01 Juni 2012 PENGESAHAN. Penanggung jawab. Unit Kerja Nama Jabatan. Drs.Sutarno,S.Sos. Kepala 01 Juni 2012

Transkripsi

1 Nomor Tanggal Terbit UN PM11 01 Juni 2012 PENGESAHAN Halaman PKM Proses 1. Penyusunan Bagian Penanggung jawab Unit Kerja Nama Jabatan Mahasiswa 2. Pemeriksaan Kantor Jaminan Mutu 3. Pengesahan Biro Administrasi Kemahasis waan Tanggal Drs.Sutarno,S.Sos. Kepala 01 Juni 2012 Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Drs. Harmawan, M.Lib. Kepala Kepala 01 Juni Juni 2012 Tanda tangan

2 Halaman 1 dari 6 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Definisi/Penjelasan Umum Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan proses pelayanan PKM Penentuan jadwal pengumpulan PKM, Sosialisasi, Proposal, Hasil Seleksi, Pengumuman Hasil Seleksi, Pemberian, Laporan Buku Pedoman Program Kreatifitas Mahasiswa (PKM) oleh Biro Administrasi Kemahasiswaan Bagian Mahasiswa Tahun Yang dimaksud dengan UPKPM adalah Unit Pengembang Kreatifitas. Mahasiswa. 2. Pelaksanaan Sosialisasi Pengembangan Kreativitas Mahasiswa (PKM) secara langsung( Road Show) kepada mahasiswa 9 fakultas yang ada di Universitas Sebelas Maret Surakarta, setelah Tim UPKPM melaksanakan konsolidasi keseluruh fakultas yang ada dan kemudian mengunggah sosialisasi PKM ke media internet ( webpkm ). 3. proposal PKM dari mahasiswa kemudian dilakukan verifikasi data PKM dan pencatatan tanggal penerimaan oleh Tim Bagian Minalwa pada lembar pantauan PKM DIPA. 4. Penyeleksian proposal PKM dilakukan oleh TIM UPKPM. 5. Pengumuman hasil seleksi dari TIM UPKPM dilaksanakan oleh Kasubbag disertai dengan pencatatan tanggal Pengumuman pada Pantauan PKM Dipa dan menyampaikan pengumuman hasil seleksi kepada Dekan. 6. Pemantauan terhadap laporan proposal PKM yang telah lolos seleksi dan telah menerima bantuan dana dari Dipa, pembuatan daftar peserta PKM penerima bantuan dana dari Dipa dan pembuatan dokumen peraihan dana dilaksanakan oleh Staff Subbag. 7. Penyerahan bantuan dana PKM dilakasanakan oleh Staff Subbag Minat yang meliputi kegiatan sebagai berikut ini: a. Membuat bukti penyerahan uang (kuitansi) bantuan dana Dipa kepada peserta PKM yang telah lolos (dibuatrangkap 2) b. Mencatat nama,nim,fakultas/jurusan dan kontak person (nomortelp./hp) peserta PKM yang menerima bantuan dana dari Dipa pada Informasi c. Menyerahkan uang bantuan dana dari Dipa kepada peserta PKM yang tertulis pada Informasi d. Menyimpan lembar pertama kuitansi sebagai bukti penyerahan uang kegiatan. e. Menyerahkan lembar kedua kepada yang menerima uang bantuan. f. Mencatat peserta PKM yang telah menerima bantuan dana dari Dipa pada Informasi Bantuan Dana.

3 Halaman 2 dari 6 Rekaman Mutu Sasaran Kinerja 8. laporan pertanggungjawaban dilaksanalakn oleh Staff subbag minat dan penalaran yang meliputi kegiatan sebagai berikut: a. Menerima Laporan Pertanggungjawaban (LaporanKegiatan dan Keuangan) yang dibuat rangkap 2, dari peserta PKM (mahasiswa) sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dalam tempo paling lambat 2 minggu setelah peserta menerima uang bantuan. b. Mencatat pada Informasi Bantuan Dana Menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban (Laporan Kegiatan dan Keuangan) yang dibuat rangkap 2, dari peserta PKM (mahasiswa) sesuai dengan ketentuan yang berlaku kepada Kasubbag. 9. Pengiriman Laporan Pertanggungjawaban ke Bagian Keuangan dialaksanakan oleh kasubbag minat dan penalaran yang meliputi kegiatan sebagai berikut: a. Menerima Laporan Pertanggungjawaban peserta PKM. b. Mencatat pada c. Mengirimkan Laporan Pertanggungjawaban ke Bagian Keuangan 1. Buku Informasi Kegiatan PKM 2. Berita Acara Kegiatan 3. Web PKM 4. Verifikasi PKM Monitoring 7. Informasi Kepuasan pelanggan (organisasi mahasiswa universita) terhadap kecepatan proses Layanan Administrasi

4 Halaman 3 dari 6 NO Deskripsi Pelaksana 1. Menentukan jadwal pengumpulan Proposal Program Kreativitas Mahasiswa dalam rapat TIM UPKPM Kasubbag 2. MelakukanSosialisasi Program Kreativitas Mahasiswa Penanggung Jawab BAK Rekaman Buku Informasi Kegiatan PKM a. ( Road Show) kepada mahasiswa 9 fakultas yang ada di Universitas Sebelas Maret Surakarta, setelah Tim Unit Pengembang Kreatifitas Mahasiswa ( Tim UPKPM ) melaksanakan konsolidasi keseluruh fakultas yang ada ( 9 fakultas ). b. Mengunggah sosialisasi PKM ke media internet ( webpkm ). 3. Menerima Proposal PKM a. Menerima, memverifikasi, dan mencatat tanggal penerimaan proposal PKM DIPA dari mahasiswa TIM UPKPM dan Bagian Minalwa Tim Bagian Minalwa BAK BAK Berita acara kegiatan Web PKM Verifikasi Proposal PKM 4. Menyeleksi Proposal PKM TIM UPKPM BAK 5. Mengumumkan hasil seleksi a. Menerima Pengumuman Hasil Seleksi dari TIM UPKPM b. Mencatat tanggal Pengumuman pada Dipa c. Menyampaikan pengumuman hasil seleksi kepada Dekan Kasubbag 6. Memantau hasil seleksi dan bantuan dana Dipa a. Melakukan Pemantauan terhadap Laporan Proposal PKM yang telah lolos Seleksi dan telah menerima dari Dipa. b. Membuat daftar peserta PKM penerima bantuan dana dari Dipa c. Membuat dokumen peraihan dana Staff Subbag monitoring Informasi

5 Halaman 4 dari 6 NO Deskripsi Pelaksana 8. Menyerahkan Bantuan dana PKM a. Membuat bukti penyerahan uang (kuitansi )bantuan dana Dipa kepada peserta PKM yang telah lolos (dibuat rangkap 2) b. Mencatat nama, NIM, fakultas/jurusan dan kontak person (nomor telp./hp) peserta PKM yang menerima bantuan dana dari Dipa pada Informasi c. Menyerahkan uang bantuan dana dari Dipa kepada peserta PKM yang tertulis pada Lemba rinformasi Bantuan Dana d. Menyimpan lembar pertama kwitansi sebagai bukti penyerahan uang kegiatan. e. Menyerahkan lembar kedua kepada yang menerima uang bantuan. f. Mencatat peserta PKM yang telah menerima bantuan dana dari Dipa pada Informasi 9. Menerima Laporan Pertanggung jawaban a. Menerima Laporan Pertanggung jawaban ( Laporan Kegiatan dan Keuangan ) yang dibuat rangkap 2, dari peserta PKM (mahasiswa) sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dalam tempo paling lambat 2 minggu setelah peserta menerima uang bantuan b. Mencatat pada Informasi c. Menyerahkan Laporan Pertanggung jawaban (Laporan Kegiatan dan Keuangan) yang dibuat rangkap2, dari peserta PKM (mahasiswa) sesuai dengan ketentuan yang berlaku kepada Kasubbag. Staff Subbag Staff Subbag Penanggung Jawab Rekaman Informasi Informasi

6 Halaman 5 dari 6 NO Deskripsi Pelaksana Penanggung Jawab 10. Mengirimkan Laporan Pertanggung jawaban ke Bagian Keuangan a. Menerima Laporan Pertanggung jawaban peserta PKM dari Staff Subbag. b. Mencatat pada Pantauan PKM c. Mengirimkan Laporan Pertanggung jawaban ke Bagian Keuangan Kasubbag Rekaman

7 Halaman 6 dari 6 Flowchart: Tim UPKPM Mahasiswa Kasubbag Minat dan Kasubid Mawa Bag Keuangan (1) Penentuan waktu pengumpulan PKM DIPA (2) Sosialisasi kepada mahasiswa 9 fakultas (3) Pendaftaran secara online oleh tim PKM (4) PKM dan memverifikasi data proposal PKM (5) Seleksi Tim UPKPM Lolos (6) Pengumuman hasil kepada mahasiswa (7) Proses pengerjaan PKM (8) Pemberian bantuan dana (9) laporan kegiatan PKM dari mahasiswa