Perbandingan Penerapan Sistem Informasi Manajemen Insourcing dan Outsourcing

Transkripsi

1 INSTITUT PERTANIAN BOGOR Perbandingan Penerapan Sistem Informasi Manajemen Insourcing dan Outsourcing Tugas Individu Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Disusun Oleh : Riananda Aminanto Hutomo P E Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. Eksekutif 47 Sekolah Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2014

2 Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen Impementasi Sistem Informasi dalam Bisnis Insourcing Outsourcing BAB III PEMBAHASAN Penerapan Insourcing Penerapan Outsourcing BAB IV PENUTUP Kesimpulan DAFTAR PUSTAKA

3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi sekarang ini harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur dari brainware, software, hardware, dan jaringan komunikasi, untuk menyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini. Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahan dalam pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada siapa atau pihak mana yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Keputusan untuk menyerahkan pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahaan, kemampuan sumberdaya, manusia perusahaan, teknologi perusahaan yang memadai dan kebutuhan operasional perusahaan. Pemilihan pelaku yang dapat menangani pengembangan sistem informasi perusahaan adalah pihak insourcing dan outsourcing. Perusahan dapat menyerahkan pengembangan sistem informasinya pada pihak internal atau insourcing, dimana perusahaan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi menjadi alternatif selanjutnya. Apabila perusahan belum sanggup melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri, maka perusahaan dapat membeli paket sistem informasi yang sudah jadi atau juga dapat berupa permintaan terhadap pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak 3

4 perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi kepada pihak ketiga (outsourcing). Keputusan perusahaan melakukan insourcing atau outsourcing menjadi suatu penggerak proses pengembangan strategi bisnis. Keputusan untuk melakukan insourcing atau outsourcing seringkali ditandai dengan adanya siklus pengembangan produk baru. Karena produk, pelayanan, perakitan (sub-assemblies) atau komponenkomponen yang belum dirancang, dikarenakan minimnya informasi yang tersedia untuk menuntun pengambilan keputusan terhadap sumberdaya. 1.2 Tujuan Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara insourcing dan outsourcing. 4

5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terinterogasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam penyebarannya. Lebih jauh, yang meliputi sumber daya manusia, hardware, software, data, dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien, 2010). Sementara itu, sistem informasi manajemen (SIM) memiliki definisi sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metoda manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Adapun tujuan umum sistem informasi manajemen, yaitu: Menyediakan informasi yang digunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar. 5

6 Keempat tujuan tersebut menunjukan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan). 2.2 Impementasi Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Sikus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Terdapat tiga bagian utama dari sistem informasi yaitu: 1. Data yang mendukung informasi; 2. Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi; 3. Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan, dan menggunakan sistem informasi. Sistem informasi sendiri dapat didefiniskan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumber daya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O Brien (2010), berdasarkan kegunaannya, sistem informasi dapat dibedakan menjadi sistem infromasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan. Sistem informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan karena: 1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi Sebagai sistem penunjang operasi (operation support system), sistem informasi dapat : 6

7 Memproses transasksi-transaksi bisnis secara efisien; Mengendalikan proses-proses industry; Mendukung komunikasi dan kolaborasi; Memperbaharui basis data perusahaan. Operation support system dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: a. Transaction Processing System (TPS) TPS berfungsi untuk mencatat dan memproses transaksi-transaksi bisnis. Contoh: sales processing, inventory system, accounting system b. Process Control System (PCS) PCS berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan proses-proses fisik. Contoh: menggunakan sensor-sensor untuk mengawasi prosesproses kimia di pengolahan minyak. c. Enterprise Collaboration Systems (ECS) ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi tim dan kelompok kerja. Contoh: , video conference. 2. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), sistem informasi dapat menyediakan informasi dan mendukung para manajer dalam membuat keputusan secara efektif. Management support system dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: 1. Management Information System (MIS) MIS dapat membantu dalam melaporkan dan menunjukan kinerja kegiatan bisnis tertentu. Contoh: laporan analisa penjualan harian. 7

8 2. Decision Support System (DSS) DSS dapat menyediakan dukungan ad hoc dan interaktif. Contoh: sebuah analisa what-if untuk menentukan dimana sebuah perusahaan harus menggunakan dana periklanan. 3. Executive Information System (EIS) EIS dapat menyediakan informasi penting untuk para eksekutif dan manajer suatu perusahaan. Contoh: akses yang mudah terhadap kegiatankegiatan apa saja yang dilakukan oleh para pesaing. Selain operation support system dan management support system, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu expert system, knowledge management system, strategic information system, dan functional business system. Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efisiensi baik dalam proses bisnis maupun dalam pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan sistem informasi. Sehingga pada akhirnya terciptalah sebuah perusahaan yang adaptif dan memiliki daya saing yang tinggi ditengah lingkungan bisnis yang dinamis. Kualitas suatu sistem informasi perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan efektif. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu: 1. Relevancy (relevan) Setiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda. 2. Accuracy (akurat) Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut. 8

9 3. Timelines (tepat waktu) Informasi ayng dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (using). Informasi yang using tidak mempunyai nilai yang baik sehingga jika digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalah dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi terbaru. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organsiasi baik bergerak di bidang bisnis maupun non-bisnis. Lebih jauh lagi, saat ini sistem informasi berbasis internet yang penggunaannya semakin luas dan semakin canggih dalah hal kecepatan, ketepatanm dan informasi yang up-to-date. 2.3 Insourcing Insourcing adalah praktek bisnis dimana pekerjaan yang seharusnya dikontrakkan, dilakukan sendiri oleh perusahaan (Rose, 2009). Insourcing seringkali meliputi mendatangkan spesialis untuk memenuhi kebutuhan sementara atau pelatihan karyawan yang ada untuk melakukan tugas-tugas yang seharusnya telah di-outsource. Insourcing merupakan suatu cara optimalisasi karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa berbentuk bekerja di luar perusahaan secara full-time, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Lovita, 2010). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam Negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhusukan diri pada layanan atau produk tertentu. 9

10 2.4 Outsourcing Istilah outsourcing merupakan pendekatan manajemen yang memberikan kewenangan pada sebuah agen luar (pihak ketiga) untuk bertanggung jawab terhadap proses atau jasa yang sebelumnya dilakukan oleh perusahaan. Menurut O Brien dan Marakas (2006), istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Sebutan berbeda digunakan oleh Harland et al. (2005) yakni outsourcer dan outsourcee. Outsourcer menunjuk pada perusahaan yang mempunyai wewenang dalam bisnis tersebut, sementara outsourcee merupakan perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengelolanya. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), definisi outsourcing adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan bertaraf internasional. Sedangkan definisi lain menurut Pfamenstein dan Tsai (Diah, 2008), outsourcing adalah memindahkan pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu tertentu. 10

11 BAB III PEMBAHASAN Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan dan kekurangan dari insourcing, outsourcing dan cosourcing. 3.1 Penerapan Insourcing Perusahaan cenderung menggunakan insourcing karena untuk mengurangi biaya pajak dan tenaga kerja. Perusahaan yang mempunyai pengalaman yang tidak puas atau kegagalan dalam pengembangan sistem dengan outsourcing kemudian menggantinya dengan insourcing. Sebagian perusahaan merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat mengontrol pengembangan atau pekerjaan lebih baik, cepat dan terarah. Sedangkan menurut Zilmahram (2009), penerapan insourcing dapat disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut: 1. Optimalisasi kompetensi dan skill karyawan dalam perusahaan; 2. Sebagian kompetensi tertentu tidak lagi diperlukan dalam perusahaan karena terjadi perubahan visi dan misi; 3. Mempersiapkan karyawan untuk fokus dan ahli pada bidang tertentu sehingga karyawan dapat menempuh karir baru di luar perusahaan. Pengembangan sistem informasi maupun teknologi dengan sistem insourcing memiliki beberapa keuntungan antara lain: 11

12 1. Pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi atau teknologi informasi dapat dikontrol sepenuhnya oleh perusahaan; 2. Perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yaitu berupa biaya maintenance sistem karena biaya tersebut sangat mahal dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pekerja sendiri; 3. Memberikan manfaat dalam meningkatkan kompetensi perusahaan secara optimal; 4. Perusahaan dapat melihat keseluruhan proses dan tahapan dalam mengembangkan sistem informasi; 5. Perusahaan dapat merencanakan secara terstruktur dalam membuat sistem informasi sesuai dengan kebutuhan; 6. Perusahaan lebih mudah untuk melakukan kustomisasi dan pemeliharaan terhadap sistem informasi karena semua proses tersebut dilakukan oleh pekerja internal perusahaan; 7. Perusahaan lebih mudah untuk mengintegrasikan serta mengkoneksikan sistem informasi yang sudah ada sebelumnya dalam perusahaan dengan sistem informasi baru; 8. Proses pengembangan sistem informasi dapat dikelola dan dimodifikasi terutama dalam mengontorl akses keamanannya; 9. Perusahaan mempunyai keunggulan kompetitif (competitive advantage) dibandingkan pesaing; Selain keuntungan di atasm pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem insourcing juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu: 1. Memerlukan investasi yang sangat besar karena biaya pembuatan sistem informasi harganya sangat mahal; 12

13 2. Menghabiskan waktu yang sangat lama dalam pengembangan sistem informasi karena harus merancang darai awal; 3. Perusahaan harus menanggung resiko sendiri jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi; 4. Kurangnya tenaga ahli dalam bidang sistem informasi atau teknologi informasi yang kompeten serta memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan atau resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan; 5. Perusahaan belum tentu sanggup beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up-to-date. 3.2 Penerapan Outsourcing Outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh suatu perusahaan karena beberapa manfaat yang didapatkan, seperti penghematan biaya pemeliharaan, perusahaan juga dapat fokus pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya yang tidak dimiliki oleh perusahaan, Rahardjo (2006). Selain itu, dengan menerapkan outsourcing juga dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Sehingga perusahaan merasakan bahwa outsourcing merupakan salah satu strategi bisnis yang efektif dalam meningkatkan kinerja bisnis mereka. Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. Adapun beberapa keuntungan dari pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem outsourcing antara lain: 13

14 1. Perusahaan mengeluarkan biaya lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas sistem informasi maupun teknologi informasi; 2. Perusahaan memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang sistem informasi maupun teknologi informasi; 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing; 4. Perusahaan dapat mengekploitasi kelebihan atau keunggulan perusahaan outsource dalam dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan; 5. Perusahaan dapat mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan; 6. Perusahaan fleksibel dalam merespon perubahan teknologi yang cepat sehingga perubahan sistem informasi berikut sumber dayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource sudah pasti memiliki pekerja teknologi informasi yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource; 7. Perusahaan dapat meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Selain keuntungan diatas, pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, antara lain: 1. Perusahaan cenderung kehilangan kendali atau tidak dapat memonitor secara utuh terhadap pengembangan sistem informasi; 2. Kemanan terhadap data internal perusahaan sangat rentan karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing; 3. Terjadi perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja insourcing dengan tenaga kerja outsourcing; 14

15 4. Perusahaan tidak bisa mendapatkan semua kebutuhan dan keunggulan kompetitif dari pihak outsourcer seluruhnya karena pihak outsourcer harus memikirkan klien lainnya juga; 5. Terdapat kelemahan dalam kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, karena dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer; 6. Perusahaan menjadi sangat tergantung kepada pihak outsourcer karena perusahaan kurang begitu memahami sistem informasi atau teknologi informasi yang dikembangkan sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang. 15

16 BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Sistem informasi dan perusahaan/organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh suatu bagian tertentu pada perusahaan tersebut. Pada saat yang sama, perusahaan juga harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting sejalan dengan perkembangan teknologi. Untuk dapat mengembangakn sistem informasi yang efektif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu secara outsourcing dan insourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masingmasing tetapi hal tersebut dapat diminimalisir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang terjadi pada perusahaan. Dengan begitu pengembangan sistem informasi dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. 16

17 DAFTAR PUSTAKA Diah, Studi pada Information sharing dalam offshore IT outsourcing (Studi kasus pada tiga perusahaan vendor IT di indonesia). Harland, Christine, Louise Knight, Richard Lamming, and Helen Walker. (2005). Outsourcing: assessing the risks and benefits for organizations, sector and nations. International Journal of Operation & Production Management. 25 (9): Indrajit RE. Djokopranoto R Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. Lovita Outsourcing Dalam Pengembangan Dan Penerapan Sistem Informasi Pada Organisasi. [Diakses pada tanggal 5 Februari 2014] O Brien JA Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Salemba Empat: Jakarta. O Brien, James A. dan Marakas, George M. (2011). Management Information Systems, 10th Edition. McGraw-Hill/ Irwin : New York. Pasaribu F.T.P Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing. Melalui : [Diakses pada tanggal 5 Februari 2014] Rahardjo, B Kesulitan Outsourcing di Indonesia. Melalui : 02/25/kesulitan-outsourcing-diindonesia/ [Diakses pada tanggal 5 Februari 2014] Rose, Margareth diakses pada tanggal 30 Januari 2014, 22:15. 17