Langkah-langkah Pengembangan Sistem Informasi Secara Insourcing dan Outsourcing

Transkripsi

1 Tugas : Take Home Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.(CS) Batas Penyerahan : 17 Januari 2015 Langkah-langkah Pengembangan Sistem Informasi Secara Insourcing dan Outsourcing Disusun Oleh : Bayu Triastoto (P E) PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2 A. Pendahuluan: Strategi Pengembangan Bisnis dan Pengembangan Teknologi Informasi Proses bisnis dalam organisasi dewasa ini, khususnya yang berukuran menengah ke atas, tak bisa dilepaskan lagi dari penggunaan teknologi informasi. Penerapan sistem informasi dalam organisasi bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses dan bahkan dapat menjadi competitive advantage organisasi. Namun demikian, bukanlah hal yang mudah untuk mengimplementasikan teknologi dan sistem informasi yang tepat bagi suatu organisasi. Organisasi harus memperhatikan dengan seksama aspek pembiayaan dan sumber daya yang dimilikinya. jika organisasi salah melakukan pengelolaannya maka bukan tidak mungkin yang akan didapatnya adalah kegagalan implementasi dan pemborosan biaya. Baik Chief Executive Officer (CEO) maupun Chief Information Officer (CIO) dari suatu perusahaan harus mengelola proses pengembangan yang bersifat saling melengkapi (komplementer) antara bisnis dan strategi teknologi informasi terkait yang diperlukan untuk dapat mencapai tujuan perusahaan yang diinginkan melalui pemenuhan harapan pelanggan. Proses komplementer yang disebut koadaptasi ini diperlukan mengingat sifat teknologi informasi yang sangat cepat berubah dan merupakan bagian penting dari banyak inisiatif bisnis stratejik. Proses perencanaan bisnis/ teknologi informasi meliputi 3 komponen: Pengembangan stratejik. Yaitu proses mengembangangkan strategi bisnis yang mendukung visi bisnis suatu perusahaan, misalnya dengan menggunakan teknologi informasi untuk menghasilkan sistem bisnis elektronik inovatif yang fokus kepada nilai pelanggan dan nilai bisnis. Manajemen Sumberdaya Yaitu mengembangkan rencana stratejik untuk mengelola atau mengalihdayakan (outsource) suatu sumber daya teknologi informasi perusahaan, termasuk personil sistem informasi, perangkat keras, perangkat lunak, data dan jaringan. Arsitektur teknologi Yaitu membuat pilihan teknologi informasi secara stratejik yang mencerminkan arsitektur teknologi informasi yang dirancang untuk mendukung bisnis elektrobik perusahaan dan inisiatif teknologi informasi / bisnis lainnya. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa salah satu komponen proses perencanaan bisnis/ teknologi informasi adalah manajemen sumber daya. Dalam perencanaan sumber daya tersedia pilihan untuk mengelola sendiri (insource) atau mengalihdayakan (outsource) sumber daya teknologi informasi, termasuk di dalamnya untuk proses pengembangan sistem informasi. 2

3 Sebelum mengambil atau melaksanakan masing-masing pilihan ini, perlu diketahui terlebih dahulu hal-hal apa yang perlu dilakukan pada masing-masing pendekatan ini. Pada bagian berikut akan diuraikan langkah-langkah pengembangan sistem informasi dengan masingmasing pendekatan, yaitu pendekatan insourcing atau in-shore dan pendekatan outsourcing atau off-shore. B. Mengembangkan Sistem Informasi dengan Pendekatan Insourcing Untuk mengembangkan sistem informasi dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki perusahaan (insourcing), dapat ditempuh pendekatan sistem. Menurut O brien dan Marakas (2010), pendekatan sistem untuk pemecahan masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang dan kemudian membangun solusi yang feasible sebagai respons. Analisis masalah dan perumusan solusi meliputi kegiatan-kegiatan yang saling terkait sebagai berikut: 1. Mengenali dan merumuskan suatu masalah atau peluang menggunakan cara berpikir sistem (system thinking) 2. Mengembangkan dan mengevaluasi alternatif solusi sistem 3. Memilih solusi sistem yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan 4. Merancang solusi sistem yang dipilih 5. Menerapkan dan mengevaluasi keberhasilan sistem yang dirancang. Penggunaan cara berpikir sistem adalah satu dari aspek terpenting dari pendekatan sistem. Inti dari cara berpikir sistem adalah: Melihat kesalingterkaitan antara berbagai sistem, bukan hanya hubungan sebab-akibat yang linear ketika perubahan terjadi Melihat proses perubahan di antara sistem, ketimbang potret sekilas dari perubahan, ketika perubahan terjadi Satu cara untuk melatih cara berpikir sistem (disebut juga dengan menggunakan konteks sistem atau pandangan sistem) adalah dengan berupaya mengenali sistem, subsistem dan komponen dari sistem dalam setiap situasi yang dihadapi. Proses keseluruhan yang meliputi perancangan dan penerapan sistem informasi dalam organisasi disebut sebagai analisa dan perancangan sistem (system analysis and design/ SA&D). Proses ini meliputi kegiatankegiatan: Identifikasi permasalahan bisnis Pengajuan usulan solusi (dalam bentuk sistem informasi) untuk mengatasi satu atau lebih masalah yang diidentifikasi 3

4 Perancangan dan penerapan solusi yang diusulkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan dinyatakan oleh organisasi Dewasa ini terdapat 2 pendekatan yang lazim untuk proses SA&D, yaitu yang disebut dengan object-oriented analysis and design dan the life cycle approach. Masing-masing pendekatan ini memiliki keunggulan dan kelemahan serta perbedaan-perbedaan dalam beberapa hal, namun demikian keduanya sama-sama ditujukan untuk mendukung analisis dan perancangan sistem informasi yang berhasil. Di antara keduanya, pendekatan siklus hidup (life cycle approach) merupakan metode yang lebih lazim digunakan. Oleh karena itu pada bagian berikutnya akan dibahas lebih lanjut mengenai Siklus Hidup Pengembangan Sistem (The Systems Development Life Cycle/ SDLC) The Systems Development Life Cycle / SDLC The Systems Development Life Cycle (SDLC) merupakan suatu proses yang terdiri dari 5 tahap yang berulang, yaitu (1) investigasi sistem (system investigation), (2) analisis sistem (system analysis), (3) perancangan sistem (system design), (4) implementasi/ penerapan sistem (system implementation) dan (5) pemeliharaan sistem (system maintenance) yang dapat dilihat hubungannya sebagai suatu cara berpikir sistem pada Gambar 1 di bawah ini. Pada Gambar 1 juga dapat dilihat produk yang dihasilkan pada masing-masing tahap, yaitu studi kelayakan (feasibility study) pada tahap investigasi, permintaan fungsional (functional requirements) pada tahap analisis, spesifikasi sistem (system specifications) pada tahap perancangan, sistem operasional (operational system) pada tahap implementasi dan sistem perbaikan (improvement system) pada tahap pemeliharaan. Pada bagian berikutnya akan dijelaskan masing-masing dari setiap tahap di atas. 1) Investigasi Sistem Tahap ini dapat meliputi pertimbangan atas proposal yang dihasilkan dari proses perencanaan bisnis/ teknologi informasi. Tahap ini juga meliputi studi kelayakan awal dari solusi sistem informasi yang diusulkan untuk memenuhi prioritas dan peluang bisnis yang diketahui dari tahap perencanaan. Tujuan dari studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling tepat untuk dikembangkan. Pada tahap ini, kebutuhan informasi dari calon pengguna serta kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan dari proyek yang diusulkan akan ditentukan. Identifikasi ini kemudian akan dituangkan dalam suatu laporan resmi yang mencakup spesifikasi awal dan rencana pengembangan dari aplikasi bisnis yang diusulkan. Jika rekomendasi dari laporan ini disetujui oleh manajemen organisasi, maka proses pengembangan akan dilanjutkan. Penilaian 4

5 kelayakan solusi mencakup berbagai aspek antara lain operasi, ekonomi, teknis, sumber daya manusia dan hukum. System Investigation Product: Feasibility Study Develop an information system solution System Analysis Product: Functional Requirements System Design Product: System Specifications Implement the information system solution System Implementation Product: Operational System System Maintenance Product: Improved System Gambar 1 The System Development Life Cycle (SDLC) 2) Analisis Sistem Analisis sistem merupakan studi mendalam tentang kebutuhan informasi dari pengguna akhir untuk mengidentifikasi permintaan fungsional. Permintaan fungsional ini tidak terkait dengan sumber daya (perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, data, manusia) yang sedang atau akan dipergunakan oleh pengguna akhir, tetapi akan diserahkan untuk ditentukan kemudian dalam tahap perancangan. Analisis sistem meliputi analisis organisasi, analisis sistem yang dipergunakan saat ini serta analisis logis. 3) Perancangan Sistem Setelah analisis sistem dilaksanakan, tahap perancangan sistem dapat dimulai. Pada tahap ini, dilakukan modifikasi atas model logika dari sistem yang ada hingga dapat mencerminkan cetak biru dari sistem baru. Pada tahap ini dihasilkan spesifikasi sistem yang memformalkan 5

6 rancangan dari metode dan produk tatap muka pengguna, struktur pangkalan data serta prosedur pengolahan dan pengendalian dari suatu aplikasi. Oleh karena itu, perancang sistem akan berulang kali mengembangkan spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan kerja, data dan personil untuk sistem yang akan diajukan. 4) Implementasi Sistem Setelah perancangan sistem selesai dilaksanakan, tahapan berikutnya adalah menerapkannya sebagai sistem yang bekerja dan memeliharanya agar tetap beroperasi dengan baik. Tahap implementasi sistem meliputi perolehan perangkat keras dan perangkat lunak, pengujian program dan prosedur, pengalihan (konversi) sumber data dan berbagai alternatif konversi. Tahap ini juga meliputi pendidikan dan pelatihan pengguna dan spesialis yang akan menjalankan sistem baru. Implementasi sistem adalah tahapan vital dalam pengembangan teknologi informasi yang menentukan keberhasilan pengembangan sistem informasi. Langkahlangkah konversi sistem yang merupakan bagian dari tahap ini akan dibahas dalam makalah tersendiri. 5) Pemeliharaan Sistem Bentuk-bentuk pemeliharaan dapat dibagi dalam 4 kelompok dasar: korektif, adaptif, penyempurnaan dan pencegahan. Kegiatan pemeliharaan korektif berpusat pada memperbaiki bugs dan kesalahan logika yang tidak terdeteksi dalam tahap pengujian implementasi. Kegiatan pemeliharaan adaptif meliputi kegiatan-kegiatan terkait modifikasi fungsi yang ada atau menambah fungsi baru untuk mengakomodir perubahan dari lingkungan bisnis atau operasi. Pemeliharaan penyempurnaan meliputi perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem yang ada untuk memperbaiki kinerja dari suatu fungsi atau tampilan antarmuka. Pemeliharaan preventif meliputi kegiatan yang dimaksudkan untuk mengurangi kegagalan sistem atau meningkatkan kapasitas masa manfaat sistem yang sedang dipergunakan. Mengelola dan menerapkan permintaan-permintaan perubahan merupakan satu-satunya aspek dari kegiatan-kegiatan dalam tahap pemeliharaan sistem. Pada saat tahap ini dimulai, maka siklus pengembangan sistem pun dimulai kembali: permintaan-permintaan baru diartikulasikan, dianalisis, dirancang, diperiksa kelayakannya, diuji dan diimplementasikan. C. Mengembangkan Sistem Informasi dengan Pendekatan Outsourcing Apabila perusahaan tidak memiliki sumber daya sendiri atau menyimpulkan lebih menguntungkan dengan menggunakan sumber daya eksternal untuk pengembangan sistem, perusahaan dapat memilih untuk menempuh pendekatan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi. Apabila pendekatan outsourcing yang ditempuh, maka langkah-langkah pengembangan yang telah diuraikan dalam pendekatan insourcing di atas akan dialihkan 6

7 kepada penyedia jasa eksternal. Pada kondisi ini, maka perusahaan perlu melakukan langkahlangkah agar pengalihdayaan (outsourcing) yang dilakukan dapat berjalan dengan efektif sesuai maksud perusahaan dan tetap berada dalam batasan waktu, biaya dan sumber daya lain yang dianggarkan. Aalders (2001) menjelaskan langkah-langkah sebagai panduan dalam melakukan outsourcing teknologi informasi dari persiapan outsourcing hingga pengakhiran/ perpanjangan kontrak outsourcing sebagaimana diuraikan di bawah ini 1) Mengetahui tujuan Tujuan melakukan outsourcing harus diidentifikasi, dirinci serta ditetapkan jadwal pelaksanaannya 2) Mengembangkan critical success factors dan kriteria Kriteria pemilihan penyedia jasa beserta critical success factors untuk pelaksanaannya harus dikembangkan. Atas kriteria pemilihan harus diberikan bobot sesuai tingkat prioritas yang ditetapkan perusahaan. 3) Analisis lingkungan Penentuan lingkup outsourcing, pendekatan yang akan dilakukan serta analisis keuangan harus dilakukan sesuai lingkungan sistem informasi. 4) Penetapan prinsip-prinsip manajemen Template, proses-proses, keuntungan dan kerugian yang akan diperoleh terkait pelaksanaan outsourcing harus disusun sebagai alat untuk mengelola dan mengevaluasi pelaksanaan outsourcing 5) Pra-seleksi penyedia jasa Calon penyedia jasa yang potensial harus diidentifikasi (dalam hal akan dilakukan pelelangan terbatas atau penunjukan langsung) atau ditetapkan kriterianya (dalam hal akan dilakukan pelelangan terbuka). Apabila perusahaan akan melakukan pelelangan terbatas atau penunjukan langsung, maka dapat dilakukan wawancara terhadap calon penyedia jasa untuk menggali kemampuan dan keseuaiannya dengan kebutuhan perusahaan. 6) Mempersiapkan dan menyampaikan Request for Proposal Request for proposal (RFP) akan disampaikan agar calon penyedia jasa menyampaikan proposal untuk pelaksanaan outsourcing. Beberapa hal perlu disampaikan dalam RFP seperti kepemilikan data, laporan, model penetapan harga, hak dan kewajiban vendor, pengujian pekerjaan dan pelaporan hasil. 7) Melakukan evaluasi atas proposal yang diterima Terhadap proposal yang diterima dari calon penyedia jasa dilakukan evaluasi, baik secara kuantitatif (scoring) maupun kualitatif (analisa kelayakan). Evaluasi dilakukan oleh satu tim yang 7

8 terdiri dari berbagai bidang yang terkait seperti: pengguna, pengadaan, keuangan, dan lain-lain. Apabila diperlukan, dapat dilakukan pemeriksaan mendalam (due diligence) atas calon penyedia jasa untuk meyakinkan kemampuannya memenuhi kebutuhan perusahaan. Hasil akhir dari proses ini adalah penetapan penyedia jasa yang akan menjadi vendor dalam kegiatan teknologi informasi yang di-outsource 8) Penetapan kontrak Setelah penyedia jasa ditetapkan, maka langkah selanjutnya adalah perumusan kontrak yang mengacu kepada RFP, Proposal yang diajukan dan hasil evaluasi atas penyedia jasa. Kontrak harus mencakup paling tidak tujuan kegiatan, critical success factors, jadwal pelaksanaan kegiatan serta service level agreement (SLA). SLA memuat antara lain: definisi layanan, ukuran-ukuran layanan yang dipergunakan, pengukuran kinerja, serta tindakan perbaikan yang diperlukan. 9) Mengelola perubahan dan hubungan Diperlukan langkah-langkah untuk mengelola perubahan, baik karena perubahan pelaksana kegiatan maupun karena adanya proses baru yang belum ada sebelumnya. Di samping perubahan pada lingkup internal, hubungan dengan penyedia jasa juga harus dikelola mengacu kepada kontrak, SLA dan tujuan yang telah disepakati bersama. 10) Penghentian atau perpanjangan kontrak Apabila kontrak dengan penyedia jasa telah berakhir, maka harus dilakukan analisa apakah perlu dilakukan pengakhiran atau perpanjangan kontrak. Analisa dilakukan berdasarkan kebutuhan perusahaan dan kinerja penyedia jasa. IT Governance Institute (2005) merekomendasikan langkah-langkah generik untuk pelaksanaan tata kelola outsourcing secara baik sebagai berikut: 1) Yakinkan bahwa outsourcing dapat diterima dan layak melalui pemahaman atas bisnis organisasi dan strategi operasinya. Langkah ini akan menunjukkan kegiatan-kegiatan yang merupakan inti dan memberikan keunggulan pembeda bagi organisasi. Terhadap kegiatankegiatan ini umumnya tidak dilakukan outsourcing. 2) Tentukan jenis hubungan outsourcing dengan melihat pola permintaan terhadap pemakaian jasa. Jika permintaan layanan tidak bersifat terus menerus tetapi memiliki bentuk yang konsisten dan karakteristik yang sederhana, berarti hubungannya bersifat market-based (layanan yang disediakan dapat dikemas seperti item-item dalam katalog dan biaya penyelenggaraannya relatif lebih kecil. Untuk layanan yang lebih kompleks dan bersifat jangka panjang diperlukan pendekatan yang lebih bersifat terpadu atau kemitraan. 8

9 3) Buatlah kerangka kerja dan proses tata kelola outsourcing sebelum kontrak ditandatangani. Hal ini akan memberikan acuan yang kuat untuk tata kelola dan memungkinkan semua pihak untuk memahami tujuan, ekspektasi serta peran dan tanggung jawab masing-masing. 4) Jangan melakukan outsourcing terhadap proses yang gagal. Jika organisasi tidak dapat mengelolanya, kecil kemungkinan penyedia jasa eksternal akan dapat melakukannya dengan baik. 5) Lakukan uji tuntas (due diligence). Organisasi harus melakukan due diligence atas dirinya sendiri untuk memahami, mengkuantifikasi dan mengkualifikasi kebutuhan outsourcingnya dan atas calon-calon penyedia jasa untuk meyakinkan kesesuaiannya dengan kegunaan, keandalan, kecukupan sumber daya, dan sebagainya. Pelaksanaan due diligence ini akan mempermudah penyusunan dokumen request for information (RFI). Dokumen request for proposal (RFP) dapat disusun selanjutnya dan penyedia jasa yang menanggapi RFI dapat diundang untuk menyampaikan minat mereka terhadap RFP. 6) Minta dan rencanakan beberapa bentuk renegosiasi sekitar 12 sampai dengan 14 bulan dalam kontrak. 7) Susun dan negosiasikan kontrak dengan penyedia jasa yang prospektif. Selama tahap ini, organisasi sebaiknya memulai dengan perumusan mengenai bentuk hubungan yang akan dijalankannya dengan penyedia jasa. Service level agreement (SLA) dan operation Level agreement (OLA) dirumuskan dalam tahap ini sebagai komponen kunci dalam proses tata kelola. Kedua hal ini harus dibuat untuk meyakinkan pemberian layanan dan juga penerimaan standar layanan yang akan diikuti oleh kedua pihak. 8) Bentuk persetujuan pelengkap yang diperlukan untuk masing-masing negara (apabila layanan dilakukan antar negara) dan lakukan penelitian dengan hati-hati atas business case untuk masing-masing. 9) Lakukan perencanaan secara menyeluruh untuk peralihan, yang berarti memindahkan kewajiban penyampaian layanan kepada pemasok. Langkah ini merupakan perencanaan secara formal yang memerlukan hubungan dengan kontrak dan penandatanganan dari kedua pihak pada setiap tahap. 10) Rencanakan titik keberhasilan yang dapat segera terlihat (quick wins). Hal ini dapat memberikan 2 manfaat atas tujuan utama kontrak: - Memberikan semangat dari keberhasilan yang telah terlihat - Merupakan suatu mekanisme yang nyata untuk membentuk kepercayaan diri segera ketika kedua pihak bersepakat 9

10 11) Yakinkan bahwa tata kelola kontrak, meskipun sudah berkedudukan kuat, masih merupakan proses yang aktif. Sebagaimana pemantauan dengan melihat penyimpangan yang dilakukan sehari-hari, pemantauan kontrak harus meliputi juga pelaksanaan benchmarking (internal dan eksternal) secara berkala. Langkah ini akan meyakinkan kelanjutan pemberian nilai tambah oleh penyedia layanan dan membentuk dasar yang kuat untuk evaluasi ulang untuk mendukung renegosiasi kontrak. 12) Rencanakan renegosiasi. Proses ini normalnya terjadi saat kontrak berakhir, tetapi dapat juga dilaksanakan sebelumnya dengan beberapa alasan: pemutusan kontrak untuk kenyamanan, pelanggaran, ketidakcukupan, perubahan pengendalian atau kelalaian. Renegosiasi hendaknya menjadi proses standar yang dinyatakan dalam kontrak dan dituangkan dalam rancangan tata kelola. 13) Yakinkan bahwa akuntabilitas atas manajemen risiko telah tercakup dalam kerangka kerja dan pendekatan yang dijelaskan di atas. DAFTAR PUSTAKA Aalders R The IT Outsourcing Guide. John Wiley & Sons, England: Baffins Lane, Chichester, West Sussex IT Governance Institute IT Governance Domain Practices And Competencies: Governance Of Outsourcing. Rolling Meadows, Illinois O Brien JA dan Marakas GM Management Information Systems. 10 th Ed.. McGraw-Hill/ Irwin, New York 10