BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN BAGIAN KEPEGAWAIAN. Nomor UN PM38 Tanggal Terbit 01 Juni 2012 Revisi 00 Halaman 1/10

Transkripsi

1 Halaman 1/10 Tujuan Ruang Lingkup Refferensi Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Prosedur ini ditetapkan dari keseluruhan aturan proses yang dibuat untuk mengusulkan SK PAK dan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen Ke Lektor Kepala dan Guru Besar Menerima, memverifikasi, menilai, mengusulkan, dan mengarsip 1. Keputusan Menkowasbangpan no. 38/KEP/MK.WASPAN/8/1999 tentang jabatan fungsional dosen dan angka kreditnya. 2. Keputusan bersama Mendikbud dan Kepala BKN no /MPK/KP/99 dan No. 181 tahun 1999 tentang Petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional dosen dan angka kreditnya. 3. Keputusan Mendiknas no. 074/U/2000 tentang Tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian angka kredit jabatan dosen perguruan tinggi. 4. Keputusan Mendiknas no.36/d/o/2001 tentang Petunjuk teknis pelaksanaan penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen. 5. Keputusan Rektor Sebelas Maret No. 465/J27/KP/2003 tentang Tata cara penyampaian pertimbangan dan atau persetujuan usul kenaikan jabatan dan atau pangkat dosen di Sebelas Maret. 6. Peraturan Rektor Sebelas Maret No. 251/H27/KP/2010 tentang Penilaian angka kredit jabatan fungsional dan pangkat dosen Sebelas Maret. 1. PAK = Penetapan Angka Kredit dosen 2. Jabatan Fungsional Dosen terdiri dari Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala dan Guru Besar 3. Tim penilai angka kredit adalah tim yang dibentuk dan ditetapkan oleh Rektor, bertugas untuk menilai prestasi kerja Dosen dalam rangka penetapan angka kredit 4. DUPAK = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit 5. Simpeg = Program sistem informasi data kepegawaian 6. Sinaga = Sistem informasi ketenagaan 7. UPAKJ = Usul Penilaian Angka Kredit Jabatan Surat usulan dekan, DUPAK, Form Reviewer, notulis senat, surat rektor Usul PAK dan terkirim dengan lengkap dan tepat waktu Uraian 1. Menerima berkas usulan Penetapan Angka Kredit dan Kenaikan jabatan fungsional dosen ke Lektor Kepala dan Guru Besar berdasarkan surat usul dari Dekan Fakultas. 2. Memasukkan data ke Buku rekapitulasi usulan dan pangkat dosen. Surat pengantar Dekan Fakultas Buku Rekapitulasi UKJP Dosen

2 Halaman 2/10 3. Memverifikasi kelengkapan berkas, tujuan usul, memberi nomor dan tanggal pada berkas 4. Mengambil berkas bidang B (karya ilmiah) dan melengkapi dengan daftar PAK bidang B, lembar data usul/berita acara senat fakultas dan validasi dari fakultas. 5. Mengirim berkas bidang B (karya ilmiah) ke Sekretariat untuk dilakukan penilaian oleh tim teknis senat. 6. Menerima hasil penilaian berkas bidang B yang sudah dikoreksi oleh tim teknis senat. 7. Mengajukan berkas UPAKJ lengkap ke rapat Tim PAK sesuai jadwal rapat. 8. Mencatat hasil rapat Pelaksana, Tim PAK 9. Menginformasikan/menya mpaikan hasil rapat PAK ke kepegawaian Fakultas terkait bagi usul yang masih ada kekurangan, revisi atau ada penolakan. 10. Mengkoordinasikan ke sekretariat senat untuk menjadwalkan sidang komisi F bagi UPAKJ yang sudah memenuhi ketentuan syarat angka kredit berdasarkan hasil rapat Tim PAK. Tim PAK Tim PAK Surat pengantar Dekan Fakultas, Buku Rekapitulasi UKJP Dosen, Cek List Buku ekspedisi Surat pernyataan dari Guru Besar penilai Lembar hasil rapat PAK Buku catatan hasil rapat, Lembar hasil rapat PAK Lembar hasil rapat PAK, Surat pengantar kepala bagian kepegawaian. -

3 Halaman 3/ Menyiapkan/menggandak an syarat berupa data usul UPAKJ dan berita acara senat fakultas untuk diajukan sebagai bahan sidang komisi F dengan agenda kenaikan jabatan akademik dosen. 12. Mengirim bahan sidang komisi F dengan agenda akademik dosen ke Sekretariat. 13. Menerima hasil sidang komisi F dari Sekretariat. 14. Membuat daftar rekapitulasi Usul secara hirarki melalui Sub. Bagian Tenaga, Kepala Bagian Kepegawaian, Biro Adm. Umum dan Keuangan selanjutnya ditanda tangani oleh Pembantu Rektor II, bagi usul yang sudah disetujui komisi F. 15. Menerima daftar rekapitulasi Usul yang sudah ditanda tangani Pembantu Rektor II. 16. Mengcopy/menggandaka n daftar rekapitulasi Usul yang sudah ditanda tangani Pembantu Rektor II 17. Mengirimkan daftar rekapitulasi Usul sebagai bahan sidang pleno senat ke sekretariat Sekretariat senat, Kepala Bagian Kepegawaian, Kepala Bagian Kepegawaian Sekretariat senat Lembar data usul UPAKJ Lembar data usul UPAKJ - - daftar rekapitulasi Usul daftar rekapitulasi Usul daftar rekapitulasi Usul

4 Halaman 4/10 senat. 18. Menerima surat hasil sidang pleno senat. bagi usul yang disetujui oleh sidang pleno senat, pemroses membuat berita acara persetujuan senat. 19. Berita acara senat diajukan ke senat untuk mendapatkan tanda tangan sekretaris senat dan ketua senat. 20. Menerima berita acara senat yang sudah bernomor dan pemroses memberi cap. 21. Mengkonsep Surat usul, persetujuan DUPAK (Daftar Usul penilaian angka kredit). 22. Meng upload usulan dosen secara on line melalui portal Simpak dikti : pak.dikti.go.id. dan mencetak resume PAK nya. 23. Mengajukan konsep Surat usul, Lembar resume PAK nya ke akademik. 24. Menerima konsep Surat usul, Lembar validasi, Lembar persetujuan DUPAK dan resume PAK nya yang telah dikoreksi oleh Sekretariat senat sekretariat senat Sekretariat senat Sekretariat senat - Surat dari sekretaris senat perihal hasil sidng pleno. Konsep surat berita acara Lembar berita acara persetujuan senat Konsep Surat usul, persetujuan DUPAK resume PAK - Konsep Surat usul, persetujuan DUPAK yg sudah di koreksi.

5 Halaman 5/10 akademik. 25. Mengajukan Lembar persetujuan DUPAK ke Ketua Tim PAK i untuk di paraf. 26. Mengajukan Surat usul, resume PAK nya ke akademik. 27. akademik mengecek dan memberi paraf Surat usul, resume PAK nya selanjutnya mendisposisikan kepada Kepala bagian kepegawaian. 28. Kepala Bagian kepegawaian memberi paraf Surat usul, Lembar resume PAK nya selanjutnya mendisposisikan kepada Kepala Biro administrasi umum dan keuangan 29. Kepala Biro administrasi umum dan keuangan memberi paraf Surat usul, resume PAK nya selanjutnya mendisposisikan kepada Pembantu Rektor II. 30. Pembantu Rektor II memberi paraf Surat usul, Kasubbag tenaga akademik Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan Pembantu Rektor II pemroses akademik Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan Pembantu Rektor II Lembar persetujuan DUPAK Surat usul, Lembar resume PAK Paraf dan disposisi Paraf dan disposisi Paraf dan disposisi Paraf dan disposisi

6 Halaman 6/10 resume PAK nya selanjutnya mendisposisikan kepada Rektor untuk di tanda tangani. 31. Rektor menandatangani Surat usul, Lembar resume PAK, selanjutnya didisposisikan secara hirarki ke Kepala bagian Kepegawaian, Kasubbag Tenaga dan pemroses untuk diproses lebih lanjut. 32. Memberikan nomor dan tanggal pada surat usul melalui bagian tata usaha, memberi Cap Rektor untuk Surat usul, resume PAK. 33. Melakukan penyusunan berkas dan bukti PAK sesuai ketentuan, (menyusun sesuai bukti PAK secara urut dan rapi sesuai daftar, menyusun berkas persyaratan dan kelengkapan administratif). 34. Membuat dan mengajukan pengantar secara kolektif melalui kasubbag tenaga kepala bagian kepegawaian. yang selanjutnya ditanda tangani oleh Kepala Biro Administrasi umum dan Keuangan. Rektor Rektor Hasil cetakan Surat usul, resume PAK yg sudah ditanda tangani Hasil cetakan Surat usul, resume PAK yg sudah ditanda tangani Rektor, sudah bernomor dan bercap. Berkas usul PAK dan dosen lengkap. Paraf dan disposisi

7 Halaman 7/ Menyusun berkas selanjutnya mengirim ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta untuk diproses usulnya. 36. Menerima SK. PAK, SK. Jabatan dosen dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta. 37. Melakukan pembaruan data PAK/Jabatan fungsional dosen pada Program SIMPEG Plus. 38. Memberikan SK Kepada Pengelola data SINAGA Kepega waian untuk dilakukan pembaharu an data dan Scanning SK. 39. Menerima kembali SK. Dan menyampaikan kepada dosen ybs. Dan Dekan terkait. 40. Memberikan kepada arsiparis untuk diarsipkan pada bendel arsip dosen Ybs Pengelola SINAGA Pelaksana pelaksana Pengelola SINAGA Ybs, Dekan terkait Surat pengantar UKJP dosen SK. PAK, SK. Jabatan dosen SIMPEG Plus SINAGA Lembar tanda terima SK. Arsiparis Arsiparis SK. PAK dan Jabatan fungsional dosen

8 Halaman 8/10 Flowchart: PROSES USUL SK. PENETAPAN ANGKA Rektor PR II Tim PAK Dosen Kabiro AUK Kabag Kepegawaian Kasubbag Tenaga Pemroses Mulai Berkas UPAKJ Dosen Menerima Berkas UPAKJ Dosen Menerima Berkas UPAKJ Dosen Menerima Berkas UPAKJ Dosen Menerima Berkas UPAKJ Dosen Menerima Berkas UPAKJ Dosen Memasukkan data dalam Buku Rekapitu lasi Pengembalian Berkas ke Fakultas dengan Pengantar Verifikasi Berkas Mengambil berkas bidang B (karya ilmiah) dan melengkapi dengan daftar PAK bidang B, lembar data usul/ berita acara senat fakultas dan validasi dari fakultas Mengirim berkas bidang B (karya ilmiah) ke Sekretariat Menilai konten karya ilmiah Menerima Hasil Penilaian dari Tim Teknis dan berkasnya tdk Penilaian oleh Tim PAK Dosen ya Mencatat hasil penilaian Tim PAK Dosen Menyiapkan/ menggandakan syarat berupa data usul UPAKJ dan berita acara senat fakultas untuk diajukan sebagai bahan sidang komisi F

9 Halaman 9/10 Flowchart: PROSES USUL SK. PENETAPAN ANGKA Rektor PR II Tim PAK Dosen Kabiro AUK Kabag Kepegawaian Kasubbag Tenaga Pemroses Mengirim bahan untuk sidang Komisi F Menerima hasil sidang komisi F dari Sekretariat Pengesaha daftar rekapitulasi/ nominasi Usul Membuat daftar rekapitulasi/ nominasi Usul kenaikan jabatan Menggandakan daftar rekapitulasi/ nominasi Usul Rapat pleno senat Mengirimkan ke Sekretariat hasil penggandaan daftar rekapitulasi/ nominasi Usul Sebagai bahan rapat pleno senat Menerima hasil rapat pleno senat Pengesahan Berita Acara Persetujuan oleh Ketua Pengesahan Berita Acara Persetujuan oleh Sekretaris Mengajukan Berita Acara Persetujuan untuk mendapatkan tanda tangan Sekretaris dan Ketua Menerima Berita Acara Persetujuan yang sudah mendapatkan tanda tangan Sekretaris dan Ketua dan nomor Mengajukan konsep Surat usul PAK, Lembar persetujuan DUPAK

10 Halaman 10/10 Flowchart: PROSES USUL SK. PENETAPAN ANGKA Rektor PR II Tim PAK Dosen Kabiro AUK Kabag Kepegawaian Kasubbag Tenaga Pemroses Menerima Surat usul PAK, Lembar validasi, Lembar persetujuan DUPAK Meng upload usulan PAK secara on line melalui portal Simpak dikti : pak.dikti. go.id Mencetak resume Pengesahaan Surat usul PAK, Lembar validasi, dan Lembar persetujuan DUPAK Mengajukan Pengesahan Surat usul PAK, Lembar persetujuan DUPAK, dan resume secara hirarkhi ke Kasubbag. Tenaga, Kabag. Kepegawaian, Kepala Biro AUK, PR II dan Rektor Memberi nomor dan cap Surat usul PAK, Lembar validasi, Lembar persetujuan DUPAK, dan resume Menyusun berkas dan bukti PAK sesuai ketentuan, (secara urut dan rapi sesuai daftar, menyusun berkas persyaratan dan kelengkapan administratif). Pengesahan Surat Pengantar Membuat Surat Pengantar Mengirim berkas UPAKJ Dosen ke Kemendikbud Menerima SK PAK, SK Jabatan dosen Selesai Keterangan : Rekaman mutu: 1. Surat usulan dekan, 2. DUPAK, 3. Form Reviewer, 4. notulis senat, 5. surat rektor