PERBEDAAN INSOURCING DAN OUTSOURCING DALAM PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25 September 2013 Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 4 Oktober 2013 PERBEDAAN INSOURCING DAN OUTSOURCING DALAM PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI Oleh : Jauhar Samudera Nayantakaningtyas (P ) Angkatan R50 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI... i DAFTAR GAMBAR... ii DAFTAR LAMPIRAN... ii I. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Penulisan... 1 II. PEMBAHASAN Pendekatan Insourcing Pengertian Insourcing Penerapan Insourcing Keunggulan dan Kelemahan Insourcing Pendekatan Outsourcing Pengertian Outsourcing Penerapan Outsourcing Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing... 6 III. PENUTUP Kesimpulan... 9 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN i

3 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing... 6 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Komentar di 12 Lampiran 2. Komentar di 12 Lampiran 3. Komentar di 13 ii

4 I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam menghadapi persaingan dunia usaha yang ketat, organisasi dituntut untuk melakukan peningkatan manajemen organisasi atau perusahaan. Hal ini membuat organisasi harus mampu mengelola organisasinya secara efektif dan efisien. Organisasi selalu berusaha semaksimal mungkin untuk menggunakan sumberdaya secara optimal untuk mencapai hasil yang maksimal. Salah satu caranya adalah dengan membangun teknologi informasi dan sistem informasi menjadi teknologi sistem informasi yang medukung bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Pengelolaan organisasi yang semakin efektif, efisien, dan responsif dalam sistem informasi, maka dapat memberi kemudahan bagi perusahaan untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dalam lingkungan bisnisnya, mulai dari proses produksi dan operasi, finance, accounting, hingga pemasaran. Dalam mengoptimalkan pengambangan dan implementasi teknologi sistem informasi, setiap perusahaan dapat melakukan melalui 2 (dua) metode, yaitu insourcing, dan outsourcing. Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari kedua metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah : 1. Menjelaskan pengertian insourcing dan outsourcing. 2. Menjelaskan penerapan insourcing dan outsourcing. 3. Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi. 1

5 II. PEMBAHASAN 2.1. Pendekatan Insourcing Pengertian Insourcing Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourching adalah pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya teknologi, sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumberdaya software, sumberdaya jaringan, sumberdaya data, sumberdaya ekonomi, yang diubah melalui berbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa, sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumberdaya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-house Penerapan Insourcing Menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 2

6 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan Keunggulan dan Kelemahan Insourcing Menurut Anonim (2011) beberapa keunggulan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain: 1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri. 2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource. 3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. 4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. 5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security access). 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing. Selain keunggulan di atas, Anonim (2011) menyebutkan bahwa pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya: 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal. 2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal. 3

7 3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user. 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user. 5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date Pendekatan Outsourcing Pengertian Outsourcing Menurut O Brien dan Marakas (2010), istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing). Amant (2010) dalam Wiriadinata dan Sembiring (2012) menyatakan bahwa definisi dari IT outsourcing adalah suatu bentuk pendelegasian melalui pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya 4

8 manusia, dan tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian layanan IT dari sebuah vendor eksternal. Tujuan utama suatu organisasi melakukan IT outsourcing adalah mengembangkan sistem informasi untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal Penerapan Outsourcing Dewangga (2010) menyatakan bahwa ada beberapa alasan perusahan melakukan outsourcing, yaitu: 1. Membagi resiko operasional, karena resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. 2. Sumberdaya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya 3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional 4. Memperkerjakan sumberdaya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya 5. Mekanisme kontrol menjadi lebih baik. 6. Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifkasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. 5

9 Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing Sumber: Anonim (2010) Carrie dan Indrajit dalam Pasaribu (2010) membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu : 1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware. 2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu. 3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri. 4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Menurut Dewangga (2010), keunggulan pengembangan Sistem Informasi melalui outsourcing, antara lain: 1. Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan. 2. Fleksibiltas untuk meresponse perubahan ITyang cepat, perubahan arsitektur IT berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya 6

10 perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru. 3. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan. 4. Akses pada pakar IT yang lebih baik. 5. Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah. 6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya. 7. Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem IT-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan. 8. Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT. Selain keunggulan diatas, menurut Dewangga (2010) pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti: 1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna. 2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. 3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. 7

11 4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. 5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource. 6. Perubahan dalam gaya manajemen. 7. Proses seleksi kerja yang berbeda. 8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal. 8

12 III. PENUTUP 3.1. Kesimpulan Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis perusahaan bisa lebih difokuskan daripada kita menyibukkan diri untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam menjalankan inti bisnis. Dilihat dari budget yang ada, kalau budget yang perusahaan miliki terbatas, atau masih kalangan menengah ke bawah, ada baiknya kalau menggunakan insourcing, karena tidak terlalu memakan biaya yang begitu besar. Disebabkan orang-orang yang ada, itu masih berada di dalam 1 perusahaan. Tidak memakan banyak biaya salah satunya biaya gaji atau biaya kerja. Jadi lebih menguntungkan daripada harus menggunakan outsourcing. Dan kalau perusahaan tersebut tergolong perusahaan besar, sebaiknya menggunakan tenaga outsourcing karena pengaruhnya bisa lebih besar untuk membantu mengurangi biaya IT tetapi memiliki kualitas kinerja yang baik. Dan dapat membantu perusahaan tersebut untuk lebih fokus dalam mengembangkan inti bisnisnya, tetapi tetap memiliki kualitas ICT yang baik. Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan. Jika resiko yang di hadapi dan tingkat kegunaannya tidak terlalu mengkhawatirkan maka ada baiknya hanya menggunakan insourcing. Sehingga tidak terlalu mengurangi biaya untuk masalah IT, tetapi jika resiko yang di hadapi dan tinggkat kegunaan tinggi, sebaiknya menggunakan outsourcing, dengan artian perusahaan dapat lebih konsentrasi dalam menghadapi resiko yang ada, dan perusahaan terlindungi dari segala ancaman, dan tindakan pencurian data dan segalanya. 9

13 Begitu juga dengan tingkat kegunaan, jika kegunaan dari ICT memang sangat dibutuhkan, ada baiknya jika perusahaan menggunakan outsourcing, sehingga mereka dapat membuat sesuai dengan permintaan dari perusahaan didasarkan kepada pengendalian resiko yang diharapkan. Dikarenakan outsourcing memiliki tenaga yang lebih ahli dalam bidangnya tersebut. Dan yang terakhir jika di lihat dari keperluannya, cukup bisa dipikir secara logika. Karena jika kegunaan dari ICT tidak terlalu penting atau biasa saja, maka insourcing sudahlah cukup untuk menjalankan permintaannya tersebut, tetapi jika keperluan akan ICT dikatakan sangan membantu, maka tenaga outsourcing memang menjadi pilihan terbaik. Dikarenakan mereka memang ahli didalamnya. Tenaga outsourcing memiliki keahlian tersendiri dikarenakan bidang yang mereka hadapi memang berada pada daerah itu juga. Sehingga sebaiknya pilihan jatuh kepada outsourcing. Mana yang lebih baik, tidaklah menjadi pertanyaan bagi perusahaan. Tetapi faktor-faktor diataslah yang menentukan mana yang menjadi pilihan terbaik perusahaan. Juga bukan hanya tergantung itu saja, untuk bagian outsourcing, perlu diperhatikannya bentuk kontrak kerjasama yang dibuat. Agar kinerja dan kualitas kerja dari pihak vendor outsourcing dapat seperti yang diharapkan. 10

14 DAFTAR PUSTAKA [Anonim] Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing dalam [Diakses pada 23 September 2013] [Anonim] Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing dalam [Diakses pada 23 September 2013] Dewangga, J Outsourcing dalam [Diakses pada 23 September 2013] Greaves, Maurice F Strategic Outsourcing, a Structured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management Association. O Brien, J. A. and G. M. Marakas Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th Edition. McGraw-Hill. Pasaribu, FTP Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing dalam [Diakses pada 23 September 2013] Wiriadinata, R. P. A. dan Sembiring, J Perancangan Model Pengambilan Keputusan IT Outsourcing dalam Enterprise Architecture. Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika Volume 1, Number 2, Juli 2012 Zilmahram, T Outsourcing dan Insourcing dalam [Diakses pada 23 September 2013] 11

15 LAMPIRAN Lampiran 1. Komentar di Lampiran 2. Komentar di 12

16 Lampiran 3. Komentar di 13