Bab 2. Pembahasan. Definisi Outsourcing

Transkripsi

1 Bab1. Pendahuluan Dengan terus berkembangnya teknologi informasi maka berkembangnya pula sistem informasi itu. Saat ini sistem informasi sudah banyak digunakan oleh perusahaanperusahaan karena dengan adanya sistem informasi banyak keuntungan yang bisa mereka dapatkan, seperti kemudahan, kecepatan, dan ketepatan, juga dengan menggunakan sistem informasi diharapkan perusahaan dapat bersaing dengan pesaing yang lain. Untuk dapat bersaing dalam keunggulan kompetitif kita harus memiliki sistem informasi yang baik dan berguna bagi persahaan, sistem informasi itu sebenarnya bisa menjadi pedang bermata 2, kita bisa mendapatkan keuntungan dari sistem informasi tersebut, atau jika kita tidak tepat dalah segala perencanaan dan implementasi sistem informasi yang digunakan dapat tidak berguna. Tetapi ada solusi untuk dapat mengurangi risiko seperti itu, yaitu dengan oursourcing. Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh. Perusahaan biasanya ingin melakukan ini karena perusahaan tidak usah ikut pusing dalam penerapan sistem informasinya. Dalam outsourcing itu sendiri perusahaan hanya meminta sistem informasi apa yang perusahaan inginkan, lalu pihak ketiga itulah yang akan melakukan pengembangan sistem informasi pada perusahaan. Walaupun sebenarnya outsourcing ini membutuhkan dana yang sangat besar, tetapi perusahaan justru mendapatkan resiko yang kecil, sehingga kemungkinan adanya kegagalan sistem informasi itu tidak ada.

2 Bab 2. Pembahasan Definisi Outsourcing Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsourc. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Alasan Penggunaan Outsourcing Pada umumnya adalah penghematan biaya (cost saving), lebih fokus pada kegiatan utama (core business), pemanfaatan sumber daya (resource), waktu, dan infrastruktur yang lebih baik. Keunggulan : a. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. b. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI. c. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya. d. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. e. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.

3 f. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. g. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi, sehingga mengurangi resiko kegagalan investasi. Kelemahan : a. Permasalahan pada moral karyawan, penanganan masalah karyawan outsource lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. b. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. c. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. d. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. e. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource. f. Perubahan dalam gaya manajemen. g. Proses seleksi kerja yang berbeda. h. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal. Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing : 1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan. 2. Memiliki visi dan perencanaan strategis. 3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa. 4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa. 5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.

4 6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait. 7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen. 8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan. Jenis-jenis Outsourcing Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan mengenai jenis-jenis outsourcing. Menurut Tauban (2007) jenis-jenis outsourcing terdiri dari : Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel, hardware dan software. Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware. De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki perusahaan IT diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan outsource pada perusahaan IT miliknya. Outsourcing Sistem Informasi Pengembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari outsourcing. Terdapat berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI antara lain yang didapat dari berbagai sumber : 1. IT outsourcing adalah mensubkontrakkan sebuah fungsi IT dari suatu perusahaan pada vendor eksternal (Khsetri,2007) 2. IT outsourcing didefinisikan sebagai kontrak jangka panjang dimana satu atau lebih service provider ditugaskan untuk bertanggung jawab mengatur satu atau lebih operasi dan infrastruktur IS klien (Chang, 2007). 3. Offshore outsourcing adalah pekerjaan outsourcing pada vendor yang berlokasi di benua yang berbeda dengan klien (Rottman dan Lacity, 2007).

5 4. IT outsourcing berkembang menjadi IS outsourcing. Definisi IS outsourcing adalah pemberian tanggung jawab kepada pihak ketiga berhubungan dengan seluruh atau beberapa komponen spesifik (fisik maupun sumber daya manusia) dalam IT infrastruktur organisasi (Menachemi, Burkhardt, Shewchuk, Burke, dan Brooks, 2007) 5. Konsep BPO merupakan perkembangan dari IS outsourcing. Perbedaan antara BPO dan IS outsourcing adalah pada kasus BPO, provider melakukan kontrol pada keseluruhan baik proses bisnis, sumber daya manusia, dan teknologi (Menachemi et al., 2007). 6. Business process outsourcing (BPO) didefinisikan sebagai perluasan IT outsourcing, dimana dalam BPO pihak ketiga bertanggung jawab dalam melaksanakan beberapa proses bisnis (misal: call center) (Willcocks et al., 2006; Penter dan Graham, 2007). 7. Offshore software development dalam dunia IT sering dideskripsikan sebagai outsourcing pembuatan software dan layanan teknis kepada kontraktor atau fasilitas yang dimiliki sendiri yang berlokasi di negara dengan standar gaji lebih rendah (Thoms, 2004). Berdasarkan riset yang dilakukan oleh PPM Manajemen pada bulan Agustus 2008 terhadap 44 perusahaan, diperoleh bahwa urutan faktor keberhasilan proses outsourcing sangat dipengaruhi oleh komitmen pihak yang terlibat, detail aturan yang didefinisikan dalm kontrak kerja, kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan, update perjanjian antar pengguna dan penyedia tenaga outsource, ada atau tidaknya prosedur formal dalam proses tender (bidding) calon perusahaan outsourcing dan yang terakhir adalah faktor jangka waktu penyelenggaraan outsourcing.(

6 Gambar. Faktor Keberhasilan Proses Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 Langkah-Langkah penerapan Outsourcing Bila perusahaan melakukan keputusan untuk melaksanakan outsourcing, IT Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut : 1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan. 2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA) 3. Proses Opersional yang dikembangkan 4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran 5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface 6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian 7. Undang-undang sukses, bonus dan penalti 8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab 9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

7 Untuk dapat menerapkan outsourcing, diperlukan juga langkah-langkah lain yang harus dilakukan oleh perusahaan. Langkah-langkah ini dinyatakan perlu apabila perusahaan ingin mendapatkan perusahaan outsourcing yang baik dan tentunya menguntungkan perusahaan. Gambar. Langkah-langkah penerapan Outsourcing

8 Bab 3. Kesimpulan Keunggulan dan kelemahan outsourcing dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing dan insourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan jika dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima apabila perusahaan memilih salah satu dari dua pendekatan tersebut. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan. Sudah banyak kita lihat bahwa outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi, sehingga tidak ada salahnya apabila perusahaan ingin menggunakan pihak ke tiga dalam pengembangan sistem informasi pada perusahaan. Kita sebagai perusahaan hanya mengetahui saja perusahaan mana yang terbukti bagus dalam penerapan sistem informasi, juga dibutuhkannya persiapan yang matang untuk melakukan outsourcing ini pihak internal ataupun pihak external.

9 Daftar Pustaka Indrajit, Richardus Eko Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta IT Governance Domain Practices and Competencies, Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. Turban, E., Leidner, D., McLean, E., Wetherbe, J Information Technology for Management. John Wiley. Outsourcing-