Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 60 TAHUN 2010 TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP BAB I PENDAHULUAN A. Umum Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang efektif dan efisien adalah dengan mengimplementasikan prosedur tetap pada seluruh proses penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Pelaksanaan implementasi prosedur tetap harus secara terus menerus dipantau sehingga proses implementasinya dapat berjalan dengan baik. Pemantauan dilakukan untuk melihat sampai sejauh mana setiap pelaksana menguasai prosedur tetap yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggung jawab terhadap kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku. Tahap lanjutan dari tahap pemantauan yaitu evaluasi, yang dapat meliputi substansi prosedur tetap atau berkaitan dengan proses implementasinya. Evaluasi diperlukan karena suatu prosedur tetap tidak selamanya berlaku secara permanen, yang diakibatkan oleh perubahan lingkungan organisasi yang dapat berpengaruh pada prosedur tetap yang telah ada. Tujuan evaluasi adalah untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan prosedur tetap yang telah ditetapkan dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Masukan-masukan dalam kegiatan pemantauan akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap prosedur tetap dapat dilakukan secara tepat sesuai kebutuhan. B. Maksud dan Tujuan Maksud dari Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini adalah memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam memantau dan mengevaluasi implementasi prosedur tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

3 - 2 - Tujuan Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap yaitu agar proses dapat berjalan dengan baik untuk memastikan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit-unit kerja sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan. C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini meliputi Persiapan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap, Pengajuan Usulan Unit Kerja Yang Akan Dipantau dan Dievaluasi, Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap, dan Tindak Lanjut Hasil Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas pengaturan yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2. Evaluasi adalah proses penilaian untuk mengukur tingkat efektivitas prosedur tetap di unit kerja.

4 Evaluator adalah tim penilai yang dibentuk untuk mengukur tingkat efektifitas prosedur tetap di unit kerja. 4. Pejabat Unit Kerja adalah pejabat di lingkungan unit kerja yang prosedur tetapnya dipantau dan dievaluasi. 5. Formulir Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap adalah lembaran penilaian yang digunakan evaluator untuk mencatat hasil pelaksanaan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap di unit kerja

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP A. Persiapan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap 1. Kepala Bagian Organisasi dan (Kabag Ortala) memerintahkan Kepala Subbagian untuk menyusun Keputusan Kepala (Kepka) tentang Tim Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf yang terkait. 2. Kasubbag mengarahkan Staf Subag untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim. 3. Staf menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim kepada Kasubbag. 4. Kasubbag menyusun konsep Kepka tentang Tim dan memerintahkan Staf untuk membuat nota dinas. 5. Kabag Ortala memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep Kepka tentang Tim kepada Kepala Biro (Karo) Hukum dan Kepegawaian. 6. Karo Hukum dan Kepegawaian memproses lebih lanjut Kepka tentang Tim. 7. Kabag Ortala menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk disimpan dan digandakan, selanjutnya memerintahkan Kasubbag untuk menyusun formulir implementasi prosedur tetap. 8. Kabag Ortala, Kasubbag, Evaluator, dan Staf menyusun konsep formulir implementasi prosedur tetap. a. Kabag Ortala mengarahkan; b. Kasubbag mengorganisasikan; c. Evaluator menyusun formulir; d. Staf menyiapkan bahan. 9. Kasubbag memerintahkan Staf untuk membuat nota dinas penyampaian konsep formulir implementasi prosedur tetap. 10. Kabag Ortala memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep formulir implementasi prosedur tetap kepada Karo Hukum dan Kepegawaian.

6 Karo Hukum dan Kepegawaian memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menyetujui formulir implementasi prosedur tetap 12. Kabag Ortala menerima formulir implementasi prosedur tetap yang telah disetujui dan menyerahkan kepada Kasubbag B. Pengajuan Usulan Unit Kerja yang akan Dipantau dan Dievaluasi 1. Kasubbag mengarahkan Staf untuk menyiapkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan. 2. Staf menyiapkan dan menyerahkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan. 3. Kasubbag menyusun usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan selanjutnya memerintahkan Staf untuk membuat konsep nota dinas. 4. Kabag Ortala memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas tentang usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk disampaikan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian. 5. Karo Hukum dan Kepegawaian memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menandatangani nota dinas tentang jadwal pelaksanaan implementasi prosedur tetap. 6. Kabag Ortala menerima nota dinas tentang jadwal pelaksanaan implementasi prosedur tetap. 7. Kasubbag memerintahkan Staf untuk menggandakan nota dinas tentang jadwal pelaksanaan implementasi prosedur tetap. 8. Staf mendistribusikan nota dinas tentang jadwal pelaksanaan implementasi prosedur tetap ke unit kerja. C. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap 1. Kasubbag menghubungi evaluator untuk memastikan waktu pemantauan dan evaluasi prosedur tetap di unit kerja. 2. Kasubbag menghubungi unit kerja untuk memastikan waktu dan tempat prosedur tetap di unit kerja, selanjutnya memerintahkan staf untuk menggandakan prosedur tetap unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi.

7 Staf menyerahkan prosedur tetap unit kerja yang telah digandakan. 4. Kabag Ortala, Kasubbag, Evaluator, dan Staf mengunjungi unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk memantau dan mengevaluasi implementasi prosedur tetap di unit kerja dengan wawancara langsung. a. Kabag Ortala mengarahkan; b. Evaluator mewawancarai pejabat dan staf di lingkungan unit kerja; c. Kasubbag mengorganisasikan; d. Staf mencatat dan menyiapkan bahan. 5. Kabag Ortala, Kasubbag, Evaluator, dan Staf memberikan koreksi dan masukan pada prosedur tetap di unit kerja. 6. Evaluator mencatat hasil di formulir yang telah disiapkan. 7. Evaluator meminta pejabat unit kerja untuk menandatangani Formulir Pemantauan dan Evaluasi Implentasi Prosedur Tetap selanjutnya menyerahkan kepada Kasubbag. 8. Kasubbag memerintahkan staf untuk menggandakan formulir pemantauan dan evaluasi prosedur tetap hasil koreksi evaluator kepada unit kerja untuk diperbaiki. D. Tindak Lanjut Hasil Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap 1. Kabag Ortala berkoordinasi dengan unit kerja tentang hasil implementasi prosedur tetap. 2. Kabag Ortala menerima hasil revisi prosedur tetap dari unit kerja, selanjutnya menyerahkan Kasubbag. 3. Kasubbag menindaklanjuti hasil revisi prosedur tetap, selanjutnya memerintahkan staf untuk Menyiapkan bahan laporan hasil implementasi prosedur tetap. 4. Staf menyiapkan bahan laporan hasil implementasi prosedur tetap dan menyerahkannya kepada Kasubbag. 5. Kasubbag menyusun laporan hasil implementasi prosedur tetap. 6. Kabag Ortala menerima laporan hasil implementasi prosedur tetap.

8 - 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini dapat menjadi pedoman bagi Bagian Ortala dalam melaksanakan implementasi prosedur tetap yang akan berdampak pada efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit-unit kerja yang sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan. Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI

9 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 60 TAHUN 2010 TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

10 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENGAJUAN USULAN UNIT KERJA YANG AKAN DIPANTAU DAN DIEVALUASI LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR TINDAK LANJUT HASIL PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP LAMPIRAN 5 CONTOH FORMULIR PEMANTAUAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

11 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subag Kasubag Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Evaluator 1 Memerintahkan untuk menyusun Kepka tentang Tim Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf yang terkait 2 Mengarahkan untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim 3 Menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim 4 Menyusun konsep Kepka tentang Tim dan memerintahkan staf untuk membuat nota dinas 5 Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep Kepka tentang Tim kepada Karo Hukum dan Kepegawaian 6 Memproses lebih lanjut Kepka tentang Tim 7 Menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk disimpan dan digandakan, selanjutnya memerintahkan untuk menyusun formulir implementasi prosedur tetap 8 Menyusun konsep formulir implementasi prosedur tetap bersama dengan tim: a. Kabag. Ortala mengarahkan; b. Kasubag mengorganisasikan; c. Evaluator menyusun formulir; d. Staf menyiapkan bahan.

12 - 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subag Kasubag Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Evaluator 9 Memerintahkan Staf membuat nota dinas penyampaian konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap 10 Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap kepada Karo Hukum dan Kepegawaian 11 Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menyetujui formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap 12 Menerima formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap yang telah disetujui dan menyerahkan kepada Kasubag Norma waktu : 5 hari kerja

13 - 4 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR PENGAJUAN USULAN UNIT KERJA YANG AKAN DIPANTAU DAN DIEVALUASI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subag Kasubag Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Eselon II terkait 1 Mengarahkan untuk menyiapkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi 2 Menyiapkan dan menyerahkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan 3 Menyusun usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi selanjutnya memerintahkan Staf untuk membuat konsep nota dinas 4 Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas tentang usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk disampaikan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian 5 Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menandatangani nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi 6 Menerima nota dinas tentang jadwal pelaksanaan prosedur tetap

14 - 5 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subag Kasubag Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Eselon II terkait 7 Memerintahkan Staf untuk menggandakan nota dinas tentang jadwal pelaksanaan prosedur tetap 8 Mendistribusikan ke unit kerja terkait Norma waktu : 2 hari kerja

15 - 6 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag Kasubbag Kepala Bagian Organisasi dan Evaluator Unit Kerja terkait 1 Menghubungi evaluator untuk memastikan waktu prosedur tetap di unit kerja 2 Menghubungi unit kerja untuk memastikan waktu dan tempat pemantauan dan evaluasi prosedur tetap di unit kerja, selanjutnya memerintahkan staf untuk menggandakan prosedur tetap unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi 3 Menyerahkan prosedur tetap unit kerja yang telah digandakan 4 Mengunjungi unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk memantau dan mengevaluasi implementasi prosedur tetap di unit kerja dengan wawancara langsung a. Evaluator mewawancarai pejabat dan staf di lingkungan unit kerja b. Kabag. Ortala mengarahkan c. Kasubag. mengorganisasikan d. Staf mencatat dan menyiapkan bahan 5 Memberikan koreksi dan masukan pada prosedur tetap di unit kerja

16 - 7 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subag Kasubag Kabag Ortala Evaluator Unit Kerja terkait 6 Mencatat hasil pemantauan dan evaluasi di formulir yang telah disiapkan 7 Meminta pejabat unit kerja untuk menandatangani Formulir Pemantauan dan Evaluasi Implentasi Prosedur Tetap selanjutnya menyerahkan kepada Kasubag 8 Memerintahkan staf untuk menggandakan formulir prosedur tetap hasil koreksi evaluator kepada unit kerja untuk diperbaiki Norma waktu : 2 hari kerja

17 - 8 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR TINDAK LANJUT HASIL PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subag Kasubag Kabag Ortala Unit Kerja Terkait 1 Berkoordinasi dengan unit kerja tentang hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap 2 Menerima hasil revisi prosedur tetap dari unit kerja, selanjutnya menyerahkan Kasubag 3 Menindaklanjuti hasil revisi prosedur tetap, selanjutnya memerintahkan staf untuk Menyiapkan bahan laporan hasil implementasi prosedur tetap 4 Menyiapkan bahan laporan hasil implementasi prosedur tetap dan menyerahkannya kepada Kasubag 5 Menyusun laporan hasil implementasi prosedur tetap 6 Menerima laporan hasil implementasi prosedur tetap Norma waktu : 2 hari kerja Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI

18 - 9 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal: Juni 2010 CONTOH FORMULIR PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP I. Unit Kerja Eselon II : II. Unit Kerja Eselon III : a... b.. c.. d.. III. Jumlah Prosedur Tetap yang dimiliki : IV. Kesesuaian Prosedur Tetap dengan Tahapan Kerja: No Prosedur Kerja Tahapan Kerja Lengkap Tidak lengkap V. Tingkat Kemudahan Prosedur Tetap No Nama Prosedur Tetap Kejelasan Tahapan Kerja Keberadaan Diagram Alir Kemudahan Implementasi Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Hambatan Implementasi Catatan VI. Kepatuhan Kerja Terhadap Prosedur Tetap Judul Prosedur Tetap: No Tahapan Kerja Dilaksanakan Kesesuaian dengan tindakan Kompetensi Pelaksana Ketepatan Waktu Penyelesaian ya tidak ya tidak ya Tidak Ya tidak Dokumen/ Bukti Kerja Catatan VII. Apakah prosedur tetap sudah disosialisasikan? (sudah/belum)

19 VIII. Laporan Ketidaksesuaian Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap Tanggal Evaluasi : Evaluator : yang dievaluasi : Bidang Evaluasi : Lokasi : Uraian Ketidaksesuaian Rencana Tindakan : Paraf Evaluator Target Selesai, tanggal : Verifikasi Efektivitas Tindakan Paraf yang dievaluasi Evaluator : Tanggal: Ketua Tim Evaluator :