PERFORMANCE MANAGEMENT

Transkripsi

1 PERFORMANCE MANAGEMENT SHARING EXPERIENCE : PERFORMANCE MANAGEMENT DI TELKOM Di Kementerian PAN dan RB Jakarta, 12 September 2013 Presented by : FAISAL SYAM

2 Curriculum Vitae : Name : Faisal Syam HP : Address : Kompleks Bogor Baru, Blok A IX No 3, Bogor Place / Date of Birth : Medan / 26 February 1956 Education : - Magister Management STMB (Joint Program with AIM, Philippine) - S1 Degree Math, USU Medan Experience in Telkom : - Mei 2012 Now : Ass.Consultant BIG APC Singapore - Febr 2007 Mei 2012 : Human Capital & General Affair Director - Febr 2006 Febr 2007 : Senior General Manager Human Resource Center - Jan 2005 Jan 2006 : Executive Development Assistance - Mei 2002 Des 2004 : Senior Manager SDM Divisi Regional II Jakarta - Jan 1999 April 2002 : Deputy General Manager SDM Divisi Regional IV Central Java & Yogyakarta - Juli 1997 Des 1999 : Senior Manager SDM - Divisi Regional IV Central Java & Yogyakarta Experience in Other Company : : HR Manager in MGTI (Company Partner Telkom with NTT and Telstra)

3 Curriculum Vitae : Experience in Other Company : : as Counter Part Cullen Egan Dell (CED) from Australia to design Telkom HR Master Plan : Job Assignment as CBT Trainer in Singapore and Japan : Job Assignment as CBT ITU Project Consultant in Fiji : Job Assignment in ITU Regional Training Development Office (RTDO) in Asia Pasific Training, Seminar & Benchmarking : - Competency, Database & HR Management by SingTel - HR Management by PT Astra Int l - Leadership Engine by MARKPLUS & Co - Design Adaptife Organization by Organization and Man Consulting & Training - Leadership & HR management by Telkom Training Center - Modern HRM Seminar by Dr Clive Kinder - Innovative Performance Pay Design by Watson Wyatt - Human Resource Internship by AT&T USA - Information System Development by ITU - Performance Appraisal by DHN - A Contract for Performance by CRG SM - Management Expatriat by LPTK - HR Knowledge Transfer Program by ucent Tech USA

4 Business Strategy Derive Performance Management Performance is measured from executing business strategy (deployment) and business achievement (result). Business w/ strategy Business as usual Vision Execution Initiatives Program Effort Work Plan Direction Implementation Strategic Objectives must be translated into linked sets of measures so they can be communicated and implemented

5 Telkom Performance Management System Organization Policy PMS Planning Management Organization Structure Role & Responsibilities Distinct Job Business Processes Competency based HRM Competence & Behavior Assessment Employee Individual Task & Target (SKI) Individual Performance Score (P) Business Management Contract Unit s Performance Score Business Portfolio Business Plan Corporate Strategic Initiatives Corporate Long Term Planning Corporate Short Term Planning Corporate Budget Reward Systems Individual Competence Index (K) Performance Review Talent Cluster Incentives / Reward Programs, Action Plan

6 Business PMS as a Closed Loop & Part of Eco-System PMS as a Closed Loop system Cascading Strategy Map & Scorecard Group Buss. Management Contract Agreement Individual Performance Corporate Planning Management System Setting Strategy Map & Scorecard Corporate Business Performance Measurement Reward System Feedback Planning Improvement PMS as a part of Telkom Eco-System Evaluation & Review System Feedback Business Effectiveness Management

7 Performance Plan CSS CAM RKAP Corporate Strategy Map BPE, SICP Commitment CEO to BoC BPE, BoD v Commitment Building BoD BPE, SICP, HCCA Doc Strategy Directorate v Directorate Strategy Map Commitment BoD-1 to BoD Sr Leader Team, BPE, Set Dit, HCCA Sr Leader Team, BPE, Set Dit, HCCA

8 Dedicated Organizational Support CEO Head of CC&CA VP BPE VP PMC Head of IA Head of CC&CA VP CO VP RM Dir Consumer Dir Enterprise Dir NW & Solution Dir IT & Supply Dir Keuangan Dir HCGA Dir CRM EVP SICP Corp. Function & Strategic Business Units Corp. Function & Strategic Business Units Corp. Function & Strategic Business Units Corp. Function & Supporting Business Units Corp. Function & Supporting Business Units Corp. Function & Supporting Business Units Corp. Function Corp. Func tion

9 Sistem Manajemen Performansi Penetapan Nilai KM /NKU /NKI Awal Mei Performance Review Day Training Coaching Assignment April Penilaian Kinerja & Kompetensi Pertengahan Mei Program Development Dasar pemberian Insentif Penilaian NKI Value 5C Core, PQ, S&K Assessment Kompetensi Fly Jump Grow Improve Dasar Kenaikan Tudas Pengembangan Kompetensi Pengembangan Karir Kenaikan Tupos PENDI Reward Pengembangan Kompetensi Talent Retention

10 Talent Segmentation NEW!

11 Talent Vs Performance Management P1 P2 P3 Growth (70%) Jump (15%) Fly (5%) Talent (20%) Normalized rating distribution Preliminary Rating distribution P4 P5 Improve (10%) K5 K4 K3 K2 K

12 Corporate Strategic Objective Map Revenue Growth Productivity Financial Increase Value Wireless Business SI-2 Increase broadband revenues SI-3,4 Increase Revenue Wholesale and Enterprise SI-3,4 Create Revenue from IT Service, Media, and Edutainment SI-6,7 Stem decline of FWL Business SI-1 Cost Reduction & Optimize Headcount SI-5 Customer Provide varies of Product, Service & Solution Choices SI-1,2,3,4,6,7 Superior Value to Customer Ensure the Quality of Product, Service & Solution with Competitive Price SI-1,2,3,4,6,7 Provide One stop service SI-1,2,3,4,6,7 Benefit from others Win-win partnership SI-1,2,3,4,6,7 Internal Business Process Empower Business Unit to Drive Growth Organization restructuring and business process improvement to empower business portfolio SI-8,9 Strengthen subsidiaries position as growth vehicle SI-8 Expand Business Portfolio SI-2,3,4,6,7 Plan & Dev ment Managing Business Portfolio and Synergy across TelkomGroup SI-9 Enterprise Risk Management Risk Mitigation Regulatory and Stock Exchange Compliance Transform The Legacy Empowering Human Capital Business Process Excellence Learning & Growth Integrated NGN solution SI-5, Insynct Providing Multi-play services SI-5 Creating Shared Culture among TELKOMGroup SI-10 Skill & Competency Enhancement SI-10 IT to Support Business Sustainability Full Implementation INFUSION KNS EWS NWS ITS HCGA SICP CRM IA CA CC KUG

13 CORPORATE SCORED CARD

14 CORPORATE SCORED CARD

15 Maksud Sebagai Standarisasi Pola Penilaian Performansi Karyawan Tujuan Tercipta iklim kerja yang kondusif & kompetitif Tercipta Komunikasi efektif & menghargai hub atasan - bawahan Tercipta budaya efektif yang menghargai kualitas proses bisnis & kualitas individu Menjaga pertumbuhan kelangsungan kinerja usaha Mengurangi subjektivitas

16 Siklus Pengelolaan Kinerja Individu Konseling/ Coaching Penyusunan SKI o SKI paling lambat 1 bulan setalah SKU / KM ditetapkan (minggu I Peb) o Prinsip Selaras (Alignment) dan Berjenjang (Cascading) Penilaian Kinerja Individu Pelaksanaan Rencana Kerja o Penggunaan Log di aplikasi online sebagai catatan atas progres / kendala yg signifikan o NKU diturunkan secara berjenjang ke NKSU NKI o Penilaian SKI & SKSU paling lambat 1 bulan setelah penetapan NKU oleh Komite Kinerja o Rata-rata Nilai Kinerja Sub Unit harus sama dengan NKU yang bertalian demikian juga rata-rata Nilai Kinerja Individu di Sub Unit harus sama dengan NKSU yang bertalian o Skala angka & Klasifikasi (P1-P5) tetap

17 PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (1/5) Proses cascading dan alignment SKI dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Tidak seluruh perspektif Balance Score Card (BSC) di KM harus dicantumkan dalam SKI. Penetapan SKI masing-masing karyawan disesuaikan dengan DJM posisi yang dipangkunya. Tidak seluruh indikator atau dimensi di KM harus tercantum dalam setiap SKI Karyawan, namun demikian harus dipastikan bahwa setiap indikator KM ada yang mengembannya Jumlah bobot seluruh program adalah 100% (seratus persen).

18 PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (2/5) Peran Unit Pengelola Performansi : Merumuskan mekanisme proses cascading dan alignment di tingkat unit bisnis yang akan dijalankan oleh Manajer Lini. Melakukan evaluasi tingkat cascading dan alignment indikator yang dilakukan oleh Manajer Lini pada saat penyusunan SKI. Memberikan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Bisnis untuk perbaikan proses cascading dan alignment penyusunan SKI. Untuk menginternalisasikan nilai-nilai budaya Perusahaan kepada setiap individu, setiap program dalam SKI dicantumkan kesesuaian Nilai Budaya Perusahaan (5C) dengan program terkait. Bila dalam proses pelaksanaannya ada program/ target tambahan yang memerlukan revisi SKI, maka dituangkan dalam dokumen konseling

19 PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (3/5) Untuk pegawai yang Tugas Pendidikan atau Ditugaskan keluar TELKOM : bila masa penugasan / pendidikan > 6 bulan: NKI dihitung berdasarkan NKU / NKSU unit baru / konversi IPK bila masa penugasan /pendidikan < 6 bulan, NKI dihitung berdasarkan NKU / NKSU unit sebelumnya.

20 PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (4/5) Untuk pegawai yang ditugaskan dalam Satgas atau bertugas secara kolaboratif : Apabila Atasan I lebih dari satu : Atasan yang secara struktural merupakan atasan langsung tetap berperan sebagai Penilai I Atasan tersebut melakukan koordinasi dengan Atasan dimana Karyawan tersebut ditugaskan untuk memberikan penilaian terhadap hasil kerja Karyawan tersebut NKI dihitung sesuai dengan bobot program yang ada di SKI, baik Performansi yang di posisi struktural atau Performansi di posisi penugasan (Satgas), sehingga bobot keseluruhan sebesar 100%

21 PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (5/5) Untuk pegawai yang Mutasi, Demosi, Promosi : NKI tahunan merupakan nilai secara proporsional dari keseluruhan nilai yang didapat dari masing-masing unit (nilai yang diperoleh dari masing-masing unit, minimal selama kurun waktu 3 (tiga) bulan) Untuk Karyawan Skorsing, CLTP, Sakit berkepanjangan, Cuti Lainnya : Bila masa aktif dalam tahun berjalan > 3 bulan: NKI dihitung berdasarkan NKU/ NKSU di unit terakhir. Untuk Karyawan yang berstatus sedang menjalani MPP atau MPP dipercepat, tidak diwajiban untuk membuat SKI maupun memiliki NKI.

22 Tabel NKI & Konversinya (1/2) Tabel NKI Range Nilai (%) Nilai Prestasi Keterangan 110 P1 Istimewa 103 s.d < 110 P2 Baik Sekali 96 s.d < 103 P3 Baik 90 s.d < 96 P4 Kurang < 90 P5 Kurang Sekali Tabel Konversi IPK ke NKI

23 Tabel NKI & Konversinya (2/2) Konversi NKI ke Nilai Kompetensi bagi Karyawan yang MPP atau Karyawan yang ditugaskan di luar Telkom & tidak memiliki sistem Penilaian Kompetensi Konversi NKI ke Nilai Kompetensi bagi Karyawan yang MPP atau Karyawan yang ditugaskan di luar Telkom dan memiliki sistem Penilaian Kinerja 4 skala serta tidak memiliki sistem Penilaian Kompetensi

24 Proses Penyusunan Sasaran Kinerja Individu Rekomendasi proses cascading & alignment dari unit Pengeleola Performansi

25 Proses Penilaian Kinerja Individu KARYAWAN YANG DINILAI ATASAN I ATASAN II HR CENTER NKU NKU NKU NKU Target / Sasaran Kinerja Individu Validasi Pencapaian Target Konversi NA ke NP - NKU = NKI pimpinan unit - Hitung koefisien deviasi - Hitung NA akhir - Konversi NA akhir ke NP Pencapaian target-target lengkap dengan dokumen pendukung Pemberian Nilai NA Awal Revisi atau Pengukuhan NA awal Rekap Data NA akhir per Unit Ada keberatan? Yes Evaluasi keberatan, validasi data pendukung Revisi atau Pengukuhan NA awal No Pengesahan NA akhir Informasi NA akhir Informasi NA akhir Informasi NA akhir Catat di HRIS Selesai

26 Pengelolaan Kompetensi & Behavior Individu Persiapan Data (Ase-Aso, Persyaratan Kompetensi) o Assesor : o Maks 2 atasan o Maks 3 peer o Maks 3 bawahan Hasil Nilai & Gap Kompetensi Penilaian Secara On line o o 3 kelompok kompetensi: o Core terdapat bagian untuk menilai Behavior (perilaku) 5C o Personal Quality o Skill & Knowledge Evidence K1 & K2 : P1/P2 + Penghargaan + KAMPIUN atau lulus 5 terbaik dalam Training atau e Learning *) *) Kriteria daftar E-Learning yang bisa diikuti Karyawan adalah sesuai dengan yang diusulkan Karyawan dan disetujui oleh Atasan yang bersangkutan serta dapat disediakan oleh Learning Centre Skala K tetap, sedangkan untuk B : Nilai Perilaku / Behavior NB (angka) (huruf) Keterangan > 3.71 s/d 4.00 B1 Istimewa secara overall, selalu mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan budaya 5C > 3.11 s/d < 3.71 B2 Mendemonstrasikan perilaku 5C dalam frekuensi yang sangat sering > 1.91 s/d < 3.11 B3 Perilaku 5C didemonstrasikan dalam frekuensi yang cukup sering > 1.31 s/d < 1.91 B4 Jarang mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan perilaku 5C > 1.00 s/d < 1.31 B5 Tidak memahami budaya 5C sehingga perilakunya tidak sesuai dengan budaya perusahaan tersebut

27 Pengelolaan Kompetensi Individu Syarat : Karyawan yang telah menduduki posisi sekurangkurangnya 3 (tiga) bulan, jika belum maka yang bersangkutan dinilai berdasarkan kompetensi di posisi sebelumnya, kecuali bagi Kepada Karyawan baru dan Karyawan percobaan, dimana penilaian kompetensi tetap dilakukan pada jadwal yang telah ditentukan, walaupun masa kerjanya belum mencapai 3 (tiga) bulan. Bagi karyawan yang tugas pendidikan & yang sedang ditugaskan keluar TELKOM, dilakukan konversi. Bagi Karyawan yang sedang menjalankan MPP, tidak dilakukan penilaian Kompetensi, dan apabila nilai kompetensi diperlukan untuk penyesuaian renumerasi, maka nilai kompetensi diberikan berdasarkan Nilai Kompetensi terakhir yang bersangkutan

28 Rating & Nilai Kompetensi Personal Quality Core Competency Sangat Memadai Memadai Kurang Memadai Rating Skor Rating Skor Sangat Kurang Memadai Skill & Knowledge +2 Selalu Sering Jarang Tidak pernah -2 Rating Skor Keterangan Sangat kompeten +2 Terlihat amat menguasai kompetensi yang dipersyaratkan dan memiliki kecakapan jauh di atas yang dipersyaratkan dengan hasil kerja yang memuaskan. Kompeten Memiliki kecakapan seperti yang dipersyaratkan dengan hasil kerja yang dapat mencapai target. Cukup Kompeten Memiliki kecakapan seperti yang dipersyaratkan, namun masih perlu diasah atau output yang dihasilkan masih perlu ditingkatkan. Tidak Kompeten -2 Tidak terlihat memiliki kemampuan/kecakapan yang dipersyaratkan.

29 Pengelolaan Behavior Individu Data Nilai B Hasil Assessment on line Review Nilai B Penyesuaian (Adjustment) Nilai B Performance Review Day Review : Nilai rata-rata kelompok Nilai rata-rata total Interview Contoh penyesuaian Nilai B 5C Values Assessment Interview Notes Suggested Sup Peer Sub Avg Score * C1 b * b * b * C5 b * b * b * Conclussion interview : Strength :... Development :... Overall average score 3.20 Proposed rating B2 Recomendation :...

30 Penilaian Behavior Individu Assessor untuk penilaian perilaku / Behavior Assessment ini diatur dengan ketentuan sebagai berikut : Untuk karyawan BP II sampai dengan BP VII, assessor adalah sama dengan assessor penilaian kompetensi Untuk karyawan BP I dan pejabat selevel di Anak Perusahaan, assessor peer diperluas dengan melibatkan penilai yang terkait di Telkom Group Konversi Nilai ; Nilai Perilaku / Behavior NB (angka) (huruf) Keterangan > 3.71 s/d 4.00 B1 Istimewa secara overall, selalu mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan budaya 5C > 3.11 s/d < 3.71 B2 Mendemonstrasikan perilaku 5C dalam frekuensi yang sangat sering > 1.91 s/d < 3.11 B3 Perilaku 5C didemonstrasikan dalam frekuensi yang cukup sering > 1.31 s/d < 1.91 B4 Jarang mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan perilaku 5C > 1.00 s/d < 1.31 B5 Tidak memahami budaya 5C sehingga perilakunya tidak sesuai dengan budaya Perusahaan tersebut

31 Performance Review Day Pengklasifikasian Talent Cluster Persiapan Data (N Kinerja, N Kompetensi, N Behavior) Pelaksanaan Review Day 4 Klasifikasi : Fly, Jump, Grow & Improve, dengan distribusi yg telah ditentukan Dasarnya adalah nilai P & B Tambahan pengaturan : Karifikasi Data Klarifikasi thd nilai-nilai di luar sebaran (outlier) Pengaturan forum Performance Review Day : Karyawan yang dinilai Penilai I / Atasan I Penilai II / Atasan II Level 1. (Head, EVP, VP dibawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM, Koordinator dibawah Direktur,) Level 2 (VP dibawah Head/EVP, AVP di Direktorat, GM, SM, OSM, Koordinator dibawah SGM, ) Level 3 (AVP di bawah Head/EVP, Mgr, OM, Senior Officer/Officer di Kantor Pusat, AM, Researcher, Instruktur, Konsultan, Auditor) Level 4 (Asman, JOM, dan Officer/staff dibawah Mgr/OM, Senior Officer/Officer di Head/EVP) Level 5 (Officer/staff di bawah Asman & JOM) Direktur terkait Head, EVP, VP dibawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM Koordinator dibawah Direktur VP dibawah Head/EVP, GM, SM, AVP di Direktorat, Koordinator dibawah SGM Mgr, OM terkait, AVP di Head/EVP Asman, JOM terkait Untuk Level 3 s.d 5, jika terdapat kendala geografis, maka Penilai II mempunyai wewenang dalam melakukan kalibrasi untuk klasifikasi Talent Cluster berdasarkan ranking nilai / angka dari kombinasi P & B yang diusulkan oleh Penilai I Dirut Direktur yang bersangkutan Head, EVP, VP di bawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM terkait GM terkait, VP di Head/EVP Mgr terkait

32 Proses Performance Review Day Tim Penilai Atasan I HR Centre / Area Mengklarifikasi Nilai Ekstrem Meranking Karyawan di Unitnya berdasarkan Band Mulai Menyiapkan data pendukung (NKI/NKU, NK, Hasil Asesment dll) Menyesuaikan / Mengkalibrasi Distribusi Hasil Performance Review (Atasan 2) Memfasilitasi Diskusi Target Distribusi Hasil Performance Review pegawai di suatu unit Penetapan Hasil Performance Review Input Hasil Performance Review ke HRIS Selesai

33 70% 30% FIXED VARIABLE Basic Salary Benefit Facility Competitive Remuneration By Job/Position By Performance Job Evaluation PMS

34 Sistem Manajemen Performansi Penyusunan Kinerja Unit Pengelolaan Kinerja Unit Kebijakan Remunerasi Evaluasi Pengelolaan Kinerja Unit Implementasi Kinerja Unit Penyusunan SKI Pengelolaan Kinerja Individu Penilaian Kinerja Individu Pelaksanaan Rencana Kerja Persiapan Data (Ase-Aso, Persyaratan Kompetensi) Persiapan Data (N Kinerja, N Kompetensi, N Behavior) Hasil Nilai & Gap Kompetensi Penilaian Secara On line Pengkalsifikasian Talent Cluster Karifikasi Data Pelaksanaan Review Day Keterkaitan Sistem Manajemen Performansi dengan Sub Sistem HC lain (Remunerasi & Pengembangan HC) Kebijakan Pengembangan HC

35 Excellent Achiever Policy Origin V, VI,&VII III&IV I&II

36 HRD model akan efektif apabila talent management dikelola dengan baik

37 "Pikirkan & Buatlah Perencanaan Sebaik baiknya... Ambil Keputusan... and don't look back..."

38 Pengakuan Keunggulan Top Brand Award IHCS Award Investor Award Forbes Global 2000 Peringkat 675 ICSR Award ISRA Perusahaan Idaman ICSA IMAC e-company Award

39 REWARD Tanda Kehormatan Bintang Jasa dari Presiden RI UNI Apro Outstanding Employer Partner Award Filipina Best Employer Brand Award Singapore The Best For Human Capital Index, The Best For Employee Net Promoter Score Kategori Infrastructure, The Best For Human Capital Initiative for Career Management ICHS

40 Kalau rumah beratap nipah Biasanya ia berdinding bilah Semoga acara ini membawa tuah Akhirnya diharapkan menjadi berkah

41 2013 Engagements from April - December