Penanggung jawab. Unit Kerja Nama Jabatan Munawar Kholil, SH., M.Hum. Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D.

Transkripsi

1 Nomor UN27.30.PM01 Halaman - PENGESAHAN PROSEDUR MUTU: KEPANITIAAN SPMB Proses 1. Penyusunan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Penanggung jawab Unit Kerja Nama Jabatan Munawar Kholil, SH., M.Hum. Tanggal Tandatangan 01 Juni Pemeriksaan Kantor Jaminan Mutu Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Kepala 01 Juni Pengesahan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D. Ketua 01 Juni 2012

2 Nomor UN27.30.PM01 Halaman 1/4 PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMB Tujuan Ruang Lingkup Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pembentukan dan penetapan Kepanitiaan SPMB Lingkup prosedur meliputi Pengajuan usulan panitia, Penetapan Kepanitiaan Kelengkapan SPMB Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.1. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. Kepanitiaan SPMB adalah personel yang bekerja dalam proses pelaksanaan SPMB UNS. 2. Kepanitiaan Kelengkapan SPMB dibentuk setelah adanya SK Panitia Inti SPMB, dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Universitas/ Fakultas/ Unit/Bagian 1. Formasi Kepanitiaan SPMB 2. Surat Permohonan Personel Panitia 3. Usulan Personel Panitia dari tiap Fakultas/Unit/Bagian 4. Standar Kompetensi Pejabat SPMB 5. Draft Kepanitiaan SPMB 6. Disposisi Draft Surat Keputusan(SK) Kepanitiaan 7. Surat Keputusan(SK) Kepanitiaan Kepanitiaan yang professional dan kompeten Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Membuat usulan formasi kepanitiaan berdasarkan kebutuhan meliputi jumlah dan persyaratan kompetensi 2 Membuat Surat Permohonan Personel beserta format kepanitiaan dikirim ke tiap Fakultas/Unit/Bagian 3 Menerima Pengajuan namanama personel yang akan menjadi panitia SPMB ke Sekretariat SPMB Penanggung Jawab Rekaman Formasi Kepanitiaan SPMB Surat Permohonan Personel Panitia Usulan Personel Panitia dari tiap Fakultas/Unit/Bagian

3 Nomor UN27.30.PM01 Halaman 2/4 4 Melakukan evaluasi kompetensi personel yang diusulkan oleh Fakultas/Jurusan PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMB Standar Kompetensi Pejabat SPMB 5 Menyusun kepanitiaan SPMB berdasarkan usulan dari Dekan/Kabag, Jika ada personel yang tidak disetujui maka surat permohonan dikirim kembali ke tiap Fakultas/Unit/Bagian untuk direvisi Draft Kepanitiaan SPMB 6 Mengirimkan usulan kepanitiaan ke untuk dimintakan persetujuan 7 Jika disetujui, Usulan kepanitiaan akan dikirim ke Tata Usaha (TU HTL) untuk diverifikasi legal drafting Jika ada revisi, Usulan akan dikembalikan ke Sekretariat SPMB untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke Ketua SPMB 8 Usulan kepanitiaan yang telah diverifikasi selanjutnya didisposisi ke Rektor untuk ditandatangani 9 Menandatangani SK Kepanitiaan dan selanjutnya mendisposisikan ke Ketua SPMB melalui TU HTL 10 Memberikan nomor dan cap SK Kepanitiaan 11 Mendisposisikan ke SPMB 12 Mengirimkan SK Rektor kepada personel terkait melalui Dekan Fakultas/PPs/Unit Rektor TU HTL Ka Biro AUK Disposisi Draft Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan Rektor Rektor Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan TU HTL Rektor Surat Keputusan(SK) Kepanitiaan Rektor Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan Surat Keputusan(SK) Kepanitiaan

4 Nomor UN27.30.PM01 Halaman 3/4 PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMB Flowchart:

5 Nomor UN27.30.PM01 Halaman 4/4 PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMB

6 Nomor UN27.30.PM02 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSI Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengumumkan peserta yang lolos seleksi SPMB Lingkup prosedur meliputi merancang Pengumuman Rektor, Memintakan persetujuan, Mengumumkan melalui media pengumuman, dan mendistribusikan ke yang berkepentingan Refferensi Klausal ISO 9001:4.2. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu 1. Pengumuman Hasil seleksi adalah Pengumuman Hasil Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru untuk masing-masing jalur seleksi 2. Pengumuman melalui Website 1. Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor 2. Pengumuman Rektor Sasaran Kinerja Pengumuman bisa diakses oleh pendaftar SPMB Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Menerima draft Pengumuman Rektor yang dibuat oleh 2 Melakukan evaluasi draft Pengumuman Rektor yang dibuat oleh Jika setuju, Meneruskan ke Biro AUK dan Biro AA Jika tidak setuju, Mengembalikan draft Pengumuman Rektor kepada 3 Melakukan verifikasi materi rancangan Pengumuman Rektor 4 Menerima hasil verifikasi draft Pengumuman Rektor untuk dilakukan perbaikan apabila diperlukan Biro AUK dan Biro AA Penanggung Jawab Rekaman Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor

7 Nomor UN27.30.PM02 Halaman 2/3 5 Mengirimkan rancangan Pengumuman Rektor ke Ketua SPMB/PR 1 untuk dimintakan persetujuan 6 Rancangan Pengumuman Rektor yang telah diverifikasi selanjutnya didisposisi ke Rektor untuk ditandatangani 7 Rektor menandatangani Pengumuman kemudian mendisposisikan ke Ketua SPMB/PR1 PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSI Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor Rektor Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor 8 Mendisposisikan ke SE SPMB Rektor Pengumuman Rektor 9 Memintakan nomor dan cap ke TU HTL 10 Mengunggah data peserta diterima jalur SPMB Swadana ke dalam Website 11 Mengirimkan data peserta diterima jalur SPMB Swadana ke Biro Akademik dan Biro Keuangan untuk pemantauan proses registrasi dan menyimpan arsip Seksi TIK dan Pengolah data Pengumuman Rektor Pengumuman Rektor Pengumuman Rektor

8 Nomor UN27.30.PM02 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSI Flowchart

9 Nomor UN27.30.PM03 Halaman 1/2 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Klausal ISO 9001:4.2. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUK Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan Pengelolaan Surat Masuk Lingkup prosedur meliputi Identifikasi Surat Masuk dalam agenda 1. Surat yang dimaksud adalah surat yang ditujukan ke salah satu atau sebagian Panitia SPMB yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB 2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendali 1. Data Surat 2. Agenda Surat Masuk Surat Masuk teridentifikasi dalam agenda surat masuk Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Menerima surat dari pihak luar melalui baik dikirim langsung, lewat kurir, pos, atau faximile 2 Mencatat dalam agenda surat masuk 3 Melakukan cek atas informasi pengiriman dan melakukan verifikasi tujuan dan jenis dokumen 4 Mendisposisikan surat masuk kepada pihak tertuju 5 Mengarsipkan surat masuk berdasarkan jenis dokumen, tipe dokumen, dan menyimpannya sesuai masa retensi. (Bentuk data bisa berupa softcopy ataupun hardcopy) Staf SPMB (Administrasi) Staf SPMB (Administrasi) Staf SPMB (Administrasi) Staf SPMB (Administrasi) Staf SPMB (Administrasi) Penanggung Jawab Rekaman Data surat 1. Data surat 2. Agenda Surat Masuk Data surat Data surat Data surat

10 Nomor UN27.30.PM03 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUK Flowchart * & ' ($ )" # $ " " %%! "

11 Nomor UN27.30.PM04 Halaman 1/2 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Klausal ISO 9001:4.2. PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUAR Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan Pengelolaan Surat yang Dikeluarkan oleh SPMB Lingkup prosedur meliputi Penanganan dan Pengelolaan Surat yang Dikeluarkan oleh SPMB Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Surat Keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh Panitia SPMB 1. Agenda surat keluar 2. Konsep surat, Disposisi, dan Surat Keluar Surat keluar tercatat dalam agenda surat keluar Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Menerima Konsep Surat dari 2 Melakukan verifikasi Konsep surat keluar 3 Jika konsep surat disetujui, maka konsep surat didisposisi ke untuk ditandatangani. Jika ada revisi, konsep dikembalikan ke untuk direvisi Penanggung Jawab Rekaman 1. Disposisi 2. Konsep Surat Keluar Konsep Surat Keluar Konsep Surat Keluar 4 Melakukan verifikasi surat keluar Konsep Surat Keluar 5 Jika disetujui, Konsep Surat akan ditandatangani Jika ada revisi, Konsep surat akan dikembalikan ke Sekretariat SPMB untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke /PR 1 6 Memintakan nomor dan cap ke TU HTL Konsep Surat Keluar Surat Keluar

12 Nomor UN27.30.PM04 Halaman 2/2 7 Surat Keluar dikirimkan kepada pihak terkait dan menyimpannya sebagai arsip PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUAR 1. Surat Keluar 2. Agenda surat keluar Flowchart

13 Nomor UN27.30.PM05 Halaman 1/3 PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGAN Tujuan Ruang Lingkup Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Pelayanan kebutuhan informasi SPMB dan Penanganan keluhan pelanggan Lingkup prosedur meliputi pelayanan kebutuhan informasi, keluhan dan penyelesaiannya Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3 Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. Pelanggan yang dimaksud adalah Siswa, orang tua dan masyarakat yang membutuhkan informasi SPMB dan yang menjadi peserta SPMB 2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendali Keluhan Pelanggan dan Register Keluhan Pelanggan Kepuasan Pelanggan Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Menerima informasi kebutuhan pelanggan atau keluhan melalui telepon, kotak saran, atau secara langsung 2 Mengidentifikasi kebutuhan atau keluhan pelanggan 3 Mencatat keluhan dalam register, apabila pelanggan menyampaikan keluhan dan memberitahu pelanggan penyelesaian/ solusi atas keluhan tersebut 4 Apabila pelanggan hanya membutuhkan informasi pendaftaran SPMB UNS maka akan diberikan informasinya dengan dijawab secara langsung atau diberikan leaflet ataupun link website SPMB UNS 5 Menyampaikan kepada pihak terkait apabila kebutuhan informasi atau keluhan tidak bisa diselesaikan oleh petugas secara langsung 6 Apabila pihak yang terkait/kompeten tidak ada ditempat maka pertanyaan akan dicatat untuk ditanyakan kepada bagian yang berkompeten dengan meminta pelanggan untuk menelepon kembali Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Penanggung Jawab Rekaman Keluhan Pelanggan Register Keluhan Pelanggan

14 Nomor UN27.30.PM05 Halaman 2/3 diwaktu yang akan datang atau petugas mencatat nomor telepon/ pelanggan 7 Melakukan monitoring dan evaluasi status keluhan pelanggan setiap bulannya PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGAN Staf SPMB (Layanan Pelanggan) Register Keluhan Pelanggan 8 Mengkoordinasikan kepada pihak terkait apabila terdapat kebutuhan atau keluhan pelanggan yang belum diselesaikan

15 Nomor UN27.30.PM05 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGAN Flowchart

16 Nomor UN27.30.PM06 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMEN Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan penanganan permintaan dokumen Lingkup prosedur meliputi penanganan permintaan dokumen dan data SPMB Refferensi Klausal ISO 9001: Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Dokumen yang dimaksud adalah yang bersifat rahasia dan biasa 1. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data 2. RegisterDokumen/Data Kepuasan Pelanggan terhadap kebutuhan data Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Menyampaikan kebutuhan dokumen/data dengan menuliskan pada buku register 2 Melakukan verifikasi kebutuhan dokumen/data sesuai dengan kategori kerahasiaan dan kewenangan akses dokumen/data 3 Jika dokumen yang diminta bersifat biasa, maka dokumen dapat langsung diberikan Jika dokumen yang diminta bersifat rahasia, maka pelanggan diminta membuat surat permohonan yang akan diajukan terlebih dahulu kepada Seketaris Pemohon Staf SPMB (Administrasi) Staf SPMB (Administrasi) Penanggung Jawab Seketaris Seketaris Seketaris Rekaman Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data 1. Register dokumen/data 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data 1. Register dokumen/data 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data 5 Memberikan disposisi permohonan kebutuhan dokumen/data kepada Ketua Seketaris KetuaSPMB 1. Disposisi 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data

17 Nomor UN27.30.PM06 Halaman 2/3 6 Menyetujui atau menolak permohonan atau meneruskan kepada 7 Menyerahkan dokumen/data sesuai kebutuhan atau menolak permohonan dokumen/data sesuai disposisi PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMEN Staf SPMB (Administrasi) 1. Disposisi Seketaris 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data Dokumen/data

18 Nomor UN27.30.PM06 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMEN Flowchart

19 Nomor UN27.30.PM07 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARE Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB Lingkup prosedur meliputi pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB Refferensi Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Pengadaan Hardware yang mendukung kinerja dalam pelaksanaan SPMB 1. Disposisi dan Permohonan hardware beserta spesifikasi dan jumlah 2. Disposisi dan Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah 3. Bukti serah terima hardware Kebutuhan peralatan untuk pelaksanaan SPMB terpenuhi Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Mengajukan permohonan kebutuhan hardware dengan dilengkapi spesifikasi, jumlah serta waktu penyediaannya 2 Melakukan verifikasi kebutuhan hardware serta melakukan konfirmasi 3 Jika menyetujui permohonan, surat didisposisi ke Ketua SPMB jika ada revisi, permohonan akan dikembalikan ke TIK SPMB untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke 4 Mendisposisi ke untuk meminta persetujuan Seksi Pengolah DatadanTIK Penanggung Jawab Rekaman Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah 1. Disposisi 2. Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah

20 Nomor UN27.30.PM07 Halaman 2/3 5 Jika menyetujui permohonan, Surat didisposisi ke, Jika ada revisi, permohonan akan dikembalikan ke untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke 6 Permohonan yang sudah benar dimintakan paraf ke Ketua pengadaan barang SPMB 7 Surat permohonan hardware dikirim ke Bagian Perlengkapan 8 Barang dicek kesesuaiannya dengan yang diminta, jika terdapat ketidaksesuaian barang, maka barang akan dikembalikan ke Bagian Perlengkapan PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARE Seksi Pengolah DatadanTIK 1. Disposisi 2. Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah 1. Disposisi 2. Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah Bukti serah terima

21 Nomor UN27.30.PM07 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARE Flowchart

22 Nomor UN27.30.PM08 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARE Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan/development software untuk kegiatan SPMB Lingkup prosedur meliputi pengadaan/development software untuk kegiatan SPMB Refferensi Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu 1. Software Berupa Aplikasi yang digunakan dalam proses SPMB 2. Pengadaan Software yang di maksud adalah Pembuatan, peninjauan kembali, dan revisi Software 3. Uji Coba Sistem dilaksanakan minimal setahun sekali 1. Konsep pendaftaran masing-masing jalur masuk dan Hasil Verifikasi 2. Data analisa fungsi dan Persetujuan 3. HasilUjiCoba 4. Software Sasaran Kinerja Kebutuhan software SPMB terpenuhi Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Membuat rumusan/konsep alur pendaftaran atau proses penerimaan calon mahasiswa baru dan mengirimkan ke EKsekutif 2 Melakukan verifikasi konsep, jika menyetujui, maka konsep diserahkan ke Seksi Pengolah Data dan IT untuk dibuatkan software jika tidak menyetujui, maka konsep diserahkan kembali ke untuk direvisi 3 Melakukan analisa kebutuhan fungsi software kepada dan Penanggung Jawab Rekaman Konsep pendaftaran masing-masing jalur masuk Seksi Pengolah datadantik Hasil verifikasi Data analisa fungsi

23 Nomor UN27.30.PM08 Halaman 2/3 4 Melakukan konfirmasi hasil analisa kebutuhan software PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARE Seksi Pengolah datadantik Persetujuan 5 Menyetujui kebutuhan fungsi software / 6 Pembuatan Software Seksi Pengolah datadantik 7 Melakukan uji coba fungsi atau kebutuhan / Seksi Pengolah datadantik Software Beta Hasil uji coba 8 Memperbaiki software apabila hasilnya belum sesuai kebutuhan Seksi Pengolah datadantik 9 Menetapkan software yang sudah memenuhi kebutuhan fungsi proses seleksi / Software 10 Mengunggah/upload software pen-daftaran pada website SPMB UNS Seksi Pengolah datadantik

24 Nomor UN27.30.PM08 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARE Flowchart

25 Nomor UN27.30.PM09 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIR PENDAFTARAN Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pembuatan formulir pendaftaran Lingkup prosedur meliputi alur pendaftaran, format formulir pendaftaran Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 4.2. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. Alur Pendaftaran adalah tahapan yang harus dilalui oleh setiap peserta SPMB 2. Format Formulir Pendaftaran adalah jenis inputan dari peserta SPMB yang dibutuhkan oleh panitia SPMB 1. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun Alur Pendaftaran 3. Disposisi, Draft dan Format Formulir Pendaftaran serta Hasil Review Alur Pendaftaran dan Formulir Pendaftaran yang efektif dan efisien Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Mengadakan lokakarya bersama seluruh kepanitiaan SPMB 2 Menetapkan alur pendaftaran masing-masing jalur beserta informasi yang dibutuhkan dari peserta 3 Mengusulkan format formulir pendaftaran 4 Melakukan review konsep yang disepakati dalam lokakarya Jika tidak disetujui: Mendisposisi kepada deputi untuk diperbaiki Jika disetujui: Mengirimkan kepada ketua untuk minta persetujuan dan Penanggung Jawab Rekaman Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2011 Alur Pendaftaran Disposisi, Draft Format formulir pendaftaran Disposisi, Draft Format formulir pendaftaran dan hasil review

26 Nomor UN27.30.PM09 Halaman 2/3 5 Melakukan Verifikasi: Jika tidak disetujui: Mendisposisi kepada Seketaris untuk diperbaiki Jika disetujui: Mendisposisi format hasil verifikasi kepada Seketaris 6 Meneruskan kepada untuk dipergunakan sebagai format resmi PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIR PENDAFTARAN Rektor Format formulir pendaftaran

27 Nomor UN27.30.PM09 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIR PENDAFTARAN Flowchart:

28 Nomor UN27.30.PM10 Halaman - PENGESAHAN PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA SEMENTARA Proses 1. Penyusunan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Penanggung jawab Unit Kerja Nama Jabatan Munawar Kholil, SH., M.Hum. Tanggal Tandatangan 01 Juni Pemeriksaan Kantor Jaminan Mutu Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Kepala 01 Juni Pengesahan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D. Ketua 01 Juni 2012

29 Nomor UN27.30.PM10 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Klausal ISO 9001:6.3. PROSEDUR MUTU PEMELIHARAAN HARDWARE/SOFTWARE Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pemeliharaan Hardware/Software Lingkup prosedur meliputi pemeliharaan secara periodik untuk Software, PC, Laptop, Printer, Server, Kamera Digital, Handy Cam, UPS dan Scanner serta Peralatan Elektronik Lainnya Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Pemeliharaan Hardware/Software yang digunakan dalam pelaksanaan SPMB 1. Jadwal Pemeliharaan Hardware/Software 2. Register Pemeliharaan Hardware/Software 3. Daftar Parameter Hardware/Software yang menjadi fokus pemeliharaan 4. Disposisi dan Surat Perbaikan Hardware/Software 5. Hasil Uji Fungsi Memastikan bahwa hardware dan software tetap bisa digunakan Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Membuat jadwal pemeliharaan secara periodik untuk Hardware/Software. 2 Menetapkan parameter setiap hardware/software yang menjadi fokus pemeliharaan 3 Melakukan pemeliharaan secara berkala sesuai jadwal 4 Mencatat hasil pemeliharaan dalam register Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Penanggung Jawab Rekaman Jadwal Pemeliharaan Hardware/Software Daftar Parameter hardware/software yang menjadi fokus pemeliharaan Register Pemeliharaan Hardware/Software

30 Nomor UN27.30.PM10 Halaman 2/3 5 Menyampaikan usulan perbaikan hardware/software apabila diperlukan atau melaporkan hardware yang tidak layak dipergunakan 6 Bisa Memperbaiki, Melakukan perbaikan sesuai kemampuan atau membuat usulan perbaikan hardware/software Tidak Bisa Memperbaiki, Mengusulkan perbaikan ke 7 Mendisposisi perbaikan hardaware/ software ke Bagian Perlengkapan 8 Melakukan uji fungsi apabila diperlukan untuk hardaware/software yang telah diperbaiki Bagus, Menerima hardware/software yang telah diperbaiki Belum, Dikembalikan ke Bagian Perlengkapan untuk diperbaiki kembali PROSEDUR MUTU PEMELIHARAAN HARDWARE/SOFTWARE Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Register Pemeliharaan Hardware/Software Register Pemeliharaan Hardware/Software 1. Disposisi Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan 2. Surat Perbaikan Hardware/ Software 1. Hasil Uji Fungsi 2. Register Pemeliharaan Hardware/Softw are

31 Nomor UN27.30.PM10 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PEMELIHARAAN HARDWARE/SOFTWARE Flowchart:

32 Nomor UN27.30.PM11 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Klausal ISO 9001: 5.5. PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPAN Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretariat SPMB dalam melaksanakan lokakarya persiapan proses SPMB di UNS Lingkup prosedur meliputi Undangan, Kajian Sistem sebelumnya, peluang perbaikan dan penetapan sistem berikutnya Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. Panitia SPMB terdiri dari personel yang ditunjuk oleh Rektor melalui SK dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing terlampir 2. Koordinasi dilaksanakan dengan agenda tinjauan sistem& instrumen yang telah dipergunakan tahun sebelumnya serta sistem& instrumen yang akan dipergunakan tahun berikutnya 3. Kajian masing-masing topik dan sistem dilakukan oleh Seksi, serta 1. Keputusan Rektor Kepanitiaan 2. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2011(Undangan, Notulen, Rekomendasi Pelaksanaan SPMB Tahun Berikutnya) Perbaikan sistem berkelanjutan Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Menerima SK Rektor perihal Panitia SPMB 2 Mengundang Panitia tersebut dalam SK Rektor untuk melakukan pembahasan persiapan pelaksanaan SPMB 3 Membuka dan memberikan arahan koordinasi 4 Melakukan analisa atau kajian pelaksanaan SPMB tahun sebelumnya 5 Melakukan kajian Sistem Pendaftaran On Line Penanggung Jawab Rekaman Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan Undangan Rektor Notulen, Notulen Seksi TIK Notulen

33 Nomor UN27.30.PM11 Halaman 2/3 6 Melakukan kajian substansi informasi dalam leaflet atau laman 7 Melakukan kajian proses penyusunan naskah ujian serta proses pengolahan data 8 Mengidentifikasi peluang perbaikan untuk masukan pelaksanaan SPMB PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPAN Notulen Seksi Naskah Notulen, 1. Notulen 2. Rekomendasi Pelaksanaan SPMB Tahun Berikutnya

34 Nomor UN27.30.PM11 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPAN Flowchart: % &! " #! $! $ '! ' ( %) &) # ')

35 Nomor UN27.30.PM12 Halaman 1/3 PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI& PUBLIKASI Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan sosialisasi, promosi dan Publikasi SPMB sehingga informasi SPMB di UNS lebih luas jangkauannya Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelaksanaan sosialisasi atau promosi SPMB melalui media cetak atau elektronik Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3 Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. Sosialisasi yang dimaksud adalah Sosialisasi, Promosi, dan Publikasi SPMB sebagai sarana penyampaian informasi ke masyarakat yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB 2. Media Sosialisasi yang digunakan: website/internet, bertemu langsung dengan pelanggan (gathering), Expo/Pameran pendidikan, Media Cetak dan Elektronik, Material Promo(Leaflet dan Pamflet), dan Direct Mail 1. Jadwal, Media yang digunakan, dan Konsep desain/materi sosialisasi 2. Surat permohonan, Surat Penawaran Sosialisasi, Kontrak Kerjasama 3. Materi Sosialisasi: Spanduk, leaflet/brosur 4. Data Stok Materi Sosialisasi 5. Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi Informasi lebih luas dan merata di berbagai daerah Jawa dan Luar Jawa sehingga mendapatkan pendaftar dan mahasiswa yang berkualitas tinggi dari berbagai propinsi di Indonesia Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Merencanakan Jadwal dan Media yang digunakan untuk Sosialisasi 2 Menyiapkan konsep desain/materi sosialisasi lainnya yang diperlukan 3 Mengirimkan konsep desain/materi, jadwal dan media sosialisasi 4 Melakukan review terhadap desain/materi, jadwal dan media sosialisasi Jika Setuju, Diteruskan ke Panitia Pengadaan Barang Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi Penanggung Jawab Rekaman Jadwal dan Media Sosialisasi Konsep desain/materi sosialisasi 1. Disposisi 2. Jadwal dan Media Sosialisasi 3. Konsep desain/materi sosialisasi 1. Disposisi 2. Jadwal dan Media Sosialisasi 3. Konsep desain/materi sosialisasi

36 Nomor UN27.30.PM12 Halaman 2/3 Jika Belum Setuju, Dikembalikan ke Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi untuk diperbaiki 5 Verifikasi kesesuaian Materi Sosialisasi PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI& PUBLIKASI 1. Materi Sosialisasi 2. Verifikasi Kesesuaian Materi Sosialisasi 3. Data Stok Materi Publikasi 6 Melaksanakan Proses Sosialisasi 7 Membuat Laporan dan melakukan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi Materi Sosialisasi Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi

37 Nomor UN27.30.PM12 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI& PUBLIKASI Flowchart:

38 Nomor UN27.30.PM13 Halaman 1/2 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORAN PELAKSANAAN SPMB Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengevaluasi pelaksanaan SPMB, mengidentifikasi dan memperbaiki kekurangan pelaksanaan SPMB Lingkup prosedur meliputi Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 5.2. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki kinerja pelaksanaan SPMB 1. Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi 2. Laporan Pelaksanaan SPMB 3. Profil Mahasiswa Baru 4. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2012 Pelaksanaan Sistem SPMB yang lebih baik Uraian: No. Aktivitas Pelaksana 1 Rapat evaluasi pelaksanaan SPMB untuk masing-masing jalur 2 Mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan pelaksanaan SPMB dan mencari solusinya 3 Membuat laporan pelaksanaan SPMB dan Profil Mahasiswa Baru Penanggung Jawab Rekaman Panitia SPMB Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi Panitia SPMB Daftar Identifikasi Masalah dan Solusinya Ekesekutif,, dan Seksi 4 Lokakarya SPMB Panitia SPMB dan Stakeholder 1. Draf Laporan Pelaksanaan SPMB Rektor 2. Draf Profil Mahasiswa Baru 1. Laporan Pelaksanaan SPMB 2. Profil Mahasiswa Baru

39 Nomor UN27.30.PM13 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORAN PELAKSANAAN SPMB Flowchart:

40 Nomor UN27.30.PM14 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPAN BHP/ATK SPMB Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalam penyediaan perlengkapan Bahan Habis Pakai atau Alat Tulis Kantor SPMB Lingkup prosedur meliputi Identifikasi kebutuhan, Verfiikasi kebutuhan BHP/ATK, Penerimaan dan verifikasi kesesuaian, distribusi BHP/ATK Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.3. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. ATK adalah Alat Tulis Kantor 2. BHP adalah Bahan Habis Pakai 3. RAB adalah Rencanan Anggara Belanja SPMB 4. Sekretariat SPMB tidak melakukan stok BHP/ATK 5. mengendalikan langsung kebutuhan BHP/ATK 1. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP 2. Memo Pengajuan dan Memo Persetujuan Kebutuhan ATK dan BHP 3. Bukti penerimaan/penyerahan ATK dan BHP Bahan Habis Pakai/ATK dipergunakan sesuai kebutuhan Uraian No. Deskripsi Aktifitas Pelaksana 1 Mengidentifikasi kebutuhan ATK dan BHP 2 Mengajukan Kebutuhan ATK/BHP 3 Melakukan Verifikasi Kebutuhan ATK/BHP tiap seksi dan mencocokan dengan RAB; Apabila setuju: Dilanjutkan untuk pengajuan ke Apabila Tidak setuju: Konfirmasi kembali ke masing-masing seksi Seksi Perlengkapan Tempat dan Seksi Perlengkapan Tempat dan Penanggung Jawab Rekaman Daftar Kebutuhan ATK dan BHP a. Memo Pengajuan Kebutuhan ATK/BHP b. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP a. Memo Persetujuan b. Memo Pengajuan Kebutuhan ATK/BHP c. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP

41 Nomor UN27.30.PM14 Halaman 2/3 4 Melakukan Verifikasi Kebutuhan ATK/BHP tiap seksi dan mencocokan dengan RAB; Apabila setuju: Dilanjutkan untuk pengajuan ke Panitia pengadaan barang/unit layanan pengadaan barang dan jasa(ulp) UNS Apabila Tidak setuju: Konfirmasi kembali ke masing-masing seksi 5 Menerima ATK/BHP dari Panitia Penerima Barang 6 Melakukan cek ATK/BHP yang dikirimkan dari Kantor Pusat 7 Distribusi ATK/BHP ke Seksi-seksi Bagian Penerima Barang Sekretariat SPMB/ Seksi Perlengkapan Tempat dan Bagian Penerima Barang Sekretariat SPMB/ Seksi Perlengkapan Tempat dan Sekretariat SPMB/ Seksi Perlengkapan Tempat dan PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPAN BHP/ATK SPMB a. Memo Persetujuan b. Memo Pengajuan Kebutuhan ATK/BHP c. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP Bukti penerimaan/penyerahan barang dari Bagian Perlengkapan. Bukti penerimaan/penyerahan barang dari Bagian Perlengkapan. Bukti penyerahan barang kepada seksi-seksi.

42 Nomor UN27.30.PM14 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPAN BHP/ATK SPMB Flowchart:

43 Nomor UN27.30.PM15 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Klausal ISO 9001:7.4. Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSI Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalam pengadaan konsumsi dalam pelaksanaan SPMB Lingkup prosedur meliputi penyediaan konsumsi untuk kebutuhan SPMB Kebutuhan konsumsi yang dimaksud adalah Minum, makanan ringan, dan makanan berat 1. Daftar kebutuhan 2. Memo permohonan dan persetujuan kebutuhan 3. Bukti Serah-Terima Sasaran Kinerja Kebutuhan konsumsi terpenuhi 100% Uraian No. Deskripsi Aktifitas Pelaksana 1 Identifikasi kebutuhan sesuai jumlah/jenis Seksi Perlengkapan Tempat dan 2 Pengajuan kebutuhan Seksi Perlengkapan Tempat dan 3 Verifikasi dokumen pengajuan kebutuhan seksi Setuju: Proses dilanjutkan mengembalikan daftar kebutuhan konsumsi yang telah disetujui ke Seksi Perlengkapan Tempat dan Tidak setuju: Konfirmasi kembali ke masingmasing seksi 4 Pemesanan konsumsi ke katering/pihak ke 3(penyedia konsumsi) oleh Seksi Penanggung Jawab Rekaman Daftar kebutuhan a. Memo permohonan kebutuhan b. Daftar kebutuhan a. Memo persetujuan c. Memo permohonan kebutuhan b. Daftar kebutuhan Surat permohonan pengadaan

44 Nomor UN27.30.PM15 Halaman 2/3 Perlengkapan Tempat dan PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSI 5 Menerima konsumsi yang telah disiapkan oleh Katering/pihak ke 3(penyedia) dan menandatangani bukti terima serta mendistribusikan ke seksi Seksi Perlengkapan Tempat dan Bukti Serah-Terima

45 Nomor UN27.30.PM15 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSI Flowchart

46 Nomor UN27.30.PM16 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANA Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalam penyediaan sarana prasarana Lingkup prosedur meliputi identifikasi kebutuhan, verifikasi usulan, serah terima sarana prasarana Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Sarana Prasarana yang dimaksud adalah Penggunaan Ruang Rapat, Kendaraan Dinas, Tempat Publikasi, Tempat Helpdesk 1. Daftar Kebutuhan Sarana/Prasarana 2. Memo dan Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana 3. Daftar Sarana/Prasarana Sarana Prasarana terpenuhi kebutuhannya Uraian: No. Deskripsi Aktifitas Pelaksana 1 Identifikasi kebutuhan sarana/prasarana 2 Pengajuan kebutuhan Sarana/Prasarana 3 Persetujuan kebutuhan Sarana/Prasarana Setuju: Proses dilanjutkan untuk penyiapan Sarana/Prasarana Tidak Setuju: Konfirmasi ke Seksi Perlengkapan Tempat dan. 4 Mengkoordinasikan dan menandatangani Surat Peminjaman Sarana/Prasarana Seksi Perlengkapan Tempat dan Seksi Perlengkapan Tempat dan Penanggung Jawab Ketua Rekaman Daftar kebutuhan Sarana/Prasarana Memo permohonan kebutuhan Sarana/Prasarana Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana 5 Penyiapan Sarana/Prasarana Seksi Perlengkapan Daftar

47 Nomor UN27.30.PM16 Halaman 2/3 6 Penataan kembali Sarana/Prasarana yang telah digunakan PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANA Tempat dan Seksi Perlengkapan Tempat dan Sarana/Prasarana Daftar Sarana/Prasarana

48 Nomor UN27.30.PM16 Halaman 3/3 PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANA Flowchart " # $ % & &! ' "( %( #( &( $(

49 Nomor UN27.30.PM17 Halaman 1/3 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Klausal ISO 9001:6.3. PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARAN ONLINE Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan uji coba(trial) sistem pendaftaran on line SPMB di UNS Lingkup prosedur meliputi penetapan teknis/metode trial, identifikasi sampel, pembuatan petunjuk teknis, simulasi, perbaikan Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 1. Uji Coba sistem pendafataran on line senantia dilakukan sebelum sistem pendaftaran on line dipergunakan dalam proses SPMB 2. Jumlah sampel serta metode uji coba disesuaiak dengan kebutuhan setiap tahunnya 1. Perencanaan Uji Coba 2. Daftar Peserta Uji Coba 3. Surat Undangan Uji Coba 4. Petunjuk teknis pendaftaran online 5. Register Uji Coba 6. SerahTerimaHasilUjiCoba Sistem Pendaftaran Online dapat berjalan dengan baik dan bisa menemukan kekurangan sehingga dapat diperbaiki Uraian No. Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman 1 Menetapkan perencanaan uji coba meliputi teknis atau metode uji coba, jumlah sampel, tahapan serta waktu pelaksanaan 2 Mengidentifikasi Sekolah terpilih untuk menjadi sampel dalam uji coba sistem pendaftaran online 3 Mengirimkan surat kepada Sekolah untuk mengirimkan beberapa siswa dengan didampingi guru BK Seksi Pengolahan Data dan TIK Perencanaan uji coba Daftar Peserta Uji Coba Surat Permohonan Pengiriman Siswa

50 Nomor UN27.30.PM17 Halaman 2/3 4 Menyiapkan petunjuk teknis pendaftaran online 5 Melakukan pengisian data sesuai format pendaftaran online 6 Mencatat ketidaksesuaian atau hambatan dalam uji sistem pendaftaran online 7 Melakukan perbaikan sesuai ketidaksesuaian atau hambatan yang terjadi selama uji coba sistem 8 Menetapkan sistem pendaftaran online PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARAN ONLINE Seksi Pengolahan Data dan TIK Sampel/Peserta Ujicoba Seksi Pengolahan DatadanTIK Seksi Pengolahan Data dan TIK Seksi Pengolahan Data dan TIK Petunjuk teknis pendaftaran online Register uji coba Serah Terima Hasil Uji Coba

51 Nomor UN27.30.PM17 Halaman 3/3 Flowchart PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARAN ONLINE