PERBANDINGAN INSOURCING, OUTSOURCING, DAN CO-SOURCING DALAM IMPLEMENTASI PADA PERUSAHAAN

Transkripsi

1 Tugas Individu Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen PERBANDINGAN INSOURCING, OUTSOURCING, DAN CO-SOURCING DALAM IMPLEMENTASI PADA PERUSAHAAN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Oleh : LOVITA P MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

2 INSOURCING Definisi dari Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atausharing dengan perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu,insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing ataucontracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Alasan Penggunaan Insourcing Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya ( Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.

3 Keuntungan dan Kelemahan dari Insourcing. Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain : 1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri. 2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource. 3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. 4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. 5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces). 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing. Beberapa kelemahan dengan sistem insourcing, antara lain : 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal. 2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal. 3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser. 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhanuser. 5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.

4 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date. OUTSOURCING Definisi dari Outsourcing menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari ( Jadi,outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

5 Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing. Alasan Penggunaan Outsourcing Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan.al asan yang sama juga dikemukakan dalamwww.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka. Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya pada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan.

6 Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi. Keuntungan dan Kelemahan dari Outsourcing. Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta beberapa faktor pendukung lainnya. Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing antara lain : 1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. 2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI. 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melaluioutsourcing. 4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. 5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. 6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

7 Beberapa kelemahan penggunaan sistem outsourcing antara lain : 1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. 2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. 3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. 4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. 5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource. 6. Perubahan dalam gaya manajemen. 7. Proses seleksi kerja yang berbeda. 8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu : 1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan. 2. Memiliki visi dan perencanaan strategis. 3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa. 4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa. 5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik. 6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait. 7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen. 8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.

8 SELF-SOURCING Self-Sourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti dari self-sourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri. Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk self-sourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada client (sistem belum sempurna), yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan client terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan. Keuntungan dan Kelemahan dari Self-sourcing. Beberapa keunggulan penggunaan self-sourcing antara lain : 1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut. 2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi. 3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap

9 kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya. Ada juga beberapa kelemahan penggunaaan self-sourcing : 1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal. 2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya. 3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek. CO-SOURCING Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling pendukung kegiatan masing-masing perusahaan. Keuntungan dan Kelemahan dari Co-sourcing. Keunggulan pemilihan co-sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan antara lain: 1. Tim berada di bawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan. 2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas. 3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem. 5. Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan perusahaan dapat dijaga.

10 6. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan. Beberapa kelemahan pemilihan co-sourcing dalam pengembangan sistem informasi, yaitu: 1. Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan. 2. SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan penyusunan dan pengembangan sistem sehingga perusahaan sulit melakukan perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut. Dari bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut: 1. Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen SI 2. Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu 3. Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru 4. Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan operasional dari sistem baru

11

12 DAFTAR PUSTAKA Outsourcing-Dan-In-Sourcing

13 LAMPIRAN 1. lovita mengatakan: Komentar Anda sedang menunggu moderasi. Desember 3, 2010 pukul 8:30 am nice post,,sistem yang sekarang banyak digunakan adalah outsourcing,adakah pertimbangan resiko yang akan timbul dengan penggunaan sistem ini? terdengar kabar bahwa mulai tahun 2011 sistem tersebut tidak akan diberlakukan lagi. apakah ada pendapat untuk di share?? Lovita // Dec 3, 2010 at 7:36 pm resiko outsourcing memang sebaiknya ditanggung kedua belah pihak, sy setuju dengan adany perjanjian untuk saling menjaga rahasia masingmasing perusahaan, sehingga tidak ada yang merasa dirugikan,betul?! tentu saja sesuai dengan SOP yang diberlakukan, jadi tidak ada juga pihak yang tersinggung karena diragukan /comment-page-1/#comments

14 5. Lovita Your comment is awaiting moderation. December 3rd, 2010 at 16:04 terlihat adanya resiko dalam penggunaan sistem outsourcing, baik bagi pengguna dan penyedia, serta bagi pekerja..adakah solusi untuk mengatasi permasalahan yang sering timbul? jika ada sistem lain yang dapat digunakan dengan meminimalisir resiko??