BAB 4 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI. permintaan terhadap produk juga meningkat.

Transkripsi

1 BAB 4 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1 Pengembangan sistem yang diusulkan Dengan memperkirakan terhadap trend bisnis di masa yang akan datang untuk bisnis dibidang pendistribusian terutama pada PT. Surya Kencana Abadi akan bergerak ke arah yang lebih baik karena dilihat dari keinginan masyarakat yang semakin meningkat akan kendaraan yang ekonomis dan praktis, sehingga permintaan terhadap produk juga meningkat. Dari hasil analisis BAB 3, Sistem informasi pada PT.Surya Kencana Abadi sekarang ini belum optimal, karena sistem yang ada lebih mengarah pada bidang finance dan accounting. Oleh karena itu dengan memperhatikan akan adanya peningkatan permintaan produk pada PT. Surya Kencana Abadi. Kami mengusulkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan untuk mendapatkan informasi informasi yang akurat, tepat dan terpercaya serta dapat membantu proses bisnis perusahaan. Dan kami juga mengusulkan untuk menambahkan sistem baru yaitu Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) dan Executive Information System (EIS). 110

2 Strategi SI Adapun langkah langkah yang harus dilakukan oleh PT. Surya Kencana Abadi untuk dapat meningkatkan hubungan dengan para konsumen dan pemasoknya dalam meningkatkan keunggulan dibandingkan para pesaing yaitu: 1. Mengembangkan Website. Website digunakan untuk meningkatkan proses bisnis pada perusahaan, serta digunakan untuk mendukung aplikasi CRM dan SCM. Dan kami merekomendasikan agar website dikembangkan dengan menggunakan konsep E-CRM dan E-SCM 2. Mengembangkan CRM Konsumen merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, kepuasan konsumen merupakan tujuan dari perusahaan. Sehingga perusahaan harus terus menjaga kepercayaan dan loyalitas konsumen dengan memberikan pelayanan yang terbaik dan memberikan sarana kepada konsumen untuk menyampaikan keluhan dan saran kepada perusahaan. 3. Mengembangkan SCM Berguna untuk membantu perusahaan mendapatkan produk yang tepat pada tempat yang tepat dalam waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat serta biaya yang wajar. Tujuan dari e SCM adalah untuk mengelola secara efisien proses dengan memperkirakan permintaan; mengendalikan

3 112 persediaan; meningkatkan jaringan bisnis perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, distributor dan perusahaan lain. 4. Mengembangkan EIS EIS (Executive Information System) untuk membantu para top management dalam membuat strategi strategi bagi perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis dan membantu dalam mendapatkan laporanlaporan dalam perusahaan Strategi implementasi yang diusulkan 1. Website Website yang akan dikembangkan berisikan profil perusahaan serta produk yang dijual oleh perusahaan. Dan website juga digunakan untuk membantu customer dalam mengetahui kelebihan serta kekurangan produk secara detailnya. Kami merekomendasikan agar website dikembangkan dengan menggunakan konsep E-CRM dan E-SCM 2. Customer Relationship Management Aplikasi ini memiliki nilai potensial yang tinggi dalam memberikan suatu keunggulan bersaing jangka panjang dan mendukung dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Untuk e CRM membutuhkan teknologi seperti internet server, web server, dan mail server sebagai saluran komunikasi. Dan juga membutuhkan

4 113 teknologi standar untuk operasinya seperti operating system ( Windows XP ), database. Dan internet explorer. 3. Supply Chain Management Berguna untuk membantu perusahaan mendapatkan produk yang tepat pada tempat yang tepat dalam waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat serta biaya yang wajar. Tujuan dari e SCM adalah untuk mengelola secara efisien proses dengan memperkirakan permintaan; mengendalikan persediaan; meningkatkan jaringan bisnis perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, distributor dan perusahaan lain. Kelebihan : Pemrosesan yang lebih cepat dan akurat. Pengurangan tingkat persediaan. Waktu yang lebih cepat untuk mencapai pasar. Biaya transaksi dan bahan baku yang lebih rendah. Hubungan strategis dengan para pemasok. 4. Executive Information System EIS adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai semua kegiatan operasional perusahaan, biasanya sistem ini digunakan untuk Top management.

5 IS/IT Management Strategy Merupakan strategi yang menjamin konsistensi yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, dan kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan. Berdasarkan hasil analisis strategi dan sistem berjalan pada bab sebelumnya, serta terkait dengan penerapan strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi pada masa mendatang, maka diperlukan suatu area fungsional baru dalam perusahaan, yaitu 1. Logistic - Mengatur keluar masuknya produk atau stok. - Melakukan penerimaan atas produk yang dikirim oleh pemasok. - Melakukan permintaan produk kepada pemasok. 2. Customer service - Memberikan pelayanan dan informasi yang baik kepada pelanggan - Menerima keluhan pelanggan

6 Usulan Struktur Organisasi Berdasarkan struktur organisasi yang lama, maka diusulkan struktur organisasi yang baru. Pada struktur organisasi yang baru akan ada penambahan bagian IT, dan bagian logistic, serta melakukan pemecahan tugas pada Direktur Operasional dan bagian Gudang. Usulan terhadap penambahan kedua bagian tersebut dimaksudkan agar proses bisnis berlangsung lebih baik. Dengan penambahan bagian diatas, maka digambarkan struktur organisasi PT. Surya Kencana Abadi usulan pada PT. Surya Kencana Abadi yang baru seperti pada gambar dibawah ini:

7 116 Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Surya Kencana Abadi DIRECTOR HRD MANAGER FINANCE & ACCOUNTING MANAGER WAREHOUSE MANAGER Customer service* MARKETING & SALES MANAGER IT Manajer *Logistik FINANCE ACCOUNTING Purchaising Marketing IT Development Sales Maintenance Cashier Collector 110

8 117 Ket: *= usulan Rekomendasi Kualifikasi Personil TI Keberhasilan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan, bergantung kepada kualitas dari personil TI yang akan direkrut oleh perusahaan nantinya. Oleh karena itu disarankan untuk kualifikasi atau persyaratan yang harus dimiliki staf TI yaitu : 1. Logistik Pria / Wanita Minimal D3 jurusan ilmu komputer IPK minimal 2.75 Memiliki skill dan tanggung jawab di bidangnya Pengalaman minimal 2 tahun Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan 2. Customer service Pria / Wanita Minimal D3 jurusan ilmu komunikasi IPK minimal 2.75 Memiliki skill dan tanggung jawab di bidangnya Pengalaman minimal 1 tahun Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan.

9 Usulan fungsi bisnis No Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis 1. IT * Pengembangan aplikasi Evaluasi sistem yang berjalan, membuat aplikasi sistem, mengembangkan sistem. Technical support 2. Logistic * Pembelian Memelihara jaringan di dalam perusahaan, memelihara hardware, dan software, mengatasi masalah yang dapat terjadi di dalam sistem perusahaan. Melakukan permintaan produk kepada pemasok, melakukan pembelian terhadap kebutuhan operasional perusahaan. Penerimaan produk Mengecek setiap barang yang masuk ke gudang, membuat laporan penerimaan produk. Pengendalian Mengatur keluar masuknya persediaan produk atau stok. 3. Customer service* Pelayanan Melakukan pelayanan pada customer yang baru atau pelanggan setia perusahaan dengan baik

10 119 Menerima keluhan Menerima kritik atau saran dari pelanggan. 4 Marketing & Sales Pemasaran produk Melakukan pemasaran terhadap produk-produk yang ada di dalam Pelayanan perusahaan. Melakukan pelayanan yang cepat dan baik terhadap konsumen. Penjualan Melakukan penjualan produk yang berkualitas. 5 Accounting & Finance Piutang dagang Hutang dagang Akuntansi Membuat laporan penagihan dan melakukan pencairan transaksi dari leasing. Membuat laporan utang dan membayar hutang yang jatuh tempo. Membuat laporan keuangan. 6 Gudang Final check Pengiriman Melakukan persiapan akhir pada unit yang akan dikirim. Melakukan pengiriman unit kepada konsumen.

11 120

12 121 7 HRD Perekrutan Pelatihan Absensi Penggajian karyawan Memilih calon karyawan. Memberikan pelatihan bagi para karyawan. Mengecek kehadiran karyawan. Menghitung, memberikan dan membuat laporan gaji karyawan. Tabel 4.1 Usulan fungsi bisnis 4.6 Usulan Arsitektur Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Berdasarkan analisis strategi pada PT. Surya Kencana Abadi, maka perusahaan disarankan untuk menambah beberapa perangkat keras dari sistem yang sudah berjalan saat ini. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan keinerja PT. Surya Kencana Abadi baik dari segi level strategis, taktis maupun operasional, agar dapat sejalan dengan perencanaan strategi informasi yang diusulkan Usulan Perangkat Keras Adapun usulan perangkat keras yang diusulkan untuk penambahan computer pada bagian yang baru adalah sebagai berikut :

13 122 Tabel 4.2 Usulan Perangkat Keras Jenis Spesifikasi Hardware - PC - Intel Pentium IV Core 2 Duo - Memory DDR2 1GB - Harddisk 80GB - Modem HDSL - NIC yang mendukung 10/100/1000 Mbps - VGA 512MB 64 bit - Windows XP Professional / Windows Vista - Motherboard yang mendukung RAID - Monitor 15 - Mouse optical - Keyboard - Printer - Printer Laser Perangkat Lunak Pada saat ini pada PT. Surya Kencana Abadi menggunakan dukungan perangkat lunak berupa aplikasi aplikasi Microsoft Office 2007, Windows Server 2000, Windows XP Professional dan aplikasi Larona. Sedangkan aplikasi yang diusulkan untuk PT. Surya Kencana Abadi adalah aplikasi SCM (Supply

14 123 Chain Management), CRM (Customer Relationship Management) dan EIS (Executive Information Systems). Tujuan dari penerapan aplikasi SCM pada perusahaan adalah untuk membantu perusahaan dalam mengendalikan jumlah produk yang masih ada dalam gudang dan juga untuk memudahkan perusahaan dalam proses pemesanan barang ke pemasok. Dengan sistem ini diharapkan pemasok dapat mengirimkan barang secara tepat waktu apabila kondisi persediaan barang pada perusahaan sudah mencapai batas minimum. Tujuan dari penerapan aplikasi CRM pada perusahaan adalah untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan dari para konsumen yang sebenarnya sehingga perusahaan dapat memberikan respon atau tanggapan secara cepat atas setiap keluhan dari konsumen. CRM ini juga dapat dijadikan sebagai wadah bagi para konsumen yang ingin bertanya mengenai produk perusahaan dan juga memberikan saran dan kritik atas kinerja perusahaan, dengan semakin eratnya hubungan perusahaan dengan konsumennya akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan dari sisi kepercayaan dan kepuasan konsumen terhadap pelayanan perusahaan. Tujuan dari penerapan aplikasi EIS pada perusahaan adalah untuk memberikan informasi yang cepat, padat dan akurat bagi manajemen tingkat atas dalam membantu proses pengambilan keputusan dan penerapan strategi strategi yang akan diambil perusahaan. Dengan aplikasi ini para top management dapat

15 124 melihat trend bisnis yang ada dan selain itu aplikasi ini juga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan top management dalam pengambilan keputusan dan perencanaan strategi. 4.7 Usulan Jaringan Komputer Gambar 4.2 Usulan jaringan computer 4.8 Prioritas Pengembangan Di dalam pemenuhan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh PT. Surya Kencana Abadi yang telah melalui proses pengamatan dan analisis terhadap beberapa aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan dapat dipertimbangkan untuk

16 125 diterapkan dalam perusahaan sehingga diusulkan adanya aplikasi CRM (Customer Relationship Management) untuk membantu meningkatkan relasi antara perusahaan dengan pelanggan, SCM (Supply Chain Management) untuk membantu perusahaan membangun hubungan yang erat dengan pemasok sehingga kebutuhan perusahaan dapat terus tercukupi dengan baik, dan EIS (Executive Information System) untuk membantu para top management dalam membuat strategi strategi bagi perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis. Yang menjadi prioritas utama dalam pengembangan aplikasi yang diusulkan adalah SCM, karena kebutuhan perusahaan saat ini adalah membangun hubungan baik dengan pemasok dan juga membutuhkan sebuah sistem yang dapat mempermudah dalam pemesanan dan pendistribusian sehingga tidak terjadi lagi kekosongan barang atau produk, dengan terjaga kondisi persediaan barang maka akan berdampak pada peningkatan pendapatan perusahaan. Yang kedua adalah CRM, dengan adanya CRM ini perusahaan dapat mengetahui kebutuhan dan keinginan konsumen selain itu dengan adanya aplikasi ini konsumen juga dapat memberikan saran dan kritik bagi perusahaan disamping bertanya mengenai masalah yang mereka hadapi dengan produk yang mereka gunakan. Yang terakhir adalah EIS yang dapat membantu para top management membuat strategi strategi yang diperlukan dan sesuai dengan kondisi perusahaan. Selain usulan tersebut tidak tertutup kemungkinan untuk pengembangan lainnya di masa yang akan datang sesuai dengan perkembangan jaman dan peningkatan kebutuhan perusahaan.

17 Aplikasi Portfolio Mc.Farlan Untuk mengetahui letak aplikasi yang sudah ada dan untuk mengetahui aplikasi mana yang direncanakan dan berpotensial untuk perusahaan maka dibuat aplikasi portfolio Mc.Farlan. melalui aplikasi Mc.Farlan ini akan membawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial, kemudian menilai kontribusinya dalam bisnis. Aplikasi Mc.Farlan future ini akan dijelaskan pada tabel tabel sebagai berikut : A. Aplikasi Larona Tabel 4.3 Pertanyaan Portfolio Mc.Farlan pada Aplikasi Larona No. Pertanyaan Y / N 1. Apakah aplikasi ini benar benar mendukung strategi? Y 2. Apakah aplikasi ini langsung mendukung ke sasaran bisnis tertentu? Y 3. Apakah dengan ini aplikasi ini dapat mengetahui kelemahan pesaing? N 4. Apakah aplikasi ini dapat menghilangkan resiko bisnis yang akan N datang? 5. Apakah aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas jangka panjang? Y 6. Apakah aplikasi ini mengarahkan organisasi mencapai kebutuhannya? Y 7. Meskipun benefit belum terlihat, tetapi (1) dan (2) tercapai Y

18 127 B. Aplikasi CRM (Customer Relationship Management)* Tabel 4.4 Pertanyaan Portfolio Mc.Farlan pada Aplikasi CRM No. Pertanyaan Y / N 1. Apakah aplikasi ini benar benar mendukung strategi? Y 2. Apakah aplikasi ini langsung mendukung ke sasaran bisnis tertentu? Y 3. Apakah dengan ini aplikasi ini dapat mengetahui kelemahan pesaing? N 4. Apakah aplikasi ini dapat menghilangkan resiko bisnis yang akan Y datang? 5. Apakah aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas jangka panjang? Y 6. Apakah aplikasi ini mengarahkan organisasi mencapai kebutuhannya? Y 7. Meskipun benefit belum terlihat, tetapi (1) dan (2) tercapai Y C. Aplikasi SCM (Supply Chain Management)* Tabel 4.5 Pertanyaan Portfolio Mc.Farlan pada Aplikasi SCM No. Pertanyaan Y / N 1. Apakah aplikasi ini benar benar mendukung strategi? Y 2. Apakah aplikasi ini langsung mendukung ke sasaran bisnis tertentu? Y 3. Apakah dengan ini aplikasi ini dapat mengetahui kelemahan pesaing? Y 4. Apakah aplikasi ini dapat menghilangkan resiko bisnis yang akan Y

19 128 datang? 5. Apakah aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas jangka panjang? Y 6. Apakah aplikasi ini mengarahkan organisasi mencapai kebutuhannya? Y 7. Meskipun benefit belum terlihat, tetapi (1) dan (2) tercapai Y D. EIS (Executive Information System)* Tabel 4.6 Pertanyaan Portfolio Mc.Farlan pada Aplikasi EIS No. Pertanyaan Y / N 1. Apakah aplikasi ini benar benar mendukung strategi? Y 2. Apakah aplikasi ini langsung mendukung ke sasaran bisnis tertentu? Y 3. Apakah dengan ini aplikasi ini dapat mengetahui kelemahan pesaing? Y 4. Apakah aplikasi ini dapat menghilangkan resiko bisnis yang akan Y datang? 5. Apakah aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas jangka panjang? Y 6. Apakah aplikasi ini mengarahkan organisasi mencapai kebutuhannya? Y 7. Meskipun benefit belum terlihat, tetapi (1) dan (2) tercapai Y

20 129 STRATEGIC *= usulan HIGH POTENTIAL Tinggi *CRM *SCM Penting untuk bisnis mendatang * Sistem Larona : - aplikasi keuangan - aplikasi persediaan *EIS Windows server - aplikasi penjualan - aplikasi penagihan - aplikasi karyawan KEY OPERATIONAL SUPPORT Tinggi Penting untuk masa lalu dan masa sekarang Rendah

21 130 Gambar 4.3 Portfolio Aplikasi Mc.Farlan pada PT. Surya Kencana Abadi Keterangan : * = Aplikasi yang direncanakan 4.10 Jadwal Pelaksanaan Setelah membuat prioritas pengembangan sistem, maka berikut ini dibuat sebuah jadwal waktu pelaksanaan dari pengembangan sistem yang diusulkan pada PT. Surya Kencana Abadi beserta dengan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam perancangannya, implementasi dan pelatihan. Tabel 4.7 Tabel Jadwal Pelaksanaan Pengembangan Sistem Area fungsi Aplikasi Tipe Aplikasi Logistic SCM Development 2. Gudang SCM Development 3. Penjualan CRM Development 4. Customer service CRM Development 5. Direktur EIS Development

22 131 Tabel 4.8 Jumlah pekerja yang ada dalam mengembangkan sistem Area fungsi Aplikasi Tipe Aplikasi Logistic SCM Development Gudang SCM Development Penjualan CRM Development Customer CRM Development 2 2 service 5. Direktur EIS Development Total Tenaga Kerja Estimasi Biaya Estimasi biaya memperkirakan seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengimplementasikan aplikasi tersebut di dalam perusahaan sesuai dengan analisa yang sudah dilakukan. Estimasi biaya dibawah dibuat berdasarkan biaya operasional saja, tidak termasuk kapan break event point dari investasi tersebut.

23 132 Area fungsi Aplikasi Cost Logistic SCM Gudang SCM Penjualan CRM Customer service CRM Direktur EIS Total Cost Tabel 4.9 Estimasi biaya

24 133 Perkiraan biaya untuk menerapkan sistem informasi dan teknologi pada PT. Surya Kencana Abadi pada tahun pertama lebih banyak menghabiskan biaya, karena pada tahun pertama ini akan ada penambahan jaringan, penambahan hardware dan software, pembuatan sistem SCM yang meliputi modul SCM, perekrutan analis, perekrutan programmer dan pelatihan SDM. Pemeliharaan rutin hardware dan software yang dilakukan setiap tahun. Pada tahun kedua biaya yang dikeluarkan lebih sedikit dibandingkan dengan tahun pertama. Karena pada tahun kedua tidak melakukan penambahan jaringan yang baru, hanya menggunakan jaringan yang sudah dibangun dengan menambahkan modul yang baru. Pada tahun kedua, dilakukan pengembangan terhadap aplikasi CRM yang meliputi modul, perekrutan dan pelatihan SDM, serta pemeliharaan hardware dan software. Pada tahun ketiga biaya yang dikeluarkan sama dengan pada tahun kedua, dimana ada bagian dari aplikasi CRM yang belum selesai sehingga dilanjutkan pada tahun berikutnya. Pada tahun ketiga ini akan dilakukan penerapan EIS yang meliputi perencanaan, design, pembuatan, testing, implementasi, dan pelatihan SDM.