OUTSOURCING, INSOURCING & CO-SOURCING

Transkripsi

1 Pengumpulan tugas : 3 Desember 2010 TUGAS BLOG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OUTSOURCING, INSOURCING & CO-SOURCING DOSEN: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. DISUSUN OLEH : Aditya Prakarsa Yasin P

2 Pendahuluan Sejalan dengan berkembangnya teknologi dan semaikin meluasnya trend globalisasi, banyak organisasi bisnis, permerintahan, pendidikan, atau kemanusiaan yang mulai mengembangkan kegiatan produksi atau operasi nya dengan menggunakan bantuan teknologi. Dengan ini banyak keuntungan-keuntungan yang didapat, tidak dipungkiri ada juga kerugiannya. Untuk mendapatkan teknologi yang pas dan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing, sudah banyak sekarang perusahaan IT yang menyediakan produk dan jasa dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi atau produk-produk IT mereka kepada organisasi-organisasi tadi yang membutuhkan. Biaya dari produk IT ini tidak murah. Beberapa kasus menunjukan banyak organisasi yang tidak mampu membeli produk dan jasa dari perusahaan IT eksternal. Selain alasan biaya kompleksitas penggabungan atau penyelarasan sistem baru dan lama menyebabkan banyak organisasi beralih ke solusi lainnya yaitu pembentukan departemen yang bertanggung jawab untuk mengurusi dan mengelola sistem informasi di dalam perusahaannya. Adapula yang memilih untuk mengabungkan jasa dari luar dengan departemen IT nya dengan tujuan mendapatkan resources yang banyak. Banyak organisasi yang terjebak dalam dilema apakah memilih subkontrak proses, seperti desain produk atau manufaktur, ke perusahaan eksternal atau biasa disebut outsourcing dengan alasan menurunkan biaya pengembangan sistem, mengalihkan energi yang tetap diarahkan pada core competency bisnisnya sendiri, meningkatkan efisiensi operasi, atau untuk penghematan tenaga kerja. Atau mereka memilih internal production atau biasa disebut insourcing. Kegiatan insourcing biasa dilakukan oleh satu departemen di perusahaan atau organisasi yang melakukan operasi atau produksi dalam bisnis unit secara internal yang berdiri sendiri dan mengkhususkan diri di proses. Perusahaan juga dapat mendapatkan keuntungan dari outsourcing dan insourcing sekaligus dengan menerapkan co-sourcing yaitu penggabungan sistem kerja eksternal dan internal untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pengembangan IT di organisasi mereka. Keputusan akhir tidak sederhana karena pengkajian melibatkan prosedur panjang membandingkan dan mengkontraskan antara keuntungan dan kerugian, biaya dan manfaat dari ketiganya. 2

3 Pertama-tama lebih baik kita kenal lebih dalam apa itu outsourcing, insourcing dan cosourcing sebelum kita membandingkan keuntungan dan kerugian dari ketiganya. Pemahaman mengenai permasalahan ini perlu kita miliki sebagai seorang manajer di sebuah perusahaan. Dari pemahaman baru bisa kita putuskan dan lakukan evaluasi dengan stakeholders perusahaan atau client kita apakah yang cocok untuk perusahaan kita. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan outsourcing, insourcing serta co sourcing. Masing-masing pedekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Apa Itu Outsourcing? Menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing dimulai pada awal tahun delapan puluhan ketika organisasi mulai mendelegasikan fungsi-fungsi non-inti dari bisnis utama mereka kepada organisasi eksternal yang khusus menyediakan layanan fungsi tertentu atau produk. Dalam outsourcing, organisasi eksternal akan mengambil pengelolaan fungsi IT mereka di perusahaan. Beberapa perusahaan memilih outsourcing dengan alasan utama yaiatu perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada fungsi utama mereka di bisnis dan menghemat waktu, sumber daya dan infrastruktur. Strategi outsourcing yang mengatur urusan yang muncul ketika perusahaan mengandalkan antara pasar untuk menyediakan kemampuan khusus yang melengkapi kemampuan yang ada perusahaan yang disebarkan sepanjang rantai nilai. Seperti pengaturan perusahaan dalam menghasilkan nilai rantai suplai melebihi manfaat yang dicapai melalui biaya ekonomi. Intermediate pasar yang khusus memberikan kemampuan yang berbeda muncul 3

4 sebagai kondisi industri yang menyangatkan partisi produksi. Sebagai hasil dari informasi yang lebih sederhana dan standarisasi koordinasi, jelas demarcations administrasi emerge sepanjang rantai nilai. Partisi yang terjadi antara pasar sebagai koordinasi produksi di seluruh rantai nilai yang sederhana sebagai informasi dan menjadi standar, sehingga lebih mudah untuk mentransfer kegiatan di perbatasan. Dalam kegiatan outsourcing, perusahaan penyedia jasa outsourcing dan klien nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Klien mempercayai data-data dan informasi penting kepada mitra outsourcing. Outsourcing juga tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan IT. Perusahaan di Amerika Serikat dan Inggris banyak yang meng-outsource jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan basis data dan lainnya. Perusahaan yang memilih untuk melakukan outsourcing memiliki pandangan bahwa dengan outsourcing memungkinkan organisasi untuk mengakses jasa intelektual yang tepat dan fokus pada kompetensi inti. Apa Itu Insourcing? Kebalikan dari outsourcing, insourcing dapat didefinisikan ketika sebuah delegasi organisasi kerja kepada entitas lain, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi, itu disebut sebagai insourcing. Entitas internal atau in-house biasanya akan memiliki tim khusus yang akan mahir dalam memberikan layanan yang dibutuhkan. Organisasi kadang-kadang memilih untuk insourcing karena memungkinkan mereka untuk mempertahankan kontrol yang lebih baik dari pada melakukan outsource. Insourcing juga bisa berarti sebuah organisasi membangun sebuah pusat bisnis baru atau fasilitas yang akan mengkhususkan diri dalam layanan atau produk tertentu. Insourcing mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fiftyfifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan 4

5 perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu. Dalam kaitannya dengan IT, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis IT) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Organisasi yang terlibat dalam produksi biasanya memilih untuk insourcing untuk mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Kecenderungan insourcing telah meningkat sejak tahun Organisasi yang telah puas dengan outsourcing telah bergerak ke arah insourcing. Beberapa organisasi merasa bahwa mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik dari pada melakukan outsourcing. Apa Itu Co-Sourcing? Co sourcing merupakan pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan atau departemen TI yang bekerjasama dengan pihak ketiga/vendor. Keputusan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi dengan Co sourcing berdasarkan beberapa hal, seperti misalnya target pengembangan sistem informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perusahaan memakai jasa pihak ketiga/vendor ingin melengkapi kekurangankekurangan sistem informasi yang dimiliki perusahaan, pihak ketiga yang memiliki skill lebih dari departemen IT internal perusahaan akan menutupi kekurangan-kekurangan tersebut atas informasi yang disampaikan oleh pihak internal perusahaan. Disamping target yang ingin dicapai, perusahaan harus memperhitungkan budget yang telah dianggarkan. Keputusan memakai Co sourcing akan memakan biaya yang sangat besar karena melibatkan banyak pihak. Harus diperhitungkan kontribusi aktivitas TI setelah dikembangkan terhadap operasi dan posisi bisnis, apakah sesuai dengan jumlah yang telah dianggarkan. Apabila pengembangan sistem informasi yang lebih sempurna sangat mendesak 5

6 untuk dilakukan, alasan seperti ini memungkinkan untuk mengambil metode Co sourcing dalam pengembangan SI dalam perusahaan. Kemampuan sumber daya (resources) dari departemen sistem informasi juga merupakan faktor penting dalam mengambil metode pengembangan sistem informasi. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrograman yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, hal ini sangat memerlukan pihak ketiga/vendor. Selain itu, perusahaan merasa perlu dan ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke dalam perusahaan. Penerapan Sistem Informasi Dengan Outsourcing, Insourcing Atau Co-Sourcing Seperti telah disebutkan sebelumnya, bahwa dalam mengembangkan serta menerapkan suatu sistem informasi dan manajemen dalam perusahaan terdapat beberapa pilihan pendekatan yang dapat dilakukan. Pertama adalah pendekatan outsourcing dimana pengembangan dan penerapan sistim informasi dan manajemen diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya. Kedua adalah pendekatan insourcing yang pengembangan dan penerapan sistim informasi manajemen nya dilakukan oleh internal perusahaan yang dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri dan biasanya terdapat divisi atau departemen information and communicatuion technology yang bertugas untuk mengurus hal ini. Kemudian yang ketiga adalah pendekatan co-sourcing dimana perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi. Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan efisien). Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal bagaimana 6

7 menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Oleh kerena itu perlu adanya pengkajian mengenai keunggulan dan kerugian dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen dengan menggunakan ketiga pendekatan tersebut. Dimulai dari keunggulan dan kelemahan ketiga sistem tersebut. Keuntungan Outsourcing : Melakukan outsourcing untuk kegiatan yang bukan menjadi core-bisnis akan memberi perusahaan banyak waktu untuk berkonsentrasi pada bisnis inti. Perusahaan outsourcing yang ahli dibidang IT dapat memberikan layanan yang berkualitas tinggi, terarah, dan praktis sehingga mempercepat proses pembangunan dan pengimplementasian sistem informasi baru. Peningkatan efisiensi pekerjaan non-core secara menyeluruh yang akan berdampak pada peningkatan produktifitas core bisnis perusahaan dan keunggulan kompetitif. Outsourcing dapat membantu merampingkan operasi bisnis perusahaan. Offshore outsourcing, atau melakukan kegiatan outsourcing ke tempat yang geografik nya berbeda dengan tujuan penghematan waktu, tenaga kerja, dan biaya operasional serta meningkatkan siklus waktu kerja sehingga memungkinkan sebuah perusahaan untuk dapat melayani pelanggan selama 24 jam. Perusahaan dapat menghemat investasi dalam perangkat lunak, teknologi terbaru dan infrastruktur. Proses bisnis perusahaan dilaksanakan secara efisien dan dalam waktu perputaran yang cepat sehingga melancarkan arus kas. Memberikan akses ke perusahaan terhadap sumber daya tidak tersedia secara internal, seperti teknologi yang modern dan terbaru sehingga dapat meningkatkan nilai tambah bagi perusahaan. Fleksibilitas yang diperoleh melalui kegiatan outsourcing membantu perusahaan bereaksi dengan cepat terhadap perubahan kondisi pasar, fluktuasi siklus permintaan, dan meningkatnya persaingan. 7

8 Meningkatkan efektifitas perkerjaan internal. Dengan melakukan outsourcing, personil yang seharusnya bertanggung jawab di bagian ini dapat di alokasikan untuk tugas-tugas yang lebih strategis dan tepat sasaran. Bantuan dengan globalisasi. Jika perusahaan yang ingin bergerak dan masuk ke pasar internasional, maka dengan bantuan agen outsourcing perusahaan akan mendapatkan bantuan dalam memperluas infrastruktur dan jangkauan operasional. Kelemahan Outsourcing : Memungkinkan terjadinya konflik antara perusahaan dan pihak ketiga (perancang sistem informasi) karena perbedaan persepsi. Perusahaan bisa saja kehilangan kendali terhadap sistem dan keamanannya dimana banyak data dan informasi penting didalamnya. Tidak terjadi transfer knowledge di dalam perusahaan dengan optimal sehingga terjadinya kesenjangan secara internal perusahaan. Ini menyebabkan menurunnya keharmonisan dan efektifitas kerja pekerja. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal pada awal perjanjian, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. Pengambilan keputusan hanya dikuasai oleh pihak eksekutif perusahaan dan karyawan hanya sebagai input dalam sistem. Kontrak jangka panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. Dengan outsourcing, mungkin akan berkurangnya fokus terhadap pelanggan secara manual dimana dibeberapa negara pendekatan secara manual atau menggunakan tenaga manusia sangat penting untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan. 8

9 Keuntungan Insourcing: Kontrol langsung atas resources yang dimiliki oleh perusahaan menjadi tujuan utama perusahaan melakukan insourcing. Departemen yang bertanggung jawab secara langsung melakukan koordinasi dan mengelola setiap kegiatan dengan sumber daya yang ada dan dapat dioptimalkan. Requirement dapat dipahami secara jelas. Penerapan software/hardware relatif lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mengedepankan peran user dalam menentukan tujuan dan sasaran pengembangan infrastruktur sistem, Meningkatkan partisipasi user dan rasa memiliki pada infrastruktur yang dikembangkan. Relatif mempercepat tahapan pengembangan karena knowledge transfer yang lebih mudah. Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem. Keamanan data relatif terjamin. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang bersifat kompleks Pengambilan keputusan dapat dikendalikan oleh perusahaan, tanpa intervensi dari pihak luar. Mengurangi biaya yang berkaitan dengan berulang mengelola Help Desk termasuk personalia dan pelatihan Perusahaan dapat menikmati teknologi yang dimiliki sendiri dan mengkonfigurasi seusai keinginan jika ada perubahan dalam berbisnis dengan client. Ini berdampak baik bagi perusahaan karena dapat meningkatkan daya saing. Kelemahan Insourcing : Berkembangnya teknologi mengharuskan perusahaan mengeluarkan anggaran untuk menggunakan teknologi terbaru menyebabkan membengkaknya pengeluaran non-core. Harus menginvestasikan waktu, teknologi, infrastruktur dan proses yang lebih besar dibandingkan tidak memiliki divisi IT sendiri. 9

10 Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi mungkin tidak mencukupi untuk membangun sistem yang sesuai. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai. Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan oleh personel intern. Kebocoran data mungkin dapat terjadi, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas khususnya kepada karyawan yang menangani proyek SI. Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal. Resiko kerusakan software/hardware ditanggung oleh perusahaan, begitu juga dengan peralatan yang sudah lanjut usia. Perubahan kultur perusahaan relatif lebih sulit dilakukan jika diatur oleh karyawannya sendiri. Keuntungan Co-Sourcing : Kontrol perusahaan kepada perusahaan yang diajak bekerja sama dapat lebih ketat dan terkontrol secara langsung. Pembagian resiko bersama, apabila terjadi kegagalan dalam pengembangan sistem informasi yang ada. Sense of ownership and accountable tim lebih tinggi dalam membangun sistem Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Perusahan dapat meyempurnakan kekurangan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan. Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan pihak luar untuk menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan oleh perusahaan. Permasalahan dalam pengembangan SI dapat didiskusikan bersama untuk mencari jalan keluar yang tepat. Perencanaan pengembangan lebih kompetitif karena disesuaikan dengan core competency perusahaan. 10

11 Kelemahan Co-Sourcing : Perlu pembelajaran yang lebih dari pihak perusahaan karena harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih. Kurangnya keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, seperti pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan kepada pesaing. Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan dua pihak yang saling bertangung jawab dalam penerapan sistem infomasi suatu perusahaan. Keuntungan perusahaan dari pengembangan sistem infomasi ini belum dapat dirasakan dalam jangka pendek. Perbedaan kepentingan organisasi dapat menyebapkan konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor dan berakibat pada terhambatnya pengembangan sistem informasi perusahaan. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penyesuaian kebudayaan kerja dan transfer knowledge antara perusahaan dan vendor untuk pengembangan sistem informasi perusahaan. Apa Yang Terbaik Untuk Perusahaan? Jika perusahaan kita memiliki sejumlah proses non-core yang menyita banyak waktu, tenaga dan sumber daya untuk dikembangkan dan diimplementasikan in-house, akan bijaksana untuk melakukan outsourcing fungsi-fungsi non-inti. Outsourcing dalam hal ini, akan membantu perusahaan menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu dalam membuat dan mengembangkan sistem informasi yang baik dengan waktu yang relatif cepat. Dengan ini kepuasan pelanggan atau client dapat terpenuhi. Namun jika perusahaan mementingkan keamanan dan perkembangan bisnis kedepannya maka akan lebih idela bagi perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi sendiri atau insourcing. Dengan memiliki divisi IT sendiri maka kontrol teknologi dan sistem dapat dimiliki penuh oleh perusahaan. 11

12 Lain lagi dengn co-sourcing yang menekankan kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak lain dimana kerjasama ini bersifat saling melengkapi. Biasanya sistim ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin pengembangan sistem informasinya dijalankan secara internal, namun kekurangan sumber daya yang cukup untuk melaksanakannya. Namun begitu perusahaan tidak ingin membeli dari pihak lain melainkan ingin mengembangkan secara bersama-sama. Dengan ini kineja tim dapat lebih terpercaya karena adanya partisipasi perwakilan perusahaan dalam pengembangan sistem tersebut. 12

13 Komentar Blog Alamat blog : Mengkomentari blog : 1. Pemaparan yang baik dari dani mengenai insourcing,outsourcing, dan cosourcing. Menurut saya perusahaan harus terus berkembang. Untuk itu teknologi sangat diperlukan. jika perusahaan harus bertumpu terus pada outsourcing atau harus mengeluarkan dana besar untuk insourcing maka solusi nya adalah co-sourcing. co-sourcing adalah knowledge sharing yang menurut pandangan saya adalah sesuatu yang sangat penting untuk perkembangan perusahaan. Link: Menjawab pertanyaan saudara dani mengenai bisakah konsep co-sourcing diterapkan dengan baik. menurut pandangan saya semua tergantung seberapa besar perusahaan tersebut dan apa fokus utama nya. jika pengembangan IT bukan lah suatu yang mendasar maka co-sourcing terlalu mahal apa lagi melakukan insourcing. contohnya perusahaan perternakan, sudah dapat dipastikan mereka akan menggunakan pihak konsultan IT untuk mengembangkan, misalnya, database perusahaan atau website untuk informasi dan jualbeli. Link: Ingin sedikit mengkomentari pendapat saudara mira mengenai kelemahan outsourcing yang banyak kita tahu salah satu nya adalah "Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.". Menutur pandangan saya, pertama, sudah banyak perusahaan IT yang menyediakan jasa 13

14 ini dengan profesional dengan menyediakan jasa security data yang baik. Kedua, lakukan co-sourcing, dengan ini kita dapat melakukan kendali full atas data-data perusahaan. Jangan lah kita terlalu takut akan perkembangan teknologi. Malahan kita harus one step ahead of pesaing-pesaing kita. Dengan ini dapat meningkatkan daya saing perusahaan kita. Link: 14

15 Daftar Pustaka O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7 th Ed., McGraw- Hill/Irwin. New York. Suwondo, C Outsourcing Implementasi di Indonesia. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta Zilmahram, T Outsourcing dan Insourcing. outsourcing-dan-insourcing.html. 15