PROSES KONVERSI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN

Transkripsi

1 Tugas Mata Kuliah Triwulan Kelas Nama Dosen : Sistem Informasi dan Manajemen (individu) : I (satu) : E52 : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc PROSES KONVERSI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN Disusun oleh : Amalia Ullianjari, E-52 Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2015

2 DAFTAR ISI Halaman Depan.... Daftar Isi... 2 Bab I. Pendahuluan Latar Belakang Masalah Perumusan Masalah Tujuan Penulisan Bab II. Pembahasan... 5 Bab III. Penutup. 13 Daftar Pustaka

3 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penerapan sistem informasi pada perusahaan bila diamati banyak dilatar belakangi oleh kebutuhan efisiensi dan efektivitas berbagai pekerjaan dan alasan ekonomis. Namun pada kenyataannya, implementasi sistem informasi berupa migrasi dari budaya manual ke otomasi banyak menemui kendala di berbagai perusahaan. Salah satu penyebabnya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut dikarenakan mereka sudah lama terbiasa mengelola sistem manajemen secara manual. Cara umum yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi hal tersebut adalah melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya menggunaka jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman di bidangnya. Ada cara lain yang dapat dijadikan alternatif bagi manajemen perusahaan dalam mengatasi kegagalan pemanfaatan sistem informasi, yaitu dengan melakukan konversi sistem informasi. Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Banyak hal yang dapat melatar belakangi keputusan konversi sistem informasi, seperti misalnya akibat kurangnya dukungan user. Proses konversi sistem informasi dapat dilakukan dengan mengadaptasi salah satu dari empat strategi konversi sistem operasi, yaitu strategi konversi langsung (direct conversion), paralel (parallel conversion), pilot (pilot conversion), maupun dengan strategi bertahap (phase-in conversion). Perusahaan dapat menjatuhkan pilihan pada salah satu metode dengan mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi yang ada di lapangan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas maka permasalahan dalam makalah ini adalah bagaimana konversi sistem informasi dapat dilakukan di perusahaan. 3

4 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk menjelaskan metode konversi sistem informasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan. 4

5 II. PEMBAHASAN 2.1 Jenis Metode Konversi Sistem Informasi Sistem Informasi Manajemen dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Oleh karena itu, setiap perusahaan berusaha untuk menghadirkan sebuah sistem yang dapat menghasilkan informasi yang akurat dan bermanfaat bagi bisnis perusahaan. Namun dalam praktek bisnis, sering kali ditemukan kehadiran sistem informasi manajemen tidak membawa perkembangan berarti terhadap produktivitas perusahaan. Terlepas dari penyebab terjadinya kegagalan pemanfaatan sistem informasi, manajemen dituntut melakukan upaya mengatasi permasalahan tersebut. Salah satu keputusan yang dirasa perlu diambil perusahaan adalah melakukan konversi sistem informasi. Konversi sistem informasi, sebuah proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Menurut O Brien (2005), metode pengalihan (konversi) sistem terdiri dari beberapa jenis yaitu : Konversi Langsung (Direct Conversion) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turnkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara kembali ke sistem lama. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi berbiaya paling murah. Metode ini dilakukan dengan membandingkan kedua sistem, yaitu sistem lama dan sistem baru, serta melakukan analisis terhadap resiko yang ditimbulkannya. Jika sistem lama berbeda jauh dengan sistem baru yang akan diterapkan, maka biasanya sistem baru akan sulit untuk diterapkan. Umumnya, metode ini digunakan untuk perusahaan kecil dengan sistem yang sederhana. Pendekatan atau cara konversi ini umumnya lazim dipakai dalam kondisi : 1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain. 2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai. 3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya. 5

6 4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem sistem tersebut tidak berarti. Kelebihan Metode Konversi Langsung : Relatif tidak mahal. Kelemahan Metode Konversi Langsung: - Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. - Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting Konversi Paralel (Parallel Conversion) Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Metode ini dilakukan dengan menganalisa arsitektur, struktur dan sistem basis data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memiliki berbagai dokumen mengenai data-data yang terkait dengan analisis tersebut. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tingkat integritas data, pemindahan data dilakukan secara terpadu. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu dan kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi. Kelebihan Metode Konversi Paralel : Memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Kelemahan Metode Konversi Paralel : - Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. 6

7 - Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orangorang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) Konversi ditakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Kelebihan Metode Konversi Bertahap : Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Kelemahan Metode Konversi Bertahap : - Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama cukup besar - Daya terapnya terbatas - proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang Prosedur Metode Konversi Bertahap : Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama Sistem harus disegmentasi Konversi Pilot (Pilot Conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan 7

8 diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi saja yang mencoba mengembangkan sistem baru. Bila metode phase-in melakukan segmentasi sistem, metode pilot melakukan segmentasi pada organisasi. Kelebihan Metode Konversi Pilot - Perlunya segmentasi organisasi. - Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung. - Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel. - Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W 2.2 Metode Konversi Data Keberhasilan konversi sistem informasi sangat tergantung pada seberapa profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi. Modifikasi tersebut meliputi: 1. Format file 2. Isi file 3. Media penyimpanan file Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file. Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem yang telah disebutkan di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi: 8

9 File Master Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem. File Transaksi File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi. File Indeks File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi. File Tabel File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak. File Backup Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan. Sedangkan sebagian perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut : 1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem. 2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai. 3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update. 4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung. 9

10 2.3 Evaluasi Sistem Informasi Baru Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedumya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang. Terjadinya kesalahan besar pada konversi dari suatu sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru dapat berakibat fatal. Hal ini dapat terjadi antara lain disebabkan karena : Telah terpasang sistem teknologi informasi yang baru, namun perubahan tidak terjadi karena organisasinya tidak menyesuaikan dirinya sehingga mengkanibalkan teknologi informasi atau tidak terdukungnya strategi kemudian menimbulkan overule pada sistem. Proyek pengalihan sistem informasi yang baru tidak memiliki arah dan tahapan yang baik. Komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI tidak terjalin. Hal ini menyebabkan TI yang diterapkan di perusahaan tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan atau tidak tepat sasaran. Belum ada investasi pada pengguna sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki. Konversi sistem informasi yang baru kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap kebutuhan bisnis. Tingkat kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah. Terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/phk, sponsorship/dukungan manajemen puncak). Dengan adanya ketiga hal ini maka dapat terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri. 10

11 Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan pengguna, akibat proses investigasi dan analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam. Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi pengurangan pegawai. Tidak dibarengi dengan business re-engineering process, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang seharusnya meliputi aktivitas : a) Hardware, software dan services acquisition b) Software development atau modification c) End user training d) System documentation e) Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge). Adapun langkah mitigasi yang dapat dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari antara lain : Melihat dan mengkoreksi kembali visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek 11

12 pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut : 1. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka. 2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini. 3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampakdampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan. 4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka. 12

13 III. PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan pemaparan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Metode konversi sistem informasi meliputi metode konversi Langsung (Direct Conversion), konversi Paralel (Parallel Conversion), konversi Bertahap (Phase-In Conversion) dan konversi Pilot (Pilot Conversion). 2. Keberhasilan konversi sistem informasi sangat tergantung pada keberhasilan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Konversi data dapat dilakukan secara total maupun gradual. 3. Perencanaan implementasi sistem baru harus dipersiapkan secara comprehensive dan integrated, meliputi aktivitas : 1. Hardware, software dan services acquisition 2. Software development atau modification 3. End user training 4. System documentation 5. Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge). 4. Proses konversi sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak terlepas dari resiko kesalahan, oleh karena itu diperlukan langkah mitigasi agar resiko tersebut dapat dihindari, antara lain : 1. Berpegang pada visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi yang belum maksimal dan melatih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. 2. Menciptakan sinergisme di antara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. 3. Menciptakan sinergisme dan kerja sama yang baik antara perancang sistem informasi, manajemen perusahaan dengan para pekerja. 13

14 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi. Penerbit Andi.September Yogyakarta. O Brien. J. A Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Penerjemah Dewi Fitriasari dan Deni Arnos Kwary. Salemba Empat, Jakarta