Sistem Informasi Outsourcing

Transkripsi

1 Sistem Informasi Outsourcing Disusun sebagai Tugas Akhir Triwulan I Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Disusun Oleh : TEDY SAPUTRA (P ) Program Magister Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2014

2 DAFTAR ISI PENDAHULUAN 4 Latar Belakang 4 TUJUAN 4 TINJAUAN PUSTAKA 5 Konsep Sistem 5 Sistem Informasi 5 Outsourcing 6 Pengertian Outsourcing 6 Tipe-Tipe Outsourcing 7 PEMBAHASAN 9 Sistem Informasi Outsourcing 9 Kelebihan Sistem Informasi Outsourcing 14 Kekurangan Sistem Informasi Outsourcing 15 PENUTUP 16 Kesimpulan 16 DAFTAR PUSTAKA 16 Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 2

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Elemen Sistem Informasi 6 Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 3

4 PENDAHULUAN Latar Belakang Sistem informasi merupakan suatu sarana yang sangat penting bagi suatu organisasi, khususnya bagi suatu perusahaan. Suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan suatu mekanisme yang efektif dan efisien dalam menjalankan berbagai kegiatannya, sehingga dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengakomodasi hal tersebut. Sistem informasi menjadi hal yang penting dan vital bagi organisasi yang ingin meningkatkan daya saing dengan para pesaingnya, sehingga sistem informasi yang tepat menjadi hal yang wajib dimiliki oleh setiap organisasi maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Terkait dengan kebutuhan sistem informasi yang tepat guna untuk dimiliki oleh suatu organisasi maupun perusahaan, maka proses pembangunan dan pengembangan dari sistem informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan serta tujuan dari perusahaan tersebut. Perusahaan dapat memilih untuk membangun dan mengembangkan sistem informasinya sendiri maupun bekerjasama dengan pihak lain untuk dapat membangun suatu sistem informasi untuk dapat digunakan oleh perusahaan mereka. Suatu sistem informasi dapat dibangun dan dikembangkan sendiri oleh perusahaan (insourcing) serta dapat pula dibangun dan dikembangkan dengan bantuan dari pihak lain diluar perusahaan (outsourcing). Keputusan akan kedua hal tersebut dikondisikan dengan kebutuhan perusahaan dalam menggunakan suatu sistem informasi agar sistem informasi yang diciptakan dapat berfungsi secara efisien bagi perusahaan. Selain kebutuhan, perusahaan juga harus memikirkan faktor-faktor lainnya, seperti kemampuan sumber daya manusia di perusahaan tersebut, modal (capital), tingkat teknologi dan tentunya kebutuhan akan sistem informasi dari perusahaan. Dewasa ini, pembangunan dan pengembangan suatu sistem informasi di perusahaan banyak yang menggunakan metode outsourcing. Sistem informasi outsourcing banyak digunakan oleh perusahaan, terutama bagi perusahaan yang menginginkan efisiensi biaya. Keinginan untuk melakukan efisiensi tersebut yang akhirnya membawa perusahaan menggunakan sistem informasi outsourcing. Pembangunan dan pengembangan sistem informasi dilakukan oleh pihak diluar perusahaan dan dilakukan secara outsourcing dengan sistem kontrak, yang diyakini perusahaan dapat menghemat biaya jika dibandingkan dengan membangun dan mengembangkan sistem informasi itu sendiri. TUJUAN Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk menjelaskan penerapan dari sistem informasi outsourcing serta membahas kelebihan serta kekurangan yang didapatkan perusahaan apabila menerapkan hal tersebut. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 4

5 TINJAUAN PUSTAKA Konsep Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau menyusun skema maupun tata cara melakukan sesuatu kegiatan pemrosesan untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan. Hal ini dilakukan dengan cara mengolah data, energi maupun barang (benda) di dalam jangka waktu tertentu, guna menghasilkan output berupa informasi, energi maupun barang (benda). Menurut O Brien, setiap sistem setidaknya terdiri atas 3 komponen dasar yang saling berinteraksi, yaitu : 1. Masukan (input) yang meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpukan (assembling) dari suatu elemen yang dimasukkan ke dalam sistem untuk kemudian diproses. 2. Pengolahan (processing), yaitu proses perubahan dari input menjadi suatu output. 3. Keluaran (output), hasil akhir dari masukan (input) yang telah melalui tahap processing. Sistem Informasi Menurut O Brien (2010), sistem informasi dapat berupa kombinasi yang terorganisir antara orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber daya yang terkumpul, berubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada sistem informasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik (hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur (software), jaringan komunikasi (network), dan data (data resources). Adapun sumberdaya yang merupakan komponen dari sistem informasi, yaitu : 1. Manusia, yaitu pengguna akhir dari sistem informasi dan juga para ahli seperti system analyst, programmer, operator dan lainnya yang menggunakan sistem informasi. 2. Perangkat keras (hardware), yaitu mesin dan media. Mesin dapat berupa komputer, printer, monitor dll, sedangkan media dapat berupa hardisk, floopy disk, optical disk dsb. 3. Perangkat lunak (software), yaitu segala instruksi yang digunakan untuk mengolah suatu data agar dapat menjadi output yang diinginkan. 4. Sumber daya data, berisi informasi-informasi, yaitu segala sesuatu yang akan dilakukan processing sehingga dapat menjadi hasil akhir (output). 5. Sumber daya jaringan, berisi mekanisme komunikasi antar mesin, media dan perangkat pendukung jaringan. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 5

6 Gambar 1 Elemen Sistem Informasi Pengertian Outsourcing Outsourcing Menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga (third-party partners). Dalam kaitannya dengan IT, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi IT secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing dapat dapat juga diartikan sebagai proses pemindahan tanggung jawab dari perusahaan utama kepada perusahaan lain/perusahaan partner di luar perusahaan utama. Perusahaan partner dapat berupa instansi, vendor maupun bentuk lain yang diatur dalam kesepakatan antar kedua belah pihak tersebut. Lebih lanjut, outsourcing adalah pendelegasian suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsourcing) dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Adapun hal-hal yang didelegasikan dalam outsourcing adalah suatu fungsi dan proses bisnis tertentu untuk disisipkan dalam operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan. Outsourcing mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran kinerja (Indtajit dan Djokopranoto, 2003). Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 6

7 Tipe-Tipe Outsourcing Dalam pengertian yang luas, outsourcing diartikan sebagai penyerahan atau perjanjian kontrak dari aktivitas perusahaan kepada pihak ketiga. Ada beberapa tipe dari outsourcing, antara lain contracting, outsourcing, insourcing, co-sourcing dan benefitbased relationship. Pengertian outsourcing telah dijelaskan sebelumnya, sedangkan untuk dua bentuk terakhir, yaitu co-sourcing dan benefit-based relationship adalah tipe outsourcing yang baru. Oleh karena itu masih dalam tahap percobaan dan pengembangan. Contracting Contracting merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan kepada pihak ketiga, biasanya merupakan aktivitas yang paling sederhana dari perusahaan dan merupakan bentuk kerjasama yang paling lama. Biasanya ini menyangkut kegiatan sederhana atau jenis layanan tingkat rendah, seperti pembersihan kantor, pemeliharaan rumput, dan kebun. Langkah ini bukan merupakan bagian dari strategi perusahaan, tetapi sekedar mencari cara yang praktis saja. Praktis dalam arti menghindari kesulitan dan kerumitan yang tidak perlu dan juga menghemat tenaga serta biaya. Oleh karena sifat pekerjan yang sangat sederhana, maka pemilihan pemberi jasa bukan merupakan masalah serius, sebab praktis hampir semua orang atau perusahaan dengan latihan sebentar dapat melakukan pekerjaan tersebut. Dari segi biaya, mungkin bukan bagian yang besar dari seluruh biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Insourcing Insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing, dimana perusahaan bukan menyerahkan aktivitas pada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten, namun justru mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi yang penting adalah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset yang maksimal agar biaya satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian, kompetensi utama perusahaan tidak hanya digunakan oleh perusahaan sendiri tetapi dapat digunakan perusahaan lain dengan imbalan tertentu. Hal ini sangat penting, misalnya apabila kapasitas produksi tidak digunakan secara penuh, sehingga ada kapasitas yang menganggur. Co-sourcing Co-sourcing merupakan jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, dimana hubungan perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. Contohnya seperti staff spesialis perusahaan yang diperbantukan kepada rekanan pemberi jasa karena langkanya keahlian yang diperlukan atau karena perusahaan tidak mau kehilangan staff spesialis tersebut. Melalui cara ini, keberhasilan pekerjaan seakan-akan menjadi tanggung jawab bersama, termasuk juga resiko dari ketidak berhasilan. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 7

8 Benefit-based Relationship Benefit-based relationship merupakan hubungan outsourcing dimana sejak awal kedua belah pihak telah mengadakan investasi bersama, dengan pembagian pekerjaan tertentu. Dengan demikian, kedua belah pihak betul-betul saling mendukung dan juga saling bergantung. Kedua belah pihak mendapat pembagian keuntungan berdasarkan kesepakatan yang disetujui bersama. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 8

9 PEMBAHASAN Sistem Informasi Outsourcing Sistem informasi outsourcing merupakan suatu sistem yang digunakan oleh suatu perusahaan, dimana perusahaan tersebut tidak membangun dan mengembangkan sistem informasi tersebut sendiri, melainkan dengan bantuan/jasa dari perusahaan maupun vendor pihak ketiga (third-party partners). Menurut O Brien dan Marakas (2010), terdapat 10 faktor utama mengapa perusahaan melakukan tindakan outsourcing, yaitu : 1. Mengurangi dan mengontrol biaya operasi. 2. Meningkatkan fokus perusahaan. 3. Mendapatkan akses kepada kemampuan kelas internasional. 4. Sumber daya internal yang dapat digunakan untuk tujuan lainnya. 5. Tidak terdapat sumber daya yang dibutuhkan di dalam internal perusahaan. 6. Mempercepat keuntungan perusahaan. 7. Mengatasi fungsi dari perusahaan yang sulit untuk diatur secara internal. 8. Menciptakan ketersediaan modal. 9. Membagi resiko. 10. Pemasukan secara tunai. Suatu sistem informasi merupakan komponen yang tidak dapat terpisahkan dari suatu perusahaan. Ketersediaan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi suatu perusahaan agar dapat menjalankan kegiatannya secara cepat dan efisien. Perusahaan dapat memutuskan sendiri bagaimana sistem informasi mereka dibentuk dan dikembangkan. Permasalahan yang sering muncul adalah siapa yang akan membangun dan mengembangkan sistem informasi tersebut, apakah perusahaan itu sendiri atau menyewa jasa dari pihak ketiga, seperti vendor untuk mengembangkan suatu sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Terdapat beberapa alternatif yang dapat diambil perusahaan terkait dengan pembangunan, pengembangan serta pemeliharaan sistem informasi, antara lain : 1. Perusahaan merancang dan membuat sendiri sistem informasinya serta menentukan pelaksana dari sistem informasi tersebut. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengembangkan sistem informasi sesuai dengan yang mereka inginkan/butuhkan. Pelaksanaan perancangan menjadi sangat penting karena mereka harus membuat sistem informasi yang sesuai dengan kegiatan perusahaam, sehingga sistem informasi yang dihasilkan dapat tepat sasaran dan tujuan. Pelaksana dari sistem yang dibuat pun harus jelas, apakah mereka sendiri atau menunjuk pihak lain. Konsekuensi dari pilihan ini adalah perusahaan harus menyediakan sumber daya lebih untuk pengembangan sistem informasi ini, seperti sumber daya manusia yang handal pada bidang IT dan juga biaya yang tidak sedikit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Beberapa hal yang harus diperhatikan apabila memilih alternatif ini, antara lain : Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 9

10 Ketersediaan sumber daya yang memadai. Kemampuan dalam pengembangan maupun pelaksanaan sistem informasi. Keterbatasan pelaksana sistem informasi. Masalah lain yang timbul selanjutnya akibat penggunaan sistem informasi yang tidak tepat sasaran. 2. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi kepada pihak lain. Perusahaan cukup membeli paket aplikasi yang sudah siap untuk digunakan. Paket-paket aplikasi tersebut disediakan oleh vendor maupun software developer yang telah professional dalam menciptakan suatu aplikasi di bidang tertentu. Beberapa hal yang perlu diperhatikan jika alternatif ini diambil, antara lain : Mengidentifikasi kebutuhan, perencanaan serta pemilihan sistem yang tepat sasaran. Pemilihan vendor/developer yang tepat dan telah memiliki reputasi yang baik. Menganalisis sistem yang ingin dibeli dan yang dibutuhkan. Mengevaluasi penggunaan sistem tersebut apakah sudah tepat sasaran/belum. 3. Meminta pihak lain untuk mengerjakan sistem informasi sesuai dengan yang diminta dan juga sebagai pelaksana dari sistem tersebut (outsource). Pada alternatif ini, perusahaan menyerahkan tugas pengembangan serta pelaksanaan dari sistem informasi kepada pihak ketiga. Mereka dipekerjakan secara outsourcing. Hal ini dilakukan karena perusahaan ingin lebih fokus pada core-business nya, sehingga sistem informasi yang merupakan sistem penunjang lebih baik dikerjakan oleh pihak lain secara outsourcing, daripada harus mengorbankan sumber daya mereka untuk mengerjakan hal tersebut. Dengan begitu, sumber daya yang mereka miliki dapat fokus digunakan untuk kepentingan lain yang lebih berguna bagi perusahaan, terutama di bagian corebusiness perusahaan. Beberapa faktor yang menyebabkan pentingnya pengerjaan sistem informasi secara outsourcing bagi suatu perusahaan, antara lain : Penghematan biaya perusahaan. Efisiensi sumber daya manusia di perusahaan. Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang kompeten di bidang tersebut. Kualitas sistem informasi yang kurang meyakinkan apabila dikerjakan sendiri. Perusahan dapat lebih fokus pada core-business nya tanpa memikirkan hal lainnya. 4. End User Development Pada alternatif ini, perusahaan membeli ataupun menyewa pihak ketiga untuk mengerjakan sistem informasi sesuai dengan yang mereka butuhkan. Selanjutnya sistem informasi tersebut dilaksanakan oleh mereka sendiri dan mereka pula yang melakukan pengembangan dan pemeliharaan (maintenance) dari sistem Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 10

11 informasi tersebut. Beberapa keuntungan serta hal yang harus diperhatikan apabila memilih alternatif ini adalah : Dapat menghemat biaya. Waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih singkat. Modifikasi dari sistem yang relatif lebih mudah. Dibutuhkan sumber daya yang kompeten untuk melakukan pengembangan sistem informasi. Kemampuan sumber daya untuk melakukan pemeliharaan (maintenance) pada suatu sistem informasi. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan akan sistem informasi yang berbeda-beda. Terlepas dari mampu atau tidaknya suatu perusahaan menciptakan dan mengembangkan sistem informasinya sendiri, terdapat beberapa hal lain yang membuat perusahaan kerap menggunakan sistem informasi outsourcing meskipun mereka mampu mengembangkan sistem informasinya sendiri, diantaranya : 1. Fokus kepada bisnis utama (core-business). Perusahaan melakukan outsourcing dalam pengembangan sistem informasinya agar mereka dapat lebih fokus kepada bisnis utamanya, sehingga seluruh sumber daya yang mereka miliki dapat digunakan secara maksimal untuk mendukung core-business mereka. Bagian yang bukan merupakan fokus mereka diserahkan kepada pihak lain untuk dikerjakan. Contohnya seperti pada perbankan, dimana mereka fokus pada bidang ekonomi dan keuangan, sedangkan untuk sistem informasinya seperti sistem informasi perbankan, sistem tarik tunai ATM, internet banking dan lain sebagainya diserahkan kepada pihak lain (outsource) yang lebih kompeten. 2. Mengurangi biaya operasional. Dengan menggunakan jasa pihak ketiga (outsourcing), perusahaan dapat menghemat biaya operasional dan dapat menggunakannya untuk kepentingan operasional lainnya. 3. Pemanfaatan sumber daya untuk keperluan lain. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya nya, seperti karyawan mereka untuk melakukan pekerjaan lainnya yang lebih penting bagi perusahaan. 4. Membagi resiko. Mengembangkan sistem informasi sendiri memiliki resiko yang besar apabila terjadi kegagalan pada sistem yang digunakan. Dengan menggunakan outsourcing, segala resiko dari penggunaan sistem informasi tidak sepenuhnya ditanggung oleh perusahaan, karena resiko juga diserahkan kepada vendor yang mengerjakan sistem informasi tersebut. Dengan menyerahkan resiko kepada pihak yang telah ahli, diharapkan resiko kegagalan dapat menjadi lebih kecil. 5. Biaya pengembangan sistem yang sangat tinggi. Biaya mengembangkan sistem informasi sendiri terkadang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan menggunakan jasa dari vendor. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 11

12 6. Resiko tidak kembalinya investasi. Investasi untuk IT yang tinggi menimbulkan resiko tidak kembalinya uang yang diinvestasikan tersebut sebagai akibat dari kegagalan dalam pengembangan sistem informasi yang dijalankan sendiri. 7. Ketidakpastian perusahaan dalam mendapatkan sistem informasi sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Menyerahkan tugas bukan kepada yang ahlinya dapat menyebabkan sistem informasi yang dibuat tidak sesuai dengan harapan dan kebutuhan dari perusahaan. 8. Faktor waktu. Mengembangkan sistem informasi sendiri cenderung memakan waktu yang lebih lama. 9. Proses pembelajaran dari pelaksana sistem informasi yang membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. Pelaksana dari sistem informasi membutuhkan waktu yang lama agar dapat menjadi ahli dan terampil dalam menggunakan sistem informasi tersebut. 10. Tidak terdapat jaminan loyalitas pekerja. Karyawan yang menjadi pelaksana dari sistem informasi tersebut belum pasti loyal terhadap perusahaan yang telah membuatnya menjadi terampil. Dari hal-hal yang telah disebutkan diatas, pengembangan sistem informasi secara outsourcing sangat perlu dilakukan oleh suatu perusahaan, terlebih oleh perusahaan dengan core-business yang jauh dari backround IT. Dengan bekerjasama dengan vendor yang menyediakan jasa pengembangan dan pemeliharaan (maintenance) sistem informasi, perusahaan dapat meminimalisir biaya serta resiko kegagalan dalam pengembangan sistem informasi tersebut. Pemilihan vendor yang tepat menjadi kunci penting bagi suatu perusahaan yang melakukan outsourcing, agar pelaksanaan outsourcing yang dilakukan perusahaan dapat berjalan dengan semestinya. Menurut O Brien dan Marakas (2010), terdapat 10 faktor penting keberhasilan dalam pelaksanaan outsourcing, yaitu : 1. Memahami misi dan tujuan dari perusahaan. 2. Memiliki visi dan rencana yang strategis. 3. Memilih vendor yang tepat. 4. Menjalin hubungan baik secara berkelanjutan antara perusahaan dan vendor. 5. Kontrak yang terstruktur dengan baik. 6. Komunikasi yang efektif antar individual maupun kelompok. 7. Dukungan dan keterlibatan eksekutif senior. 8. Perhatian lebih terhadap masalah pribadi. 9. Penilaian keuangan jangka pendek. 10. Penggunaan tenaga ahli dari luar. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 12

13 Dari kesepuluh faktor penting keberhasilan pelaksanaan outsourcing diatas, terdapat point dalam pemilihan vendor. Pemilihan vendor merupakan point penting dalam keberhasilan pengembangan sistem informasi secara outsourcing, seperti keahlian vendor, loyalitas, tarif yang diajukan vendor dan lain sebagainya. Dibawah ini adalah 10 faktor penting yang menentukan dalam melakukan pemilihan vendor, yaitu : 1. Komitmen terhadap kualitas. 2. Harga/tarif. 3. Referensi/reputasi. 4. Syarat dari kontrak yang fleksibel. 5. Lingkup sumber daya. 6. Kemampuan lain yang menjadi nilai tambah. 7. Kesesuaian budaya kerja. 8. Hubungan yang ada saat ini. 9. Lokasi 10. Lain-lain Dengan melihat beberapa faktor diatas, perusahaan diharapkan dapat memilih vendor untuk mengerjakan sistem informasinya secara tepat. Kemampuan vendor yang telah terpercaya dan reputasi vendor yang baik di mata perusahaan lain menjadi poin penting bagi perusahaan untuk merekrut vendor tersebut. Beberapa perusahaan dapat terus menggunakan vendor yang sama dalam jangka waktu yang lama apabila pekerjaan yang mereka lakukan memuaskan dan sesuai dengan ekspektasi dari perusahaan. Pada perusahaan, banyak bagian dari IT maupun sistem informasi yang dilakukan secara outsourcing dengan bantuan dari pihak ketiga/vendor. Bahkan, beberapa perusahaan ada yang melakukan outsourcing pada setiap bagian IT yang dijalankan di perusahaannya. Seiring dengan perkembangan zaman, banyak terdapat area IT yang digunakan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Menurut O Brien dan Marakas (2010), terdapat top 10 area IT yang dijalankan perusahaan secara outsourcing, yaitu : 1. Pemeliharaan dan perbaikan. 2. Pelatihan. 3. Pengembangan aplikasi. 4. Konsultasi dan re-engineering. 5. Mainframe data center. 6. Jasa client/server dan administrasi. 7. Administrasi jaringan (network). 8. Desktop services. 9. Dukungan end-user. 10. Seluruh area dilakukan secara outsourcing. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 13

14 Dengan melihat data tersebut, kita dapat menyimpulan bagian dari IT mana saja yang dilakukan secara outsourcing oleh banyak perusahaan. Pemilihan bagian yang dilakukan secara outsourcing merupakan keputusan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasinya. Perusahaan harus mempertimbangkan dengan baik daerah mana yang seharusnya dilakukan secara outsourcing, dan dan daerah mana yang sekiranya dapat dilakukan sendiri. Penggunaan tenaga outsourcing pada seluruh bagian IT di perusahaan belum tentu menjadi solusi terbaik bagi perusahaan tersebut, apalagi jika dari setiap bagian IT tersebut dikerjakan oleh banyak vendor yang berbeda-beda. Perusahaan justru akan mengeluarkan lebih banyak biaya untuk membayar banyak jasa vendor dan juga hasil pekerjaan dari berbagai macam vendor yang belum tentu sesuai harapan, karena perusahaan semestinya memilih beberapa vendor terbaik dari yang telah ada. Dengan strategi dan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat mengembangkan sistem informasi secara efisien dan sesuai dengan kebutuhan, serta dapat tetap fokus pada kegiatan bisnis utamanya/core-business yang mereka jalankan. Dengan demikian, perusahaan dapat terus meningkatkan daya saing dengan para kompetitornya, terlebih di bidang Information and Technology (IT) untuk kegiatan operasional mereka. Kelebihan Sistem Informasi Outsourcing Sudah banyak perusahaan menjalankan sistem informasinya dengan bantuan dari pihak ketiga/vendor. Perusahaan pun banyak mendapatkan keuntungan dari sistem outsourcing yang dilakukan. Sistem informasi yang dijalankan secara outsourcing memiliki beberapa kelebihan, antara lain : 1. Biaya yang lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. 2. Memiliki akses ke jaringan dari para ahli dan professional di bidang IT. 3. Perusahaan dapat berkonsentrasi dalam bidang yang menjadi bisnis utamanya/core business. 4. Dapat mengeksploitasi kemampuan dan skill dari perusahaan outsource dalam mengembangkan SI yang diinginkan perusahaan. 5. Mempersingkat waktu pengerjaan dari sistem informasi karena dapat memperkerjakan beberapa outsource dalam waktu yang bersamaan. 6. Fleksibel dalam menghadapi perubahan teknologi dan sistem informasi. 7. Fleksibel dalam keputusan melakukan suatu investasi. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 14

15 Kekurangan Sistem Informasi Outsourcing Selain memiliki kelebihan, sistem outsourcing yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengembangan sistem informasi banyak menemui masalah dan juga kekurangan. Kekurangan dari sistem informasi yang dijalankan dengan cara outsourcing diantaranya : 1. Kurangnya kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor. 2. Ketergantungan perusahaan terhadap perusahaan vendor/perusahaan penyedia jasa outsourcing. 3. Permasalahan moral karyawan. 4. Kurangnya pemahaman perusahaan dan sdm terhadap perkembangan teknologi dan sistem informasi, karena sistem informasinya dikembangkan oleh pihak lain di luar perusahaan. 5. Adanya jurang atau pembatas antara karyawan tetap dan karyawan kontrak/outsourcing. 6. Perubahan pada manajemen dalam perusahaan. 7. Perubahan dalam proses seleksi kerja untuk bidang tertentu. 8. Informasi-informasi penting perusahaan sewaktu-waktu dapat disalahgunakan oleh vendor yang tidak bertanggung jawab. Oleh sebab itu, pemilihan vendor yang tepat dan memiliki reputasi yang baik sangat diperlukan. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 15

16 PENUTUP Kesimpulan Sistem informasi merupakan sarana yang penting bagi perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya. Suatu perusahaan dapat membuat dan mengembangkan sistem informasinya sendiri dan juga dapat menggunakan jasa pihak ketiga/vendor untuk melakukan hal tersebut, yang disebut dengan outsourcing. Saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan sistem outsourcing dalam mengembangkan sistem informasinya. Sistem informasi yang dikerjakan dengan cara outsourcing banyak memiliki kelebihan dibandingkan dengan yang dilakukan secara sendiri, seperti penghematan biaya, efisiensi sumber daya perusahaan, dan juga menjaga fokus perusahaan terhadap corebusiness nya. Keberhasilan dari outsourcing ditentukan oleh banyak faktor, salah satunya adalah pemilihan vendor yang tepat untuk mengerjakan sistem informasi. Vendor yang tepat adalah vendor yang memiliki kemampuan dan skill yang baik, reputasi yang baik serta loyalitas dan kepercayaan yang baik terhadap perusahaan yang mempekerjakannya. Selain memiliki banyak kelebihan, sistem informasi yang dikembangkan secara outsourcing juga memiliki beberapa kekurangan dan kelemahan. Perusahaan harus menerapkan strategi yang tepat dalam menentukan fungsi mana saja yang dapat dikerjakan sendiri dan mana yang harus dilakukan secara outsourcing. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya terhadap para kompetitor dan tetap dapat mengikuti perkembangan teknologi/it dengan baik. DAFTAR PUSTAKA Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto Proses Bisnis Outsourcing. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. Mulyawan, Tyo Metode Pengembangan Sistem Informasi Perusahaan. Diakses dari : Diakses pada : 18 Maret 2014, O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2010). Introduction to Information Systems, 15th Ed, McGraw-Hill/Irwin. New York. Tugas Akhir SIM, Tedy Saputra-R51 Hal 16