FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN

Transkripsi

1 TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN DOSEN : DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC OLEH ARI BINUKO MAGISTER MANAJEMEN BISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

2 KATA PENGANTAR Alhamdullilah, berkat rahmat dan hidayahnya, kami dapat menyelesaikan tugas Sistem Informasi Manajemen (SIM) mengenai makalah Faktor-Faktor Kesuksesan dan Kegalaan Implementasi di suatu Perusahaan. Pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc, yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan, sehingga dapat diselesaikan tugas ini, Kami menyadari bahwa masih jauh dari sempurna pada makalah ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun kami. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Oktober 2013 Penulis ii

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii I. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 II. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi yang berbasis Teknologi Informasi Informasi sistem sebagai peranan dasar dalam bisnis. III. PEMBAHASAN Implementasi Sistem Informasi Faktor-Faktor Penentu Kesuksesan dalam Implementasi Sistem Informasi Faktor-Faktor Penentu Kegagalan dalam Implementasi Sistem Informasi VI. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA iii

4 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ada beberapa pendapat yang menyatakan seberapa jauh Sistem Informasi dan Teknologi Informasi mendukung perusahaan didalam proses bisnisnya. Jika ditelaah masih banyak perusahaan yang belum menyadari pentingnya Sistem Informasi dan Teknologi Informasi diperusahaannya. Sistem informasi merupakan komponen yang vital untuk keberhasilan suatu perusahaan, karena sistem informasi menyediakan informasi bagi semua anggota organisasi kapan saja diperlukan. Sistem ini dengan bantuan teknologi informasi dapat membantu suatu proses bisnis aktivitas yaitu dengan mengumpulkan, menyimpan, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan data menjadi informasi yang siap digunakan untuk pengambilan keputusan. Suatu kombinasi yang teratur antara sumberdaya (human resource), perangkat keras, perangkat lunak, saluran komunikasi (internet/extranet), sumber data, dan kebijakan/prosedur yang menyimpan, mengambil, mengubah, dan mendiseminasi informasi dalam sebuah organisasi. (O Brien & Marakas, Tenth Edition 2007) Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan system pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis sistem1r. Selain agar membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas, sistem informasi jika tidak diterapkan dengan baik akan juga dapat menimbulkan kegagalan dan kerugian bagi perusahaan. 1.2 Tujuan 1

5 1.2 Tujuan Pada makalah yang singkat ini akan dibahas mengenai : 1. Pengertian Sistem Informasi yang berbasis Teknologi Informasi. 2. Faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan implementasi sistem informasi di suatu perusahaan. II.Tinjauan pustaka 2

6 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi yang berbasis Teknologi Informasi Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berinteraksi sehingga membentuk satu kesatuan yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan dengan cara menerima input dan menghasilkan output dan didalamnya terjadi proses pengolahan data/informasi yang terorganisir. Sedangkan Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi yang dimaksud dapat diperoleh melalui suatu sistem informasi (O Brien dan Marakas, 2011). Jadi pengertian Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Tujuan dari sistem informasi itu sendiri adalah untuk menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, untuk membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari dan menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan (Leitch,2004) Komponen dasar dalam sistem informasi yaitu : Input merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem Proses pengolahan (processing) merupakan kegiatan transformasi yang mengkonversi input (masukan) menjadi output (keluaran) Output merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan. Komponen sistem. 3

7 Gambar 1.1 Komponen Sistem Informasi (gambar 1.1) terdiri dari : Manusia (Human Resources) Manusia merupakan faktor keberhasilan di semua sistem informasi yang utama pengguna sistem yang ada di setiap level organisasi dan pengelola sistem informasi. yaitu sebagai pengguna (end-user) atau sebagai spesialis sistem informasi (IS Specialist) Perangkat keras (Hardware) Perangkat keras tidak hanya komputer, server, hardisk, prosessor dll., tetapi juga seluruh data media, termaksuk media penyimpanan data seperti kertas hingga ke peralatan penyimpanan data digital Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak tidak hanya programs saja (aplikasi bisnisnya) tetapi juga kumpulan perintah kerja yang diperlukan manusia yang disebut prosedur. Sistem yang mengeoperasikan : Windows, Linux, NT Sistem Aplikasi : Analisa Penjualan Produk, Sistem Akuntansi dan Sistem Payroll dan lain lain. Kebijakan dan aturan : Buku petunjuk Sistem Operasional Prosedur Penjualan, Akuntansi dan Payroll. 4.Data. 4

8 2.1.7 Data (Data Resources) Data yang yang diperoleh dari hasil transaksi yang umum sekarang disimpan, yang diolah, dan dianalisa menggunakan aplikasi software, yang dapat memberikan informasi yang kompleks di antara penjualan, pelanggan, pesaing, dan pasar. Data juga merupakan komponen dasar informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran informasi yang dikehendaki. Data dapat berbentuk alpha numeric, teks, citra (image), suara (audio).grafik dan video data Jaringan (Network) Jaringan telekomunikasi seperti internet, intranet, dan ekstranet telah menjadi bagian yang sangat penting untuk keberhasilan dalam semua jenis organisasi dan sistem informasi berbasis komputer yang dimiliki oleh organisasi tersebut. 2.2 Informasi Sistem sebagai peranan dasar dalam Bisnis Ada tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis teknologi informasi dalam melakukan untuk proses bisnis : Mendukung didalam proses bisnis dan operasional Mendukung didalam pengambilan keputusan Managerial Mendukung Manajemen Strategis didalam mendapatkan keunggulan yang kompetitif Sistem informasi 5

9 Sistem informasi yang dirancang untuk mendukung bisnis proses dan operasional harus dapat juga menyediakan data untuk, proses manajemen strategis dalam pengambilan keputusan atau mencapai keunggulan kompetitif Peranan Proses Bisnis Dan Operasional Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien Transaction Processing Systems (TPS) TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan Process Control Systems (PCS) Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini Office Automation System... 6

10 Office Automation Systems (OAS) OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik. electronic mail, teleconferencing, dan lain-lain Peranan Pengambilan Keputusan Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu: Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems ( sistem pelaporan informasi) Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan) Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems ( sistem informasi eksekutif) Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya) Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing systems Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information systems Produk... 7

11 Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems. Dalam dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas. Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang. cross-functional sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi Peranan Persaingan Keuntungan Strategis Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa : Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, Ancaman dari perusahaan baru, Ancaman dari produk pengganti, Kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan Kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah: Cost leadership. keunggulan biaya-menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah Product differentiation. perbedaan produk-mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing Innovation-menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa. 8

12 III. PEMBAHASAN 3.1 Implementasi Sistem Informasi Pembangunan dan pengembangan suatu sistem informasi bertujuan untuk menyelesaikan suatu permasalahan bisnis yang terdapat pada perusahaan dengan menggunakan suatu pendekatan sistem. Dengan menggunakan pendekatan suatu sistem untuk menyelesaikan suatu masalah, maka sistem juga dipergunakan untuk mendefinisikan masalah dan peluang yang ada, dan lalu dikembangkan menjadi suatu solusi yang tepat dan layak untuk dikerjakan. Alasan dikembangkan suatu sistem informasi bisa jadi karena sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti. Berikut alasan lebih detailnya Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, berupa ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan serta pertumbuhan organisasi membutuhkan kebutuhan informasi yang semakin luas Untuk meraih kesempatan dan peluang pasar di tengah keadaan persaingan yang ketat maka kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah. Implementasi merupakan tahap terpenting dalam pengembangan sistem informasi. Penerapan suatu sistem informasi menuntut kejelian dan ketepatan dari pihak manajemen untuk menentukan strategi. Oleh karena itu kesuksesan suatu sistem informasi sangat sulit dicapai jika pihak manajemen tidak mampu merumuskan strategi yang tepat dalam perusahaan. 9

13 3.2 Faktor-Faktor Penentu Kesuksesan dalam Pengembangan dan Penerapan Sistem Informasi Berkat peran penting dan beragam tujuan pengembangan sistem informasi di perusahaan, sudah selayaknya manfaat yang didapatkan perusahaan sebanding dengan investasi yang telah dikeluarkan untuk sistem tersebut. Kesuksesan sistem informasi tergantung pada siapa yang mendefinisikannya. Dari sudut pandang manajer proyek dan konsultan implementasi sistem informasi, implementasi sistem tersebut sukses jika telah menyelesaikan proyek tersebut tepat waktu dan sesuai dengan biaya yang sudah dianggarkan. Tapi dari sudut pandang perusahaan penggunan sistem informasi, kesuksesan bisa didefinisikan sebagai kegunaan sistem tersebut untuk bisa mencapai hasil yang maksimal bagi bisnis mereka, dan biasanya mereka mengharapkan transisi yang baik dari sistem lama ke sistem baru, mendapatkan peningkatan dari bisnis mereka seperti pengurangan biaya operasional, inventori, atau dapat memperbaiki keakuratan dalam pengambilan keputusan (Markus dan Tanis, 2000). Agar pengembangan dan penerapan sistem informasi benar-benar berhasil dan sesuai dengan permasalahan ataupun peluang yang dimiliki perusahaan, maka perlu diperhatikan faktor-faktor berikut: Keterlibatan end user Keikutsertaan manajemen perusahaan (end user) di dalam semua tahap pengembangan sistem informasi, mulai dari investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem, hingga pemeliharaan sistem. Tahapan yang paling penting untuk melibatkan pihak manajemen perusahaan adalah tahapan investigasi dan analisis sistem, karena pada tahap ini permasalahan atau peluang perusahaan ditentukan dan bagaimana solusi yang diinginkan serta juga karena hanya pihak manajemen perusahaan yang mengetahui kebutuhan sistem informasi oleh setiap aktivitas bisnis perusahaan Dukungan manajemen Pada awal pembangun hingga penerapan sistem informasi di perusahaan, tidak bisa dipungkiri adanya perbedaan tanggapan dari setiap orang yang 10

14 ada di perusahaan tersebut. Perbedaan cara menerima sistem informasi yang dikembangkan bisa bersifat positif bahkan negatif. Oleh karena itu manajemen perusahaan perlu meyakinkan setiap karyawannya bahwa sistem informasi ini memiliki sumber dana dan sumber daya yang memadai untuk sukses. Manajemen juga perlu menganggap sistem yang baru ini merupakan prioritas sehingga akan diperhatikan lebih. Bentuk dukungan managemen adalah untuk membantu sistem informasi yang dikembangkan agar bisa dipakai dengan baik, dengan membuat suatu aturan-aturan tertentu yang membuat semua pihak di perusahaan merasa membutuhkan sistem tersebut Tingkat kerumitan dan resiko Biasanya semakin rumit suatu sistem maka akan semakin tinggi resikonya. Besarnya dana yang diinvestasikan untuk membangun sistem tersebut belum bisa dijadikan pemicu untuk menurunkan resiko. Namun serumit apapun desain sistem jika end user mengetahui secara tepat apa yang mereka inginkan dan apa yang dilakukan dengan sistem maka sistem informasi ini akan berjalan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi Manajemen implementasi Pengembangan sistem informasi yang baru harus dikelola secara hati-hati dan diatur. Apabila sistem itu telah dikembangkan dan diterapkan, akan terjadi perubahan dalam penyelesaian pekerjaan. Perubahan tidak dapat terjadi dengan mulus. Kebijakan perusahaan menyisiati perubahan merupakan salah satu tantangan tersendiri dalam proses implementasi suatu sistem. Salah satunya kebijakan yang dapat diambil adalah mengadakan pelatihan sistem informasi yang baru kepada end user agar dapat digunakan secara optimal. Manajemen implementasi akan sangat mempengaruhi teknik implementasi, sehingga jika pihak manajemen menerapkan kebijakan yang tepat, maka kemungkinan suatu sistem berhasil diimplementasikan menjadi sangat besar. 11

15 Apabila faktor-faktor yang diuraikan di atas diperhatikan dengan baik pada saat pengembangan dan penerapan sistem informasi, maka perusahaan akan mendapat hasil yang maksimal dari adanya sistem informasi tersebut. Beberapa ukuran yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan implementasi sistem informasi adalah dari segi waktu yaitu sejauh mana sistem baru berpengaruh terhadap kecepatan proses kerja dibanding sistem sebelumnya, segi kualitas dimana sistem yang digunakan harus sesuai standar yang sudah ditentukan, serta segi kuantitas yaitu seberapa banyak pekerjaan yang dapat diproses setelah implementasi dan jumlah sumber daya yang digunakan dibanding sebelumnya. 3.3 Faktor-Faktor Penentu Kegagalan dalam Pengembangan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem informasi tidak selalu membawa keuntungan pada perusahan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat dikategorikan gagal jika dalam prakteknya terjadi beberapa kelemahan atau kekurangan. Sistem informasi dikatakan gagal jika sistem tersebut tidak mampu menunjang kebutuhan perusahaan, tidak mencapai sasaran dan tujuan perusahaan, serta yang paling parah adalah jika perusahaan telah berinvestasi besar namun sistem informasi tersebut tidak dapat digunakan, untuk itu sangat diperlukan strategi dan perencanaan yang matang di dalam membangun sistem baru. Ancaman kegagalan pada saat pengembangan dan penerapan sistem informasi di perusahaan dapat terjadi karena faktor-faktor berikut: Perencanaan sistem informasi yang tidak matang dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan Perencanaan sistem informasi yang tidak matang akan berdampak terhadap kinerja perusahaan dan sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponenkomponen yang telah ditetapkan. Sistem dikatakan gagal karena tidak mampu mencapai tujuan perusahaan dan perusahaan mengalami kerugian yang besar dalam merencanakan dan merancang sistem informasi. 12

16 3.3.2 Kurangnya dukungan dan partisipasi dari manajemen perusahaan Dengan kata lain, kurangnya komitmen manajemen puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan..kebanyakan perusahaan berpikir bahwa pembuatan sistem informasi adalah tugas dan kewajiban pihak teknologi informasi. Sehingga bila terjadi ketidaksesuaian sistem informasi yang ada dengan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, maka hal tersebut merupakan kesalahan dan tanggung jawab pihak teknologi informasi. Seharusnya pihak perusahaan sebagai pihak pengguna juga memiliki tugas, kewajiban dan tanggung jawab dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi Karyawan tidak mengetahui sistem informasi Kemampuan karyawan didalam menggunakan sistem informasi karena kurangnnya sosialisasi sistem tersebut, sehingga berdampak menurunnya performance pada karyawan dan kinerja perusahaan Kurangnya personil yang handal Pengembangan teknologi sistem informasi yang semakin canggih masih belum diimbangi dengan dukungan nyata dari perusahaan. Perusahaan masih belum mempunyai orang-orang yang handal untuk mengatasi permasalahan sistem informasi yang terjadi. Selain itu, kerumitan sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi bertolakbelakang jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. 13

17 IV. KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan Faktor penyebab kesuksesan pengembangan dan penerapan sistem infomasi diantaranya: keterlibatan end user, dukungan manajemen, tingkat kerumitan dan resiko, dan manajemen implementasi sistem. Sedangkan faktor penyebab kegagalan dalam pengebangan dan penerapan sistem informasi adalah: perencanaan sistem informasi yang tidak matang dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Kurangnya dukungan dan partisipasi dari manajemen perusahaan, karyawan tidak mengetahui sistem informasi, dan kurangnya personil yang handal 4.2 Saran Perusahaan yang mengingkan kesuksesan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi sebaiknya memastikan apakah sistem yang akan dibangun sesuai dengan visi, misi, tujuan serta budaya perusahaan serta merumuskan perencanaan yang matang dan diiringi dengan dana yang cukup. Sebelum perusahaan memutuskan untuk memberikan proyek pembangun sistem informasi dan teknologi informasi kepada konsultan, sebaiknya perusahaan harus terlebih dahulu membenahi keperluan internal perusahaan terkait dengan sistem yang ingin dirancang. 14

18 DAFTAR PUSTAKA [diakses: 27 oktober 2013] [diakses: 28 Oktober 2013] Leitch, R. A The Chiropractic Theories: A Textbook of Scientific Research. New Jersey: Lippincott Williams and Wilkins. Markus, ML. dan Tanis, C. 2000, The Enterprise System Experience From Adoption to Success, In Framing the Domains of IT Management: Projecting the Future through the Past, ed. RW Zmud, Pinnaflex Publishing, Cincinnati, OH. O Brien & Marakas Management Information System Tenth Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies. 15