INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP ALIH MEDIA ARSIP

Transkripsi

1 NOMOR POB 06/UA/2014 Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor 1 Oktober Oktober Desember 2014 Status Dokumen No. Distribusi Terkendali / Tidak Terkendali Hal 1 dari 10

2

3 1 Desember FRM/UA/2014 Desember 2014 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 10

4 1 Desember Tujuan Mengatur proses alih media arsip di Unit Arsip IPB untuk tercapainya tertib administrasi arsip, memudahkan temu balik arsip, efisiensi ruang simpan, dan melindungi arsip tekstual dan media baru dari kerusakan dan bencana. 2. Ruang Lingkup Pelaksanaan proses alih media arsip mulai dari seleksi arsip yang akan dialihmediakan sampai dengan penyusunan arsip, diutamakan arsip vital dan arsip statis yang ada di IPB. Bentuk-bentuk arsip yang dialihmediakan ke digital adalah a. Video analog b. Audio analog c. Tekstual d. Foto / gambar e. Kartografi f. Peta 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. (3). Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara Hal 3 dari 10

5 1 Desember langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. (4). Alih media arsip adalah proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip media baru (arsip digital). 4. Referensi (1). Undang-Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. (2). Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. (3). Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun (4). Surat Keputusan Rektor IPB nomor 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. 5. Ketentuan Umum (1). Merujuk ke UU No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Bab III Pasal 12, 13, 14, dan 16 (2). Merujuk ke UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 59 ayat 1 dan 2 (3). Merujuk ke UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 60 ayat 1, 2, 3 dan 4 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Hal 4 dari 10

6 1 Desember FLOWCHART Arsiparis/Staff Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Kepala Unit Arsip Mulai 1 Seleksi dan Penilaian Arsip berdasarkan JRA dan Klasifikasi Arsip 2 3 Membuat Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip Menandatangani Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip Buka Sistem Database arsip, proses alih media arsip 5 Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip disimpan 4 Berkas yang sudah di scan disimpan di folder/ boks penyimpanan 6 Buat tempel label boks arsip inaktif dan statis sesuai tahun dan klasifikasi arsip 7 Memeriksa Daftar Pencarian Arsip media baru dan membuat Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip 10 Memverifikasi Daftar Pencarian Arsip media baru 11 Mensahkan Daftar Pencarian Arsip Media baru dan menandatangani Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip 12 Simpan Boks arsip inaktif dan statis di lemari penyimpanan (Roll O pack) 8 Membuat Daftar Pencarian Arsip media baru 9 Daftar Pencarian Arsip media baru siap dilayankan 13 Hal 5 dari 10

7 1 Desember Penjelasan (1). Arsiparis / Pengelola Arsip menyeleksi / melakukan penilaian arsip yang memiliki nilai guna permanen, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip IPB dan Klasifikasi Arsip. (2). Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip membuat Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip. (3). Kepala Unit Arsip menandatangani Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip. (4). Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip disimpan di Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip sebagai dasar untuk melaksanakan alih media arsip tersebut. (5). Arsiparis / Pengelola Arsip yang ditugaskan berdasarkan Surat Tugas dari Kepala Unit Arsip melakukan alih media arsip berdasarkan daftar arsip yang sudah disetujui oleh Kepala Unit Arsip. (6). Sesudah dialihmediakan arsip aktif yang tekstual dimasukkan kedalam folder, dan arsip statis dan inaktif tekstual ke dalam boks arsip. (7). Buat label dan tempel di boks arsip inaktif dan statis sesuai tahun dan klasifikasi arsip. (8). Simpan boks arsip inaktif dan statis di tempat penyimpanan arsip. (9). Arsiparis/ Pengelola Arsip membuat Daftar Pencarian Arsip media baru. (10) Daftar Pencarian Arsip media baru diserahkan ke Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip untuk diperiksa, apabila ada kesalahan dikembalikan kepada arsiparis / pengelola arsip, apabila sudah sesuai maka Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip membuat Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip. Hal 6 dari 10

8 1 Desember (11) Kepala Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan memverifikasi Daftar Pencarian Arsip media baru. (12) Kepala Unit Arsip mengesahkan Daftar Pencarian Arsip media baru dan menandatangani Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip. (13) Daftar Pencarian Arsip media baru yang sudah disahkan, disimpan di ruang layanan arsip sebagai sarana pencarian arsip. 7. Daftar Dokumen Pendukung 1. Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip 2. Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip 8. Lampiran Formulir Daftar Pencarian Arsip Media Baru Hal 7 dari 10

9 1 Desember Lampiran Formulir DAFTAR PENCARIAN ARSIP MEDIA BARU No Series / Jenis Arsip Klasifikasi Tahun Jumlah Lembar FRM/UA/ Oktober 2014 Keterangan (Dinamis/Statis) 1. Personal File KP Statis Bogor, Kepala Unit Arsip, Hal 8 dari 10

10 1 Desember BERITA ACARA PERSETUJUAN Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun... yang bertanda tangan di bawah ini Nama... Jabatan... Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Berdasarkan Surat Tim Alih Media Arsip... tanggal... tentang Arsip Usul Alih Media di... dengan ini Saya menyatakan bahwa 1. Setuju untuk dilakukannya alih media arsip sesuai daftar arsip alih media 2. Proses alih media ini dilaksanakan dari media kertas, foto, audio, video, kaset, kartografi, peta, kedalam bentuk digital dilakukan dengan cara seksama dan harus sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan yang sehingga hasilnya mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan fisik asli masing-masing dokumen tersebut. 3. Daftar arsip alih media baru, merupakan satu kesatuan dan menjadi dasar dari berita acara persetujuan alih media arsip. Demikian Berita Acara Persetujuan Alih Media ini dibuat rangkap tiga dan diketahui oleh pejabat yang berwenang untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Menyetujui Kepala Unit Arsip Bogor,... Kepala Bidang, Hal 9 dari 10

11 1 Desember BERITA ACARA LEGALISASI Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun... yang bertanda tangan di bawah ini Nama... Jabatan... Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Berdasarkan Surat Tim Alih Media Arsip... tanggal... tentang Arsip Usul Alih Media di... dan berdasarkan Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip dengan ini Saya menyatakan bahwa 1. Telah dilaksanakan proses alih media arsip di... dari media kertas, foto,... kedalam bentuk digital dilakukan dengan cara seksama dan sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan yang sehingga hasilnya dapat disamakan dengan fisik asli masing-masing dokumen tersebut. 2. Proses alih media ini dilaksanakan oleh tim pelaksana alih media arsip sesuai dengan surat tugas No Daftar arsip alih media baru merupakan satu kesatuan dan menjadi dasar dari berita acara persetujuan alih media arsip ini. Demikian Berita Acara Legalisasi Alih Media ini dibuat rangkap tiga dan diketahui juga oleh pejabat yang berwenang untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Menyetujui, Kepala Unit Arsip Bogor, Kepala Bidang Hal 10 dari 10