TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN SIM DALAM ORGANISASI

Transkripsi

1 TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN SIM DALAM ORGANISASI DOSEN Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. ANGKATAN E-47 NONI NOER KAISAR P E

2 BAB I PENDAULUAN 1.1 Latar Belakang Arus inovasi teknologi informasi tanpa henti berkemabang pesat, mulai dari jaringan internet hingga nirkabel, sistem telepon dan kabel digital, secara terus menerus mengubah wajah dunia bisnis. Inovasi inovasi tersebut membuat para wirausahawan dan perusahaan tradisional yang inovatif mampu untuk menciptakan produk dan jasa yang baru, menghapus model bisnis yang lama dan menciptkan proses bisnis yang baru. Saat ini proses bisnis inti dicapai melalui jaringan digital dengan lingkup keseluruhan organisasi yang saling terhubung. Proses bisnis terhubung dengan sekumpulan kegiatan yang saling berhubungan dan perilaku yang telah dikembangkan perusahaan untuk memproduksi hasil tertentu dan cara unik bagaimana mengorganisasikan dan mengordinasikan kegiatan kegiatan pada proses bisnis. Banyak perusahaan yang berinvestasi di sistem teknologi dan informasi, dengan tujuan untuk efesiensi proses bisnis mereka dan untuk mencapai profitabilitas yang lebih tinggi. Gambar 1.1 Investasi Modal Teknologi Informasi Sumber: Kenneth and Jane (2007) Management Information System

3 Tidak sedikit perusahaan yang melakukan investasi hanya sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan dari implementasi teknologi informasi tersebut sehingga menyebabkan kegagalan dalam penerapannya. Namun tidak sedikit pula perusahaan yang dapat merasakan manfaat dari implementasi teknologi informasi sebagai penunjang kelangsungan bisnis mereka. Berdasarkan uraian yang telah dijabarkan sebelumnya, maka tujuan penulisan ini adalah untuk mengulas faktor faktor yang mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan. 1.2 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan dan kegagalan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan.

4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Kenneth dan Jane (2007) berpendapat bahwa, sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut O brien (2005), sistem Informasi Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 2.1 Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi Sumber: O brien (2005) Introduction to Information Systems 2.2 Aktivitas Dalam Sistem Informasi Tiga aktivitas di dalam sistem informasi akan memproduksi informasi yang dibutuhkan organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, menganalisis permasalahan dan menciptakan produk baru. Aktivitas tersebut adalah input, proses dan output. Input merekam atau mengumpulkan data mentah dari dalam maupun luar organisasi. Pemrosesan (processing) mengubah data input

5 mentah menjadi bentuk yang berarti. Output mengirimkan informasi yang telah diproses tersebut ke orang orang yang akan menggunakan atau kepada aktivitas yang menggunakan informasi tersebut (Kenneth dan Jane, 2007). Gambar 2.2 Aktivitas Dalam Sistem Informasi Sumber: Kenneth and Jane (2007) Management Information System 2.3 Peran Sistem Informasi Menurut O brien (2005) terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Gambar 2.3 Peran Sistem Informasi Sumber: O brien (2005) Introduction to Information Systems

6 Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggung jawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggung jawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus (O brien, 2005). Gambar 2.4 Siklus Pengembangan Sistem Informasi Sumber: O brien (2005) Introduction to Information Systems 2.5 Sistem Informasi Dalam Dunia Bisnis Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis tidak dapat dihindarkan lagi. Masing masing perusahaan berlomba untuk mempunyai sistem informasi canggih yang dapat mendukung dalam organisasi manajemen. Agar penerapan sistem informasi dapat efisien dan efektif, seyogyanya memperhatikan framework sistem informasi untuk dunia bisnis profesional seperti yang dikemukakan oleh O brien (2005), yaitu: 1. Foundation Concept Adalah konsep dasar sistem informasi meliputi tren, peran dan komponen sistem informasi yang meliputi strategi yang digunakan untuk

7 mengembangkan aplikasi e-business untuk keunggulan kompetitif perusahaan. 2. Business Applications Adalah pengguna sistem informasi untuk manajemen perusahaan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang e-business. 3. Development Process Adalah bagaimana merencanakan, mengembangkan dan melakukan implementasi sistem informasi untuk mendapatkan peluang peluang dari e-business. Di dalamnya termasuk kegiatan perencanaan strategis dan pengembangan aplikasi. 4. Management Challenges Adalah penggunaan IT yang dapat menjawab tantangan teknologi dan etika termasuk keamanannya secara menyeluruh. 5. Information Technologies Adalah pengembangan yang menggunakan hardware, software, jaringan telekomunikasi, teknologi, data manajemen dan teknologi berbasis internet dalam perusahaan. Gambar 2.5 Sistem Informasi Dalam Dunia Bisnis Sumber: O brien (2005) Introduction to Information Systems

8 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Keberhasilan Sistem Informasi Dapat dilihat dari pespektif bisnis, sistem informasi adalah alat penting untuk menciptakan nilai bagi perusahaan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan atau menurunkan biayanya dengan memberikan informasi yang dapat membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik atau memperbaiki kegiatan proses bisnis. Implementasi sistem informasi untuk menjadikan nilai bagi perusahaan pada suatu kegiatan proses bisnis, tidak lepas dari faktor faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi dalam penerapannya. Menurut O brien (2005) faktor faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain: 1. Adanya dukungan dari manajer eksekutif 2. Keterlibatan end user 3. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas 4. Perencanaan yang matang 5. Harapan perusahaan yang nyata Berdasarkan faktor faktor pengaruh kesuksesan yang telah di ungkapkan oleh O brien (2005). Penulis menggunakan faktor faktor tersebut untuk menganalisis kasus Potret Kebingungan Investasi TI yang terdapat dalam modul Sistem Informasi Manajemen MB IPB. Dari hasil analisis kasus, penulis menemukan bahwa faktor faktor tersebut berpengaruh terhadap kesuksesan implementasi sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan. Selain faktor faktor yang telah diungkapkan sebelumnya, penulis menemukan beberapa faktor baru yang dapat mempengaruhi kesuksesan sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan yakni: Pembaharuan sistem, pembaharuan terhadap sistem informasi lama menjadi informasi baru sebagai antisipasi dari perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat. Seperti yang dilakukan oleh BCA, BCA berusaha mengimplementasikan teknologi baru berbasis XML (extensible Markup Language) agar sistem aplikasinya bisa saling berkomunikasi.

9 Pemeliharaan dan perawatan terhadap sistem informasi. Agar kinerja sistem informasi selalu maksimal pada saat digunakan, maka perlu diterapkan pemeliharaan dan perawatan secara berkala. Pelatihan sistem informasi. Pelatihan sistem informasi perlu dilakukan kepada pengguna akhir atau end user. Tujuannya agar sistem inormasi dapat digunakan secara optimal. Ukuran tingkat kesuksesan implementasi sistem informasi dan teknologi. Dalam mengukur tingkat kesuksesan, perlu diadakan penilaian terhadap sistem yang digunakan. Misalnya: value added apa yang diperoleh dari penerapan sistem terhadap proses bisnsi. 3.2 Kegagalan Sistem Informasi Sementara untuk faktor faktor yang menyebabkan suatu perusahaan gagal dalam menerapkan sistem informasi menurut O brien (2005), adalah sebagai berikut: 1. Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end user 2. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah ubah 3. Inkompetensi secara teknologi Dari hasil analisis kasus Potret Kebingungan Investasi TI yang terdapat dalam modul Sistem Informasi Manajemen MB IPB. Penulis menemukan fakor faktor lain yang mengakibatkan kegagalan implementasi sistem informasi pada organisasi atau perusahaan. Diantaranya: Rendahnya pemahaman SDM (Sumber Daya Manusia) terhadap sistem informasi dan teknonolgi. Setelah penulis menganalisis kasus Potret Kebingungan Investasi TI, penulis menemukan inti penyebab kegagalan sistem informasi dan teknologi yaitu rendahnya pemahaman sumber daya manusia terhadap sistem informasi dan teknologi. SDM yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki oleh perusahaan. Sehingga menyebabkan investasi TI yang dilakukan tidak efektif. Ketidaksesuaian sistem informasi. Hampir keseluruhan perusahaan yang menggunakan jasa sistem informasi dan teknologi berpendapat

10 bahwa pembuatan sistem informasi menjadi tugas dan kewajiban pihak teknologi informasi. Sehingga jika terjadi ketidaksesuaian informasi yang ada dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan, maka hal tersebut menjadi tanggung jawab pihak teknologi informasi. Padahal hal tersebut juga merupakan tanggung jawab dari perusahaan sebagai pihak pengguna dalam penyampaian kebutuhan perusahaan. Sebelum melakukan implementasi sistem, perusahaan harus menjelaskan secara terperinci mengenai sistem apa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan saat ini. Waktu. Dibutuhkan waktu yang lama untuk mengenalkan dan mengembangkan suatu sistem informasi dan teknologi dalam suatu perusahaan atau organisasi. Terlebih perusahaan tersebut masih mengadopsi sistem tradisional dalam proses bisnisnya. Dukungan dari masyarakat. Masih rendahnya dukungan dan kesadaran masyarakat sebagai end user terhadap sistem informasi dan teknologi mengakibatkan sistem yang dibuat oleh perusahaan tidak berjalan lancar. Diperlukan usaha yang keras bagi perusahaan memperkenalkan suatu sistem informasi dan teknologi kepada masyarakat untuk mengubah perspektif menjadi masyarakat berbasis iptek. Menurut Betty Alisyahbana, dalam kasus Potret Kebingungan Investasi TI terdapat beberpa faktor yang menyebabkan rendahnya implementasi TI di kalangan bisnis Indonesia. Antara lain adalah: 1. Rendahnya pemahaman TI dikalangan pemimpin perusahaan 2. Keterbatasan pendanaan 3. Langkanya tenaga TI berpengalaman dan terampil 4. Lemahnya infrastruktur komunikasi 5. Masih murahnya tenaga kerja yang manual

11 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Penerapan sistem informasi dan teknologi pada suatu perusahaan memerlukan biaya investasi yang cukup besar. Keputusan manajemen untuk mengembangkan dan mengelola sistem informasi mengasumsikan bahwa tingkat pengembalian atas investasi sistem informasi dan teknologi akan lebih baik dibandingkan investasi terhadap aset lainnya. Namun, bila sistem informasi tidak bisa dimanfaatkan maksimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sistem tersebut dapat berubah menjadi kerugian bagi pihak perusahaan. Setelah penulis melakukan analisis kasus Potret Kebingungan Investasi TI, penulis dapat menyimpulkan beberapa fakor baru yang dapat menyebabkan keberhasilan dan kegagalan sistem informasi dalam organisasi atau perusahaan. Diantaranya sebagai berikut: Tabel 4.1 Faktor Keberhasilan dan Kegagalan SIM Dalam Organisasi Faktor Keberhasilan SIM dalam Organisasi Pembaharuan sistem Pemeliharaan dan perawatan terhadap sistem informasi Pelatihan sistem informasi Ukuran tingkat kesuksesan implementasi sistem informasi dan teknologi Faktor Kegagalan SIM dalam Organisasi Rendahnya pemahaman SDM (Sumber Daya Manusia) terhadap sistem informasi dan teknonolgi Ketidaksesuaian sistem informasi Waktu Dukungan dari masyarakat 4.2 Saran Agar sistem informasi dan teknologi dapat bekerja optimal dalam proses bisnis, perusahaan harus memperhatikan bagaimana seluruh elemen dapat berpartisipasi.

12 Dari mulai tingkatan manajerial hingga pemakai akhir harus ikut berkontribusi dalam penggunaan sistem informasi dan teknologi pada proses bisnis perusahaan. Tujuannya untuk membentuk kinerja sistem informasi yang berkualitas, efektif dan efisien. Faktor faktor yang telah diungkapakan mengenai keberhasilan dan kegagalan sistem informasi dapat menjadi acuan dan bahan pertimbangan bagi organisasi untuk kelangsungan proses bisnis.

13 DAFTAR PUSTAKA O Brien JA, Marakas G Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc. C. Laudon, Kenneth & P. Laudon, Jane. (2007) Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.