MANUAL PROSEDUR IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI DALAM KAMPUS UNIVERSITAS BRAWIJAYA. Revisi : 2 Tanggal :

Transkripsi

1 KEMAHASISWAAN DI DALAM KAMPUS Revisi : 2 Tanggal : Tanggal: Tanggal: Tanggal: Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:

2 1. Definisi : 1.1 Kegiatan merupakan kegiatan penalaran, minat-bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang sebagai panitia pelaksananya adalah mahasiswa atau sekelompok mahasiswa ditingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi. 1.2 Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur administrasi berupa pemberian persetujuan tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh pimpinan Universitas, Fakultas, atau program studi 1.3 Kegiatan di dalam kampus Universitas Brawijaya merupakan kegiatan kemahasiswaan yang pelaksanaannya dilaksanakan di dalam kampus Universitas Brawijaya. 1.4 Permohonan Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur kegiatan yang harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa yang akan melaksanakan seluruh kegiatan kemahasiswaan. 2. Tujuan : 2.1 Mengatur seluruh proses periiinan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan didalam kampus Universitas Brawijaya. 2.2 Mempercepat dan mengefisienkan proses perijinan kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan di dalam kampus. 2.3 Memberikan kepastian hukum tentang seluruh pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Brawijaya dan khususnya tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di dalam Universitas Brawijaya. 3. Ruang Lingkup : Mulai dari prosedur pengajuan ijin, penyusunan rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat,, jaminan keamanan dan wajib dilengkapi oleh seluruh unit kemahasiswaan/panitia yang akan menyelenggarakan kegiatan di dalam kampus Universitas Brawijaya. 4. Garis Besar Prosedur : 4.1 Mahasiswa mengajukan ijin pelaksanakan kegiatan di dalam kampus Universitas Brawijaya kepada PR III memalui sekretaris PR III. 4.2 Pengajuan ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di dalam kampus Universitas Brawijaya sudah harus disampaikan kepada PR III paling lambat tiga minggu sebelum dilaksanakannya kegiatan tersebut. 4.3 PR III mempelajari dan melakukan verifikasi bersama Staf Ahli PR3 sesuai dengan bidang pelaksanaan kegiatan, selanjutnya PR III memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi. 4.4 Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut beserta disposisi didistribusikan oleh ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi. Page 1 of 5

3 4.5 Kepala biro Administrasi kemahasiswaan mempelajari permohonan surat ijin kegiatan dan melakukan disposisi kepada kepala bagian kemahasiswaan yang sesuai bidangnya untuk dilakukan verivikasi. 4.6 Kepala bagian kemahasiswaan melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan meliputi : Susunan kepanitiaan, rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, pelaksanaan kegiatan, perijinan lokasi. 4.7 Hasil verifikasi dari kepala bagian kemahasiswaan disampaikan kepada kepala Biro untuk memperoleh rekomendasi pemberian ijin pelaksanaan kegiatan. 4.8 Hasil verifikasi oleh Kepala Biro administrasi kemahasiswaan selanjutnya dikembalikan ke sekretaris PR III untuk dibuatkan surat ijinnya. 4.9 Surat ijin pelaksanaan kegiatan sebelum ditanda tangani oleh PR III harus mendapatkan paraf dari staf ahli PR III yang sesuai dengan bidang kegiatan Pembantu Rektor III menandantangani surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di dalam kampus universitas brawijaya menyampaikan Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan di dalam kampus Universitas Brawijaya kepada mahasiswa. Page 2 of 5

4 5. Bagan Alir Bagan Alir Ijin Pelaksanaan Kegiatan di dalam kampus Universitas Brawijaya Mulai Menerima Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan di dalam kampus Universitas Brawijaya Pembantu Rektor III Mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Mendistribusikan hasil disposisi dari PR III ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi Ka Biro Administrasi Mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di dalam kampus UB dan melakukan disposisi kepada kepala Kepala Bagian Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan di dalam kampus Universitas Ka Biro Administrasi Merekomendasikan pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan Sekretaris KaBiro Meneruskan rekomendasi pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya kepada Staf Ahli PR III sesuai bidang Perijinan Membuat draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan Memberikan paraf draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan PR III Menandatangani dan memberikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di dalam kampus Universitas Menyampaikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di dalam kampus Universitas Brawijaya kepada mahasiswa Selesai Page 3 of 5

5 Page 4 of 5