OUTSOURCING. Oleh : SITI JAMILLAH

Transkripsi

1 OUTSOURCING Oleh : SITI JAMILLAH Saat ini banyak perusahaan IT outsourcing bermunculan. Hal ini disebabkan perusahaan merasa bahwa sistem informasi sudah meruapakan kebutuhan tetpi beberapa diantaranya menganggap bahwa sistem informasi bukanlah core competensi bisnisnya, sehingga banyak perusahaan menggunakan siste orutsourcing untuk menghemat sumber daya baik sumber daya manusia, perangkat keras maupun biaya, sehingga perusahaan tersebut dapat lebih berfokus pada bisnis utamanya dan tidak terlalu menghabiskan energi untuk memikirkan aspek pengelolaan teknologi informasi. Manfaat yang diperoleh dari outsourcing meliputi penghematan biaya, meningkatnya fleksibilitas, kualitas layanan yang lebih baik, dan tersedia akses terhadap teknologi baru dengan resiko yang tidak terlalu besar bagi perusahaan. Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor. Berdasarkan data dari divii riset pm manajemen, 73% perusahaan menggunakan metode outsourcing untuk membantu operasi perusahaan dan meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa permintaan terhadap outsourcing IT semakin meningkat. Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva Gambar10. Perusahaan Yang Menggunakan Tenaga Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 dalam

2 O Brien dan Marakas (2009) menjelaskan ada 10 hal penting mengenai outsourcing seperti 10 alasan perusahaan menggunakan outsourcing, 10 faktor yang harus iperhatikan dalam pemilihan vendor, 10 kunci sukses penerapan outsourcing dan 10 are yang paling sering di outsourcing, seperti terlihat pada Gambar Gambar 11. Outsourcing Sumber : O brien dan Marakas (2009) Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Menurut O brien (2009), ada beberapa alasan perusahan melakukan outsourcing yaitu : 1. Meningkatkan fokus perusahaan. Perusahaan dapat fokus pada masalah dan strategi utama dan umum sedangkan pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil-kecil diserahkan pada pihak ketiga, sehingga akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengelolaan teknologi informasinya kepada perusahaan yang memiliki keahlian khusus di bidang teknologi informasi. Dengan meningkatkan fokus pada bisnis utamanya maka perusahaan juga akan mampu lebih meningkatkan lagi core competence atau kompetensi utamanya. 2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia. Pada umumnya, perusahaan outsource mempunyai pengalaman yang cukup banyak bekerja dengan para kliennya dalam memecahkan masalah yang mungkin

3 serupa atau hampir serupa. Sehingga perusahaan akan memiliki sistem yang memeiliki keunggulan kelas dunia dalam bidangnya. 3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering. Memperbaiki proses di perusahaan sendiri untuk meniru standard perusahaan kelas dunia memerlukan waktu yang sangat panjang dan sukar. Makin banyak perusahaan yang mengatasi hal ini dengan melakukan outsourcing agar mendapatkan hasil langsung dan tanpa risiko. 4. Membagi risiko. Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga, maka risiko akan ditanggung bersama pula. 5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain. perusahaan tentu mempunyai keterbatasan dalam pemilikan sumber daya. Tantangan yang terus-menerus harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling menguntungkan. 6. Memungkinkan tersedianya dana kapital. Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital pada kegiatan non core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kegiatan tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai dengan dana operasi, bukan dana investasi. 7. Menciptakan dana segar. Outsourcing, sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakkan aktivitas tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan/penjualan/ penyewaan aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu tersebut. Aset tersebut misalnya kendaraan, bengkel, peralatan angkut dan angkat dan sebagainya. Dengan demikian, akan mengalir masuk dana segar ke dalam perusahaan. Dana ini akan menambah likuiditas perusahaan dan dapat dipergunakan untuk maksud-maksud lain yang lebih bermanfaat. 8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.

4 Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource melalui berbagai hal misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, ekonomi skala besar (economics of scale) dan lain-lain. 9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri. Perusahaan perlu melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai. 10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola. Outsourcing dapat juga digunakan untuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan, misalnya birokrasi ekstern yang sangat berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit ditembus dengan caracara biasa. Hal ini mungkin dapat dipecahkan dengan mengkontrakkan saja seluruh pekerjaan tersebut pada pihak ketiga, yang berbentuk swasta yang tidak terikat pada birokrasi tertentu. Dari alasan tersebut diatas, didapatkan data bahwa alasan yang paling banyak dilakukan dikarenakan perusahaan ingin fokus tehadap core business sebesar 33,75%, sebesar 28,75% untuk penghematan biaya, sebesar 15% untuk menjaga turn over karyawan, sebesar 11,25% untuk memoderinsasi dunia usaha dan sisanya disebabkan faktor lainnya. Perusahaan dapat fokus terhadap core business 33.75% Penghematan biaya 28.75% Turn over karyawan menjadi rendah 15.00% Modernisasi dunia usaha 11.25% Lainnya, seperti: efektifitas mindpower, dll 11.25% Gambar 12. Alasan Menggunakan Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008

5 Sistem outsourcing memiliki keuntungan sehingga banyak perusahaan menggunakan jasa vendor untuk melakukan outsourcing pada perusahaannnya dalam rangka meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien, tetapi, sistem outsourcing juga memiliki kelemahan. Keputusan perusahaan untuk menggunakan outsourcing atau insourcing ditentukan oleh factor kemampuan sumber daya perusahaan. Metode outsourcing cocok digunakan jika kebutuhan pembangunan TI bukan merupakan core competensi perusahaan tetapi proyek besar yang membutuhkan keahlian IT yang tinggi. Selain itu, perusahaan tidak memiliki sumberdaya manusia yang kompeten dan jika mempekerjakan staff justru menambah biayaseperti biaya operasional, biaya kerja, tunjangan, dll. Perusahaan tidak yakin dapat merawat dan mengembangkan fungsi IT untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang semakin tinggi, kemampuan reengineering, ROI, kemampuan untuk beradaptasi dengan teknologi terbaru dan keberlanjutan sistem. Adapun kelebihan dan kelemahan Outsourcing dibandingkan insourcing antara lain : A. Kelebihan Outsourcing Perusahaan dapat fokus pada core business-nya dengan tetap menikmati nilai-nilai positif dari sistem dan teknologi informasi. Teknologi yang maju. IT outsourcing memberikan akses kepada organisasi klien berupa kemajuan teknologi dan pengalaman personil. Waktu yang digunakan menjadi lebih singkat untuk ketetapan dalam organisasi Dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan personil IT yang handal Biaya variabel dapat diubah menjadi biaya tetap dan membuat biaya variabel menjadi lebih mudah diprediksi dan perusahaan dapat menentukan tingkatan kualitas yang ingin dicapainya. Akses kepada hak-hak intelektual dan pengalaman dan pengetahuan yang luas karena Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer memilikinya. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut. vendor dapat menyediakan solusi menggunakan personilnya,

6 infrastruktur, jasa pengintegrasian, dan jasa pendukung. Vendor yang berpengalaman khususnya jenis jasa, banyak menguji sistem dan permasalahan potensial sehingga dapat diantisipasi lebih baik. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Meminimalkan risiko kegagalan investasi yang mahal Katalisator dalam melakukan sebuah perubahan besar yang mungkin tidak dapat diperoleh jika dilakukan sendiri oleh internal perusahaan. Meminimalkan resiko melalui sharing risk kepada pihak ketiga. Penggunaan sumber daya Sistem Informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya B. Kelemahan Outsourcing Antara Lain : Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan Rentan dapat ditiru oleh pesaing lain bila aplikasi yang dioutsourcingkan adalah aplikasi strategik Kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan. Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya. Adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu menghubungi pihak vendor.

7 Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola) sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga). Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto Sistem Teknologi Informasi. Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan Dan Pengelolaan. ANDI. Yogyakarta Oetomo, Budi S.D Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta O Brien, JA. Marakas, george Management Information sistem. Ninth edition. Mc Graw Hill. Inc Boston Ppn Riset Manajemen outsourcing.