Manual Prosedur PENGADAAN, PEMELIHARAAN PERALATAN DAN BARANG. Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Malang 2012

Transkripsi

1 Manual Prosedur PENGADAAN, PEMELIHARAAN PERALATAN DAN BARANG Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Malang

2 Manual Prosedur PENGADAAN, PEMELIHARAAN PERALATAN DAN BARANG Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 000XX Revisi : Tanggal : 01 Oktober 2012 Diajukan oleh : Manajer Riset dan Kerjasama Dr. drg. Nur Permatasari, M.Kes Dikendalikan oleh : Manajer Sumber Daya dan Keuangan Disetujui oleh Dr. Ir. Gatot Cipatadi. DESS : Direktur Dra. Fatchiyah, M.Kes., Ph. D 2

3 MANUAL PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN DAN BARANG LABORATORIUM BIOSAINS-UB Tujuan Memberikan panduan bagi personel Laboratorium BioSains Universitas Brawijaya untuk membuat usulan pengadaan barang baru. Ruang Lingkup Berlaku untuk lingkup kerja di Laboratorium BioSains Universitas Brawijaya sebelum diajukan ke Tim Pengadaan Barang/Jasa Universitas. Pihak yang terkait 1. Manajer Sumber Daya dan Keuangan 2. Administrasi Dokumen Pendukung Garis Besar Prosedur 1. Manajer Teknis mengidentifikasi kebutuhan peralatan dan barang. 2. Kepala Bidang mengajukan spesifikasi barang yang diminta. 3. Laboratorium BioSains Universitas Brawijaya membentuk panitia pengajuan dan penerimaan barang. 4. Usulan pengadaan barang ditandatangani oleh Direktur dan diajukan kepada Pembantu Rektor II. 5. Prosedur pengadaan barang ditingkat universitas dilaksanakan oleh Universitas berdasarkan MP pengadaan barang dari Biro Administrasi Umum (BAU). 3

4 6. Panitia Penerimaan Barang di Laboratorium BioSains Universitas Brawijaya menerima barang dari universitas. 7. Panitia Penerimaan Barang di Laboratorium BioSains Universitas Brawijaya memeriksa barang sesuai dengan spesifikasi yang diajukan. 8. Panitia Penerimaan Barang melaporkan hasil penerimaan barang kepada Manajer Teknis. 1. Bagan Alir Prosedur Kerja Pengadaan Barang Ka. Div Manajer Teknis UNIVERSITAS Mulai Mengajukan spesifikasi yang diminta Mengidentifikasi Kebutuhan Barang dan Jasa Membentuk Panitia Pengadaan dan Penerimaan barang LSIH UB Pembantu Rektor II Menerima usulan pengadaan barang Usulan Pengadaan Barang Mengirimkan barang sesuai dengan usulan pengajuan barang Mengajukan usulan pengadaan barang yang ditanda tangani Direktur Usulan Pengadaan Barang Menerima Barang dari Universitas Mengecek kesesuaian barang yang diterima dengan usulan pengajuan Melaporkan hasil penerimaan barang ke Manajer Teknis Selesai 4

5 MANUAL PROSEDUR PEMELIHARAAN BARANG LABORATORIUM BIOSAINS-UB Tujuan Memberikan acuan bagi personel Laboratorium BioSains Universitas Brawijaya untuk memelihara kondisi aset Laboratorium serta membuat usulan pengadaan barang baru. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi tatacara pemeliharaan barang di laboratorium. Pihak yang terkait 1. Manajer Sumbar Daya dan Keuangan 2. Administrasi Dokumen pendukung Prosedur a. Kepala Bidang menyusun daftar aset dan barang di laboratorium. b. Kepala Bidang melakukan pengecekan terhadap kondisi peralatan c. Kepala Bidang melaporkan kondisi peralatan ke Manajer Teknis. d. Apabila terdapat alat-alat yang harus diperbaiki atau dikalibrasi maka Manajer Teknis membuat surat permohonan servis/ kalibrasi kepada Direktur e. Direktur membuat keputusan dengan tindakan yang dianggap perlu. 5

6 6. Bagan Alir pemeliharaan barang Prosedur Pemeliharaan Barang Ka. Div Manajer Teknis Direktur Mulai Menyusun daftar aset dan barang Daftar aset dan barang Membuat surat pengajuan servis atau kalibrasi jika diperlukan Membuat keputusan atas laporan dari manajer teknis Selesai Mengecek kondisi peralatan Melaporkan kondisi peralatan 6

7 LAMPIRAN Lampiran 1. Usulan Pengadaan Barang Nomor Lampiran Perihal : nomor surat/un10.38/kode surat/tahun : 1 (satu) berkas : Usulan Pengadaan Barang LBioS UB Kepada Yth.: Rektor Gedung Kantor Pusat Lt. 7 Universitas Brawijaya Malang Dengan hormat, Dengan semakin meningkatnya volume kegiatan LBIOS UB, maka bersama ini kami mengajukan usulan pengadaan barang bagi operasional LBIOS UB (terlampir). Demikian atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Malang,... Manajer Sumber Daya dan Keuangan Dr.Ir.Gatot Ciptadi, DESS NIP Tembusan 1. Kabag. Pengadaan 2. Kabag. Keuangan 3. Arsip 7

8 Lampiran Surat No. nomor surat/un10.38/kode surat/tahun Usulan Pengadaan Barang Unit Kerja : Laboratorium Biosains Institusi : Universitas Brawijaya, Malang Sumber Dana : PNBP TA : Lampiran 2. Daftar Barang dan Pemeliharaan 8

9 9