MANUAL PROSEDUR IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB)

Transkripsi

1 KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS Revisi : 3 Tanggal : Disetujui oleh : Kepala Biro Administrasi Tanggal: 12 Juni 2014 Tanggal: 12 Juni 2014 Tanggal: 12 Juni 2014 Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh: Drs.Slamet Kusnady,M.Si Management Representative Ir.H.RB.Ainurrasjid,MS

2 1. Definisi : 1.1 Kegiatan merupakan kegiatan penalaran, minat-bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang sebagai panitia pelaksananya adalah mahasiswa atau sekelompok mahasiswa ditingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi. 1.2 Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur administrasi berupa pemberian persetujuan tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh pimpinan Universitas, Fakultas, atau program studi 1.3 Kegiatan di Luar Universitas Brawijaya merupakan kegiatan kemahasiswaan yang pelaksanaannya dilaksanakan di luar Universitas yang meliputi wilayah lokal Malang Raya, wilayah propinsi Jawa Timur, wilayah Nasional, Regional Asean, Asia Pasifik dan Internasional. 1.4 Permohonan Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur kegiatan yang harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa yang akan melaksanakan seluruh kegiatan kemahasiswaan. 2. Tujuan : 2.1 Mengatur seluruh proses periiinan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Brawijaya. 2.2 Mempercepat dan mengefisienkan proses perijinan kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan diluar kampus. 2.3 Memberikan kepastian hukum tentang seluruh pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Brawijaya dan khususnya tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Brawijaya. 3. Ruang Lingkup : Mulai dari prosedur pengajuan ijin, penyusunan rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, jaminan keamanan dan wajib dilengkapi oleh seluruh unit kemahasiswaan yang akan menyelenggarakan kegiatan di luar Universitas Brawijaya. 4. Garis Besar Prosedur : 4.1 Pengajuan ijin pelaksanaan kegiatan sudah harus disampaikan kepada PR III paling lambat tiga minggu sebelum dilaksanakannya kegiatan tersebut. 4.2 PR III mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi. 4.3 Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut beserta disposisi di distribusikan oleh ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi. 4.4 Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut diterima Sekretaris Kepala Biro Administrasi, untuk selanjut dilakukan pengklasifikasi perijinan kegiatan kedalam Page 1 of 5

3 bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya disampaikan kepada kepala biro kemahasiswaan. 4.5 Kepala biro administrasi kemahasiswa mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UB dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai untuk dilakukan verivikasi. 4.6 Kepala bagian yang sesuai melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya meliputi : rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, dan jaminan keamanan. 4.7 Hasil verifikasi dari kepala bagian disampaikan kepada kepala Biro untuk memperoleh rekomendasi pemberian ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya. 4.8 Hasil verifikasi oleh Kepala Biro administrasi kemahasiswaan selanjutnya dikembalikan ke sekretaris PR III untuk dibuatkan surat ijinnya. 4.9 Surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di Luar UB sebelum ditanda tangani oleh PR 3 harus mendapatkan paraf dari staf ahli PR III yang sesuai dengan bidang kegiatan Pembantu Rektor III menandantangani surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar universitas brawijaya 4.11 menyampaikan Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan di Luar Universitas Brawijaya kepada mahasiswa Page 2 of 5

4 5. Bagan Alir Bagan Alir Ijin Pelaksanaan Kegiatan di Luar Universitas Brawijaya Mulai Menerima Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan di Luar UB Pembantu Rektor III mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Mendistribusikan hasil disposisi dari PR III ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi Sekretaris KaBiro melakukan pengklasifikasian perijinan kegiatan kedalam bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa Ka Biro Administrasi mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UB dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai Kabag Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya Ka Biro Administrasi Merekomendasikan pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan Sekretaris KaBiro Meneruskan rekomendasi pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan kepada Staf Ahli PR III sesuai bidang Perijinan Membuat draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya Memberikan paraf draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan PR III Menandatangani dan memberikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan Menyampaikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya kepada mahasiswa Selesai Page 3 of 5

5 Page 4 of 5