BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

Transkripsi

1 (BIRO AAKPSI) Halaman : 1 dari 7 LEMBAR PENGESAHAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Febri L. Kotten, SE, MM Penyusun SOP Ir. Benny J. Pandie Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si Kepala Biro Administrasi 3 November November November

2 (BIRO AAKPSI) Halaman : 2 dari 7 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan... 1 Daftar isi Pendahuluan Maksud dan Tujuan Definisi Referensi Prosedur Operasional Petunjuk Operasional Stakeholders Pemimpin Universitas Biro AAKPSI Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Sub Bagian Sistem Informasi Waktu Penyelesaian Daftar Dokumen Daftar Distribusi Lembar Revisi

3 (BIRO AAKPSI) Halaman : 3 dari 7 1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan. Dari asumsi tersebut dan dalam praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang menggunakan teknologi yang canggih. 2. Maksud dan Tujuan a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat, tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di tingkat Universitas 3. Definisi Prosedur pelayanan data adalah bentuk mekanisme pelayanan data dari Universitas untuk kebutuhan internal (dalam universitas) ataupun kebutuhan eksternal (Instansi pemerintah, Masyarakat dan stakeholder). 4. Referensi a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78) d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158) e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas f. Peraturan Pemerintah Nomor...tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011 Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3

4 (BIRO AAKPSI) Halaman : 4 dari 7 5. Prosedur Operasional Pelayanan Data dan Informasi STAKEHOLDER PEMIMPIN UNIVERSITAS BIRO AAKPSI BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM SUB BAGIAN SISTEM Permintaan Data dan Informasi Disposisi Disposisi Telaah / Proses Persiapan Materi Setuju/ TTD Setuju Paraf Setuju Paraf Proses Data dan Informasi Koreksi Koreksi Koreksi A A Arsip Internal Distribusi 4

5 (BIRO AAKPSI) Halaman : 5 dari 7 6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas. 6.1 Stakeholder Surat permintaan data dan informasi dari stakeholder 6.2 Pimpinan Universitas Menerima surat permintaan data dan informasi dari stakeholder Mendisposisi ke Biro AAKPSI 6.3 Biro AAKPSI Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Pimpinan Universitas Menyetujui dan memaraf Mendisposisi ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Menandatangani 6.4 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Biro AAKPSI Meneliti dan memberikan tanggapan Menyetujui dan memaraf Mendisposisi ke Sub Bagian Sistem Informasi Menandatangani 6.5 Sub Bagian Sistem Informasi Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Bagian perencanaan dan Sistem Informasi Menelaah tentang substansi permintaan data dan informasi Melakukan koordinasi dengan unit terkait data yang diminta Mengkonsep surat pengantar pengiriman data dan informasi Menyimpan arsip informasi yang diberikan kepada stakeholder Mendistribusikan informasi kepada stakeholder Waktu penyelesaian persiapan permintaan data dan informasi paling lama 4 minggu. 5

6 (BIRO AAKPSI) Halaman : 6 dari 7 7. Daftar Dokumen NO NAMA DOKUMEN 1 Data Fakultas/Unit 2 Dokumen Permintaan data 3 Berkas Penyusunan Data FUNGSI Sebagai dasar untuk menyusun data Sebagai acuan bagi unit kerja untuk melakukan pengambilan keputusan Sebagai dokumen resmi hasil penyusunan data PENANGGUNG JAWAB Pimpinan Unit Kerja Rektor Pembantu Rektor Karo AAKPSI Kabag Perencanaan dan Sistem Informasi Kasubag Sistem Informasi Rektor Pembantu Rektor Karo AAKPSI Kabag Perencanaan dan Sistem Informasi Kasubag Sistem Informasi PENANDA TANGAN Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Universitas Pimpinan Universitas DISTRIBUSI Pimpinan Universitas Unit terkait kerja Stakeholder Unit kerja terkait 8. Daftar Distribusi Dikirm sesuai dengan alamat pada surat permintaan data dan tembusannya sesuai kebutuhan unit kerja 9. Lampiran Dokumen a. Data Print b. File Data 6

7 (BIRO AAKPSI) Halaman : 7 dari Lembar Revisi No Uraian Tanggal Tanda Tangan 7