Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan

Transkripsi

1 Tanggal Pengumpulan : 03 Desember 2010 Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan (Tugas Blog : Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. Disusun Oleh : DANI FIRMANSYAH P

2 SEKAPUR SIRIH Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah, yang telah memberi kekuatan dan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan makalah dengan judul Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan Teknologi Informasi dalam Perusahaan dalam rangkaian perkuliahan dan ujian Program Magister Manajemen dan Bisnis - Pascasarjana Institut Pertanian Bogor. Pada kesempatan ini pula penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr.Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.selaku pengajar yang telah banyak memberikan arahan dan ilmu yang sangat bermanfaat bagi penulis. Juga kepada rekan-rekan di kelas Reguler Angkatan 44 MB-IPB yang senasib dan seperjuangan. Penulis menyadari bahwa dalam makalah ini masih jauh dari kesempurnaan karena manusia itu adalah tempatnya salah dan lupa. Penulis sangat mengharapkan sumbangan kritik dan saran yang konstruktif dari para pembaca sekalian. Akhir kata, penulis berharap makalah ini dapat memperkaya referensi dalam dunia pendidikan khususnya ilmu manajemen di Indonesia. Bogor, 03 Desember 2010 Penulis 2

3 PENDAHULUAN Konsep Outsourcing Suwondo (2003) menyatakan bahwa definisi outsourcing adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsorcing). Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Adapun hal-hal yang didelegasikan dalam outsourcing adalah suatu fungsi dan proses bisnis tertentu untuk disisipkan dalam operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan. Outsourcing mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam bentuk organisasi, pekerja, operasional. Outsourcing memberikan keuntungan jangka panjang sebagai berikut : 1. Meningkatkan fokus bisnis perusahaan Perusahaan dapat berkonsentrasi pada core competencenya sehingga dapat menjalankan aktivitas bisnis dengan focus dan baik 2. Masuk pada kemampuan kelas dunia Perusahaan outsourcing biasanya sudah terlatih dan berpengalaman untuk melayani setiap kliennya sehingga tercipta kinerja yang professional 3. Mempercepat keuntungan dari re-engineering (teknologi baru) Perusahaan penyedia jasa outsourcing biasanya menggunakan teknologi yang terkini sehingga perusahaan pengguna jasanya dapat memanfaatkannya dengan baik 3

4 4. Membagi resiko usaha Perusahaan menjadi lebih fleksibel, dinamis dan dapat menghindari resiko bisnis dengan perusahaan outsourcing rekanannya. Termasuk segala resiko pekerjaan, ketenagakerjaan, kriminalitas dan lainnya menjadi tanggung jawab perusahaan outsourcing 5. Menggunakan sumber yang ada untuk aktivitas yang lebih strategis Perusahaan tidak akan terbebani dengan aktivitas selain bisnis inti Alasan taktikal sebagai keuntungan jangka pendek melakukan outsourcing : 1. Mengendalikan biaya operasional kepada penyedia jasa outsourcing 2. Dana yang ada akan terfokus untuk membiayai bisnis inti 3. Sebagai pemasukan dana tunai saat penyedia jasa menggunakan peralatan perusahaan 4. Sumber daya tidak perlu disediakan oleh internal perusahaan pada kasus tertentu 5. Pemberdayaan suatu fungsi yang sulit diatur atau diluar kendali perusahaan sehingga terjadi transfer resiko kepada pihak ketiga 4

5 Between Love & Passion = Between Insourcing & Outsourcing Fenomena saat ini dimana di era netizen, yaitu masyarakat dan organisasi telah semakin terintegrasi dengan dunia maya atau internet maka penggunaan sistem informasi pun semakin dibutuhkan dalam dunia bisnsi. Semakin banyaknya organisasi yang mengimplementasikan IT (information technology) serta IS (information system) di lingkungan internal merupakan salah satu tolak ukur meningkatnya kesadaran lembaga atas akselerasi, efisiensi maupun efektifitasnya. Banyak strategi yang sudah ditempuh oleh organisasi tersebut. Mulai dari yang sifatnya try and error hingga menerapkan framework menurut best-practices yang sudah disusun oleh berbagai kalangan menurut kebutuhan perusahaannya. Pola umum yang digunakan oleh setiap organisasi tersebut dalam strateginya untuk pemanfaatan sistem dan teknologi informasi adalah melakukan alih sumberdaya (outsourcing) atau mengelolanya secara mandiri dengan tim internal (insourcing). Dilema pemilihan antara insourcing atau outsourcing dapat diibaratakan seperti pemilihan diantara cinta dan nafsu. Cinta disini ibarat perusahaan menggunakan sumber daya mandiri secara internal dimana pengelolaan sistem informasi diserahkan kepada karyawan sehingga karyawan IT dimanjakan dengan berbagai fasilitas perusahaan. Nafsu disini ibarat perusahaan menggunakaan sumber daya eksternal atau outsourcing untuk pengelolaan sistem informasi sehingga perusahaan tidak mau peduli dengan pengelolaan dan menyerahkan kepada pihak ketiga dan hanya fokus pada benefit bagi perusahaan. Masalah mulai muncul saat organisasi menetapkan pola yang akan digunakan di dalam strategi mereka. Terutama jika kemudian sistem try and error lebih dominan karena minimnya pengalaman dan implementasi sistem dan teknologi informasi didalam organisasi. 5

6 PEMBAHASAN Berbagai pertimbangan yang dapat dianalisis oleh perusahaan sebelum memutuskan apakah menggunakan pola insourcing atau outsourcing dalam sistem informasi manajemen dan bisnis di organisasinya, sebagai berikut : 1. Dinamika Organisasi Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah hal yang biasa bahkan keharusan bagi organisasi tersebut. Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan. Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem informasi serta teknologi informasi yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak bergantung kepada pihak manapun. Dengan demikian suatu perusahaan dapat mengalkulasikan berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk penggunaan insourcing atau outsourcing baik secara finansial maupun nonfinansial yang terkait dengan efisiensi, efektifitas sistem informasi tersebut. 2. Manajemen Perubahan Organisasi Perubahan adalah sebuah keniscayaan. Pilihan setiap individu maupun organisasi untuk tetap menjadi pemenang atau minimalnya bertahan di dalam hidup ini adalah mampu beradaptasi dengan perubahan yang ada. Tentu saja perubahan tersebut harus dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya supaya memberikan keuntungan kepada perusahaan. Upaya pemanfaatan tersebut harus dikelola dengan sebuah sistem manajemen perubahan supaya setiap individu di dalam organisasi mampu beradaptasi secara proporsional dengan gesekan seminimal mungkin. Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan sistem informasi (SI) dan IT menuntut hal yang sama. Pemanfaatan SI dan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut. Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang dilakukan perusahaan. Kalkulasi ini adalah yang terkait dengan efisiensi dan efektifitas dalam pemilihan sumber daya insourcing atau kah outsourcing untuk mencapai goals perusahaan. 6

7 3. Ketersediaan Sumber Daya Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya. Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan sumber daya merupakan hal penting dalam implementasi SI dan IT di dalam organisasi. Jika memang menurut kalkulasi sumber daya yang tersedia (insourcing) tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi menjadi mengembangkan kemampuan daya dukung sumber daya internal yang tersedia (insourcing). 4. Keterkaitan dengan Pihak Eksternal Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak diluar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan. Pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi. Tata kelola IT di dalam organisasi memiliki dampak terhadap pihak eksternal tersebut. Salah satu contoh kasus adalah pemanfaatan e-scm (electronic supply chain management). Jika organisasi adalah supplier bagi perusahaan X yang mewajibkan seluruh vendornya melakukan transaksi melalui sistem informasi e-scm yang mereka sediakan maka organisasi hanya memiliki pilihan untuk terintegrasi di dalamnya atau keluar sebagai supplier. Dari sisi ini maka jika organisasi tetap ingin menjadi supplier, infrastruktur IT organisasi pun harus mampu mengakomodir hal tersebut. Sehingga melihat hal ini maka penggunaan SI dan IT menjadi suatu keharusan yang dikembangakan oleh organisasi dan yang menjadi pertimbagannya adalah insourcing atau kah outsourcing. 7

8 5. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi Saat ini teknologi berubah sangat cepat. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut. Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat. Secanggih apapun alat yang digunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat guna dan berdaya guna. Namun kita juga tetap harus fokus pada tujuan terpenting organisasi mengenai efisiensi dan efektifitas. Selama teknologi terkini dari dinamika dan perubahan tersebut mampu meningkatkan hal tersebut maka jangan segan untuk memanfaatkannya. Tapi tentu saja perlu melakukan kalkulasi yang cermat dan menyeluruh sebelumnya mengenai pemanfaatan insourcing atau outsourcing. KESIMPULAN Dalam mempertimbangkan apakah akan menggunakan insourcing ataukah outsourcing dalam pengembangan dan pengimplementasian sistem informasi di perusahaan maka perlu untuk mempertimbangkan lima hal yang telah dipaparkan diatas. Namun juga apabila dirasa kurang maka perusahaan dapat menggunakan bantuan jasa konsultan untuk mengatasi permasalahan ini sehingga indentifikasi kebutuhan organisasi dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada sasaran. 8

9 Alamat blog : KOMENTAR BLOG : 1. Cukup baik pemaparan dari saudara margani, konsep outsourcing dan insourcing nya dijelaskan dengan cukup komprehensif dan juga margani menawarkan konsep co-sourcing. pertanyaan saya apakah bisa konsep co-sourcing ini diterapkan dengan baik? Link : 2. Mia kali ini sangat lengkap dalam menjelaskan konsep insourcing dan outsourcing, mulai dari kelemahan dan keunggulannya. Dari berbagai industri juga dipaparkan dengan baik. Pertanyaan saya adalah pada industri mana yang paling sulit dalam menerapkan insourcing sistem informasi ini? Link : 3. Pemaparan yang diberikan lovita juga sangat baik, mulai dari alasan penggunaan hingga diagram proses outsourcing, insourcing dan co-soourcing. Pertanyaan saya adalah dari ketiga konsep itu manakah alur proses yang paling mudah dan menguntungkan bagi perusahaan? Link : 9

10 DAFTAR PUSTAKA Indrajit, R.E. dan R. Djokopranoto, Proses Bisnis Outsourcing PT. Gramerdia Widiasarana. Indonesia. Jakarta Suwondo, C Outsourcing Implementasi di Indonesia. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta 10