SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMILIHAN STRATEGI OUTSOURCING YANG TEPAT TERHADAP STRATEGI BISNIS PERUSAHAAN. Dosen :

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMILIHAN STRATEGI OUTSOURCING YANG TEPAT TERHADAP STRATEGI BISNIS PERUSAHAAN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Disusun Oleh : Andi Agustiadi P E45 PROGRAM STUDI MANAJEMENDAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR FEBRUARI 2014

2 DAFTAR ISI Halaman COVER... i DAFTAR ISI... ii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penulisan... 2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen Outsourcing... 4 BAB III PEMBAHASAN Strategi Outsourcing Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing... 7 BAB IV KESIMPULAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA... 14

3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut Endah (2012) untuk menjadi market leader seorang pengusaha dan organisasi bisnis harus dapat melihat arah dari perubahan zaman yang ada. Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan pengembangan sistem informasi. Globalisasi menuntut perusahaan untuk bisa lebih kompetitif dalam segala hal. Persaingan bisnis terutama dalam hal strategi bersaing yang tepat tentunya menjadi salah satu kunci keberhasilan suatu bisnis agar tetap eksis. Outsourcing merupakan salah satu strategi yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan. Outsourcing merupakan bentuk dari pengambilan ketenagakerjaan yang ada saat ini. Tujuan dari suatu perusahaan menggambil bentuk dari pengambilan resource ini adalah agar perusahaan tersebut dapat lebih fokus dalam pencapaian bisnis intinya atau core businessnya. Hampir semua perusahaan menengah ke atas melakukan atau sedang mempertimbangkan melakukan IT Outsourcing dengan melimpahkan urusan TI kepada perusahaan spesialis TI (vendor). Perusahaan ingin lebih banyak berhemat dengan melakukan outsourcing untuk pengembangan software dan memanajemen sistem informasi yang ada dalam perusahaan. Praktek outsourcing yang tepat bagi suatu perusahaan banyak diidamkan oleh suatu perusahaan sebagai langkah dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu memaksimumkan profit dengan melakukan suatu keputusan yang efektif dan efisien. Keputusan managerial yang dilakukan untuk melakukan proses outsourcing atau tidak menjadi salah satu penentu keberhasilan suatu perusahaan terhadap goal yang hendak dicapai. Paper ini berisi informasi mengenai outsourcing yang berperan dalam penentu keberhasilan program perusahaan dan kelebihan kekurangan yang terdapat dalam praktek outsourcing.

4 1.2 Rumusan Masalah Pemilihan strategi outsourcing yang tepat merupakan bagian dari sistem informasi diharapkan bisa menjadi faktor sukses sebuah entitas bisnis. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, perumusan masalah penulisan ini adalah sebagai berikut : 1. Mengetahui sistem informasi manajemen dalam perusahaan? 2. Mengidentifikasi dan strategi yang tepat dalam pemilihan outsourcing yang berperan dalam penentuan keberhasilan perusahaan? 3. Mengidentifikasi faktor-faktor kelebihan dan kekurangan penerapan sistem outsourcing dalam perusahaan? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk pemilihan strategi outsourcing yang tepat terhadap strategi bisnis perusahaan.

5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen Menurut O Brien & Marakas (2009) sistem informasi merupakan tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya. Tatanan tersebut meliputi pengumpulan data dan pengolahan yang memudahkan untuk digunakan meliputi manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Menurut O Brien & Marakas (2009) sistem informasi manajemen memiliki pengertian sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena sistem informasi manajemen digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang berhubungan dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Gambar 1. Komponen sistem informasi

6 Tujuan dari sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut: 1) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. 2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. 3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan (O Brien & Marakas 2009). Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa user perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Gambar 2. Information System Support 2.2 Outsourcing Menurut Beaumont & Sohal (2010) outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi. Outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar. Dengan kata lain, outsourcing adalah upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negeri dalam rangka memotong biaya. Terdapat tiga komponen dari outsourcing yaitu: IT, Komunikasi, dan Struktur Organisasi. IT merupakan perkembangan dari teknologi informasi. Komunikasi merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin. Struktur organisasi merupakan gambaran organisasi suatu perusahaan terkait tugas dan tanggung jawab.

7 Outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing atau alih daya juga bisa diartikan sebagai proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk misalnya vendor, koperasi, instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Definisi tersebut jika dihubungan dalam dunia Information Technology dapat disimpulkan bahwa IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external. IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting.

8 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Strategi Outsourcing Menurut Millar (1994) terdapat empat tipe dasar pengaturan outsourcing yaitu General Outsourcing,Transitional Outsourcing, Busines Process Outsourcing, Busines Benefit Contracting. Empat hal tersebut merupakan pembagian outsourcing secara umum. Pemindahan tanggung jawab pada outsourcing bisa dalam bentuk ketenaga kerjaan yang mendukung proses kerja atau semua lini kerja dialihkan sebagai unit outsourcing. General outsourcing terdiri dari tiga alternatif yaitu : Selective outsourcing, dimana satu area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga misalnya operasional pusat basis data. Value added outsourcing, dimana beberapa area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada team SI internal sehingga dapat meningkatkan efektifitas. Cooperative outsourcing, dimana beberapa aktifitas SI yang dipilih dilakukan oleh pihak ketiga dan team SI internal secara bersama-sama. Transitional Outsourcing merupakan tipe outsourcing yang melibatkan migrasi dari suatu platform ke platform lainnya. Hal tersebut terdiri dari tiga fase yaitu Manajemen dari sistem lama, transisi ke teknologi baru, manajemen dari sistem baru. Sedangkan business process outsourcing merupakan suatu hubungan outsourcing dimana pihak ketiga bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi bisnis perusahaan. Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan perusahaan asuransi), transportasi dan perusahaan logistik. Business Benefit Contracting merupakan tipe outsourcing yang mengacu pada kontrak perjanjian yang menyebutkan bahwa pihak ketiga berkontribusi dalam memberikan benefit bagi perusahaan dan dibayar berdasarkan benefit yang diberikan. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan antara benefit yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan dan bersama-sama menanggung resikonya. Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan

9 mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan di hadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, yang dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak di tangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan. Dibutuhkannya suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk kepentingan IT outsourcing. 3.2 Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing Outsourcing sebagai bentuk pengalihan tugas dan tanggung jawab kepada pihak lain merupakan hal yang harus banyak dilakukan pertimbangan terhadap beberapa keputusan sebelum melakukan deal dalam memilih perusahaan outsourcing. Beberapa aspek yang menjadi pertimbang tersebut diantaranya harga, reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan, pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource dan eksistensinya. Pelaksanan outsourcing mengalami pro dan kontra dalam suatu perusahaan. Beberapa pro kontra tersebut yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut : Pro-Outsourcing Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan. Dapat mengurangi biaya. Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja. Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja. Merupakan modernisasi dunia usaha. Efektivitas manpower. Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama. Memberdayakan anak perusahaan. Dealing with unpredicted business condition.

10 Kontra-Outsourcing Status ketenagakerjaan yang tidak pasti. Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah. Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas. Beberapa manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain adalah : 1. Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personel. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut. 2. Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. Outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Perusahaan tidak akan di bebani lagi dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaan dan pengelolaan aset-aset IT yang mahal. 3. Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna. 4. Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor. 5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing di pertimbangkan sebagai langkah manajemen resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko

11 yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi. Outsourcing sebagai suatu proses aktifitas umumnya menemukan beberapa masalah dalam pelaksanaan. Beberapa masalah yang sering terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing diidentifikasi sebagai berikut: 1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus betul-betul mengetahui apa yang betul-betul di butuhkan oleh pihak perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider outsourcing. 2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada. 3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang lebih banyak. Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing akan menghadapi beberapa resiko yang akan di hadapi. Resiko tersebut umumnya adalah sebagai berikut: 1. Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan kedua belah pihak. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for nonperformance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Hal tersebut merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan cermat karena akan menjadi masalah bagi perusahaan. 2. Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut. 3. Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing.

12 4. Maintaining the relationship. 5. Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus merundingkan kembali kontraknya. 6. Managerial Control Issue. Pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja. 7. Financial. Perlu diperhatikan perihal hidden cost, yaitu biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor (melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negeri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi (transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing. Outsourcing sebagai suatu proses dapat diidentifikasi kedalam empat aspek yaitu purchase existing software, purchase existing software & pay publiser to make certain modifications, purchase software & publisher for the right to make changes yourself, outsource the development of an entirely new and unique system for which no sofware exist. Gambar 3. Outsourcing Proces Identfication

13 Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing. Gambar 4. Outsourcing on Proces Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan self-sourcing, dan juga kelemahan menggunakan self-sourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan self-sourcing antara lain : 1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi. Sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut. 2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan. Langkah yang diambil dengan mempekerjakan pekerja internal

14 perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi. 3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya. Selain beberapa keuntungan menggunakan self-sourcing dalam mengerjakan operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan penggunaaan self-sourcing. 1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal. 2. Tidak cukupnya alternatif desain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek

15 BAB IV KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan Sistem informasi manajemen memiliki pengertian sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan. Pemilihan mengenai penggunaan outsourcing dalam suatu perusahaan, tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. 4.2 Saran Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor misalnya dengan memahami jenis-jenis outsourcing yang ada. Pastikan strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Gunakan penilaian terhadap outsourcing yang dijalankan. Pastikan relasi outsourcing dengan vendor akan dapat terjalin dan terkelola dengan baik. Lakukan observasi terhadap perilaku perusahaan lain yang menggunakan outsourcing serupa sebagai pembanding keberhasilan.

16 DAFTAR PUSTAKA Endah A Sang Burung Biru Perjalanan Inspiratif Blue Bird Group. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. O Brien JA, Marakas G Management Information System. Ninth edition. Boston : Mc Graw Hill