnya, bila tidak perlu diklarifikasi (5 menit) Klarifikasi A 2

6 A Mencantumkan kode di sebelah kanan arsip (5 Menit) Daftar Kode Arsip Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip (5 Menit) Arsip dalam folder Selesai F. Referensi : Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Surat Edaran No. : SE/01/1981). Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 0623/U/1985 tentang Pola Klasifikasi Kearsipan. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. 3