BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK BAGIAN PENDIDIKAN. Nomor UN DI02 Tanggal Terbit 01 Juni 2012 Revisi 00 Halaman 1/2

Transkripsi

1 Nomor UN DI02 Halaman 1/2 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (NON PROSEDUR) Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Terbit Revisi ke: Pengelolaan Pendidikan dan Penyelenggaraan Pembelajaran 311/UN27/PP/2012 Pengelolaan Pendidikan dan Penyelenggaraan Pembelajaran Jenjang Akademik S-1 316/UN27/PP/2012 Pengelolaan Pendidikan dan Penyelenggaraan Pembelajaran Pendidikan Dokter 317/UN27/PP/2012 Pedoman penyelenggaraan pendidikan program diploma Universitas Sebelas Maret 543/H27/PP/2007 Pedoman pemberian dispensasi pembayaran sumbangan penunjang pendidikan (SPP)/biaya pengembangan institusi (BPI) bagi mahasiswa UNS program S-1 reguler jalur SPMB Nasional dan PMDK 557/J27/KM/2004

2 Nomor UN DI02 Halaman 2/2 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (NON PROSEDUR) Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Terbit Revisi ke: Pengelolaan Program studi magister (S-2) dan Doktor (S-3) Universitas Sebelas Maret 778/H27/PP/2007 Pedoman perbantuan pegawai negeri sipil Universitas Sebelas Maret kepada perguruan tinggi swasta (PTS) 540/J27/PP/2003 Ekuivalen wajib mengajar penuh (EWMP) bagi dosen di lingkungan UNS 397/H27/HK/2010 Perpindahan mahasiswa program S-1 Reguler dan diploma di lingkungan Universitas Sebelas Maret W326/PT40.H/I/ 1995

3 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DI02 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (NON PROSEDUR) Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Terbit Revisi ke: Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Tentang Pemberian Beasiswa dan Bantuan Studi Lanjut Program Pascasarjana Dalam Negeri Universitas Sebelas Maret 433/UN27/KU/2011 Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Tentang Pemberian Stimulan/Insentif Karya Ilmiah Bagi Dosen Universitas Sebelas Maret 172/UN27/KU/2012 Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Tentang Pemberian Bantuan Biaya Operasional Pemrosesan Dokumen Kebernagkatan Ke Luar Negeri Bagi Staf Pengajar Universitas maret Yang Melaksanakan Tugas Belajar Dan Atau Kegiatan Akademik Di Luar Negeri 605/H27/PP/2009

4 Nomor UN DI03 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (INSTRUKSI KERJA) Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Terbit Revisi ke:

5 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DI03 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (INSTRUKSI KERJA) Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Terbit Revisi ke:

6 Nomor UN DE01 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (UNDANG-UNDANG) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab KEMDIKBUD 20 Tahun 2003 Sistem Pendidikan Nasional Bagian Pendidikan Arsiparis KEMDIKBUD 12/2012 Pendidikan Tinggi Bagian Pendidikan Arsiparis

7 Nomor UN DE02 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PEMERINTAH) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab KEMDIKBUD 19/2005 Standar Nasional Pendidikan KEMDIKBUD 17/2010 Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan KEMDIKBUD 66/2010 Perubahan Atas PP No. 17/2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Bagian Pendidikan Bagian Pendidikan Bagian Pendidikan Arsiparis Arsiparis Arsiparis

8 Nomor UN DE03 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PRESIDEN) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab KEMDIKBUD 10/1976 Pendirian Universitas Negeri Surakarta Bagian Pendidikan Arsiparis

9 Nomor UN DE04 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN MENTERI) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab KEMDIKBUD 0201/O/1995 Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sebelas Maret KEMDIKBUD 232/U/2000 Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa KEMDIKBUD 045/U/2002 Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi KEMDIKBUD 112/O/2004 Statuta Universitas Sebelas Maret Bagian Pendidikan Bagian Pendidikan Bagian Pendidikan Bagian Pendidikan Arsiparis Arsiparis Arsiparis Arsiparis

10 Nomor UN DE05 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PUSAT LAINNYA) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

11 Nomor UN DE06 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PUSAT LAINNYA) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

12 Nomor UN DE07 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PUSAT LAINNYA) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

13 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DE01 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (UNDANG-UNDANG) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Kementerian Luar Negeri 9 Tahun 1992 Undang-Undang Tentang Keimigrasian Sub Bagian Luar Negeri Arsiparis

14 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DE02 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PEMERINTAH) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Sekretariat Negara 36 Tahun 1994 Peraturan Pemerintah Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia Sub Bagian Luar Negeri Arsiparis

15 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DE03 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PRESIDEN) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

16 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DE04 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN MENTERI) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Departemen Pendidikan Nasional 48 Tahun 2009 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional Sub Bagian Dalam Negeri Arsiparis Kementerian Luar Negeri 05 Tahun Desember 2008 Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia tentang Biaya Penerbitan Paspor Diplomatik dan Paspor Dinas Republik Indonesia Sub Bagian Luar Negeri Arsiparis

17 Nomor UN DE05 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PUSAT LAINNYA) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Kementerian Luar Negeri 089/PK/V/95/01 Keputusan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Tentang Pemberian, Perubahan Isi dan Pencabutan Paspor Diplomatik, Paspor Dinas, dan Surat Perjalanan Laksana Paspor Dinas Republik Indonesia Sub Bagian Luar Negeri Arsiparis

18 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DE06 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN DAERAH PROPINSI) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

19 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN DE07 Halaman 1/1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN DAERAH KOTA/KABUPATEN) Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

20 Nomor UN RKM01 Halaman 1/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 1 Blangko bon ATK Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun - Musnah 2 blangko ijazah Almari Sriyono Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi Sampai dengan diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 3 list mutasi blangko ijazah Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali 4 surat permohonan pengadaan blannko ijazah Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 2 tahun Musnah 5 Kertas Ijazah Almari Sriyono Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi Sampai dengan diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

21 Nomor UN RKM01 Halaman 2/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 6 Berkas Permohonan Pengganti Ijazah Filling Caninet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 7 Form ceklist kelengkapan dokumen Filling Caninet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali 8 Surat Permohonan penerbitan surat keterangan pengganti ijazah Filling Caninet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali 9 Berkas Permohonan penerbitan surat keterangan pengganti ijazah Filling Caninet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali 10 Surat Pengantar dan Surat Permohonan SK Filling Caninet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun - Musnah

22 Nomor UN RKM01 Halaman 3/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 11 Draft SK Filling Caninet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 12 Koreksian Naskah Filling Caninet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 13 Disposisi Filling Caninet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 14 Surat Pengantar pengiriman Filling Caninet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali 1 tahun - Musnah 1 tahun - Musnah 15 Berkas Persyaratan Wisuda Almari Sumarni Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah

23 Nomor UN RKM01 Halaman 4/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 16 Form ceklist kelengkapan dokumen wisuda Almari Sumarni Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 17 Ijazah Almari Sriyono Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Permanen 18 Berkas Permohonan Pembetulan ijazah Filling Cabinet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali 19 Form ceklist kelengkapan dokumen pembetulan ijazah Filling Cabinet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 20 Surat Permohonan penerbitan surat keterangan pembetulan ijazah Filling Cabinet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

24 Nomor UN RKM01 Halaman 5/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 21 draft Undangan Evaluasi Pelaksanaan Wisuda Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun - Musnah 22 Laporan pelaksanaan wisuda Boks Arsip Irna Tri Wulaningsih Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun setelah diperbaharui 3 tahun Perman en 23 instrumen evaluasi pelaksanaan wisuda Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 24 Notulensi dan surat rekomendasi wisuda Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 25 Surat Tugas kepanitiaan Wisuda Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun Musnah

25 Nomor UN RKM01 Halaman 6/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 26 Daftar peserta wisuda Boks Arsip Irna Tri Wulaningsih Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Dinilai Kembali 27 ceklist kegiatan untuk panitia seksi wisuda Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 28 Daftar inventaris Blangko ijazah Filling Cabinet Sriyono Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Dinilai Kembali 29 Perencanaan kebutuhan blangko ijazah Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 30 ceklist kebutuhan spek kertas dan pengaman Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah

26 Nomor UN RKM01 Halaman 7/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 31 draft surat permohonan pengadaan blangko ijazah Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 32 surat permohonan pengadaan blannko ijazah Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 33 Surat permohonan ijin penelitian Filling Cabinet Sumarni Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 34 Surat ijin penelitian Filling Cabinet Sumarni Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 35 Data wisuda Softcopy/ Komputer Irna Tri Wulaningsih Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun 2 tahun Perman en

27 Nomor UN RKM01 Halaman 8/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 36 draft kalender akademik Filling Cabinet Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah 37 SK Kalender akademik Filling Cabinet Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 4 tahun Musnah 38 data registrasi mahasiswa Database / Komputer Tunggul Ardhi, S.Si. Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 39 template tampilan report data registrasi Softcopy / Komputer Tunggul Ardhi, S.Si. Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 40 Website data statistik Website / Komputer Tunggul Ardhi, S.Si. Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

28 Nomor UN RKM01 Halaman 9/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 41 Laporan analisa data statistik registrasi mahasiswa Filling Cabinet Tunggul Ardhi, S.Si. Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Perman en 42 data calon mahasiswa database Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 43 data tagihan Database Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 44 Surat permohonan pindah Filling Cabinet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah 45 Surat Jawab persetujuan/penolakan pindah Filling Cabinet Suwarto Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah

29 Nomor UN RKM01 Halaman 10/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 46 data mahasiswa aktif Database Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 47 Surat permohonan Dispensasi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 48 surat persetujuan dispensasi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 49 Surat permohonan pengunduran diri Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 50 surat pengunduran diri Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah

30 Nomor UN RKM01 Halaman 11/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 51 Transkrip akademik Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 52 Surat permohonan Perpanjangan masa studi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 53 surat perpanjangan masa studi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 54 Surat permohonan Ijin Selang Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Perman en 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 55 surat Ijin selang Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah

31 Nomor UN RKM01 Halaman 12/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 56 Surat permohonan Herregistrasi di luar jadwal Filling Cabinet Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah 57 Kuitansi Filling Cabinet Rosalia Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun setelah diaudit 2 tahun Dinilai Kembali 58 Form permohonan KTM Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 2 tahun Musnah 59 KTM Sementara Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 2 tahun Musnah 60 Form permohonan penggantian KTM Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 2 tahun Musnah

32 Nomor UN RKM01 Halaman 13/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 61 Proposal Borang Filling Cabinet Sugito Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 3 tahun Dinilai Kembali 62 Form website evaluasi dikti Website / Komputer Drs. Agus Priyanto Bagian pendidikan s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 63 Draft Surat Perpanjangan Prodi Filling Cabinet Irna Tri Wulaningsih 64 Surat Perpanjangan Prodi Filling Cabinet Irna Tri Wulaningsih Bagian pendidikan Bagian pendidikan 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali 1 tahun 4 tahun Perman en 65 Panduan pemilihan Dosen berprestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian Sarana pendidikan 66 Soal tes dosen berorestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian Sarana pendidikan 2 tahun 3 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

33 Nomor UN RKM01 Halaman 14/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 67 Draft SK Dosen berprestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian Sarana pendidikan 68 SK Dosen berprestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 4 tahun Musnah 1 tahun 4 tahun Perman en 69 Surat permohonan pengadaan bagian pendidikan Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun - Musnah 70 Surat pengiriman barang Filling Cabinet Sugito Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Musnah 71 Surat Permohonan ijin mengajar Filling Cabinet Samsuri, S.IP., M.Si. Sub Bagian Sarana pendidikan 2 tahun 3 tahun Musnah

34 Nomor UN RKM01 Halaman 15/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 72 Surat ijin mengajar Filling Cabinet Samsuri, S.IP., M.Si. 73 Draft buku pedoman universitas Filling Cabinet Samsuri, S.IP., M.Si. Sub Bagian Sarana pendidikan Bagian pendidikan 2 tahun 3 tahun Musnah 1 tahun 2 tahun Musnah 74 buku pedoman universitas Filling Cabinet Sugito Bagian pendidikan 1 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Perman en 75 Daftar mahasiswa dan barcode Filling Cabinet Samsuri, S.IP., M.Si. Sub Bagian Sarana pendidikan 1 tahun 2 tahun Musnah 76 KTM elektronik Filling Cabinet Samsuri, S.IP., M.Si. Sub Bagian Sarana pendidikan Selama menjadi mahasiswa - Musnah 77 Surat tugas PDPT Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Bagian pendidikan 1 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun Musnah

35 Nomor UN RKM01 Halaman 16/16 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 78 Data PDPT Softcopy / Komputer Drs. Agus Priyanto Bagian pendidikan s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali 79 laporan PDPT Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto Bagian pendidikan 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

36 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RKM01 Halaman 1/5 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 1 Lembar Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 2 Kuitansi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 3 Software monitoring data studi lanjut Software Rachmatullailli Bagian S/d diperbaharui 3 Tahun DK 4 Surat Permohonan Pencalonan Studi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian S/d Pendd selesai 2 Tahun Kecuali bermas alah 5 Surat Pencalonan Studi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian S/d Pendd selesai 2 Tahun Kecuali bermas alah 6 Surat Permohonan Pemberian Insentif Publikasi Jurnal Nasional Terakreditasi Dikti Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah

37 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RKM01 Halaman 2/5 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 7 Surat Keterangan Pemberian Insentif Publikasi Jurnal Nasional Terakreditasi Dikti Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 8 Surat Permohonan Pemberian Insentif Penulisan Draft Buku Teks Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 9 Surat Keterangan Pemberian Insentif Penulisan Draft Buku Teks Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 10 Surat Permohonan Pemberian Insentif Publikasi Online Buku Teks Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 11 Surat Keterangan Pemberian Insentif Publikasi Online Buku Teks Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 12 Surat Permohonan Pemberian Insentif Biaya Operasional Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen Dalam Rangka Dinas Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah

38 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RKM01 Halaman 3/5 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 13 Surat Keterangan Pemberian Insentif Biaya Operasional Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen Dalam Rangka Dinas Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 5 Tahun Musnah 14 Surat Permohonan Pengantar Persetujuan Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen dalam Rangka Dinas Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 2 Tahun DK 15 Surat Pengantar Persetujuan Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen dalam Rangka Dinas Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 Tahun 2 Tahun DK 16 Checklist kelengkapan dokumen permohonan pemberian beasiswa studi lanjut Rak Arsip Agus Prawoto Bagian Sampai dengan selesai studi 5 tahun Kecuali bermas alah 17 Checklist kelengkapan dokumen permohonan pemberian bantuan biaya ujian disertasi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 5 tahun Musnah 18 Checklist kelengkapan dokumen permohonan pemberian insentif penulisan draft buku teks Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 5 tahun Musnah

39 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RKM01 Halaman 4/5 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 19 Checklist kelengkapan dokumen permohonan pemberian insentif publikasi online buku teks Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 5 tahun Musnah 20 Checklist kelengkapan dokumen permohonan pemberian insentif publikasi jurnal nasional terakreditasi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 5 tahun Musnah 21 Surat pengembalian dokumen dalam keadaan tidak lengkap Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 2 tahun Musnah 22 Checklist kelengkapan dokumen pencalonan dosen mengikuti kegiatan pengembangan akademik ke luar negeri 23 Checklist kelengkapan dokumen permohonan perpanjangan waktu studi lanjut ke luar negeri 24 Checklist kelengkapan dokumen permohonan persetujuan penugasan dosen untuk studi lanjut ke luar negeri dan/ mengikuti kegiatan pengembangan akademik ke luar negeri Rak Arsip Agus Prawoto Bagian Rak Arsip Agus Prawoto Bagian Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 5 tahun Musnah 1 tahun 5 tahun Musnah 1 tahun 5 tahun Musnah

40 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RKM01 Halaman 5/5 DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU No No Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Aktif In Aktif Ket 25 Checklist kelengkapan dokumen penerbitan surat keterangan pemberian bantuan operasional keberangkatan ke luar negeri dalam rangka dinas 26 Checklist kelengkapan dokumen permohonan penyetaraan ijazah perguruan tinggi luar negeri 27 Checklist kelengkapan dokumen pencalonan dosen mengikuti studi lanjut ke luar negeri Rak Arsip Agus Prawoto Bagian Rak Arsip Agus Prawoto Bagian Rak Arsip Agus Prawoto Bagian 1 tahun 5 tahun Musnah 1 tahun 5 tahun Musnah 1 tahun 5 tahun Musnah

41 Nomor UN SM01 Halaman 1/1 SASARAN MUTU No. Misi Tujuan Sasaran Indikator Target PJ 1 Menyelenggarakan serta mengkoordinasikan administrasi akademik dan kerjasama. Menyelenggarakan administrasi pendidikan dan evaluasi K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Indeks kepuasan pelanggan 1. Maksimal 4 Hari 2. 0 % 3. Maksimal 25 Hari kerja setelah akhir registrasi Kabag. Pendidikan Menyelenggarakan administrasi registrasi dan statistik K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Indeks kepuasan pelanggan 1. Maksimal 4 Hari % Kabag. Pendidikan Meyelenggarakan administrasi sarana dan prasarana pendidikan K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Indeks kepuasan pelanggan 1. Maksimal 1 hari 2. Maksimal 21 Hari kerja % 4. Maksimal 3 Bulan Kabag. Pendidikan

42 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN SM01 Halaman 1/1 SASARAN MUTU No. Misi Tujuan Sasaran Indikator Target PJ 1 Menyelenggar akan serta mengkoordina sikan administrasi akademik dan kerjasama. Meyelenggarakan administrasi studi lanjut Menyelenggarakan administrasi insentif/reward karya ilmiah Menyelenggarakan administrasi keberangkatan dosen/staf administrasi ke luar negeri dalam rangka dinas K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS 1. Perencanaan studi lanjut dosen setiap tahun 2. Penerbitan Surat Pencalonan Studi Lanjut Dosen di Dalam Negeri 3. Penerbitan surat keterangan pemberian beasiswa dosen studi lanjut 4. Data monitoring studi lanjut dosen Penerbitan surat keterangan pemberian insentif publikasi karya ilmiah Penerbitan surat-surat pengantar untuk pengurusan syarat administrasi pencalonan, ijin, maupun persetujuan keberangkatan ke luar negeri 1. Data perencanaan studi dosen setiap akhir tahun 2. Maksimum 3 hari waktu terkendali 3. Maksimum 3 hari waktu terkendali 4. Laporan statistik studi lanjut dosen setiap akhir semester Maksimum 3 hari waktu terkendali Maksimum 3 hari waktu terkendali Kabag Kabag Kabag

43 Nomor UN RMM01 Halaman 1/2 RENCANA MANAJEMEN MUTU No. Sasaran Indikator Target Program/Strategi Dokumen Rekaman Metode Pengukuran PJ 1 K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS 1. Ketidakhadiran Wisudawan 2. Surat Ijin Penelitian 3. Kehilangan Blangko Ijazah 4. Kelengkapan Data PDPT 1. Maksimal 4 Hari 2. 0 % 3. Maksimal 25 Hari kerja setelah akhir registrasi 1. Memperbaiki sistem pendaftaran wisuda online dan sistem sosialisasi pelaksanaan wisuda 2. Pembuatan software input dan cetak surat ijin penelitian 1. Pengumuman Penerimaan 2. SK Tarif Surat Serah Terima mahasiswa 1. Log Book peserta wisuda 2. Keluarnya Surat Ijin Penelitian 3. Log Book Blangko Ijazah 4. Report PDPT 1. Daftar Hadir wisuda 2. Lama Proses pengerjaan surat 3. Penghitungan data log book 4. Kelengkapan dan Validitas Data PDPT Kabag. Pendidikan 3. Memperbaiki sistem pencetakan dan pengendalian ijazah 4. Membuat aplikasi penghubung antara beberapa sistem yang terpisah K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku 1. Temuan Audit Mutu Ekternal untuk registrasi online 1. Maksimal 4 Hari % 1. Melakukan perbaikan dan peningkatan sistem registrasi online SK Tarif 1. Data Digital registrasi dan Biodata mahasiswa 1. Waktu proses registrasi online 2. Waktu proses surat Kabag. Pendidikan

44 Nomor UN RMM01 Halaman 2/2 RENCANA MANAJEMEN MUTU No. Sasaran Indikator Target Program/Strategi Dokumen Rekaman Metode Pengukuran PJ kepentingan UNS 2. Surat Ijin Selang, Perpanjangan dan Undur Diri 3. Database Akademik Update 2. Memperbaiki sistem software dan alur data layanan surat ijin Selang, Perpanjangan dan Undur Diri 3. Membangun koneksitas dengan database keuangan dan kemahasiswaan 2. Log Book pengurusan layanan surat 3. Report data akademik mahasiswa 3. Umur data akademik K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS 1. Penerbitan KTM 2. Penerbitan Buku Pedoman Universitas 1. Maksimal 1 hari 2. Maksimal 21 Hari kerja % 4. Maksimal 3 Bulan 1. Melakukan perubahan pengambilan data foto langsung dari database 2. Melakukan integrasi data-data yang dibutuhkan di dalam pembuatan buku pedoman 1. - SK SK SK SK Data Nilai Dosen 1. KTM Sementara 2. List data pendukung buku pedoman 1. Waktu Proses KTM 2. Kelengkapan dan Validitas Data pendukung buku pedoman Kabag. Pendidikan

45 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RMM01 Halaman 1/2 RENCANA MANAJEMEN MUTU No. Sasaran Indikator Target Program/Strategi Dokumen Rekaman Metode Pengukuran PJ 1. K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Administrasi penerbitan surat pencalonan studi lanjut dosen Maksimum 3 hari 1) Pemantauan proses administrasi penerbitan pencalonan studi dosen 2) Koordinasi dengan fakultas - Rekapitulasi data dosen - Surat pengantar ke fakultas Agenda surat, Lembar, surat pencalonan studi - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag Administrasi Pemantauan proses studi lanjut dosen Laporan akhir semester Pemantauan proses studi lanjut dosen - Database perkembangan studi dosen - Laporan kemajuan studi Agenda surat, Lembar, laporan kemajuan studi dosen Idenfikasi ketersediaan laporan kemajuan studi Kabag Administrasi penerbitan surat keterangan pemberian beasiswa studi lanjut dosen Maksimum 3 hari 1) Pemantauan proses administrasi penerbitan pencalonan studi dosen 2) Koordinasi dengan fakultas Surat pencalonan studi Agenda surat, lembar, surat keterangan pemberian beasiswa studi lanjut dosen - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag

46 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RMM01 Halaman 2/2 RENCANA MANAJEMEN MUTU No. Sasaran Indikator Target Program/Strategi Dokumen Rekaman Metode Pengukuran PJ K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Pembuatan surat pemberian insentif publikasi karya ilmiah dosen Maksimum 3 hari 1) Koordinasi dengan UPT UNS Press 2) Koordinasi dengan UPT. Perpustakaan Pusat Surat keterangan pemberian insentif Agenda surat, Lembar, kuitansi pencairan insentif - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Pembuatan surat pengantar administrasi keberangkatan dosen/ mahasiswa ke luar negeri dalam rangka dinas Maksimum 3 hari 1) Pengukuran kepuasan pelanggan setiap semester 2) Tindakan perbaikan hasil pengukuran secara berkelanjutan Kelengkapan LoA Agenda surat, Lembar, surat pengantar administrasi keberangkatan ke luar negeri - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag

47 Nomor UN RM01 Halaman 1/4 RENCANA MUTU No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu 1 Data calon mahasiswa 1. Sistem Input data 2. Menggabungkan Data Tarif 3. Data Biodata Mahasiswa 4. Pembuatan NIM 2 Registrasi 1. Formulir Registrasi Online 2. Data Pembayaran 3. Database Registrasi 4. Statistik data 1. Input Data : a. Kelengkapan Data b. Kemudahan Input oleh operator 2. Menggabungkan Data Tarif : a. Menerima data tarif per prodi dan angkatan dari Keuangan b. Mengenerate data tagihan dan PIN dengan aplikasi c. Uji kebenaran data tagihan 3. Biodata Mahasiswa : a. Kelengkapan biodata b. Tersedia data foto digital c. Akurasi informasi 4. Pembuatan NIM a. Data registrasi Online 1. Formulir a. Pemutakhiran formulir b. Kejelasan kegunaan 2. Data Pembayaran a. Informasi data Kepala Bagian Pendidikan Kepala Bagian Pendidikan 1. Pengumuman Penerimaan 2. SK Tarif 3. Surat Serah Terima mahasiswa 1. Daftar Mahasiswa diterima 2. Form online biodata mahasiswa 3. Buku Tarif 1. SK Tarif 1. Form Registrasi Online 2. Report Bayar Bank 3. Report Registrasi

48 Nomor UN RM01 Halaman 2/4 RENCANA MUTU No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu 3 Pemantauan proses akademik registrasi 1. KRS Online 2. Input Jadwal 3. Input mata kuliah 4. Input Nilai 5. KHS dan Transkrip pembayaran mutakhir b. Identifikasi data c. Rekap Harian data pembayaran 3. Database registrasi a. Rekap final sesuai waktu b. Penyimpanan database c. Backup data registrasi 4. Statistik data registrasi a. Informasi data registrasi mutakhir b. Akurasi dan mudah dibaca 1. KRS Online a. Pemutakhiran b. Kelengkapan 2. Input Jadwal a. Valid b. Verifikasi hasil 3. Input mata kuliah a. Valid b. Verifikasi hasil 4. Input Nilai a. Valid b. Verifikasi hasil Kepala Bagian Pendidikan 1. - SK SK316 - SK317 - SK Data Nilai Dosen 1. Form KRS Online 2. Form Input Jadwal 3. Form Input MK 4. Form Nilai Dosen 5. Form KHS dan Transkrip Online

49 Nomor UN RM01 Halaman 3/4 RENCANA MUTU No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu 4 Wisuda 1. Pendaftaran Online 2. Panitia 3. Sarana Prasarana 4. Formulir 5. Lokasi 6. Informasi 7. Blangko Ijazah 5. KHS dan Transkrip a. Valid b. Verifikasi Hasil c. Pemutakhiran 1. Pendaftaran Online a. Pemutakhiran b. Kejelasan Kegunaan 2. Panitia a. Jumlah b. Kompetensi 3. Sarana Prasarana memenuhi kecukupan a. Jumlah b. Jenis c. Spesifikasi d. Uji fungsi sebelum digunakan 4. Formulir a. Kelengkapan b. Sesuai kebutuhan pelaporan 5. Lokasi a. Kecukupan wisudawan b. Denah kemudahan bagi wisudawan 6. Informasi Kepala Bagian Pendidikan 1. Pengumuman Wisuda S1 2. Pengumuman Wisuda Diploma 1. Form Pendaftaran Wisuda Online 2. SK Kepanitiaan wisuda 3. Form kelengkapan berkas 4. blangko serah terima blangko ijazah 5. Pengumuman Wisuda

50 Nomor UN RM01 Halaman 4/4 RENCANA MUTU No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu 5 PDPT 1. Database PDPT 2. Sistem Pengolahan 3. Hasil Pengolahan a. Pemutakhiran informasi bagi wisudawan b. Akurasi informasi 7. Blangko Ijazah a. Manajemen blangko b. Bukti serah terima 1. Database PDPT a. Sah b. Lengkap c. Bukti Serah terima 2. Sistem Pengolahan a. Pemeliharaan periodik b. Verifikasi hasil pengolahan c. Uji fungsi sistem 3. Hasil Pengolahan a. Valid b. Verifikasi Manual Kepala Bagian Pendidikan 1. Laporan PDPT tiap prodi 2. Laporan PDPT Universitas 3. Form Isian prodi 4. Form Isian Dosen 5. Form Isian registrasi 6. Form verifikasi

51 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RM01 Halaman 1/4 No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan RENCANA MUTU PJ Dokumen Rekaman Mutu 1. Administrasi Perencanaan Studi Lanjut Dosen Data dosen tidak dalam status studi dari kepegawaian per fakultas Berkas lengkap dan benar Kabag - Rekapitulasi data dosen - Surat pengantar ke fakultas Rekapitulasi data dosen tidak dalam status studi, surat pengantar ke fakultas, agenda surat, lembar 2. Administrasi pencalonan studi lanjut dosen Surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas. Berkas lengkap dan benar Kabag Surat pencalonan studi Agenda surat, Lembar Disposisi, Surat Pencalonan Studi 3. Administrasi monitoring studi lanjut S3 Surat pengantar fakultas, laporan kemajuan studi Berkas lengkap dan benar Kabag Database perkembangan studi dosen Agenda surat, Lembar, Database Perkembangan Studi Dosen 4. Administrasi pemberian beasiswa studi lanjut dosen Surat pengantar fakultas, laporan kemajuan studi, fc kuitansi/tagihan biaya pendidikan, surat keterangan tidak menerima beasiswa Berkas lengkap dan benar Kabag Laporan kemajuan studi Surat pengantar fakultas, Lembar, laporan kemajuan studi, Surat Keterangan Beasiswa, kuitansi pencairan beasiswa

52 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RM01 Halaman 2/4 No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan RENCANA MUTU PJ Dokumen Rekaman Mutu 5. Administrasi pemberian insentif penulisan draft buku teks Surat pengantar fakultas, soft copi materi buku siap cetak dalam bentuk CD Berkas lengkap dan benar Kabag Surat keterangan pemberian insentif Surat pengantar fakultas, Surat keterangan pemberian insentif, lembar, kuitansi pencairan insentif 6. Administrasi pemberian insentif publikasi online buku teks Surat pengantar fakultas, soft copi materi buku dalam bentuk CD, buku teks 1 exp. Berkas lengkap dan benar Kabag Surat pengantar fakultas, Surat keterangan pemberian insentif, lembar, kuitansi pencairan insentif 7. Administrasi pemberian insentif publikasi jurnal nasional terakreditasi Surat pengantar dari fakultas, fc jurnal beserta materi yang termuat. Berkas lengkap dan benar Kabag Surat pengantar fakultas, Surat keternagan pemberian insentif, lembar, kuitansi pencairan insentif 8. Administrasi Pencalonan Dosen Mengikuti Studi Lanjut ke Luar Negeri Kelengkapan LoA terbaru, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan penyedia beasiswa/lembaga donor. Berkas lengkap dan benar Kabag Kelengkapan LoA Kelengkapan LoA terbaru, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan penyedia beasiswa/lembaga donor.

53 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RM01 Halaman 3/4 No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan RENCANA MUTU PJ Dokumen Rekaman Mutu 9. Administrasi Pencalonan Dosen Mengikuti Kegiatan Pengembangan Akademik ke Luar Negeri Undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari lembaga penyedia dana/lembaga donor. Berkas lengkap dan benar Kabag Kelengkapan LoA Undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari lembaga penyedia dana/lembaga donor. 10. Administrasi Permohonan Persetujuan Penugasan Dosen Untuk Studi Lanjut dan atau Mengikuti Kegiatan Pengembangan Akademik ke Luar Negeri LoA / undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud, surat pernyataan pembiayaan dari sponsor. Berkas lengkap dan benar Kabag LoA / undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud, surat pernyataan pembiayaan dari sponsor. 11. Administrasi Pemberian Bantuan Operasional Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen Dalam Rangka Dinas surat pengantar fakultas, salinan permohonan persetujuan keberangkatan keluar negeri Berkas lengkap dan benar Kabag surat pengantar fakultas, salinan permohonan persetujuan keberangkatan keluar negeri

54 BAGIAN KERJASAMA Nomor UN RM01 Halaman 4/4 No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan RENCANA MUTU PJ Dokumen Rekaman Mutu 12. Administrasi Permohonan Perpanjangan Waktu Studi Lanjut ke Luar Negeri Surat pengantar fakultas, surat keterangan dari supervisor ybs, laporan perkembangan studi, fc sekkab, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud,, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud. Berkas lengkap dan benar Kabag Kelengkapan LoA Surat pengantar fakultas, surat keterangan dari supervisor ybs, laporan perkembangan studi, fc sekkab, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud,, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud. 13. Administrasi Pengantar Permohonan Penyetaraan Ijazah Surat pengantar fakultas, laporan selesai studi, fc ijazah dan transkrip. Berkas lengkap dan benar Kabag Surat pengantar fakultas, laporan selesai studi, fc ijazah dan transkrip. Perguruan Tinggi Luar Negeri

55 Nomor UN PM01 Halaman 1/2 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Uraian PROSEDUR MUTU PERPANJANGAN/EVALUASI IJIN PROGRAM STUDI Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Perpanjangan/Evaluasi Ijin Program Studi Pengecekan website, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Keputusan Dikti No. 140/DIKTI/KEP/2007 Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 PDPT : pangkalan data perguruan tinggi Form website,, Surat Perpanjangan Prodi Ijin Program Studi selalu terupdate tepat waktu Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. melakukan pengecekan di website 1. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 1. Kasubbag. Sarana dan prasarana 1. Form website 2. membuat daftar prodi yang sudah habis ijin penyelenggaraan. 2. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 2. Kasubbag. Sarana dan prasarana 3. melakukan pengecekan data PDPT Apabila data benar maka bisa dicetak draft surat perpanjangan prodi, apabila data salah dilakukan pembetulan di prodi 3. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 3. Kasubbag. Sarana dan prasarana 4. Cetak draft surat perpanjangan prodi dan diajukan ke Biro untuk mendapatkan paraf 5. Biro AA melakukan pengecekan dan memparaf. Kemudian diajukan ke Rektor untuk mendapatkan tanda tangan 4. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 5. Staff Biro 4. Kasubbag. Sarana dan prasarana 5. Kasubbag. Sarana dan prasarana 4. Draft Surat Perpanjangan Prodi 5. Disposisi 6. Menerima Surat Perpanjangan Prodi yang sudah ditandatangani Rektor Mengirim ke dikti dan Prodi yang bersangkutan 6. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 6. Kasubbag. Sarana dan prasarana 6. Surat Perpanjangan Prodi

56 Nomor UN PM01 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU PERPANJANGAN/EVALUASI IJIN PROGRAM STUDI Flowchart:

57 Nomor UN PM02 Halaman 1/2 PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA ELEKTRONIK Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa Elektronik Ruang Lingkup Pengajuan form, verifikasi, data barcode dan mahasiswa, serta KTM elektronik Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan KTM elektronik : kartu tanda mahasiswa dengan dilengkapi elektronik Umum magnetik untuk penyimpan data dan bisa berfungsi sebagai atm Rekaman Mutu Form permohonan KTM, Daftar mahasiswa dan barcode, KTM elektronik, surat permohonan barcode Sasaran Kinerja Penyelesaian KTM cepat Uraian Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. Mahasiswa mengisi form data dan menandatangani serta menyerahkan foto berwarna 4X6 sejumlah 2 buah Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Form permohonan KTM 2. Bagian Pendidikan membuat surat permohonan pembuatan barcode dlengkapi form data ke Puskom Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana surat permohonan barcode 3. UPT Puskom membuat barcode Dan mengirim kembali ke Bagian Pendidikan Staff UPT Puskom Kasubbag. Sarana dan prasarana Daftar mahasiswa dan barcode 4. Menerima data mahasiswa dan barcode dari Puskom dan Mengirimkan data mahasiswa dan Barcode ke Bank Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Daftar mahasiswa dan barcode 5. Menerima KTM elektronik dari bank, Melakukan pengecekan jumlah dan kondisi KTM dan mendistribusikan KTM ke mahasiswa melalui fakultas masing-masing Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana KTM elektronik

58 Nomor UN PM02 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA ELEKTRONIK Flowchart: Pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa Elektronik Mahasiswa Subbag Sarana & Prasarana UPT Puskom Bank Fakultas Mengisi form data dan tanda tangan 1 membuat surat permohonan pembuatan Barcode dan dilampiri form data 2 Pembuatan Barcode Pembuatan KTM Elektronik 2 3 Mengirimkan data mahasiswa dan barcode ke bank 2 Cek Jumlah dan data salah benar Di distribusikan ke fakultas 3

59 Nomor UN PM03 Halaman 1/2 PROSEDUR MUTU PEMBUATAN BUKU PEDOMAN UNIVERSITAS Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pembuatan Buku Pedoman Universitas Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Surat Tugas team, Draft buku pedoman, Buku pedoman universitas Sasaran Kinerja Buku pedoman universitas yang berkualitas Uraian Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. Membuat surat tugas Penyusun buku pedoman universitas. Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Surat Tugas 2. Mengajukan surat tugas ke Kabiro AA untuk ditandatangani Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Surat Tugas 3. Melakukan tugas penyusunan buku pedoman universitas. Hasilnya di ajukan ke Kabag Pendidikan untuk di review Tim Penyusun buku pedoman universitas Kasubbag. Sarana dan prasarana Draft buku pedoman 4. Melakukan perbaikan draft sesuai dengan hasil review Tim Penyusun buku pedoman universitas Kasubbag. Sarana dan prasarana Draft buku pedoman 5. Mengirim ke percetakan Staff Subbag. Sarana dan prasarana. Kasubbag. Sarana dan prasarana Draft buku pedoman 6. Menerima film cetakan dan di cek sesuai master draft buku pedoman. Jika terdapat ketidaksesuaian dikembalikan ke percetakan Tim Penyusun buku pedoman universitas.kasubbag. Sarana dan prasarana Film cetakan buku pedoman

60 Nomor UN PM03 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU PEMBUATAN BUKU PEDOMAN UNIVERSITAS 7. Menerima buku jadi dari percetakan, melakukan pengecekan tentang isi dan jumlah. Membagikan Buku Pedoman kepada Fakultas Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana buku pedoman universitas Flowchart:

61 Nomor UN PM04 Halaman 1/2 PROSEDUR MUTU ADMINISTRASI IJIN MENJABAT/MENGAJAR DI PTS Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Administrasi Ijin Menjabat/Mengajar di PTS Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Peraturan Rektor No. 540/J27/PP/2003 Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan Umum Lampiran permohonan ijin mengajar : Struktur Jabatan/Masa kuliah,semester dan SKS Surat Rekomendasi dari Kopertis Rekaman Mutu Surat Permohonan ijin mengajar, surat ijin mengajar Sasaran Kinerja Kinerja dosen lebih terpantau Uraian Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. PTS Mengajukan permohonan kepada Rektor tentang lowongan jabatan / mengajar 1. Staff Bagian TU RT HTL 1. Bagian TU RT HTL 1. Surat Permohonan ijin mengajar 2. Rektor Melakukan kajian beban kerja dari dosen pada Prodi yang dimaksud dan klarifikasi ke Dekan yang bersangkutan 3. Dekan Melakukan identifikasi dosen dan mengirimkan rekomendasi/usulan kepada Rektor 3. Staff Fakultas 2. Pimpinan Universitas 3. Pimpinan Fakultas 2. Surat Permohonan ijin mengajar 3. Surat Permohonan ijin mengajar 4. Rektor Mengeluarkan kebijakan untuk menyetujui atau menolak tawaran yang diajukan oleh PTS dan dikan ke Biro AA 4. Pimpinan Universitas 4. Surat ijin mengajar 5. Menerima dari Biro AA dan Memproses surat persetujuan/penolakan ke PTS dan mengirimkan Surat ke PTS serta tembusannya ke instansi terkait 5. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 5. Kasubbag. Sarana dan prasarana 5. Surat ijin mengajar

62 Nomor UN PM04 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU ADMINISTRASI IJIN MENJABAT/MENGAJAR DI PTS Flowchart:

63 Nomor UN PM05 Halaman 1/2 PROSEDUR MUTU PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA DI Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pengadaan Sarana dan Prasarana di Bagian Pendidikan Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, penerimaan barang dan surat serah terima Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Surat permohonan pengadaan, Surat pengiriman pengadaan Sasaran Kinerja Terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana tepat waktu Uraian Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. Melakukan identifikasi kebutuhan sarana pendidikan dengan berkoordinasi dengan Subbag. Regsitrasi dan Subbag Evaluasi Pendidikan. 1. Staff Subbag. Saran dan prasarana 1. Kasub. Sarana dan Prasarana 1. Surat permohonan pengadaan 2. Membuat surat pengajuan ke bagian perlengkapan 3. Menerima barang dari bagian perlengkapan 4. Melakukan pengecekan tentang kesesuaian spesifikasi dengan surat pengajuan 2. Staff Subbag. Saran dan prasarana 3. Staff Subbag. Saran dan prasarana 4. Staff Subbag. Saran dan prasarana 2. Kasub. Sarana dan Prasarana 3. Kasub. Sarana dan Prasarana 4. Kasub. Sarana dan Prasarana 3. Surat pengiriman pengadaan

64 Nomor UN PM05 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA DI 1.1. Flowchart: Pengadaan Sarana dan Prasarana di Bagian Pendidikan Subbag Sarana & prasarana Bagian Perlengkapan Melakukan identifikasi kebutuhan bagian pendidikan Melakukan proses pengadaan Membuat surat pengadaan barang ke bagian perlengkapan Tidak sesuai 1 Pengecekan kesesuaian spek barang dengan permintaan sesuai Distribusi barang ke sub yang membutuhkan

65 Nomor UN PM04 Halaman 1/2 PROSEDUR MUTU ADMINISTRASI IJIN MENJABAT/MENGAJAR DI PTS Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Administrasi Ijin Menjabat/Mengajar di PTS Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Peraturan Rektor No. 540/J27/PP/2003 Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan Umum Lampiran permohonan ijin mengajar : Struktur Jabatan/Masa kuliah,semester dan SKS Surat Rekomendasi dari Kopertis Rekaman Mutu Surat Permohonan ijin mengajar, surat ijin mengajar Sasaran Kinerja Kinerja dosen lebih terpantau Uraian Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. PTS Mengajukan permohonan kepada Rektor tentang lowongan jabatan / mengajar 1. Staff Bagian TU RT HTL 1. Bagian TU RT HTL 1. Surat Permohonan ijin mengajar 2. Rektor Melakukan kajian beban kerja dari dosen pada Prodi yang dimaksud dan klarifikasi ke Dekan yang bersangkutan 3. Dekan Melakukan identifikasi dosen dan mengirimkan rekomendasi/usulan kepada Rektor 3. Staff Fakultas 2. Pimpinan Universitas 3. Pimpinan Fakultas 2. Surat Permohonan ijin mengajar 3. Surat Permohonan ijin mengajar 4. Rektor Mengeluarkan kebijakan untuk menyetujui atau menolak tawaran yang diajukan oleh PTS dan dikan ke Biro AA 4. Pimpinan Universitas 4. Surat ijin mengajar 5. Menerima dari Biro AA dan Memproses surat persetujuan/penolakan ke PTS dan mengirimkan Surat ke PTS serta tembusannya ke instansi terkait 5. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 5. Kasubbag. Sarana dan prasarana 5. Surat ijin mengajar

66 Nomor UN PM04 Halaman 2/2 PROSEDUR MUTU ADMINISTRASI IJIN MENJABAT/MENGAJAR DI PTS Flowchart:

67 Nomor UN PM07 Halaman 1/3 PROSEDUR MUTU PELAKSANAAN PEMILIHAN DOSEN BERPRESTASI Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pelaksanakan Pemilihan Dosen Berprestasi Ruang Lingkup Panduan pemilihan, tim juri, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan Umum Semua prosedur seleksi dan penilaian berdasarkan panduan pemilihan dosen berprestasi dari Dikti Rekaman Mutu Panduan pemilihan Dosen berprestasi, soal tes, SK Dosen berprestasi, data wakil dosen berprestasi fakultas, berkas pendaftaran Sasaran Kinerja Terpilihnya Dosen Berprestasi tingkat universitas Uraian Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu 1. Fakultas Mengadakan seleksi tk. Fakultas sesuai panduan buku pedoman dikti, dan mengirimkan wakil terpilih ke universitas. Team Fakultas Pimpinan Fakultas Panduan pemilihan Dosen berprestasi, daftar wakil fakultas 2. Bagian Pendidikan Melakukan pendataan dan menseleksi berkas Staff Kasub Sarana dan Prasarana Kasub Sarana dan Prasarana Panduan pemilihan Dosen berprestasi 3. Wakil fakultas melengkapi berkas apabila terjadi kekurangan Team Fakultas Pimpinan Fakultas Berkas pendaftaran 4. Tim Juri : Melakukan tes kepada calon dari fakultas untuk dipilih 1 yg terbaik mengacu pada buku pedoman dikti Team Juri Universitas Kasub Sarana dan Prasarana Soal tes, Panduan pemilihan Dosen berprestasi 5. Bag. Pendidikan Menyiapkan Draft SK dosen terpilih dan memproses penghargaan bagi para juara terpilih. Staff Kasub Sarana dan Prasarana Kasub Sarana dan Prasarana Draft SK Dosen berprestasi dan pemilihan Dosen berprestasi