PERFORMANCE MANAGEMENT BPJS Ketenagakerjaan DIKLAT OPK Bogor, Oktober 2016

Transkripsi

1 PERFORMANCE MANAGEMENT BPJS Ketenagakerjaan DIKLAT OPK 2016 Bogor, Oktober 2016

2 Struktur Organisasi

3 1. Performance Management a. Penetepan KPI Individu b. Penilaian KPI Triwulan c. Coaching d. Pemberian Tunjangan Kinerja 2. Kompetensi a. Penyusunan kompetensi b. Penilaian kompetensi 3. Budaya Organisasi a. Internalisasi Budaya Organisasi b. Morning Briefing c. Implementasi Budaya Organisasi - Pelayanan Prima - Action Plan - Seragam/Atribut - Sikap/perilaku Aktivitas Pekerjaan Urusan Kinerja dan Budaya Organisasi

4 Performance Management EVALUATING PLANNING MANAGING

5 Siklus Sistem Manajemen Kinerja Setting performance expectation Evaluating Performance Delegating Improving Performance Monitoring Performance

6 Performance Planning Proses pencapaian kesepakatan antara manajer dan bawahan untuk menyelaraskan sasaran bawahan dengan sasaran organisasi

7 Managing Performance Identifikasi bawahan dari sisi kerja 1 2 Pengembangan Umpan Balik melalui mengenai Coaching pekerjaan 3 4 Pengembangan melalui counseling

8 Performance Appraisal Kesepakatan periodik untuk melakukan komunikasi antara atasan dengan bawahan untuk mendiskusikan apa yang mereka harapkan dari satu sama lain dan seberapa harapan yang dipenuhi

9 1. Kinerja karyawan 2. Pengembangan karyawan Aspek yang dibahas dalam Performance Appraisal 3. Umpan balik dari karyawan tentang hubungan dengan manajer dan organisasi 4. Aspirasi karyawan

10 BALANCE SCORECARD Balance Scorecard is a framework that helps organizations visualize its strategy and translate the strategy into operasional objectives that drive both behaviour and performance

11 Project Name - Topic January 2014 LATAR BELAKANG

12 PERUBAHAN KONSEP PENGELOLAAN KINERJA (1) CURRENT Project Name - Topic January 2014

13 Project Name - Topic January 2014 PENGELOLAAN KINERJA BERBASIS STRATEGI

14 Project Name - Topic January 2014 KINERJA ORGANISASI

15 Project Name - Topic January 2014 PROSES CASCADING KPI

16 SKALA & KRITERIA PENILAIAN KPI Skala Penilaian untuk mengukur pencapaian KPI dan Kompetensi berubah dari 5-point scale menjadi 6- point scale untuk : Membuat perbedaan yang jelas dalam hal pencapaian kinerja Mendorong pencapaian target kinerja yang menantang/stretched (keluar dari zona aman/comfort zone) Menghindari central tendency effect Kriteria Penilaian digunakan untuk mengkonversi hasil pencapaian KPI jika dibandingkan dengan target menjadi nilai KPI. Saat Ini 2015 Nilai Predikat Penilaian Standar Kriteria Penilaian KPI (Pencapaian Terhadap Target) Standar Kriteria Penilaian KPI (Pencapaian Terhadap Target) 6 120% 5 Sangat Memuaskan 110% 115% - 119,99% 4 Memuaskan 105% - 109,99% 110% - 114,99% 3 Baik 95% - 104,99% 95% - 109,99% 2 Cukup Memuaskan 80% - 94,99% 80% - 94,99% 1 Kurang Memuaskan <80% <80% Project Name - Topic January 2014

17 SIKLUS PENGELOLAAN KINERJA Keterkaitan terhadap Sistem SDM lain Penentuan KPI Penentuan target KPI Tenggat waktu : Desember Awal Januari Penilaian kinerja terhadap pencapaian KPI Individu dan Kompetensi Penilaian kinerja terhadap pencapaian KPI Individu per triwulan Periode Penilaian dan Tenggat Waktu Penilaian : Triwulan Periode Tenggat Waktu Penilaian I Januari Maret Mei II April Juni Agustus III Juli - September November IV Oktober - Desember Februari Project Name - Topic January 2014

18 KOMPONEN & BOBOT PENILAIAN KINERJA KPI - Key Performance Indicator Penilaian Kinerja Kompetensi Semakin tinggi posisi jabatan maka semakin besar hubungan langsung kinerja jabatan tersebut dengan kinerja organisasi Semakin tinggi level jabatan maka bobot KPI akan semakin besar dibandingkan dengan kompetensi Komponen Ka Divisi/Ka Kanwil/ Ka Kacab Ka Urusan Staf Senior Manajemen / Analis Ka Wilayah / Ka Bidang Penata Utama & Senior Penata Muda & Madya Staf KPI 80% 70% 70% 70% 60% 60% 60% Kompetensi: 20% 30% 30% 30% 40% 40% 40% - Inti 40% 40% 50% 40% 50% 60% 100% - Kepemimpinan 60% 60% 50% 60% 50% 40% - Teknis Menjadi input untuk rencana pengembangan individu pegawai Project Name - Topic January 2014

19 PENETAPAN TARGET KINERJA KPI INDIVIDU Penetapan target KPI disesuaikan dengan periode pelaksanaan penilaian kinerja di organisasi yaitu per triwulan. Diharapkan agar seluruh KPI Individu yang dimiliki karyawan dapat dinilai per triwulan. Target KPI Individu adalah 100% untuk setiap Triwulan I-IV. Apabila tidak semua KPI Individu dapat dinilai per triwulan maka : Minimal 40% dari jumlah keseluruhan KPI Individu yang telah ditetapkan sebaiknya dapat dinilai sejak Triwulan I. Apabila kuota ini tidak terpenuhi, maka KPI Individu perlu dikaji kembali dan diperbaiki. Contoh : Jumlah KPI Individu yang dimiliki oleh jabatan x adalah 12 buah, maka sejak triwulan I minimal 40% x 12 = 4,8 5 buah KPI yang dinilai. Project Name - Topic January 2014

20 CONTOH PERHITUNGAN NILAI KPI INDIVIDU Formula Realisasi KPI : Pencapaian KPI x 100% Target Project Name - Topic January 2014

21 PENILAIAN KOMPETENSI Target Kompetensi disesuaikan dengan profil kompetensi setiap jabatan dan mengacu pada dokumen profil kompetensi organisasi. Metode penilaian Kompetensi Inti dan Kepemimpinan karyawan menggunakan multirating feedback dengan bobot penilai sebagai berikut : Kondisi Penilai Bobot Penilai Memiliki Bawahan (lihat gambar 1) Tidak Memiliki Bawahan (lihat gambar 2) Jika dalam jabatan tersebut hanya terdapat satu orang bawahan dan/atau satu orang Rekan Kerja, bobot penilaian bawahan dan/atau rekan kerja dibagi dua dengan Atasan dan bawahan/rekan kerja yang menilai dengan komposisi 60 : 40 (Atasan dan/atau bawahan/rekan kerja). Apabila karyawan yang dinilai tidak memiliki rekan kerja maka penilaian diberikan oleh user atau pengguna layanan dari karyawan yang bersangkutan. Atasan Langsung 40% Diri Sendiri 15% Rekan Kerja 1 12,5% Rekan Kerja 2 12,5% Bawahan Langsung 1 10% Bawahan Langsung 2 10% Atasan Langsung 40% Diri Sendiri 20% Rekan Kerja 1 20% Rekan Kerja 2 20% Project Name - Topic January 2014

22 NILAI AKHIR KINERJA Nilai Akhir Kinerja adalah penjumlahan antara nilai akhir KPI dan nilai akhir Kompetensi yang telah dibobotkan sesuai dengan level jabatan : Faktor Penilaian Bobot Nilai Akhir Bobot x Nilai KPI 70% ,625 Kompetensi (CI) 30% 2, Nilai Akhir Kinerja Nilai Kinerja Merit Rating Kinerja Merit Rating Istimewa Sangat Baik > 4,30 Sangat Memuaskan < Baik Sekali 3,60 4,30 Memuaskan 4 - < Baik 2,80 3,59 Baik < 4 2 Cukup Baik 2,00 2,79 Cukup < Tidak Baik < 2,00 Kurang < 2.5 Project Name - Topic January 2014

23 PENILAIAN PROYEK SEBAGAI TAMBAHAN NILAI KINERJA Perhitungan Kualitas Keterlibatan ditentukan berdasarkan matriks sebagai berikut: <50% 50% 75% >75% Rendah 0.5% 0.75% 1% Menengah 0.75% 1% 1.5% Tinggi 1% 1.5% 2% Kualitas Keterlibatan * Penilaian terhadap Kontribusi dilakukan oleh Pemimpin Proyek berdasarkan keaktifan dan kualitas hasil kerja yang ditampilkan Perhitungan Kualitas Proyek ditentukan berdasarkan matriks sebagai berikut: Pendek Menengah Panjang < 3 bulan 3 6 bulan > 6 bulan Rendah (<3) 0.5% 0.75% 1% Menengah (3 5) 0.75% 1% 1.5% Tinggi (>5) 1% 1.5% 2% Kualitas Proyek * Tingkat Kompleksitas diukur dari jumlah Unit Kerja yang terlibat Project Name - Topic January 2014

24 TAHAPAN PENILAIAN KINERJA Tahapan Penilaian Kinerja Triwulan : Tahapan Penilaian Kinerja Akhir Tahun : Project Name - Topic January 2014

25

26 Pemain Bola Definisi Kompetensi

27

28 Tahapan Penyusunan Profile Kompetensi

29 Klasifikasi Kompetensi

30 Kompetensi 1. Kompetensi Inti a. Achievement Orientation b. Professionalism c. Customer Service Excellence d. Continuous Learning & Improvement e. Synergy Building 2. Kompetensi Kepemimpinan a. Planning & Organizing b. Problem Solving & Decision Making c. Strategic Leadership 3. Kompetensi Teknis Generik a. Product Knowledge b. Technology Literacy 4. Kompetensi Teknis Spesifik Terdapat 15 kelompok kompetensi Teknis Spesifik dalam kamus kompetensi

31 Kompetensi Teknis Spesifik Kompetensi Teknis Spesifik Administration (ADM) Corporate Affair & Communication (CAC) Investment & Fund Management (IFM) Finance, Accounting, Tax & Actuary (FIN) Information Technology (IFT) Product Development (PDV) Risk Management (RMT) Audit & Quality (AUD) Legal, Compliance & Law Enforcement (LCL) General Affair & Procurement (GAP) Human Resource Management & Organizational Development (HRM) Marketing (MKT) Service & Operation (SRO) Research (RSC) Project Management (PMT)

32 Model Kompetensi

33 Akronim Model Kompetensi Untuk memudahkan penerapan dan komunikasi model kompetensi, disusunlah akronim bagi model kompetensi yaitu : C O M P A S S C O M P A S S merupakan akronim dari kompetensi inti dan kepemimpinan

34 Logo Model Kompetensi

35 Tingkat Kemahiran Kompetensi

36 Tingkat Kemahiran Kompetensi

37 Kamus Kompetensi

38 Kamus Kompetensi Kelompok Kompetensi : Kompetensi Inti (KIN) Kode : KIN01 Label : Achievement Orientation Definisi : Kemampuan untuk mencapai hasil dan prestasi kerja lebih dari standar yang telah ditetapkan serta senantiasa mendorong diri sendiri dan orang lain guna mencapai kinerja pribadi, rekan kerja, dan organisasi yang optimal Sub Kompetensi : Achievement Orientation, Enthusiasm, Proactive, Persistence Tingkat Kemahiran Indikator Perilaku 1 - Awareness 2 Basic Application 3 Skillful Application 4 - Advance 5 - Expert Mengetahui standar kinerja yang harus dicapai dalam pekerjaannya Memiliki inisiatif untuk meningkatkan hasil dan prestasi kerja Mampu melaksanakan dan menyelesaikan tugas serta tanggung jawab yang diberikan/dipercayakan Mampu menetapkan standar kinerja pribadi yang tinggi serta memastikan standar tersebut realistis Mampu mengelola kinerja yang efektif yang berimplikasi terhadap kinerja pribadi Menunjukkan kemauan yang keras, antusiasme yang tinggi, dan persisten dalam mencapai hasil kerja Mampu menetapkan standar kinerja pihak lain/kelompok/tim kerja yang tinggi serta memastikan standar tersebut realistis Mampu mengelola standar kinerja yang berimplikasi langsung pada kinerja pihak lain/kelompok/tim kerja Mampu memantau perkembangan, efektivitas proses kerja, dan kualitas hasil kerja pihak lain/kelompok/tim kerjanya serta memberikan masukan untuk peningkatan prestasi Mampu menginsipirasi dan mengarahkan pegawai di unit kerjanya untuk selalu berusaha bekerja dengan efektif dan mencapai hasil dan prestasi kerja lebih dari yang telah ditetapkan Mampu bertindak sebagai role model dan "katalisator" dalam mencapai target kerja yang menantang Mampu menjadi narasumber untuk menginspirasi serta meningkatkan motivasi pencapaian hasil kerja pada tingkat organisasi Mampu menciptakan dan meningkatkan kondisi dan lingkungan yang kondusif untuk menumbuhkan budaya kinerja yang tinggi di organisasi

39 Profile Kompetensi

40 Pembobotan KPI & Kompetensi Komponen Ka Divisi/Ka Kanwil/ Ka Kacab Ka Urusa n Staf Senior Manajemen / Analis Ka Wilayah / Ka Bidan g Penata Utama & Senior Penata Muda & Madya KPI 80% 70% 70% 70% 60% 50% 60% Kompetensi: 20% 30% 30% 30% 40% 50% 40% Staf - Dasar 40% 40% 50% 40% 50% 60% 100% - Kepemimpinan 60% 60% 50% 60% 50% 40% - - Teknis Menjadi input dalam rencana pengembangan individu pegawai

41 Kriteria Penilaian Dilakukan oleh karyawan dengan jabatan yang berinteraksi langsung dengan jabatan yang bersangkutan baik dari dalam maupun di luar unit kerjanya. Penilaian dari dalam unit kerja jika jumlah penilai dan bawahan memenuhi standar jumlah penilai yang ditetapkan. Jika standar jumlah penilai tidak memenuhi kuota (minimal 2), maka penilaian dapat dilakukan dari luar unit kerjanya dengan prioritas dari Direktorat/Divisi yang sama dimana penilai sering berinteraksi dalam pekerjaan secara aktif. Jumlah rekan kerja yang melakukan penilaian adalah 2 orang. Jumlah bawahan yang melakukan penilaian adalah 2 orang.

42 Skala Realisasi Kompetensi Standar Kriteria Konversi Nilai Predikat Deskripsi > 120% 6 Istimewa Menampilkan jauh melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara konsisten 115% - < 120% 5 Sangat Memuaskan Menampilkan melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara konsisten 110% - < 115% 4 Memuaskan Menampilkan melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan namun tidak konsisten 95% - < 110% 3 Baik Menampilkan tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara utuh dan konsisten 80% - 95% 2 Cukup Menampilkan sebagian tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara konsisten < 80% 1 Kurang Menampilkan sebagian kecil tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan dan tidak konsisten

43 Wassalam... Kantor Pusat BPJS Ketenagakerjaan Gedung Jamsostek Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan T (021) F (021)