REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR : 572/SK/2012 TENTANG PENGELOLAAN SURAT MENYURAT DAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KANTOR PUSAT UNIVERSITAS BRAWIJAYA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA Menimbang : a. bahwa untuk kelancaran pengelolaan menyurat dan pengelolaan arsip di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya, perlu dibuat sistem pengelolaan menyurat dan arsip secara elektronik di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; b. bahwa telah dibuat manual prosedur Sistem Informasi (SIAS) di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; c. bahwa sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b, perlu diterbitkan Keputusan Rektor Universitas Brawijaya; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik; 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan; 4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009; 7. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 72/M Tahun 2010; 8. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor 080/O/2002; 9. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 346/PER/2012, tentang Tata Peran di lingkungan Universitas Brawijaya; 10. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006, tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya; MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PENGELOLAAN SURAT MENYURAT DAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KANTOR PUSAT UNIVERSITAS BRAWIJAYA Pertama : Menetapkan Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Menyurat dan Arsip secara Elektronik berdasarkan Sistem Informasi (SIAS) di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; Kedua : Menetapkan manual prosedur Sistem Informasi (SIAS) sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini untuk dilaksanakan di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya; Ditetapkan di : Malang Pada Tanggal : 7 Desember 2012 Rektor, ttd. Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito NIP Tembusan Yth. : 1. Pembantu Rektor UB; Turunan sesuai dengan aslinya 2. Dekan Fakultas/Dir. Pascasarjana UB; Biro Adm. Umum dan Kepegawaian 3. Ketua Program di lingkungan UB; Universitas Brawijaya, 4. Ka. Lembaga/Ka. Biro di lingkungan UB; Kepala Bagian Umum, 5. Kabag. di lingkungan Kantor Pusat UB; 6. Kasubbag. di lingkungan Kantor Pusat UB; Drs. Kadri, MM skr elektronik NIP

2 LAMPIRAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR : 572/SK/2012 TANGGAL : 7 DESEMBER 2012 MANUAL PROSEDUR SISTEM INFORMASI SURAT (SIAS) DI LINGKUNGAN KANTOR PUSAT UNIVERSITAS BRAWIJAYA A. Tujuan : Manual prosedur pengurusan menyurat secara elektronik atau yang disebut sebagai Sistem Informasi (SIAS) adalah, proses dan prosedur yang baku mengenai penanganan dinas yang dan keluar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan ditangani secara efektif, efisien dan tepat sasaran. Tujuan disusun manual prosedur ini adalah untuk : - Tertibnya mekanisme pelayanan pada sub bagian Tata Usaha dan HTL. - Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak pengguna. - Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses pelayanan dan arsip. - Terkoordinasinya unit-unit yang berhubungan dengan proses -menyurat. - Menjamin terpenuhinya buku mutu pelayanan terhadap pihak yang membutuhkan layanan pengurusan dan keluar agar terdapat kesesuaian dalam penanganan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan bisa ditangani secara efektif dan tepat sasaran. - Membangun Sistem menyurat secara elektronik - Mengembangkan aplikasi sistem kearsipan secara elektronik - Mengatur lalu lintas menyurat di lingkungan UB B. Ruang Lingkup : Ruang lingkup meliputi semua - dinas di lingkungan Universitas Brawijaya. C. Definisi : Masuk Keluar : adalah pernyataan tertulis yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. : adalah semua - yang dari instansi lain dan unit-unit kerja di luar Kantor Pusat Universitas Brawijaya yang bersifat dinas di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya. : adalah semua - dinas yang dikeluarkan oleh pimpinan, dalam hal ini adalah Rektor, Pembantu Rektor dan Kepala Biro di lingkungan Universitas Brawijaya yang ditujukan kepada internal : unit kerja/fakultas di lingkungan Universitas Brawijaya; eksternal : instansi pemerintah maupun swasta; serta perorangan (prive). D. Referensi : Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 42 Tahun 2006 tentang Tata Peran di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. E. Garis Besar Prosedur Masuk Elektronik : 1. Kasubag TU dan HTL menerima dan mengklasifikasikan dinas dan pribadi kemudian membuka dan membaca serta dilanjutkan dengan memberi kode perihal untuk kemudian diserahkan kepada Kabag. Umum; 2. Kabag. Umum membaca dan memberi arahan sesuai dengan tujuan dan perihal, kemudian diserahkan kepada operator SIAS untuk di input ke Sistem; 3. Operator menginput ke dalam sistem dan mendistribusikan sesuai dengan arahan Kabag. Umum, arahan tersebut ditujukan kepada Rektor, PR I, II, II dan Ka. Biro (BAK, BAAK, BAKP, BAUK) untuk kemudian arahan tersebut diproses oleh masing2 operator SIAS di masing-masing bagian sesuai dengan isi pimpinan masing-masing. F. Garis Besar Prosedur Keluar Elektronik: 1. Menjawab Disposisi Masuk : a. Kasubbag mulai mengkonsep berdasarkan dari Kabag; b. Kemudian Draft/konsep tadi diberikan kepada Kabag untuk dikoreksi, apabila masih ada yang salah maka dikembalikan kepada Kasubbag untuk dibetulkan, bila sudah benar sesuai dengan yang dimaksud maka keluar bisa ditandatangani

3 sesuai dengan permintaan. Tetapi apabila keluar tersebut membutuhkan tanda tangan pimpinan tertinggi lagi maka Kabag hanya memberi paraf. c. Selanjutnya keluar diserahkan kepada Ka.Biro untuk dikoreksi lebih lanjut. Begitu pun prosesnya sama seperti pada waktu dikoreksi oleh Kabag apabila yang tanda tangan pimpinan lebih tinggi lagi Ka. Biro hanya memberi paraf. d. Selanjutnya keluar diteruskan kepada pimpinan tertinggi lagi yaitu Pembantu Rektor. Prosesnya sama seperti pada waktu di koreksi oleh Kabiro,apabila yang tanda tangan keluar adalah Rektor maka Pembantu Rektor mengoreksi dan memberikan paraf. e. Kemudian diteruskan ke Rektor untuk dimintakan tanda tangan. f. keluar yang sudah ditandatangani oleh Pejabat terkait diberikan kembali kepada Kasubbag yang mengkonsep awal tadi. g. keluar diserahkan kepada kasubbag Tata Usaha dan HTL. h. Disitulah keluar diproses dan diberi barcode, stempel dan diarsipkan secara elektronik oleh Kasubbag Tata Usaha dan HTL. i. Kemudian fisik keluar diserahkan dari Kasubbag. TU dan HTL kepada petugas untuk didistribusikan ke alamat yang dituju sesuai alamat yang tertera di amplop. j. Dan Arsip keluar akan terarsip secara otomatis dengan menggunakan media Elektronik. 2. Membuat Keluar Berdasarkan Perintah/Ide : a. Kabag, Kabiro, Pembantu Rektor dan Rektor memerintahkan staff bawahannya untuk mengkonsep keluar berdasarkan perintah/ide. b. Prosesnya sama seperti menjawab keluar berdasarkan. Misalnya: Membuat undangan, Edaran, Pengumuman, Himbauan, dll. Sampai keluar tersebut diserahkan ke Kasubbag TU untuk diberi barcode, stempel dan diarsipkan secara Elektronik dan fisik didistribusikan sesuai dengan alamat yang di tuju. Dan arsip keluarpun akan tersimpan secara otomatis.

4 G. Bagan Alir PROSEDUR SURAT MASUK Kasubbag TU dan HTL Kabag. Umum Rektor Pembantu Rektor Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Subbagian Mulai Arahan/ Arahan/ Arahan/ Arahan/ Arahan/ Mengklasifikasi kan Dinas & Pribadi Membuka & membaca arahan / isi Melaksanakan arahan/ isi Arahan/ Arahan/ Arahan/ Arahan/ Arahan/ Kode perihal Operator SIAS- Input Data dan Arahan membalas membalas membalas membalas Kendali

5 PROSEDUR SURAT KELUAR Kepala Subbagian Kepala Bagian Kepala Biro Pembantu Rektor Rektor Kasubbag TU dan HTL Mulai Draf/konsep Draf/konsep Tidak/revisi Memeriksa Draf/ konsep Setuju? Stempel dan Nomor Ya Rektor, ttd. Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito NIP