MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

Transkripsi

1 KEUNTUNGAN DAN KEKURANGAN SISTEM INFORMASI INSOURCING DAN OUTSOURCING DISUSUN OLEH: REYNANDA MULYA P MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013 Program Studi: Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 4 Oktober 2013 Dosen : Prof. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Batas Penyerahan: 4 Oktober 2013

2 Jelaskan kelebihan dan kekurangan system informasi out & in sourcing di perusahaan! Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari kedua alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. A. In-Sourcing Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatankegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem

3 bertukar input dan output dengan lingkungannya. Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya : 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga

4 pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). B. Out-sourcing Outsourcing merupakan perolehan kesempatan untuk mengatur organisasi yang lebih fleksibel dalam melakukan core-activites organisasi. Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Sumberdaya-sumberdaya yang terdapat diluar perusahaan yang diantaranya, sumber daya data calon pelanggan dan pelanggan, sumber daya data pemasok, sumber daya informasi, sumber daya data

5 pesaing atau kompetitor, dan atau sumber daya lainnya yang terkait hubungannya dengan keunggulan perusahaan yang berada diluar perusahaan. Dasar pemikiran dan keuntungan perusahaan atau organisasi dalam menerapkan outsorcing antara lain : 1. Asset Utilization (penggunaan modal) yang dapat menekan biaya-biaya operasional yang berkaitan dalam pembuatan produk 1. Access to grater Expertise and More advanced Technology, yaitu dengan kemajuan teknologi, termasuk sistem informasi, maka permasalahan organisasi yang kompleks dan dapat memberikan manfaat khusus bagi organisasi itu sendiri, seperti peningkatan pelayanan, pengembangan staf dalam bisnis sehingga mereka mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan baik. 2. Lower Cost, yaitu outsorcing mampu menekan biaya produksi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi khususnya dalam bidang efisiensi. 3. Improved Development Time, yaitu bila suatu proyek bagian dari proses produksi dilimpahkan kepada pihak luar, maka pihak internal organisasi akan memperoleh pengalaman mengenai metode kerja yang lebih baik dan cepat dalam hal efisinsi biaya. 4. Elimination of Use Peaks and Valleys, yaitu bagi perusahaan atau organisasi yang memiliki usaha yang sensitif terhadap keadaan musim, di mana pada musim regresif yang mengakibatkan penurunan penjualan, sedangkan perusahaan tetap memikul biaya tetap, maka bagi perusahaan yang menggunakan outsorcing tidak akan memikul biaya tetap tersebut pada kondisi yang sama. 5. Facilitation of Downsizing, yaitu apabila situasi perekonomian secara umum mengalami resesi, maka dengan outsorcing perusahaan atau organisasi dapat menekan pengeluaran. Dengan demikian perusahaan dapat terus menjalankan

6 usahanya di tengah situasi tersebut. Di samping keuntungan, outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain : 1. Umumnya biaya relatif mahal meskipun dapat dilakukan negosiasi dalam hal biaya. 2. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. 3. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. 4. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor. 5. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. 6. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. 7. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan. 8. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. 9. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya. 10. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi

7 gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. 11. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.kebijakan outsourcing yang dilakukan oleh perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan laundry adalah praktek dari menyewa sebuah perusahaan yang berasal dari luar untuk memegang semua atau sebagian dari sebuah proses data kegiatan organisasinya. Outsourcing merupakan salah satau alat menajemen untuk pengambilan keputusan maupun menyelesaikan masalah. Berdasarkan hasil kajian tersebut dapat dilihat kelemahan dan kelebihan dari insourcing dan outsourcing. Hasil kajian tersebut dapat terlihat perbandingan di antara keduanya. Pengambilan keputusan insourcing dan outsourcing terhadap suatu kegiatan bisnis, seperti contoh bisnis laundry, maka kebijakan yang terkait adalah adanya pricsip efektifitasn dan efisiensi biaya pada usaha tersebut. Maka dari itu, informasi yang diperoleh melalui sistem informasi dengan cara mengidentifikasi langakh-langkah yang telah diambil dapat lebih akurat agar kebijakan yang diambil merupakan kebijakan yang tepat.