01 Juni 2012 PENGESAHAN. Penanggung jawab. Unit Kerja Nama Jabatan. Drs.Sutarno,S.Sos. Kepala 01 Juni 2012

Transkripsi

1 Tanggal Terbit UN PM03 01 Juni PENGESAHAN Halaman surat ijin kegiatan Proses 1. Penyusunan Bagian Penanggung jawab Unit Kerja Nama Jabatan Minat dan Penalaran Mahasiswa 2. Pemeriksaan Kantor Jaminan Mutu 3. Pengesahan Biro Administrasi Kemahasis waan Tanggal Drs.Sutarno,S.Sos. Kepala 01 Juni Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Drs. Harmawan, M.Lib. Kepala Kepala 01 Juni 01 Juni Tanda tangan

2 Halaman 1 dari 4 Tujuan Ruang Lingkup Referensi Definisi/Penjelasan Umum Rekaman Mutu Sasaran Kinerja Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan proses pelayanan surat ijin kegiatan Penerimaan Permohonan, Verifikasi, Pembuatan, Pengesahan Tata Administrasi Pedoman Penerbitan Oleh Biro Administrasi Kemahasiswaan Bagian Minat Dan Penalaran Mahasiswa Tahun Surat ijin kegiatan adalah surat yang dikeluarkan oleh Kepala Biro Adm. Kemahasiswaan atau PR III terkait ijin untuk kegiatan internal mahasiswa 1. Verifikasi 2. Pantauan 3. File ( dalam file komputer ) 4. Buku Kecepatan dan ketepatan waktu layanan serta kepuasan pelanggan

3 Halaman 2 dari 4 NO Deskripsi Pelaksana 1. Penerimaan Surat Permohonan a. Menerima Surat Permohonan Ijin ( Internal, Eksternal/Pendelegasian Mahasiswa dan Even ) dengan dilampiri berkas Proposal yang diajukan oleh UKM melalui bagian Tata Usaha dibuat rangkap 1 ( satu ) sesuai dengan Pedoman Penerbitan Surat Keputusan Rektor Legalitas dan Keberlanjutan Organisasi Kemahasiswaan (BEM/DEMA/UKM) Universtas Verfikasi kelengkapan dan kesesuaian 2. proposal & berkas a. Memilah Proposal Permohonan Ijin berdasarkan Jenis nya (Jenis Internal, Eksternal atau Even ). b. Memeriksa nama UKM yang mengajukan, nama dan kontak person ketua panitia, nama dan kontak person pembina, nama kegiatan, tanggal pengajuan dari UKM, tanggal diterima di subbag informasi dan fasilitas ( infas ) tanggal pelaksanaan kegiatan, tempat pelaksanaan kegiatan (di dalam Kampus UNS atau di luar Kampus UNS), daftar peserta kegiatan. c. Mencatatnya pada Pemantauan Permohonan Ijin. d. Menyerahkan kepada staff untuk dibuatkan konsep surat ijin kegiatan 3. Pembuatan surat ijin kegiatan a. Membuat konsep berdasarkan Ajuan Proposal Permohonan Ijin dari UKM. b. Mengajukan Konsep kepada. Penanggung Jawab Kabiro/ PR III Rekaman Verifikasi Pantauan File (dalam file komputer)

4 Halaman 3 dari 4 4. Pemantauan surat ijin kegiatan a. Mengajukan Konsep perijinannya kepada Pejabat Pemberi Ijin ( untuk pelaksanaan di dalam Kampus UNS, Pejabat Pemberi Ijin adalah Kabiro Adm. Kemahasiswaan, pelaksanaan di luar Kampus UNS, Pejabat Pemberi Ijin adalah Pembantu Rektor III UNS. ) b. Mencatat tanggal pengajuan perijinan kepada Pejabat Pemberi Ijin Pantauan Permohonan Ijin. c. Mencatat tanggal diterimanya kembali pengajuan pada Pantauan Permohonan Ijin. d. Menyerahkan kepada staff untuk pengesahan tata administrasi Pantauan 5. Pengesahan tata administrasi a. Mengajukan permohonan Surat dan Tanda Pengesahan atas yang telah mendapatkan Ijin dari Pejabat Pemberi Ijin kepada Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. b. Mengirimkan kepada Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. c. Menerima kembali yang telah mendapatkan Surat dan Tanda Pengesahan Surat dari Bagian Tata Usaha Universitas Sebelas Maret Surakarta. d. Menuliskan nomor surat pada buku informasi surat ijin kegiatan. / Arsiparis Bag Minat dan Penalaran Mahasiswa Buku 6. Penyerahan surat ijin kegiatan a. Menyerahkan kepada Ketua Pelaksana b. Mencatat tanggal penyerahan surat ijin kegiatan pada buku informasi surat ijin kegiatan. Buku

5 Halaman 4 dari 4 Flowchart: Kabiro Mawa/PR III Fasin Staf Subbag Fasin Mahasiswa (2) Penerimaan Permohonan (1) Permohonan surat ijin dimasukkan lewat TU (3) Persetujuan Ijin Tidak Disetujui (4) Disimpan Disetujui (5) Verifikasi kelengkapan dan kesesuaian proposal & berkas (6) Pengetikan (7) Persetujuan (8) Pengesahan Tata Administrasi (9) Penyerahan kepada Panitia