Perbandingan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing pada Suatu Perusahaan

Transkripsi

1

2 Perbandingan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing pada Suatu Perusahaan Tugas Akhir Triwulan 1 Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen Pengampu : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Disusun Oleh : Fitriana Purnamasari [P E] Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor Januari 2014

3 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 BAB I. PENDAHULUAN... 2 I.1. Latar Belakang... 2 I.2. Tujuan... 3 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA... 4 II.1. Sistem Informasi Manajemen... 4 II.2. Implementasi Sistem Informasi dalam Bisnis... 5 II.3. Definisi Outsourcing dan Insourcing... 7 BAB III. PEMBAHASAN... 9 III.1. Implementasi Outsourcing... 9 III.2. Implementasi Insourcing BAB IV. KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

4 BAB I PENDAHULUAN I.1. LATAR BELAKANG Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini dilatarbelakangi oleh kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi yang lebih baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur dari s e lu r u h e le me n ya ng a d a, ba ik ind iv id u, hardware, software maupun jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini. Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahaan dalam pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada suatu pertanyaan yaitu siapa atau pihak mana yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut? Keputusan untuk menyerahkan pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahan, kemampuan sumber daya manusia, teknologi perusahaan yang memadai dan kebutuhan operasional perusahaan. Apabila perusahaan belum sanggup melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri, maka perusahaan dapat membeli paket sistem informasi yang sudah jadi atau juga dapat berupa permintaan terhadap pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksanaan sistem informasi tersebut. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta perawatan sistem informasi kepada pihak ketiga (outsourcing). D e n g a n c a r a l a i n, perusahaan juga bisa merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi tersebut (insourcing). Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam insourcing ini adalah : terbatasnya Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

5 pelaksana sistem informasi, kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi, beban kerja pelaksana sistem informasi, s e r t a k e m u n g k i n a n masalah y a n g timbul dengan a d a n y a kinerja pelaksana sistem informasi tersebut. Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi perusahaan yang tepat akan mendatangkan keuntugan bagi perusahaan dan sebaliknya kesalahan pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan perusahaan akan menjadi sia-sia. Dalam pemilihannya perusahaan dapat melihat sisi keuntungan dan kerugian dari kedua alternatif pelaku pengembangan sistem informasi tersebut. Pada bagian pembahasan paper ini akan di uraikan lebih lanjut mengenai keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi menggunakan outsourcing dan insourcing. I.2. TUJUAN Adapun tujuan dilakukannya penulisan paper ini adalah selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga dilakukan untuk : 1. Mengidentifikasi keterkaitan antara pengelolaan sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan. 2. Mengetahui perbedaan antara pengembangan sistem informasi perusahaan menggunakan outsourcing dan insourcing. 3. Mengetahui kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan cara insourcing. Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien, 2010). Sementara itu, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki definisi sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Adapun tujuan umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu : Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar. Keempat tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

7 dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). II.2. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi: Data yang mendukung informasi Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi Sistem informasi sendiri dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O Brien, berdasarkan kegunaannya, Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan. Sistem informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan karena : 1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), sistem informasi dapat : Memproses transaksi-transaksi bisnis secara efisien Mengendalikan proses-proses industri Mendukung komunikasi dan kolaborasi Memperbaharui basis data perusahaan Operations Support System dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu : a. Transaction Processing Systems (TPS) TPS berfungsi untuk mencatat dan memproses transaksi-transaksi bisnis. Contoh: sales processing, inventory systems, accounting systems. b. Process Control Systems (PCS) PCS berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan proses-proses fisik. Contoh: Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

8 menggunakan sensor-sensor untuk mengawasi proses-proses kimia di pengolahan minyak. c. Enterprise Collaboration Systems (ECS) ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi tim dan kelompok kerja. Contoh: , video conferencing. 2. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), sistem informasi dapat menyediakan informasi dan mendukung para manajer dalam membuat keputusan secara efektif. Management Support System dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu : a. Management Information Systems (MIS) MIS dapat membantu dalam melaporkan dan menunjukkan kinerja kegiatan bisnis tertentu. Contoh: daily sales analysis reports. b. Decision Support Systems (DSS) DSS dapat menyediakan dukungan ad hoc dan interaktif. Contoh: sebuah analisis what-if untuk menentukan dimana sebuah perusahaan harus menggunakan dana periklanan. c. Executive Information Systems (EIS) EIS dapat menyediakan informasi penting untuk para eksekutif dan manajer suatu perusahaan. Contoh: akses yang mudah terhadap kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh para pesaing. Selain operations support system dan management support system, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert Systems, Knowledge Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional Business Systems. Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efisiensi baik dalam proses bisnis maupun dalam pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan sistem informasi. Sehingga pada akhirnya terciptalah sebuah perusahaan yang adaptif dan memiliki daya saing yang tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Kualitas suatu informasi perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu : Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

9 Relevancy (relevan) Setiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda. Accuracy (akurat) Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Timeliness (tepat waktu) Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologiteknologi terbaru. Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik bergerak di bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi berbasis internet yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih dalam hal kecepatan, ketepatan dan up-to-date informasi. II.3. DEFINISI OUTSOURCING DAN INSOURCING Menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing atau alih daya juga bisa diartikan sebagai proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

10 diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fiftyfifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji. Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu. Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

11 BAB III PEMBAHASAN Sistem informasi saat ini sudah menyentuh seluruh aspek dalam kehidupan manusia. Baik itu dalam kehidupan sehari-hari masyarakat umum maupun kegiatan bisnis. Peran sistem informasi dalam kegiatan bisnis sangat besar, terutama pada era globalisasi dan era informasi saat ini. Tingginya tingkat persaingan yang terjadi menyebabkan pengelolaan dan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi menjadi salah satu faktor kritis keberhasilan perusahaan/organisasi. Secara tidak langsung, pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pihak pengembang dan pengelola sistem informasi harus mengetahui aktivitas pada tiap level manajemen dan tipe keputusan yang terjadi di setiap level tersebut. Hal ini dimaksudkan agar informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen dapat diperoleh. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end-user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik di dalam membangun dan mengelola sebuah sistem informasi. Selain itu, pengembangan sistem juga sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat dan disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembang sistem informasi. Terdapat beberapa model yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yaitu insourcing dan outsourcing. Setiap model memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri, sehingga tidak ada model yang mutlak lebih baik dibandingkan dengan model lainnya. Berikut akan dipaparkan lebih spesifik terkait kelebihan dan kekurangan dari outsourcing dan insourcing. III.1. IMPLEMENTASI OUTSOURCING Outsourcing merupakan pendelegasian/keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisasi dan ahli dalam bidang sistem informasi. Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

12 perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Adapun hal-hal yang didelegasikan dalam outsourcing adalah suatu fungsi dan proses bisnis tertentu untuk disisipkan dalam operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan, dalam hal organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran. Menurut Millar (1994) dalam Rudy dan Mary, terdapat empat tipe dasar pengaturan outsourcing, yaitu : General Outsourcing Terdiri dari 3 alternatif, yaitu : a. Selective outsourcing, dimana satu area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga misalnya operasional pusat basis data. b. Value added outsourcing, dimana beberapa area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada tim SI internal sehingga dapat meningkatkan efektifitas. c. Cooperative outsourcing, dimana beberapa aktifitas SI yang dipilih dilakukan oleh pihak ketiga dan tim SI internal secara bersama-sama. Transitional Outsourcing Untuk tipe ini, biasanya melibatkan migrasi dari satu platform ke platform lainnya. Terdiri dari 3 fase, yaitu : a. Manajemen dari sistem lama b. Transisi ke teknologi baru c. Manajemen dari sistem baru 3. Business Process Outsourcing Merupakan suatu hubungan outsourcing dimana pihak ketiga bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi bisnis perusahaan. Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan perusahaan asuransi), transportasi dan perusahaan logistik. Business Benefit Contracting Tipe ini mengacu pada kontrak perjanjian yang menyebutkan bahwa pihak ketiga berkontribusi dalam memberikan benefit bagi perusahaan dan dibayar berdasarkan benefit yang diberikan. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan antara benefit yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan dan bersama-sama menanggung resikonya. Besarnya resiko dan permasalahan ketika melakukan outsourcing sistem informasi membutuhkan fokus tersendiri dari perusahaan. Proses outsourcing pada perusahaan harus Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

13 dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada sehingga ketika implementasi dijalankan seluruh karyawan terkait memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan dan mendorong untuk mempelajari keahlian tersebut. Pada umumnya, aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan mencakup layanan sebagai berikut : 1. Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance) 2. Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation) 3. Data centre operations 4. End-user support 5. Help desk 6. Dukungan teknis (Technical support) 7. Perancangan dan desain jaringan 8. Network operations 9. Systems analysis and design 10. Business analysis 11. Systems and technical strategy Dalam implementasinya, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan perusahaan dalam memilih outsourcing diantaranya : 1. Biaya yang sangat tinggi 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang sangat tinggi 3. Ketidakpastian untuk mendapat sistem yang tepat sesuai yang diinginkan 4. Waktu pengerjaan 5. Proses pembelajaran sistem baru membutuhkan waktu yang lama Perusahaan yang ingin menggunakan outsourcing dalam mengembangkan sistem informasi perusahaan harus memperhatikan beberapa hal berikut : 1. Memilih pengembang dengan hati-hati 2. Menandatangani kontrak sebagai pengikat tanggungjawab 3. Merencanakan dan memonitor proses pengembangan 4. Menjaga komunikasi antara internal perusahaan dengan pihak ketiga 5. Mengendalikan biaya dengan tepat Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

14 Jika perusahaan memutuskan untuk melakukan outsourcing, ada beberapa kelebihan/keuntungan yang akan didapatkan, antara lain : 1. Meningkatkan Fokus Bisnis Perusahaan Outsourcing memungkinkan perusahaan fokus pada bisnis inti dengan skala yang lebih luas. Pelaksanaan operasional lainnya dilakukan oleh perusahaan outsourcing yang telah berpengalaman di bidangnya. Dengan melakukan outsourcing maka perusahaan dapat berkonsentrasi secara penuh dalam menangani bisnis intinya. 2. Memasuki Kemampuan Kelas Dunia Secara mendasar, perusahaan penyedia jasa outsourcing akan membawa kelanjutan sumber-sumber kelas dunia untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis perusahaan. Perusahaan yang berhubungan dengan suatu organisasi dengan kemampuan kelas dunia akan memungkinkan akses pada teknologi baru, peralatan serta teknik yang belum dipergunakan sebelumnya, termasuk : Kesempatan berkarir yang lebih baik untuk personil yang pindah ke perusahaan penyedia jasa outsourcing Metode, prosedur, dan dokumentasi yang lebih terstruktur Keuntungan dalam berkompetisi melalui keahlian lebih dari perusahaan penyedia outsourcing 3. Mempercepat Keuntungan dari Re-engeenering (teknologi baru) Outsourcing sering dilakukan dengan re-engeenering proses bisnis. Perusahaan penyedia jasa biasanya melengkapi layanannya dengan peralatan modern karena kebutuhan akan kapasitas kerjanya. Dalam hal ini, perusahaan pemakai jasa akan segera mendapatkan keuntungan re-engeenering. 4. Membagi Resiko Usaha Pada kenyataannya, terdapat risiko investasi yang sangat besar dari suatu perusahaan, terutama pada kondisi politik dan sosial ekonomi tertentu sebagai berikut: Dengan melakukan Outsourcing, perusahaan menjadi lebih fleksibel, lebih dinamis, dan lebih baik. Perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat untuk memenuhi perubahan kesempatan sesuai kondisi yang ada Dengan melakukan Outsourcing, segala risiko pekerjaaan, ketenagakerjaan, kriminalitas, dan risiko lainnya menjadi risiko perusahaan penyedia jasa Outsourcing 5. Menggunakan Sumber-Sumber yang Ada untuk Aktivitas yang Lebih Strategis Dengan melakukan Outsourcing maka segala kegiatan yang bukan merupakan bisnis Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

15 inti perusahaan tidak akan menjadi beban lagi. Segala sumber yang ada dapat difokuskan pada bisnis inti, seperti aktivitas pemberian layanan lebih kepada pelanggan dan lain-lain. 6. Menyediakan dan Mengendalikan Biaya-Biaya Operasional Dengan melakukan outsourcing, biaya-biaya operasional akan menjadi beban perusahaan outsourcing. Perusahan outsourcing akan membebankan perusahaan pemakai jasa dengan tariff yang ditentukan setiap bulannya, biasanya biaya menjadi lebih murah karena kapasitas yang dikerjakan memungkinkan terciptanya efisiensi. Akibatnya, perusahan tertentu dapat mengendalikan biaya operasional dari kebocoran/kecurangan. Singkat kata, outsourcing mampu membantu perusahaan pengguna jasa dalam menghemat biaya sehingga dapat mencapai ROI maksimum, dengan cara mengurangi pengeluaran operasional (OPEX) dan pengeluaran kapital (CAPEX). 7. Menyediakan Dana-Dana Modal Outsourcing mengurangi kebutuhan invesasi dana pada fungsi-fungsi selain bisnis inti. Upaya tersebut akan memungkinakn dana-dana modal tersedia untuk area bisnis inti. Outsourcing juga dapat menyempurnakan pengukuran keuangan tertentu dengan menghapuskan kebutuhan ROE (return on equity) dari investasi dana diluar bisnis inti perusahaan. 8. Menghasilkan Pemasukan Dana Tunai Outsourcing dapat melibatkan transfer aset dari pemakai jasa kepada penyedia jasa. Peralatan, fasilitas, kendaraan, dan lisensi yang dipergunakan untuk operasi pada saat itu mempunyai nilai. Sebagai efeknya, penjualan aset kepada penyedia jasa tersebut merupakan bagian dari transaksi yang menghasilkan pemasukan dana tunai 9. Sumber Daya Tidak Perlu Tersedia Secara Internal Perusahaan-perusahaan dapat melakukan Outsourcing karena mereka tidak dapat memenuhi sumber daya di organisasinya. Ketidakmampuan mereka mungkin disebabkan oleh biaya yang terlalu besar untuk pemenuhan sumber daya (manusia, teknologi, dan lain-lain). 10. Pemberdayaan Fungsi yang Sulit Diatur Outsourcing merupakan suatu alternatif untuk mnyelesaikan dan memberdayakan fungsi yang sulit diatur atau diluar kendali. Dengan melakukan outsourcing, fungsifungsi diluar bisnis inti akan ditangani oleh perusahaan yang profesional di bidangnya. Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

16 Selain itu, ada beberapa kelemahan dalam penerapan outsourcing, antara lain : 1. Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing. 2. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan terutama apabila ada kerusakan/gangguan mendadak ataupun permasalahan-permasalahan lain terhadap sistem informasi perusahaan. 3. Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan. 4. Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. 5. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. 6. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan sistem informasi diserahkan kepada perusahaan 7. Jika kekuatan tawar ada di tangan outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. 8. Perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi tersebut. 9. Memerlukan waktu, koordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya. 10. Adanya kecenderungan penyedia layanan eksternal untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan. III.2. IMPLEMENTASI INSOURCING Insourching merupakan keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat di dalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang digunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Dalam model ini, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-house. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang di dapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

17 orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing. Berdasarkan Rudy dan Mary dalam blog yang ditulis oleh Ferry, ada 4 pola dasar insourcing, yaitu : 1. Eksekutif senior menyuruh internal manajer TI untuk memotong biaya mendorong departemen TI membentuk tim untuk menangani pengembangan. 2. Pihak manajer TI memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan. Hal ini biasanya dilandasi oleh negosiasi awal yang buruk ketika membuat kontrak kerja. 3. Manajer TI mempertahankan insourcing dikarenakan adanya kekurangan pada outsourcing yang selama ini digunakan. 4. Eksekutif senior menegaskan nilai dari TI. Perusahaan yang akan melakukan insourcing harus memperhatikan hal-hal berikut ini : 1. Perencanaan : membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi. 2. Analisis : menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan. 3. Desain : merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis. 4. Implementasi : membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem. 5. Pemeliharaan : mendukung sistem yang telah berjalan. Dengan menerapkan insourcing, perusahaan akan mendapatkan kelebihan/keuntungan sebagai berikut : 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan perusahaan dan dokumentasi yang lebih lengkap karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 3. Kendali terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem infomasi sepenuhnya ada ditangan perusahaan tersebut. 4. Peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan. Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

18 5. Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security access) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 6. Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 7. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 8. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan, sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya. 9. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 10. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. 11. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks. 12. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan. 13. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar Selain mendapatkan keuntungan, ada beberapa kelemahan yang harus diperhatikan perusahaan ketika menerapkan insourcing, yaitu : 1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari, sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 2. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi. 3. Resiko kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenuhnya. 4. Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut, sehingga bisa saja Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

19 menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date. 5. Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam mengembangkan sistem informasi perusahaan. 6. Perusahaan dalam jangka pendek belum dapat merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan. 7. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan. 8. Pada umumya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi. 9. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan. Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

20 BAB IV KESIMPULAN Sistem informasi dan perusahaan/organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh suatu bagian tertentu pada perusahaan tersebut. Pada saat yang sama, perusahaan juga harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru. Denga kata lain, sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting sejalan dengan perkembangan teknologi. Untuk dapat mengembangakn sistem informasi yang efektif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu secara outsourcing dan insourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masingmasing tetapi hal tersebut dapat diminimalisir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang terjadi pada perusahaan. Dengan begitu pengembangan sistem informasi dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,

21 DAFTAR PUSTAKA Educause Journal. Melalui : [Diakses pada tanggal 20 Januari 2014] Empirical Study of IT Outsourcing. Melalui : [Diakses pada tanggal 19 Januari 2014] Indrajit RE. Djokopranoto R Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. IS Outsourcing and Insourcing. Melalui : [Diakses pada tanggal 20 Januari 2014] IT Service Strategy. Malalui : [Diakses pada tanggal 19 Januari 2014] O Brien, J. A. and G. M. Marakas Introduction to Information System 15th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc : New York. O Brien, James A. dan Marakas, George M Management Information Systems, 10th Edition. McGraw-Hill/ Irwin : New York. Outsourcing and Offshoring. Melalui : [Diakses pada tanggal 19 Januari 2014] Pasaribu F.T.P Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing. Melalui : [Diakses pada tanggal 21 Januari 2014] Rahardjo, B Kesulitan Outsourcing di Indonesia. Melalui : 02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/ [Diakses pada tanggal 19 Januari 2014] WP Taming the Data Center. Melalui : [Diakses pada tanggal 20 Januari 2014] Sistem Informasi Manajemen, Fitriana Purnamasari, P E,