Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing

Transkripsi

1 Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing Pengembangan sistem informasi di suatu organisasi diperlukan dalam rangka mencapai keungulan kompetitifnya. Melihat persaingan yang begitu ketatnya di era globalisasi saat ini, maka suatu organisasi perlu melakukan pengembangan sistem informasi untuk dapat bertahan (survive). Pekerjaan pengembangan sistem informasi ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau dengan outsourcing. Outsourcing atau alih daya ini merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut. Alasan Organisasi Melakukan Outsourcing dalam Pengembangan Maupun Penerapan Sistem Informasi di Organisasi Organisasi saat ini sering melakukan outsorcing dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di organisasinya karena beberapa alasan, antara lain: Meningkatkan fokus bisnis. Perusahaan melakukan outsourcing karena perusahaan merasa dapat lebih fokus pada bisnis utamanya (core bisnisnya) dan menyerahkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. Sebagai contoh, suatu bank memberikan kesempatan kepada pihak lain (outsource) untuk menangani sistem penyimpanan data nasabah dan juga teknologi komunikasi antar cabang serta sistem anjungan tunai (ATM). Membagi risiko operasional Melalui outsourcing, maka perusahaan menyerahkan tanggungjawab suatu pekerjaan kepada pihak ketiga. Dengan demikian risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya yang lebih bermanfaat. Perusahaan dapat memanfaatkan sumberdayanya untuk mengerjakan pekerjaan yang lain karena pekerjaan untuk mengembangkan suatu sistem sudah diambil alih oleh pihak ketiga (outsource). Hal ini dapat diberikan

2 contoh pada suatu bank dengan beberapa staf TI yang dimilikiya tidak perlu dibebani pekerjaan mengembangkan suatu sistem informasi atau membuat program perbankan dan juga mengurusi teknologinya dari awal, tetapi perusahaan bisa melakukan outsourcing teknologi dengan pihak lain. Staf TI yang ada bisa dimanfaatkan oleh bank untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain. Mengurangi biaya Dengan outsourcing, biaya yang sebelumnya dianggarkan untuk digunakan sebagai investasi dalam membangun infrastruktur sistem informasi dapat dialihkan untuk digunakan sebagai biaya operasional lainnya. Mengubah aset yang tidak diperlukan Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri datacenter untuk menyimpan semua transaksinya, maka dengan outsourcing, bank tersebut bisa menggunakan jasa datacenter untuk melakukan proses penyimpanan data dan juga menyediakan datacenternya. Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang berkompeten Keterbatasan sumberdaya yang kompeten dalam pengembangan suatu sistem informasi juga menjadi salah satu alasan mengapa suatu organisasi melakukan outsourcing. Contohnya dapat ditunjukkan ketika perusahaan tidak melakukan outsourcing TI dan memilih melakukan investasi infrastruktur TI sendiri, maka secara otomatis perusahaan tersebut harus memiliki sumber daya manusia yang handal dan itu berarti suatu biaya yang tidak sedikit. Perusahaan akan lebih memilih untuk melakukan outsourcing dibandingkan jika perusahaan melakukannya sendiri, karena selain biaya yang tidak sedikit yang harus dikeluarkan perusahaan, perusahaan juga memiliki resiko jika sumberdaya yang diperoleh nantinya ternyata tidak sesuai dengan harapan perusahaan atau organisasi. Kontrol yang lebih baik Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih optimal dalam mengontrol operasional perusahaannya. Sehingga diharapkan hasil yang dipeoleh akan membuat bisnis perusahaan berjalan lancar, efektif dan efisien.

3 Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi secara Outsourcing dibandingkan dengan insourcing Outsourcing adalah suatu teknik pengembangan sistem informasi dalam perusahaan, dengan menggunakan sumber daya dari pihak ketiga untuk mengerjakan layanan tertentu dalam perusahaan. Kegiatan perusahaan yang berupaya fokus dalam menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain yang disebut dengan outsourcing. Beberapa keuntungan dan kelemahan penggunaan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1. Keuntungan dan kelemahan Outsourching Keuntungan Biaya lebih murah karena perusahaan tidak berinvestasi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga. Kelemahan Memungkinkan terjadinya konflik antara perusahaan dan pihak ketiga (perancang sistem informasi) karena perbedaan persepsi Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Kebocoran sistem, perusahaan kehilangan kendali terhadap sistem. Karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing yang menjadi kliennya. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal pada awal perjanjian, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya. Besar kemungkinan terjadi ketidak puasan pada pihak klien (perusahaan) akan sistem informasi yang telah dikembangkan oleh outsourcer disaat terjadi diskomunikasi, Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Kontrak jangka panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. Tidak terjadi transfer Knowledge di dalam perusahaan yang optimal.

4 Penggunaan sumber daya sistem informasi optimal. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Pengambilan keputusan hanya dikuasai oleh pihak eksekutif perusahaan dan karyawan hanya sebagai input dalam sistem. Jika pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak ketiga mempunyai kelebihan dan kekurangan maka pengembangan sistem informasi yang dilakukan sendiri oleh suatu perusahaan atau organisasi tentunya juga mempunyai kelebihan dan kekurangan. Berikut pada tabel 2 ditunjukkan kelebihan dan kekurangan pengembangan sistem informasi yang dilakukan sendiri oleh perusahaan atau organisasi (insourcing). Tabel 2. Keuntungan dan kelemahan Insourcing Kelebihan Requirement dapat dipahami secara jelas. Penerapan software/hardware relatif lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Meningkatkan partisipasi user dan rasa memiliki pada infrastruktur yang dikembangkan. Relatif mempercepat tahapan pengembangan karena knowledge transfer yang lebih mudah. Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem. Kelemahan Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi mungkin tidak mencukupi untuk membangun sistem yang sesuai. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai. Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan oleh personel intern. Kebocoran data mungkin dapat terjadi, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas khususnya kepada karyawan yang menangani proyek SI.

5 Keamanan data relatif terjamin. Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang bersifat kompleks Resiko kerusakan software/hardware ditanggung oleh perusahaan, begitu juga dengan peralatan yang sudah lanjut usia. Pengambilan keputusan dapat Perubahan kultur perusahaan relatif lebih dikendalikan oleh perusahaan, tanpa sulit dilakukan intervensi dari pihak luar. karyawannya sendiri. jika diatur oleh Berdasarkan riset yang dilakukan oleh PPM Manajemen pada bulan Agustus 2008 terhadap 44 perusahaan, diperoleh bahwa urutan faktor keberhasilan proses outsourcing sangat dipengaruhi oleh komitmen pihak yang terlibat, detail aturan yang didefinisikan dalm kontrak kerja, kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan, update perjanjian antar pengguna dan penyedia tenaga outsource, ada atau tidaknya prosedur formal dalam proses tender (bidding) calon perusahaan outsourcing dan yang terakhir adalah faktor jangka waktu penyelenggaraan outsourcing. n = 44 Gambar 1. Faktor Keberhasilan Proses Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008

6 Keputusan melakukan outsourcing untuk pengembangan sistem informasi perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal penting agar keputusan tersebut memberikan manfaat lebih besar daripada kerugian yang akan diperoleh perusahaan. Perusahaan yang memutuskan melakukan outsource harus mengetahui dengan jelas mengenai kebutuhan (requarement) untuk suatu project dalam hal ini mengenai pengembangan suatu sistem informasi perusahaan. Perusahaan harus benar-benar mengerti project yang akan dibangun, termasuk requirement, metode implementasi, bahan yang dibutuhkan dan economic benefit yang dihasilkan. Outsource yang baik adalah dimana perusahaan seharusnya dapat mengerjakan sendiri proyek itu, tapi terhalang oleh waktu atau tenaga kerja. n = 44 Gambar 2. Faktor-faktor Pemilihan Partner Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 Proyek yang besar sebaiknya dibagi menjadi proyek kecil, untuk menghindari resiko kegagalan yang besar. Perusahaan hendaknya melakukan pembayaran disesuaikan dengan detail pekerjaan yang dilakukan oleh vendor, sehingga harga dan hasil seimbang. Selain itu, hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan outsource adalah melakukan kontrak dala jangka pendek (5-10 tahun), karena teknologi berkembang sangat cepat. Jika harus membuat kontrak jangka panjang, sebaiknya dibuat kontrak yang dapat dinegosiasikan setiap saat. Perusahaan juga harus selektif dalam pemilihan vendor termasuk menyelidiki latar

7 belakang vendor, karena ada kemungkinan vendor menyerahkan pengerjaan proyek ke vendor lain, dan hal ini harus diketahui oleh klien. Dalam pemilihan vendor hendaklah disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Pemilihan vendor yang tepat yang mempunyai reputasi baik dapat membantu keberhasilan strategi outsourcing yang dilakukan perusahaan. Beberapa faktor pemilihan partner outsourcing dapat dilihat pada gambar 2. Outsourcing TI terbagi menjadi beberapa bagian, seperti software, hardware, jaringan dan lain-lain. Sebaiknya perusahaan tidak meletakkan keseluruhan kebutuhan itu pada vendor yang sama, dan mencari vendor yang ahli di bidang tertentu, seperti Cisco untuk jaringan, IBM untuk hardware, SAP untuk software dan lain sebagainya. Selain itu, profil vendor harus benar-benar jelas, agar tidak muncul masalah dikemudian hari. Pada gambar 3 dapat dilihat langkahlangkah dalam proses outsourcing. Gambar 3. Langkah-langkah dalam outsourcing Menurut Turban, 2007 Jenis-jenis outsourcing antara lain: Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel, hardware dan software. Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware. De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan

8 hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki perusahaan IT diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan outsource pada perusahaan IT miliknya. Referensi: Indrajit, Richardus Eko Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta Turban, E., Leidner, D., McLean, E., Wetherbe, J Information Technology for Management. John Wiley. mia says: on December 27, 2010 at 3:49 am pemaparan anda tentang outsourcing dalam pengembangan sistem informasi cukup lengkap. penggunaan outsourcing memang sudah banyak dilakukan oleh perusahaan dengan alasan yang telah anda jelaskan dengan baik. menurut saya outsourcing jauh lebih menguntungkan ketika perusahaan tidak memiliki sumberdaya yang kompeten karena tidak ada pilihan lain selain bekerja sama dengan pihak ketika atau menyerahkan sepenuhnya kepada pihak ketiga dari pada perusahaan harus memulai dari awal dengan set up cost yang sangat besar mia said: On December 27, 2010 Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer. oleh karena itu, perusahaan harus pandai-pandai dalam mengidentifikasi kebutuhannya terhadap hadirnya pihak ketiga yang akan membantu perusahaan. perusahaan dapat memilih salah satu bentuk outsourcing seperti yang dijelaskan oleh saudara zico yang memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.