Aplikasi Pencatatan Persediaan, Penjualan, dan Pesanan dengan Metode Perpetual

Transkripsi

1 Aplikasi Pecatata Persediaa, Pejuala, da Pesaa dega Metode Perpetual (Studi Kasus di Perusahaa Pakaia Rajut Karimake) Amieia Rektiai Program Studi D3 Komputerisasi Akutasi Fakultas Ilmu Terapa, Uiversitas Telkom Badug, Idoesia Aak Agug Gde Agug Program Studi D3 Komputerisasi Akutasi Fakultas Ilmu Terapa, Uiversitas Telkom Badug, Idoesia Abstrak Pecatata persediaa pejuala dilakuka secara terpisah di atara uit-uit yag terlibat. Dega cara ii, sagat sulit utuk meetuka pasti barag yag tersedia. Data persediaa tidak dapat diguaka secara real time sehigga ketika terdapat permitaa barag, pihak perusahaa harus melakuka rekapitulasi barag yag tersedia terlebih dahulu utuk memastika ketercukupa. Perhituga persediaa juga harus dilakuka utuk memastika kemampua produksi. Seirig dega perkembaga perusahaa, maajeme membutuhka pecatata trasaksi yag terkomputerisasi, baik utuk pejuala maupu pesaa, yag terhubug dega pecatata persediaa, sehigga ketika terdapat trasaksi, sistem aka otomatis memperbaharui persediaa. Pihak maajeme juga membutuhka pembuata kartu persediaa, jural da buku besar secara otomatis. Aplikasi ii dibuat utuk mejawab kebutuha perusahaa tersebut. Pecatata persediaa dilakuka dega metode perpetual. Perhituga ilai persediaa dilakuka dega megguaka metode average. Kata Kuci pecatata, persediaa, pejuala da pesaa, perpetual, average, kartu persediaa Abstrct Sales ivetory record at Karimake was doe separately withi uits. With this method, it was very hard to acquire exact umber of ivetory available. The data caot be fetched i real time so whe there was order, maagemet must calculate curret stock i the warehouse to make sure they ca fulfill the order. Calculatig the stock also must be doe to esure productio capability. As the compay grows up, the maagemet require computerized way to record trasactio (sales ad order), ad lik them to the ivetory, so trasactios will recalculate ivetory automatically. They also require automatio to geerate ivetory card, joural ad geeral ledger. This applicatio is actio (sales ad order) ad ivetory. Ivetory record is doe usig perpetual method. Ivetory value calculatio is carried by average method. Keywords Records; Stock; Sales ad Order; Perpetual; Average; Stock Card I. PENDAHULUAN Karimake ialah salah satu perusahaa maufaktur yag memproduksi berbagai pakaia rajut. Perusahaa ii didirika pada tahu 202. Karimake meerapka dua tipe produksi, yaitu make to stock atau produksi yag bertujua utuk dijadika persediaa di toko da make to order atau produksi yag bertujua utuk memeuhi pesaa dari pelagga. Jika tidak terdapat pesaa, Karikame dapat memproduksi 30 lusi pakaia rajut dega jeis yag berbeda-beda dalam satu miggu, da jika terdapat pesaa maka produksi aka dikosetrasika utuk memeuhi pesaa tersebut. Satu lusi pesaa pakaia rajut dapat diselesaika dalam waktu satu hari. Higga saat ii Karimake telah 30 orag pegawai da 5 mesi rajut. Masalah yag masih dihadapi oleh perusahaa Karimake ii adalah pihak maajeme tidak dapat megetahui persediaa produk jadi yag ada di toko secara lagsug. Pihak maajeme harus meghubugi salah satu pegawai yag ada di toko utuk meghitug persediaa produk jadi yag ada, sehigga ketika ada pesaa, pihak perusahaa harus meghitug persediaa barag jadi terlebih dahulu utuk memastika kesaggupa produksi. Demikia juga ketika maajeme aka membuat jural da buku besar. Hal ii dapat meyebabka selisih persediaa barag jadi yag ada di gudag da lapora yag diterima maajeme, da dapat megakibatka loss of opportuity. Aplikasi ii diracag utuk dapat mejawab kebutuha perusahaa dalam mecatat persediaa, trasaksi pejuala da pesaa. Aplikasi ii juga diracag utuk meghitug da meampilka kartu persediaa, serta membuat dokume akutasi berupa jural da buku besar secara otomatis. Pecatata persediaa dilakuka dega metode perpetual. Perhituga ilai persediaa dilakuka dega metode average. Aplikasi dibuat dega megguaka PHP da basis data MySQL. Pembuata aplikasi dilakuka dega metode SDLC. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Software Developmet Life Cycle (SDLC) Aplikasi dibuat dega metodologi Software Developmet Life Cycle (SDLC) model waterfall. SDLC adalah frase yag meliputi perecaaa, aalisis, desai, da tahap pelaksaaa siklus hidup sistem. Dalam metode waterfall, terdapat beberapa tahapa, yaitu aalisis, desai, implemetasi da pegujia []. B. Akutasi Meurut America Istitute of Certified Public Accoutats (AICPA), akutasi adalah suatu kegiata jasa. Fugsiya Jural Tekologi Iformasi Vol. 2, No. 2, Mei 205 5

2 adalah meyediaka data kuatitatif, terutama yag mempuyai sifat keuaga, dari kesatua usaha ekoomi yag dapat diguaka dalam pegambila keputusa-keputusa ekoomi dalam memilih alteratif dari suatu keadaa [2]. C. Chart of Accout (COA) Chart of accout adalah kumpula accout umber (omer perkiraa; aku) yag diguaka oleh perusahaa. Accout umber adalah omor perkiraa yag diguaka utuk meggologka trasaksi-trasaksi sejeis. Di dalam suatu accout umber biasaya terdapat iformasi tempat terjadiya pedapata atau biaya (cost ceter) da ama perkiraaya. Setiap perusahaa pola da format chart of accout yag berbeda-beda [3]. D. Jural Jural adalah alat utuk mecatat trasaksi perusahaa yag dilakuka secara kroologis (berdasarka urut waktu terjadiya) dega meujukka aku yag harus didebet da dikredit beserta rupiah masig-masig. Setiap trasaksi yag terjadi dalam perusahaa, sebelum dibukuka ke buku besar, harus dicatat dahulu dalam jural. Oleh karea itu buku jural serig disebut sebagai buku catata pertama (book of origial etry). Pada isia jural, kegiata dikelompokka ke dalam aku yag terdapat pada COA [4]. Format jural ditujukka pada Tabel. TABEL FORMAT JURNAL Jural Halama: Taggal Keteraga Ref Jumlah Debet Kredit () (2) (3) (4) (5) E. Buku Besar Setelah trasaksi diaalisis da dicatat ke dalam jural, lagkah selajutya adalah melakuka postig (memidahbukuka) setiap saldo aku yag terdapat pada jural ke dalam buku besar utuk masig-masig aku. TABEL 2 CONTOH BUKU BESAR KAS Kas No: Natiya, buku besar utuk masig-masig aku ii aka memperlihatka secara terperici megeai setiap perubaha (mutasi debet da mutasi kredit) yag ditimbulka dari seluruh trasaksi yag terjadi selama periode akutasi. Dega kata lai, buku besar utuk masig-masig aku merupaka ricia akumulasi saldo aku terkait yag terdapat dalam jural [5]. Cotoh pecatata buku besar ditujukka pada Tabel 2 [6]. F. Persediaa Persediaa adalah aktiva yag ditujuka utuk dijual atau diproses lebih lajut utuk mejadi barag jadi da kemudia dijual sebagai kegiata utama perusahaa. Dalam pegertia ii, aktiva yag dimiliki perusahaa buka utuk dijual tidak aka diperlakuka sebagai persediaa [7]. Dalam perusahaa maufaktur, persediaa dikelompokka mejadi 3 gologa: a. Persediaa barag jadi, adalah hasil produksi yag telah jadi da siap utuk dijual; b. Persediaa barag dalam proses, adalah bagia dari barag yag diproduksi yag telah mulai diproses tetapi belum selesai; c. Persediaa baha metah, adalah baha dasar yag aka diguaka dalam produksi, tetapi belum diproses [4]. G. Sistem Pecatata Persediaa Terusmeerus/Perpetual Sistem persediaa perpetual merupaka suatu sistem pegelolaa persediaa di maa pecatata mutasi persediaa dilakuka secara terus-meerus da berkesiambuga sehigga mutasi persediaa selama satu periode terpatau da setiap saat maupu ilai persediaa dapat diketahui tapa melakuka perhituga secara fisik. Walaupu megguaka sistem pecatata terus-meerus, buka berarti perhituga secara fisik tidak diperluka. Perhituga fisik tetap diperluka utuk meguji kebeara pecatata atau utuk megetahui halhal yag megakibatka terjadiya perbedaa atara pecatata da keadaa secara fisik. [7] H. Metode Peilaia Persediaa Rata-rata Tertimbag (Weighted Average) Dalam metode ii barag-barag yag dipakai utuk produksi atau dijual aka dibebai harga pokok rata-rata [2]. TABEL 3 KARTU PERSEDIAAN PERPETUAL AVERAGE Taggal Keteraga Ref Debit Kredit Saldo Ja 205 Saldo Awal Ja Ja Ja Itiya adalah bahwa setiap cerai sesuai masig-masig aku. Metode biaya peroleha rata-rata megalokasika biaya peroleha barag yag siap dijual atas dasar biaya peroleha rata-rata tertimbag per uit yag terjadi [4]. Metode ii didasarka pada suatu asumsi bahwa ilai persediaa akhir merupaka himpua harga pokok rata-rata dari persediaa itu sediri. Cotoh kartu persediaa ditujukka pada Tabel 3 [7]. Jural Tekologi Iformasi Vol. 2, No. 2, Mei

3 III. PEMBAHASAN A. Aalisis Sistem Usula Gambara sistem usula utuk perusahaa Karimake secara umum ditujukka pada Gambar. C. Peracaga Basis Data Gambar 3 merupaka racaga basis data dari aplikasi yag dibuat. Peracaga basis data dibuat dega Etity Relatio Diagram (ERD) [8]. kode_jeis ama_jeis jeis_barag harga_awal sub_total tgl_pegadaa kode_barag kode_pegadaa total_pegadaa ama_barag barag pegadaa stok Gambar. Sistem Usula B. Peracaga Sistem Gambar 2 merupaka peracaga sistem dari aplikasi pecatata persediaa, pejuala, da pesaa dega metode perpetual. Peracaga sistem dilakuka dega megguaka Data Flow Diagram/Diagram Alira Data [8]. harga_jual sub_total kode_pejuala tgl_pejuala pejuala posisi_dr_cr jural id omial o_aku aku ama_aku Data pegadaa, data produk jadi, detail pegadaa persediaa persediaa Aku total_pejuala megacu jural.0 Data pegadaa, data produkjadi, persediaa persediaa Persediaa detail pegadaa Data pejuala, pegadaa, daftar persediaa detail pejuala 2.0 Data pegadaa, pejuala data produkjadi,detailpegadaa Pejuala Pembayara Data pejuala, Data pembayara Data pesaa Pegawai Detail pejuala Data pejuala, Detail pejuala jural Detail persediaa harga total uag_muka pesaa status_barag status_pesaa sisa_bayar tgl_selesai kode_bayar pembayara tgl_bayar total_bayar pesaa Jural Pejuala tgl_pesa ama jural jural alamat o_telp 3.0 jural Pesaa Data pesaa aku Data pesaa Pesaa 5.0 Lapora aku Detail pejuala uraia_brg tgl_jadi kode_pesaa ama_brg Gambar 3. Etity Relatioship Diagram Data pembayara Pembayara Nama aku, Buku bula, tahu Besar aku Aku Nama Bula, Jural Pesaa tahu 4.0 Nama Pemilik produk jadi Kartu Stok Pembayara Persediaa persediaa Kartu stok persediaa Gambar 2. Data Flow Diagram Level 0 D. Implemetasi Aplikasi Berikut beberapa implemetasi atarmuka aplikasi yag dibuat.. Iput Persediaa Produk Jadi da Iput Stok Persediaa Produk Jadi (Gambar 4 da Gambar 5) Di dalam DFD level 0, terdapat lima proses sebagai berikut..0 Persediaa merupaka proses megelola persediaa produk jadi. 2.0 Pejuala merupaka proses megelola trasaksi pejuala produk jadi secara tuai. 3.0 Pesaa merupaka proses megelola trasaksi pesaa produk da juga pembayara atas pesaa produk tersebut. 4.0 Kartu Persediaa adalah proses pembuata kartu persediaa da perhituga harga pokok persediaa. 5.0 Lapora merupaka proses pembuata lapora oleh aplikasi secara otomatis. Gambar 4. Atarmuka Iput Persediaa Produk Jadi Jural Tekologi Iformasi Vol. 2, No. 2, Mei

4 Gambar 0. Atarmuka Kartu Stok Persediaa Gambar 5. Atarmuka Iput Stok Persediaa Produk Jadi 2. Pegadaa da Persediaa Produk Jadi (Gambar 6 da Gambar 7) Gambar 6. Atarmuka Pegadaa Gambar 7. Atarmuka Persediaa Produk Jadi 3. Lapora: Jural da Buku Besar (Gambar 8 da Gambar 9) Gambar 8. Atarmuka Jural Gambar 9. Atarmuka Buku Besar 4. Kartu Stok Persediaa (Gambar 0) E. Pegujia Aplikasi Fugsioalitas aplikasi diuji utuk memeriksa error hadlig da kebeara hasil perhituga. Setelah pegujia iteral, aplikasi diuji oleh pihak perusahaa (live testig) utuk meguji kehadalaya. Skeario pegujia aplikasi adalah sebagai berikut.. Pegawai memasukka persediaa baha jadi (iitial ivetory) yag ada di gudag. 2. Aplikasi aka membuat daftar persediaa barag jadi beserta detailya. 3. Detail persediaa barag jadi dapat diakses oleh pegawai da pemilik (maajeme), dega hak akses haya dapat melihat (view) utuk pihak maajeme. 4. Pecatata trasaksi pejuala produk jadi oleh pegawai. Trasaksi ii aka megakibatka berkuragya stok baha jadi yag tersimpa di gudag. Detail trasaksi pejuala dapat dilihat oleh pihak maajeme. 5. Pecatata pesaa produk jadi oleh pegawai. Sama seperti trasaksi pejuala, pesaa juga aka meguragi stok yag ada di gudag. Detail pesaa dapat dilihat oleh pihak maajeme. 6. Kartu stok persediaa dibuat berdasarka data barag yag ada di gudag da trasaksi yag telah dilakuka. 7. Aplikasi maka meghasilka jural dari trasaksi yag telah dilakuka di atas. Trasaksi pada jural kemudia dikelompokka sesuai akuya mejadi buku besar. Dari hasil pegujia, semua proses berjala sesuai dega yag diharapka. Aplikasi dapat mecatat trasaksi pejuala da pesaa, da dapat meghitug persediaa yag ada di gudag secara otomatis. Perhituga barag pada kartu stok persediaa telah sesuai dega teori yag diguaka. IV. SIMPULAN Berdasarka hasil pegujia aplikasi yag dilakuka sebelumya, maka diperoleh kesimpula sebagai berikut.. Aplikasi dapat melakuka pecatata trasaksi pejuala da pesaa, 2. Aplikasi dapat meghitug da meampilka stok barag melalui kartu persediaa dega metode average secara otomatis, 3. Aplikasi dapat meampilka lapora berupa jural da buku besar secara otomatis, 4. Dega adaya aplikasi ii, selai dapat mecatat trasaksi pejuala da pesaa, maajeme dapat Jural Tekologi Iformasi Vol. 2, No. 2, Mei

5 megetahui persediaa barag yag dimilikiya secara real time, sehigga diharapka dapat meigkatka keuggula kompetitif perusahaa. DAFTAR PUSTAKA [] Rosa ad M. Shalahuddi, Rekayasa Peragkat Luak, Badug: Iformatika, 203. [2] Itermediate Accoutig, Yogyakarta, 200, pp [3] H. I. Yuarto, Busiess Cocepts Implemetatio Series: I Sales ad Distributio Maagemet, Jakarta: PT Elex Media Komputido, [4] A. H. Jusup, Dasar-dasar Akutasi Jilid Edisi 7, Yogyakarta: Bagia Peerbita Sekolah Tiggi Ilmu Ekoomi YKPN, 20, pp [5] Hery, Pegatar Akutasi, Jakarta: Lembaga Peerbit Fakultas Ekoomi Uiversitas Idoesia, [6] Suradi, Akutasi Pegatar, Yogyakarta: Gava Media, [7] I. Satoso, Akutasi Keuaga Meegah (Itermediate Accoutig), Badug: PT Refika Aditama, 200, pp [8] D. Noviati, Desai da Peracaga Sistem Iformasi, Yogyakarta: Deepublish, 20. Jural Tekologi Iformasi Vol. 2, No. 2, Mei