FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SUATU PERUSAHAAN

Transkripsi

1 Makalah FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SUATU PERUSAHAAN Tugas Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Oleh: Siti Nurlaela (P E)

2 2 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Manfaat 2. TINJAUAN PUSTAKA Organisasi Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Kajian Terdahulu 3. METODOLOGI 4. ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN Penerapan Sistem Informasi Manajamen di Suatu Perusahaan Faktor Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi Manajemen 5. PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA

3 3 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, seperti menjadi angin segar bagi para pelaku bisnis di berbagai industri. Teknologi sistem informasi ini dinilai mampu membuat proses bisnis yang awalnya rumit menjadi lebih sederhana, yang lama menjadi relatif lebih cepat, dan yang menghabiskan biaya besar menjadi lebih murah/efisien. Tahapan proses bisnis yang dapat memanfaatkan teknologi sistem informasi adalah untuk pengumpulan, penyimpanan sampai pengolahan data, memberikan informasi guna pertimbangan pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, dan peramalan bisnis. Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Dengan upaya nya diharapkan perusahaan mampu meningkatkan produktivitas dan profitabilitasbaik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Sistem Informasi Manajemen (SIM) memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Di sisi lain, pengelolaan SIM ini memerlukan biaya yang relatif mahal dan keahlian pengelolanya yang cukup baik, sehingga perlu menjadi perhatian khusus bagi perusahaan yang akan mengembangkannya. Pengetahuan mengenai faktorfaktor apa saja yang mampu mendukung keberhasilan ataupun kegagalan penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di sebuah perusahaan menjadi penting untuk dikaji guna mendukung keberhasilan sistem informasi di perusahaan tersebut.

4 4 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan di atas, maka penulis membuat perumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam sebuah perusahaan? 2. Apakah faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan dan kegagalan sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM) di suatu perusahaan? Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk menjawab perumusan masalah sebagai berikut: 1. Mengetahui peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam sebuah perusahaan. 2. Mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan dan kegagalan sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM) di suatu perusahaan. Manfaat Manfaat dari penulisan makalah ini adalah dapat diketahuinya peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam organisasi serta mengetahui faktorfaktor keberhasilan dan kegagalan penerapan SIM di suatu perusahaan. 2. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakaninformasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa

5 5 (Sutono, 2007). Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi (O Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitarorganisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telahdiolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapatdigunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-faktayang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadiatau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapatlangsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkanorganisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisispermasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukanberperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yangdiperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransferinformasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkanumpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya (Sutono, 2007). Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri

6 6 dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base. Sistem Informasi Manajemen Menurut O Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen adalah: menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). 3. METODOLOGI Metode penyusunan makalah ini dilakukan dengan studi literatur dengan menggunakan data skunder dari berbagai sumber seperti karya tulis baik berupa artikel, jurnal, portal berita,maupun karya tulis ilmiah.

7 7 4. ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN Peran Sistem Informasi Manajemen dalam sebuah perusahaan Sistem informasi sangat berperan dalam sebuah organisasi, baik dalam organisasi/instansi swasta maupun pemerintah. Perannya dalam memadukan semua unsur-unsur yang saling berhubungan membuat sistem informasi tersebut harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal. Menurut O Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu: Mendukung berbagai strategi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif Mendukung proses bisnis dan operasional Mendukung pengambilan keputusan Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam perusahaan menyentuh ke aspek fungsional perusahaan, seperti: 1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan Kegiatan Operasional. Peranan sistem informasi dalam pengelolaan SDM sangat besar. Misalnya, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam perusahaan, dan berbagai informasi lainnya. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu memanfaatkan SDM nya secara maksimal dengan mengedepankan asas efektivitas dan efisiensi operasional. Penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat. 2. Pengawasan Pengawasan dilakukan guna meminimalisir adanya kesalahan yang akan berakibat tidak terwujudnya efisiensi, efektivitasm dan produktivitas yang diharapkan oleh manajemen perusahaan. Penting bagi manajemen untuk menggunakan dan menghasilkan informasi yang akurat pada aspek pengawasan ini. Pengawasan yang dimaksud adalah mencakup

8 8 pengawasan operasional dan juga pengawasan SDM yang dimiliki perusahaan. 3. Penilaian Penilaian adalah suatu proses atau kegiatan yang sistematis dan berkesinambungan untuk mengumpulkan informasi tentang proses dan hasil sebuah proses dalam rangka membuat keputusan-keputusan berdasarkan kriteria dari pertimbangan tertentu. Kegiatan penilaian harus dapat memberikan informasi kepada manajemen untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan membantu karyawan mencapai perkembangan kinerjanya secara optimal. Informasi ini dapat diperoleh melalui berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial dan teknis yang dipandang perlu dan tepat digunakan. 4. Evaluasi Evaluasi adalah suatu proses bukan suatu hasil (produk), dimana sebuah informasi sangat diperlukan dalam proses evaluasi ini. Semua informasi yang diperoleh, terutama dari hasil penilaian dikembalikan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal. Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal

9 9 dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya. Faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan dan kegagalan sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM) di suatu perusahaan Secara umum, penilaian kinerja SI bergantung pada keberhasilan dan kegagalan SI tersebut. Masalah kegagalan SI dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa berdasarkan pengalaman kegagalan SI dimasa sebelumnya, akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi di masa berikutnya. Enam jenis kegagalan SI dapat diidentifikasi sebagai berikut: 1. Kegagalan Teknis 2. Kegagalan Proyek 3. Kegagalan Organisasi 4. Kegagalan Lingkungan 5. Kegagalan Pembangunan 6. Kegagalan Penggunaan Sementara, Menurut O Brien dan Marakas (2009), alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

10 10 Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran. Melampaui waktu yang telah diperkirakan. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir) Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah

11 11 ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Inkompetensi secara Teknologi Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian

12 12 terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan SIM sebagai berikut: 1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif dengan mendorong penerapannya 2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana. 3. Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu. 4. Teknologi informasi yang sesuai. 5. Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya. 6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, SIM harus mampu memecahkan masalah-masalah spesifik untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi. 7. Manajemen atas: Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak sistem informasi, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut. 8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem: Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari sistem, maka manajer tingkat bawah

13 13 menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali. 5. PENUTUP Kesimpulan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di sebuah perusahaan memiliki peranan yang sangat penting. Penerapan SIM yang tepat sasaran mampu meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas perusahaan dengan mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki. Sebagai sebuah sistem, SIM dapat mengintegrasikan beberapa lini proses bisnis. Proses bisnis ini mencakup pengelolaan SDM, kegiatan operasional, pengawasan, penilaian dan evaluasi. Keberhasilan penerapan SIM dipengaruhi oleh faktor-faktor yang menentukan keberhasilan dan kegagalan nya. Kegagalan ini dapat disebabkan oleh kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubahubah, serta inkompetensi secara teknologi. Sementara keberhasilannya dipengaruhi oleh tenaga ahli yang mampu melakukan manajemen sistem informasi, adanya dukungan dari atasan, dan support data yang baik. Kesimpulan Penerapan SIM sebaiknya diawali dengan penetapan tujuan perusahaan yang jelas dan diserahkan kepada tenaga yang ahli dan mampu menginterpretasikan tujuan perusahaan tersebut ke dalam sebuah sistem. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

14 14 DAFTAR PUSTAKA Cahyadi, I. (2012). Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen. [diacu 2 Januari 2014] tersedia dari: Ievanda, V. (2013). Sistem Informasi Manajemen Pada Perusahaan. [diacu 2 Januari 2014] tersedia dari: O Brien J. A dan George M. M Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York. Sutono Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.