KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE OUT-SOURCING, IN-SOURCING, DAN CO-SOURCING

Transkripsi

1 Tugas Individu Dosen : MK. Sistem Informasi Manajemen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. (CS) KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE OUT-SOURCING, IN-SOURCING, DAN CO-SOURCING OLEH : DERIS NUGRAHA P PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

2 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE OUT-SOURCING, IN-SOURCING, DAN CO-SOURCING Dalam pengembangan sebuah sistem informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif, yaitu (O Brien dan Marakas, 2006) : 1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi (insourcing). Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah : Terbatasnya pelaksana sistem informasi Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi Beban kerja pelaksana sistem informasi Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi. 2. Pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya cosourcing diantaranya : 3. Outsourcing dapat berupa perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (outsourcing) Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Menurut O Brien dan Marakas (2006), tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah : Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem Analisis sistem Mengembangkan permohonan suatu proposal Evaluasi proposal Pemilihan vendor

3 Outsourcing juga dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya : Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan Masalah kinerja sistem informasi Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi Masalah keuangan perusahaan Budaya perusahaan Tekanan dari pelaksana sistem informasi. Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. A. In-Sourcing Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

4 In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya : Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah : Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.

5 Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). B. Co-Sourcing Model sistem informasi menunjukan bahwa sistem informasi didalam perusahaan (in-sourcing) terdiri dari lima sumber daya dasar, yaitu manusia, hardware, software, data, dan jaringan. Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya ini meliputi pemakai akhir atau klien dan pakar atau ahli sistem informasi. Kelima sumberdaya tersebut haruslah dapat berkoordinasi (antara sumberdaya didalam maupun diluar perusahaan) dengan baik sesuai dengan sistem yang telah ditentukan sebelumnya, agar arus sistem informasi yang berbasiskan teknologi informasi dan komputer meliputi internet, intranet, dan ekstranet dapat berjalan atau mengalir sesuai dengan tujuan akhirnya. Cosourcing dapat diartikan sebagai Partnership dan didasarkan atas hubungan kerjasama jangka panjang. Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan

6 fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing. Beberapa alasan yang dipertimbangkan oleh suatu perusahaan adalah: 1. Perusahaan ini mengendalikan fungsi bisnisnya 2. Perusahaan ingin mempertahankan dan mengembangkan corporate knowledge di dalam perusahaan. 3. Perusahaan menginginkan hubungan win win dengan mitra yang kompeten sehingga dapat memberikan tambahan nilai terhadap perusahaan. 4. Perusahaan tidak menginginkan negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi yang berubah cepat dengan perubahan teknologi. 5. Perusahaan ingin melakukan koreksi secara efektif dan cepat terhadap kesalahan yang dilakukan cosourcing. SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI DAN PRODUKNYA Sumber daya manusia : Para pakar-sistem analis, pembuat software, operator sistem. Pemakai akhir-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi. Sumber daya hardware : Mesin-komputer, monitor video, printer, pemindai optikal. Media-disk optikal, kartu plastik, formulir kertas. Sumber daya software : Program-program sistem operasi, program word processing, program penggajian, dan program spreadsheets. Prosedur-prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji. Sumber daya data : Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan Sumber daya jaringan : Media komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan Produk informasi : Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

7 Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang menggabungkan, mengembangkan dan atau mengoperasikan sistem informasi dari dalam maupun dari luar perusahaan tersebut. Keterbatasan SDM dalam perusahaan yang menguasai sistem informasi dapat diatasi melalui kerjasama dengan pihak ketiga (vendor). Penerapan metode co-sourcing ini memberikan beberapa keuntungan diantaranya adalah: Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif. Permasalahan yang timbul menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama. Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi informasi. Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor. Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode co-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya : Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Perbedaan kepentingan organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. Perusahaan harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih.

8 C. Out-sourcing Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdayasumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Menurut O Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Perusahaan yang ingin menggunakan strategi outsourcing untuk mengembangkan sistem informasi di perusahaan mereka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman. Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan

9 atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah. Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung. Mengendalikan biaya dengan tepat denngan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek. Investasi dalam teknologi informasi dapat memungkinkan bisnis untuk mengunci pelanggan dan pemasok (dan menahan diluar para pesaing) dengan cara membangun hubungan baru yang bernilai dengan mereka. Hubungan bisnis ini dapat mejadi begitu berharga bagi pelanggan atau pemasok sehingga mencegah mereka untuk meninggalkan perusahaan anda ke pesaingnya, atau untuk mengintimidasi mereka agar menerima kesepakatan bisnis yang lebih rendah keuntungannya. Dengan menerapkan metode out-sourcing, perusahaan dapat terus fokus pada kegiatan usaha utamanya, sementara itu pengembangan sistem informasinya diserahkan kepada pihak ketiga (vendor). Keuntungan dengan menerapkan metode out-sourcing adalah : Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.

10 Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya. Perusahaan dapat terus fokus pada kegiatan utamanya (core competency). Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi. Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai. Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode out-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya : Umumnya biaya relatif mahal meskipun dapat dilakukan negosiasi dalam hal biaya. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.

11 Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut. Komentar Terhadap Blog a. Topic : outsourcing implikasinya dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi Comment : Penggunaan outsourcing dalam suatu perusahaan, khususnya dalam menangani IT tergantung dari keperluan perusahaan dan peranan IT dalam perusahaan. Kalau yang diperlukan perusahaan berupa aktivitas IT yang rutin, jangan menggunakan outsourcing, akan tetapi untuk proyek-proyek IT jangka pendek/temporer akan lebih efisien menggunakan out sourcing Topic : membandingkan pengembangan system informasi secara outsourcing dan insourcing Komentar : Saya sangat setuju dengan kesimpulan yang dibuat penulis.. pemakaian outsourcing dalam perusahaan hanya untuk keperluan-keperluan jangka pendek perusahaan. contoh, garuda indonesia dalam menghadapi musim haji, menyewa

12 pesawat terbang dari perusahaan lain untuk menambah armada sesuai dengan kebutuhan kuota haji Topic: KASUS IT!!!! outsourcing pengolahan data Komentar : biasanya tenaga ousorcing itu sudah memiliki kompetensi yang diperlukan. karena apabila kita memakai outsourcing tetapi harus mentraining lagi, akan ada biaya baru, menjadi tidak efisien. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. O Brien. J Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7 th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. Raharjo. B Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. Sidharta. L Pengantar Sistem Informasi Bisnis. PT. Gramedia. Jakarta