MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG DAN ALAT FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG DAN ALAT FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI Kode Dokumen : UN21.1.SPMI.0006.SAR.005 Revisi : 0 Tanggal : 22 Juli 2015 Kepala Sub Bagian Umum Barang Milik Negara Diajukan Oleh : Dikendalikan Oleh : Moh. Hafip, S.E., M.M Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan, dan Keuangan Drs. Akhyaruddin, M.Hum Dekan Disetujui Oleh : Prof. Dr.M. Rusdi, M.Sc

2 Tujuan 1. Memberikan panduan bagi pejabat berwenang untuk memberikan ijin peminjaman ruang dan alat FKIP Universitas Jambi. 2. Memberikan panduan bagi staff Sub Bagian Umum Barang Milik Negara untuk mengetahui dan melaksanakan tugas-tugas terkait dengan peminjaman ruang dan alat di FKIP Universitas Jambi. Ruang Lingkup Berlaku untuk lingkup kerja di FKIP Universitas Jambi khususnya di Subag Umum dan Perlengkapan. Definisi 1. Dekan adalah pejabat yang diangkat melalui SK Rektor dan ditugaskan sebagai pimpinan dan penanggung jawab tertinggi di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Jambi 2. Wakil Dekan II adalah pejabat yang diangkat melalui SK Rektor dan ditugaskan sebagai Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan, dan Keuangan di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Jambi. 3. KTU yang dimaksud adalah pejabat yang diangkat melalui SK Rektor dan ditugaskan sebagai Kepala Tata Usaha di FKIP Universitas Jambi. 4. Kasubbag Umum Barang Milik Negara yang dimaksud adalah pejabat yang diangkat melalui SK Rektor dan ditugaskan sebagai Kasubbag Umum dan Perlengkapan di FKIP Universitas Jambi. 5. Staf Perlengkapan yang dimaksud adalah Staff Perlengkapan resmi FKIP Universitas Jambi yang berkedudukan sebagai PNS atau pegawai tetap berdasarkan SK Dekan atau Kontrak Perjanjian Kerja. 6. Ruang dan Alat yang dimaksud adalah semua Ruang dan Alat yang ada di FKIP Universitas Jambi. 7. Peminjaman Ruang dan Alat yang dimaksud adalah peminjaman Ruang dan Alat dengan tujuan di pergunakan di dalam atau di luar lingkungan FKIP Universitas Jambi untuk keperluan institusi/kelembagaan baik di tingkat Fakultas maupun Jurusan. Dokumen terkait 1. Surat permohonan peminjaman ruangan dan alat (UN21.1.SPMI.0006.SAR.005.1) 2. Lembar disposisi (UN21.1.SPMI.0006.SAR.005.2) Rujukan: 1. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standarisasi Nasional 2. Manual Mutu FKIP Universitas Jambi

3 Garis Besar Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 1. Dekan/Wadek II menerima surat peminjaman, memproses dan memberi rekomendasi peminjaman kepada KTU. 2. KTU menerima surat persetujuan dan disposisi dari Dekan/Wakil Dekan II dan menginstruksikan kepada Kasubbag Umum Barang Milik Negara memeriksa jadwal ruang dan ketersediaan alat dan memberi disposisi kepada Staff Perlengkapan untuk melayani peminjaman. 3. Staff Perlengkapan melaksanakan pelayanan peminjaman Ruang dan Alat 4. Ijin peminjaman akan diberikan kepada Pengusul dengan syarat: a. Ruang dan Alat tidak sedang dipergunakan oleh pengguna lain b. Memenuhi aspek kelembagaan c. Perlengkapan resmi FKIP Universitas Jambi. 5. Staff Perlengkapan mencatat penggunaan Ruang dan Alat di program aplikasi penggunaan Ruang dan Alat 6. Staff Perlengkapan meletakkan kembali Peralatan yang selesai digunakan di gudang FKIP Universitas Jambi atau tempat lain yang diatur dalam keadaan bersih.

4 BAGAN ALIR PEMINJAMAN RUANG DAN ALAT Mulai Pengguna Mengajukan surat permohonan peminjaman Ruangan/Alat Surat Peminjaman Kasubag UBMN Menerima surat peminjaman,dan memproses (10 menit) Diposisi pelaksanaan dan pencatatan Kasubbag. UBMN Mengatur dan memberi disposisi kepada staff perlengkapan untuk melayanai (5 menit) Jadual, diposisi pelaksanaan dan pencatatan Staff Subbag. UBMN Melaksanakan pelayanan pinjaman ruang dan alat (5 menit) Kegiatan terlaksanan dengan baik Selesai

5 INSTRUKSI KERJA PEMINJAMAN RUANGAN DAN ALAT FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI UN21.1.SPMI.0007.SAR.005 Revisi ke : 0 Tanggal : 22 Juli 2015 Dikaji ulang oleh : Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan, dan Keuangan Disetujui Oleh : Dekan Universitas Jambi, 2015 All Rights Riserved UNIVERSITAS JAMBI Revisi ke Tanggal 0 22 juli 2015 INSTRUKSI KERJA Peminjaman Ruangan dan Alat UN21.1.SPMI.0007.SAR.005 Disetujui oleh Prof. Dr. M. Rusdi., M.Sc

6 INSTRUKSI KERJA PEMINJAMAN RUANGAN DAN ALAT Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada Manual Prosedur Peminjaman Ruangan dan Alat (UN21.1.SPMI.0006.SAR.005) No Pihak Terkait Tindakan Alokasi Waktu 1 Dekan/Wadek II Menerima surat peminjaman, memproses dan memberi rekomendasi kepada KTU 2 KTU Menginstruksikan kepada Kasubbag Umum dan Perlengkapan memeriksa jadwal ruang dan ketersediaan alat 3 Kasubbag. UBMN Mengatur dan memberi disposisi kepada staff perlengkapan untuk melayanai 4 Staf Subbag. Melaksanakan pelayanan pinjaman ruang UBMN dan alat 10 menit 15 menit 5 menit 5 menit