Keuntungan dan Kekurangan Sistem Informasi Outsourcing dan Insourcing di Perusahaan (Tugas Individu)

Transkripsi

1 Mata Kuliah Dosen : Sistem Informasi Manajemen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Keuntungan dan Kekurangan Sistem Informasi Outsourcing dan Insourcing di Perusahaan (Tugas Individu) Disusun Oleh : Bagus Pahlevi P PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013 ANGKATAN R-50

2 I. PENDAHULUAN Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini yang disebabkan karena kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi yang lebih baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini. Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahaan dalam pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada pertanyaan yaitu siapa atau pihak mana yan akanmelaksanakan proses pengembangan tersebut. Keputusan untuk menyerahkan pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahan, kemampuan sumber daya manusia yang memumpuni, teknologi perusahaan yang memadai dan kebutuhan oprasional perusahaan. Pemilihan pelaku yang dapat menangani pengembangan sistem informasi perusahaan adalah pihak outsourcing dan insourcing. Apabila perusahaan belum sanggup melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri, maka perusahaan dapat membeli paket sistem informasi yang sudah jadi atau juga dapat berupa permintaan terhadap pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangang sistem informasi termasuk pelaksanaan sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta perawatan sistem informasi kepada pihak ketiga (outsourcing). Insourcing, dimana perusahaan merancan atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi menjadi alternatif selanjutnya. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam insourcing ini adalah: terbatasnya pelaksana sistem informasi, kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi, beban kerja pelaksana sistem informasi, masalah mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi. Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi perusahaan yang tepat

3 akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan dan sebaliknya kesalahan pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan perusahaan akan menjadi sia-sia.

4 II. PEMBAHASAN Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan dan kekurangan dari outsourcing dan insourcing. 1. Outsourcing Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem informasi perusahan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisasi dan ahli dalm bidang sistem informasi. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem informasi dengan outsourcing adalah: Keuntungan menggunakan outsourcing: Biaya teknologi yang semakin meningkt dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan. Meningkatkan fokus bsnis perusahaan (bisnis inti) dengan skala lebih luas. Pelaksanaan oprasional lainnya dilakukan oleh perusahaan outsourcing yang telah berpengalaman di bidangnya. Dengan melakukan outsourcing, maka perusahaan dapt berkonsentrasi secara penuh dalam menangani bisnis intinya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan menjadi lebih flexibel, lebih dinamis, dan lebih baik. Perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat untuk memenuhi perubahan kesempatan sesuai dengan kondisi yang ada. Dengan melakukan outsourcing, segala resiko pekerjaan, ketenagakerjaan, kriminalitas, dan resiko lainnya menjadi resiko perusahaan penyedia jasa outsourcing.

5 Jasa yang diberikan olehoutsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal karen outsourcer memang dispesialisasi dan ahli dibidang tersebut. Pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, aktif, dan efisien karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Mendapatkan ide-ide yang inovatif dan mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia. Hasil pengembangan sistem informasi lebih berkualitas dan keuntungan dalam jangka pendek dapat langsung dirasakan oleh perusahaan. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai kualitas dan reputasi yang baik. Perusahaan merasa tidak perlu melakukan transfer teknologi dan pengetahuan kepada outsourcer. Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasiperubahan dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif baik dalam penggunaan teknologi maupun perubahan volume bisnis. Memperbaiki kredibilitas perusahaan dengan cara berasosiasi dengan pemberi jasa yang unggul Mengurangi resiko penggunaan sumber daya sistem informasi yang belum optimal dan meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi. Kekurangan Menggunakan Outsourcing: Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sanagat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan terutama apabila ada kerusakan atau gangguan mendadak terhadap sistem informasi perusahaan. Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan.

6 Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dilakukan apabila terjadi ketidak cocokan sistem informasi yang dikembangkan. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada perusahaan. Jika kekuatan tawar ada ditangan outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Perusahaan aka kehilangan kesempatan untuk belajar membangun dan mengoprasikan aplikasi sistem informasi tersebut. 2. Insourcing Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang digunakan untuk mengembangan sistem informasi dan oprasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berapada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT atau IS. Kuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem informasi dengan insourcing adalah: Keuntungan menggunakan insourcing: Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. Kendali terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem infomasi sepenuhnya ada ditangan perusahaan tersebut.

7 Peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan. Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security access) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Kekurangan menggunakan insourcing: Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi. Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenunya. Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam engadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date. Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam mengembangan sistem informasi perusahaan. Perusahaan dalam jangka pendek belum dapat merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan.

8 Pada umumya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi.

9 Kesimpulan Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa metode tersebut memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa karena yang mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di perusahaan itu maka ia mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan perushaan, selain itu perusahaan juga menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut tidak akan menggangu pekerjaan rutin si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus. Apabila ternyata mengganggu maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru memakan waktu yang lama. Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut. Salah satu contoh keberhasilan outsourcing yaitu, American Standard yang melaporkan bahwa dalam setahun dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon & Laudon, 1998). Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.

10 DAFTAR PUSTAKA O Brien. J Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7 th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York Lampiran sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/comment-page- 1/#comment-94 Saran saya perlu penambahan tentang kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi dalam perusahaan secara cosourcing. Pemilihan pihak pengembangan, didasarkan pada faktor kemampuan sumberdaya perusahaan dan kontribusi dari aktivitas sistem informasi pada bisnis inti perusahaan..