Aplikasi Penjualan dan Persediaan Barang Dagang dengan Metode Perpetual FIFO Berbasis Web (Studi Kasus pada PD. XYZ)

Transkripsi

1 Jural Tekologi Iformasi Politekik Telkom Vol. 1, No.3, Mei 2012 Aplikasi Pejuala da Persediaa Barag Dagag dega Metode Perpetual FIFO Berbasis Web (Studi Kasus pada PD. XYZ) Chadra Dwiprastio 1, Magdalea Karismariyati 2, Rey Sukawati 3 1,2,3 Komputerisasi Akutasi Politekik Telkom 1 chadra.dwiprastio@gmail.com, 2 elle@politekiktelkom.ac.id, 3 reysukawati@yahoo.co.id Abstrak Peelitia ii meghasilka sebuah aplikasi yag berfugsi utuk megelola kas atas keluar masukya barag dari perusahaa. Keluar masukkya barag dari da ke perusaha berhubuga dega kegiata pembelia, pejuala da retur barag. Aplikasi ii meghasilka lapora, sesuai dega kaidah akutasi, yag terdiri dari jural pegeluara kas, jural peerimaa kas, jural pejuala da jural retur pejuala, buku besar serta kartu persediaa. Persediaa barag pada aplikasi megguaka metode peilaia persediaa First I First Out (FIFO). Dalam pembagua aplikasi ii diguaka metode Waterfall da diimplemetasika megguaka php da MySQL. Pegujia dilakuka dega membadigka masukka da keluara dalam perhituga maual da proses aplikasi. Hasil dari perbadiga ii memberika keluara yag sama. Hasil pegujia fugsioalitas meyataka 100% tidak ada error dalam fugsioalitas yag diuji. Kesimpula yag dapat diperoleh adalah aplikasi ii dapat membatu kegiata pembelia, pejuala da retur barag; da dapat meghasilka jural pegeluara kas, jural peerimaa kas, jural pejuala da jural retur pejuala, buku besar serta kartu persediaa. Kata kuci: Pejuala, Persediaa, FIFO (First I First Out), Jural, Kartu Persediaa, Web Abstract I this research, a applicatio which could maage goods movemet related to purchases, sales ad goods retur processes, was developed. This applicatio ca geerate report related to accoutig, such as cash paymet joural, cash receipts joural, sales joural ad sales retur joural, geeral ledger ad stock card. Ivetory valuatio method used i this research is First I First Out (FIFO). I the developmet process of the applicatio, waterfall method was used to guide the developmet steps, afterward it was implemeted usig php ad MySQL. Testig was performed by comparig iput ad output retreived both from maual calculatio ad applicatio process. The results of this compariso give the same output. The result of fuctioal testig idicates 100% error free. It ca be cocluded that this applicatio ca support purchases, sales ad sales retur activities; it ca also geerate reports related to accoutig, such as cash paymet joural, cash receipts joural, sales joural ad sales retur joural, geeral ledger ad stock card. Keywords: Sales, Procuremet, FIFO (First I First Out), Joural Etry, Stock Card, Web 1. Pedahulua 82 PD.XYZ yag berdiri tahu 2006 kii mulai megalami kemajua. Perusahaa yag mejual ba da oli ii megalami kemajua ditadai dega meigkatya jumlah trasaksi setiap hariya da jumlah kosume yag berasal dari dalam da luar kota Badug. Seirig bertambahya jumlah trasaksi pejuala, bertambah bayak pula yag perlu diolah. Namu PD. XYZ meghadapi kedala dalam pecatata keuaga. Hal ii megakibatka proses peyajia lapora pejuala belum tersaji secara akurat. Pecatata trasaksi pejuala masih dilakuka secara maual, yaitu megguaka sebuah buku catata. pejuala yag tercatat dalam buku tersebut, tidak terjadwal kapa aka dimasukka ke dalam Microsoft Excel. Pegawai memasukka seluruh kosume da pejuala secara satu per satu da berulag utuk yag sama sehigga jumlah pekerjaa mejadi bayak da waktu peyelesaia lebih lama. Dalam proses pegeceka persediaa barag dagag di gudag, bagia pejuala meuggu dari pejaga gudag utuk megetahui ketersediaa barag di gudag. Setelah megetahui keadaa persediaa, kemudia bagia pejuala dapat memberika taggapa kepada pelagga. Proses ii yag mejadi permasalaha karea waktu trasaksi pelayaa mejadi lama da tidak efektif. Berdasarka latar belakag tersebut dirumuska mejadi dua masalah. Rumusa masalah tersebut adalah bagaimaa meagai trasaksi pejuala da persediaa barag; da bagaimaa meghasilka lapora yag dibutuhka oleh peg-

2 Jural Tekologi Iformasi Politekik Telkom Vol. 1, No. 3, Mei 2012 gua. Utuk meagai masalah tersebut maka dibuat aplikasi yag memiliki fugsioalitas utuk memproses trasaksi pejuala tuai maupu kredit, persediaa serta meyediaka jural pegeluara kas, jural peerimaa kas, jural pejuala da jural retur pejuala, buku besar serta kartu persediaa. 2. Pecatata Akutasi Setiap trasaksi da kejadia yag ada pada suatu perusahaa atau istasi lagsug dicatat dalam jural. Terdapat dua betuk jural, yaitu jural umum da jural khusus. Jural khusus megikhtisarka trasaksi-trasaksi yag memiliki karakteristik serupa (misalya: peerimaa kas, pejuala, pembelia, pegeluara kas) [1]. Jural Peerimaa Kas adalah jural yag dibuat atau diguaka utuk mecatat trasaksi peerimaa uag tuai atau kas. Jural pegeluara kas diguaka utuk mecatat trasaksi pembelia tuai (o cash), pembayara utag usaha da pembayara kas utuk kegiata laiya. jural pejuala adalah jural yag dibuat utuk mecatat trasaksi-trasaksi pejuala barag dagag secara kredit [2]. 3. Metode Peilaia Persediaa Persediaa merupaka aktiva lacar yag ada dalam suatu perusahaa. Apabila perusahaa tersebut adalah perusahaa dagag maka persediaa diartika sebagai barag dagaga yag disimpa utuk dijual dalam operasi ormal perusahaa. Sedagka apabila perusahaa merupaka perusahaa maufaktur maka persediaa diartika sebagai baha baku yag terdapat dalam proses produksi atau yag disimpa utuk proses produksi. Dalam meilai persediaa diguaka, terdapat metode, atara lai: First I First Out (FIFO) da Average. FIFO adalah metode yag beraggapa bahwa barag yag pertama masuk merupaka barag yag pertama keluar, sedagka Average, terdiri dari Weight Average da Movig Average. 4. Metode Pecatata Persediaa Utuk membatu pelapora persediaa barag diguaka beberapa metode pecatata persediaa, yaitu: Metode Periodik da Metode Perpetual. a. Metode Periodik Mutasi persediaa tidak megguaka buku besar persediaa, melaika memakai perkiraa pembeliaa, retur pembelia, pejuala, retur pejuala da sebagaiya. Metode ii tidak memakai kartu persediaa. Kalkulasi biaya persediaa dega cara meetapka persediaa akhir lebih dahulu melalui perhituga secara fisik, dilajutka dega meghitug Harga Pokok Pejuala (HPP). b. Metode Perpetual Mutasi persediaa megguaka perkiraa ivetory. Metode ii memakai kartu persediaa dalam perhituga kalkulasi biaya persediaa. Harga Pokok Pejuala (HPP) dihitug setiap terjadi pejuala dega meetapka arus biayaya. 5. Aalisis Fugsioalitas Fugsioalitas utama yag dibagu dalam aplikasi ii terdiri dari pembelia, pemesaa, pejuala, pembayara, retur, da lapora. Utuk medukug fugsioalitas utama tersebut diperluka pecatata master, yaitu: pelagga, barag da daftar aku. Jural pegeluara kas tgl ket ref debit pembelia utag kas kredit potoga feb Toko 2 A Nota Barag No Feb Jml. Rp.1000 Faktur Pejuala No.R12 4 Feb Jml Rp.600 Kartu persediaa pembelia pejuala saldo tgl uit harga total uit harga total uit harga total Gambar 1. Aalisis Masukka da Keluara Dokume Gambar 1 meggambarka aalisis dokume masukka da dokume hasil dari fugsioalitas pembelia da pejuala. Fugsioalitas pembelia barag didasarka pada bukti trasaksi yaitu Nota Barag. Berdasarka Nota Barag, dihasilka jural pegeluara kas da sekaligus mempegaruhi kartu persediaa pada bagia pembelia. Pejuala barag meghasilka jural peerimaa kas da mempegaruhi kartu persediaa pada bagia pejuala. Fugsioalitas ii dapat didahului dega proses pemesaa maupu pejuala secara lagsug. Pembayara atas pejuala barag dapat dilakuka secara tuai da kredit. Jural dihasilka berbeda berdasarka jeis trasaksi. Fugsioalitas retur, yaitu proses yag terjadi apabila barag dagaga yag dibeli teryata rusak atau tidak sesuai dega pesaa, digati dalam betuk uag sebesar ilai barag retur. 6. Diagram Koteks Flow Diagram (DFD) adalah diagram utuk meggambarka alira dalam sistem, sumber da tujua, proses yag megolah tersebut da tempat peyimpaa ya [1; 2]. Diagram awal yag dibuat adalah diagram koteks. 83

3 Jural Tekologi Iformasi Politekik Telkom Vol. 1, No.3, Mei Peracaga Basis da Skema Relasi Pemodela basis diyataka dalam betuk Etity Relatioship Diagram (ERD) [3]. ERD terbetuk delapa etitas da delapa relasi seperti terlihat pada Gambar 3. Gambar 2. Diagram Koteks Terdapat tiga etitas eksteral yag aka beriteraksi dega aplikasi, seperti terlihat dalam Gambar 2. Setiap etitas memerluka autetifikasi diri utuk megakses aplikasi sehigga terdapat arus password. Arus dari da ke gudag diguaka utuk proses yag medukug fugsioalitas pegelolaa master, da proses pembelia. Etitas eksteral yag berama Kasir megambil yag berasal dari proses pegelolaa master utuk medukug proses pemesaa, pejuala, pembayara da retur pejuala. Pada etitas maager, arus berupa lapora-lapora. Diagram koteks dituruka mejadi diagram alira level 1 dega proses sebagai berikut: a. Proses 1.0: logi, b. Proses 2.0: Pecatata, c. Proses 3.0: Pembelia, d. Proses 4.0: Pemesaa, e. Proses 5.0: Pejuala f. Proses 6.0: Pembayara, g. Proses 7.0: Retur, da h. Proses 8.0: Lapora. Dalam aplikasi yag megkomputerisasika proses akutasi, setiap trasaksi yag berkaita dega ilai ekoomis dicatat dalam jural [3]. Proses pejurala ii tidak dikedalika oleh etitas eksteral, amu merupaka itegrasi dega proses 3.0: Pembelia, proses 4.0: Pemesaa, proses 5.0: Pejuala, proses 6.0: Pembayara da proses 7.0: Retur. Lapora-lapora yag dihasilka dari proses 8.0: Lapora merupaka hasil pegolaha dari proses-proses sebelumya. Metode pecatata persediaa perpetual da metode peilaia persediaa FIFO diguaka utuk meghasilka lapora yag berbetuk kartu persediaa. Format kartu persediaa dapat dilihat dalam Gambar 1. Gambar 3. Etity Relatioship Diagram (ERD) ERD dipetaka dalam skema relasi. Skema relasi meghasilka 12 tabel, yaitu delapa berasal dari etitas da empat berasal dari relasi. a. pelagga(#id_pelagga, ama, alamat, kota, o_telp) b. pemesaa(#id_pemesaa, tgl_pemesaa) c. harga, jumlah, total_pesa) d. tgl, jumlah, harga_beli, harga_jual) e. Barag(#id_barag, ama, merk, size, satua, jeis) f. Pembelia(#id_pembelia, tgl) g. R3(@id_barag,@id_pembelia, jml, harga_jual, harga_beli) h. tgl, total_bayar, disko, cara_bayar, tgl_jatuhtempo) i. jumlah, harga, total_jual) j. tgl_bayar, agsura, total_bayar) k. Retur(#id_retur, tgl, ket) qty_retur, sub_total, total_item). 84

4 Jural Tekologi Iformasi Politekik Telkom Vol. 1, No. 3, Mei Implemetasi Aplikasi ii dibagu megguaka PHP da MySQL. Halama Pembelia seperti yag terlihat pada Gambar 4 dega detail pembelia pada Gambar 5. Halama ii diguaka oleh peggua bagia gudag. Gambar 7. Halama Detail Retur Gambar 4. Halama Pembelia Dalam Gambar 8 meampilka persediaa barag. Persediaa barag ii dipegaruhi oleh kegiata pembelia, pejuala da retur pejuala. Jumlah persediaa barag (stok) yag sudah habis (atau 0 buah) ditadai dega wara yag berbeda. Betuk lai dari persediaa ditampilka dalam betuk kartu persediaa, dalam hal ii metode pelapora persediaa yag diguaka adalah FIFO. Halama kartu persediaa ada pada Gambar 9. Gambar 5. Halama Detail Pembelia Peggua bagia kasir, megelola proses pejuala. Halama pejuala pada Gambar 6 selai barag dicatat pula cara pembayaraya. Halama ii juga sebagai kotrak utuk pejuala kredit. Gambar 8. Halama Persediaa Gambar 6. Halama Pejuala Barag yag sudah dibeli oleh pelagga dapat dikembalika da dicatat dalam aplikasi oleh kasir pada halama dalam Gambar 7. Pada halama detail retur ditampilka berdasarka pejuala, sehigga jumlah barag yag dikembalika maksimal sejumlah barag yag dibeli. 9. Pegujia Gambar 9. Kartu Persediaa Pegujia dalam betuk membadigka perhituga maual da proses aplikasi megguaka uji berikut ii. Pada bula Maret 2012 PD.XYZ melakuka beberapa aktifitas, diataraya: a. Pada taggal 7 PD.XYZ membeli Ba BT 39 SS Nija Racig seharga Rp dega jumlah 5 buah, seilai Rp , b. Pada taggal 8 Bpk. Chadra membeli Ba BT 39 SS Nija Racigsebayak 4 buah seilai Rp secara tuai dega disko sebesar 10%, 85

5 Jural Tekologi Iformasi Politekik Telkom Vol. 1, No.3, Mei 2012 c. Pada taggal 10 PD.XYZ membeli Ba BT 39 SS Nija Racigseharga Rp dega jumlah 5 buah, seilai Rp , d. Pada taggal 12 Bpk. Soleh membeli Ba BT 39 SS Nija Racig sebayak 3 buah seilai Rp secara kredit dega disko sebesar 10%, e. Pada taggal 15 Bpk. Chadra membeli Ba BT 39 SS Nija Racig sebayak 4 buah sebesar Rp dega disko sebesar 10%. Berdasarka studi kasus poi (a) da (c) dicatat jural pegeluara kas. Pembelia ada di sisi debit da kas ada di sisi kredit. Aku da omial yag tercatum dalam TABEL 1 sama dega aku da omial pada Gambar 10. TABEL 1 JURNAL PENGELUARAN KAS PADA PERHITUNGAN MANUAL Taggal Ket ref Debit Kredit Maret 7 Toko A 10 Toko A Pembelia Utag Kas Potoga Gambar 11. Jural Peerimaa Kas pada Aplikasi Pegujia fugsioalitas tampilka dalam tabel-tabel berikut ii. Nama field Tagga l Total bayar TABEL 3 PENGUJIAN FUNGSIONALITAS PEMBELIAN Tipe masuka kosog taggal kosog agka(0-9) Keluara yag diharapka da da Hasil keluara Kesimpula TABEL 4 PENGUJIAN FUNGSIONALITAS PEMBELIAN Gambar 10. Jural Pegeluara Kas pada Aplikasi Berdasarka studi kasus poi (b), (d) da (e) dicatat jural peerimaa kas. Kas da disko ada di sisi debit, da piutag da pejuala ada di sisi kredit. Aku da omial yag tercatum dalam TABEL 2 sama dega aku da omial pada Gambar 11. TABEL 2 JURNAL PENERIMAAN KAS PADA PERHITUNGAN MANUAL Taggal Ket ref Debit Kredit Maret 8 Chad ra Kas Disko piuta pejuala g Soleh chadr a Nama field Tipe masuka Keluara yag diharapka Jumlah kosog agka(0-9) da Harga_item kosog agka(0-9) da Hasil keluara Kesimpula 86

6 Jural Tekologi Iformasi Politekik Telkom Vol. 1, No. 3, Mei 2012 Nama field TABEL 5 PENGUJIAN FUNGSIONALITAS PENJUALAN Tipe masuka Keluara yag diharapka Tgl kosog Tgl Jatuh Temp o Disko Total Bayar taggal kosog taggal kosog taggal kosog agka(0-9) da da da da Hasil keluara Kesimpula Daftar Pustaka [1] Kieso, Doald E., Weygadt, Jerry J. ad Warfield, Terry D., Akutasi Itermediate (Jilid 1) (Edisi 12). s.l. : Erlagga, [2] Mursyidi., Akutasi Dasar. Badug : Ghalia Idoesia, [3] Nugroho, Eddy Prasetyo., Rekayasa Peragkat Luak. Badug: Politekik Telkom. Badug : Politekik Telkom, [4] Rosa ad Shalahuddi., Modul Pembelajara Rekayasa Peragkat Luak Terstruktur Da Berorietasi Objek. Badug : Modula, [5] Ramakrisha, Raghu ad Gehrke, Johaes., Sistem Maajeme base. Yogyakarta : McGrawhill, Pegujia fugsioalitas di TABEL 3, TABEL 4, da TABEL 5, meghasilka kesimpula 100% memberika keluara seperti yag diharapka. 10. Simpula da Sara Berdasarka pegujia, maka disimpulka bahwa: a. aplikasi ii dapat memfasilitasi user dalam me setiap trasaksi pejuala, retur da memperudah medapatka persediaa barag dagag di PD.XYZ, dega megguaka basis yag terpusat, da b. aplikasi ii dapat meghasilka jural pegeluara kas, jural peerimaa kas, jural pejuala da jural retur pejuala, buku besar serta kartu persediaa. Pegembaga utuk tahap berikutya dari aplikasi ii diberika dalam sara berikut ii. a. Aplikasi ii dapat ditambahka lapora seperti laba rugi, eraca, da jural khusus laiya. b. Jumlah hutag pelagga dapat berkurag apabila pelagga melakuka retur. 87