APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MENYURAT PADA PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN MUHAMMAD ARSYAD ALBANJARI BANJARMASIN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MENYURAT PADA PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN MUHAMMAD ARSYAD ALBANJARI BANJARMASIN"

Lanny Atmadjaja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 Jural Tekik Mesi UNISKA Vol. 02 No. 02 Mei 2017 APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MENYURAT PADA PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN MUHAMMAD ARSYAD ALBANJARI BANJARMASIN 1 Muthia Farida, 2 Di Agustii Fakultas Tekologi Iformasi, Uiversitas Islam Kalimt MAB Jl. Adhyaksa No.2 Kayutgi Bjarmasi Muthiafarida59@yahoo.co.id ABSTRAK Peeliti ii bertuju utuk mempermudah pihak Pascasarja Uiversitas Islam Kalimt Muhammad Arsyad Albjari Bjarmasi dalam megelola surat meyurat dalam betuk file digital deg tahap metode peeliti : 1. Tahap pegumpul data yaitu : a) observasi atau pegamat lgsug, b) wawcara deg berkomuikasi secara lgsug deg bagi pascasarja, c) studi literatur deg cara mereview jural-jural ilmiah, buku atau berbagai sumber y terkait deg peeliti yg ak dibuat. 2. Tahap alisa sistem deg kegiat megidetifikasi d evaluasi terhadap permasalah yg ada d meetuk kebetuh sistem. 3. Tahap desai sistem yg meetuk proses d data yg diperluk oleh sistem baru. Aplikasi ii dibuat megguak pemrogram dhelpi 7 deg metode peguji black box deg keberhasil peguji sistem yg dibuat. Kata Kuci : Aplikasi, Surat Meyurat, Borld Dhelpi. PENDAHULUAN Dalam suatu istsi selalu terdapat surat meyurat, Baik itu surat keluar atau pu surat yg masuk. Serigkali di istsi surat-surat semacam itu rusak kara tertumpuk-tumpuk, lupa diarsipk, tercecer, bahk hilg. Sehigga dapat meyebabk kerugi bagi istsi tersebut. Kegiat dalam pegarsip surat-meyurat merupak suatu kegiat yg petig dalam suatu istsi. Kegiat pegarsip ii bisa saja berbeda pada masig-masig istsi. Kegiat pegarsip surat-meyurat harus medapatk perhati yg sugguhsugguh, hal ii dikareak surat meyurat merupak salah satu sara percapai tuju dari suatu istsi. Seperti halya pada Program Pascasarja Uiversitas Islam Kalimt Muhammad Arsyad Al Bjari Bjarmasi, pegelola surat meyurat memegg per petig dalam proses admiistrasi. Hya saja dalam hal ii Program Pascasarja Uiversitas Islam Kalimt Muhammad Arsyad Al Bjari Bjarmasi masih belum memiliki sebuah aplikasi khusus yg meggi masalah dokume surat meyurat tersebut. Hal ii serigkali meyulitk pihak Pegelola dalam megolah dokumetasi baik surat masuk maupu surat keluar. Tempat peyimp dokume surat meyurat semetara ii hya disimp dalam betuk mual tpa adya aplikasi yg mecatat d medokumetasik tiaptiap iformasi yg masuk d keluar dalam betuk dokumetasi digital. Peeliti ii bertuju utuk membuat suatu aplikasi pegarsip surat meyurat baik itu surat masuk maupu surat keluar 75

pecari apabila surat meyurat tersebut dibutuhk. METODE PENELITIAN Metode Peeliti yg dipakai megguak Metode Eksperime deg Tahap yg pertama adalah Tahap Pegumpul.

UNISKA Bjarmasi. Lalu yg kedua adalah Wawcara yaitu Tekik Pegumpul data deg cara berkomuikasi secara lgsug deg bagi admiistrasi pada bagi Pascasarja UNISKA Bjarmasi.

2 Jural Tekik Mesi UNISKA Vol. 02 No. 01 November 2016 supaya mempermudah pihak Program Pascasarja Uiversitas Islam Kalimt Muhammad Arsyad Al Bjari Bjarmasi dalam pegelola surat meyurat dalam betuk file digital sehigga mempercepat proses pecari apabila surat meyurat tersebut dibutuhk. METODE PENELITIAN Metode Peeliti yg dipakai megguak Metode Eksperime deg Tahap yg pertama adalah Tahap Pegumpul. Beberapa tahap dalam pegumpul data yaitu pertama adalah Observasi (Pegamat Lgusg) yaitu Tekik pegumpul data yg dilakuk deg megadak pegamat secara lgsug terhadap sistem yg ada pada bagi Pascasarja UNISKA Bjarmasi. Lalu yg kedua adalah Wawcara yaitu Tekik Pegumpul data deg cara berkomuikasi secara lgsug deg bagi admiistrasi pada bagi Pascasarja UNISKA Bjarmasi. D yg ketiga adalah Studi Literatur yaitu tekik pegumpul data deg cara mereview jural-jural ilmiah, buku d berbagai sumber refresi yg terkait tetg peeliti yg ak dibuat. Seljutya adalah Tahap Aalisa Sistem yaitu merupak kegiat pegurai suatu sistem iformasi yg utuh ke dalam beberapa bagi yg meutut kita utuk melakuk idetifikasi d evaluasi terhadap permasalah yg ada d meetuk kebutuh sistem dalam rgka megusulk perbaik sistem. Yg terakhir adalah Tahap Desai Sistem merupak tahap setelah alisa sistem yg meetuk proses d data yg diperluk oleh sistem baru deg tuju utuk memeuhi kebutuh kepada para pemakai, serta memberik gambar yg jelas d rcg bgu yg legkap kepada pemrogram komputer d ahli tekik lai yg terlibat. HASIL DAN PEMBAHASAN Implemetasi Sistem yg pertama adalah gambar dari aplikasi atau program yg telah dibuat. Halam Log I Halam Log I Meu ii berfugsi utuk megakses meu utama dalam sebuah sistem. Cara megakses meu ii adalah deg megiputk data userame d password yg sesuai deg sistem. Halam Meu Utama Halam Meu Utama Di dalam form meu utama, terdapat beberapa proses yg ak dijalk oleh user seperti, meu master data, iput data, lapor, pecari, hak akses d logout. Halam Iput Surat Masuk Halam Iput Surat Masuk Form data surat masuk dima didalamya berisik omor surat, pegirim, tggal, perihal, jeis surat, pertali omor, terdapat juga meu pecari agar mudah dalam melakuk pecari data. Halam Iput Surat Keluar Umum 76

tuju, pertali, catat, terdapat juga meu pecari agar mudah dalam melakuk pecari data.

pm, tggal, Halam Lapor Surat Masuk Halam Lapor Surat Masuk Halam Lapor Surat Keluar Yg seljutya dilakuk adalah Peguji Sistem/Program Metode yg di guak

Reca Peguji Sistem Peguji pergkat luak adalah eleme kritis dari jami kualitas pergkat luak d mempesetasik kaji pokok dari spesifikasi, desai, d pegkode.

3 Jural Tekik Mesi UNISKA Vol. 02 No. 01 November 2016 Halam Lapor Surat Keluar Halam Iput Surat Keluar Umum Form iput data surat keluarumum dima didalamya berisikperihal, peerima, tggal, tuju, pertali, catat, terdapat juga meu pecari agar mudah dalam melakuk pecari data. Halam Iput Surat Keluar Mahasiswa Halam Iput Surat Keluar Mahasiswa Form iput data surat keluarmahasiswa dima didalamya berisik perihal, peerima, ama, pm, tggal, tuju, pertali, catat, terdapat juga meu pecari agar mudah dalam melakuk pecari data. Halam Lapor Surat Masuk Halam Lapor Surat Masuk Halam Lapor Surat Keluar Yg seljutya dilakuk adalah Peguji Sistem/Program Metode yg di guak dalam peguji ii adalah megguak peguji metode. Reca Peguji Sistem Peguji pergkat luak adalah eleme kritis dari jami kualitas pergkat luak d mempesetasik kaji pokok dari spesifikasi, desai, d pegkode. Peguji -box berfokus pada persyarat fugsioal pergkat luak. Deg demiki, peguji blackbox memugkik perekayasa pergkat luak medapatk sergkai kodisi iput yg sepeuhya semua persyarat fugsioal utuk suatu program. Reca Peguji Sistem Item Uji Detail JeisPe Logi Pegolah SuratMasuk Peguji Verifikasi logi Admi Verifikasi logi Staf Simp, Ubah, Hapus, Bersih, guji 77

4 Jural Tekik Mesi UNISKA Vol. 02 No. 01 November 2016 Pegolah SuratKeluar Pegolah SuratKeluarM ahasiswa Kembali, CariSurat, Cari Simp, Ubah, Hapus, Bersih, Kembali, CetakSura t, Cari Simp, Ubah, Hapus, Bersih, Kembali, CetakSura t, Cari Kasus d Hasil Peguji Berdasark reca peguji yg telah disusu, maka dapat dilakuk peguji sebagai berikut : Logi Peguji Form Logi Kasus d Hasil Uji Masuk Userame, Yg diharapk Pegamat password logi dimasukk, isi userame d isi password lalu klik tombol masuk dilakuk proses pegecek data logi. Apabila data logi bear maka user dapat mejalk sistem Dapat megisi data logi sesuai deg yg diharapk Surat Masuk Peguji Surat Masuk Kasus d Hasil Uji Simp Masuk Megisiatribut data suratmasuk yg telahdisediakdeg Yg diharapk Pegamat bear Proses pemasuk data berhasil, kliksimp, data yg tersimpdalam berhasiltersimpdal am Ubah Masuk Megubahatribut data suratmasuk yg sudahadadalam Yg Proses masuk data diharapk bear, klikubahd data yg sudahdiubahmasukk edalam Pegamat berhasildiubahdter simpdalam Hapus Masuk Meghapusatribut data suratmasuk yg sudahadadalam Yg Klikhapusd data diharapk terhapusdalam Pegamat berhasildihapusdala m Cari Masuk Megisiatribut data suratmasuk yg akdicaridegbe ar 78

5 Jural Tekik Mesi UNISKA Vol. 02 No. 01 November 2016 Yg diharapk Pegamat Proses pecari data berhasil berhasildicaridalam Surat Keluar Umum Peguji Form Surat Keluar Umum Kasus d Hasil Uji Simp Megisiatribut data Masuk suratkeluar yg telahdisediakdegbe Yg Pegamat Masuk Yg Pegamat Masuk Yg Pegamat ar Proses pemasuk data berhasil, kliksimp, data yg tersimpdalam berhasiltersimpdalam Ubah Megubahatribut data suratkeluar yg sudahadadalam Proses masuk data bear, klikubahd data yg sudahdiubahmasukkedala m berhasildiubahdtersimp dalam Hapus Meghapusatribut data suratkeluar yg sudahadadalam Klikhapusdari data terhapusdalam berhasildihapusdalam Masuk Yg Pegamat Masuk Yg Pegamat Cetak Mecetak data suratkeluar yg sudahadadalam Klikcetak, pilih data yg akdicetak berhasildicetak Cari Megisiatribut data suratkeluar yg akdicaridegbear Proses pecari data berhasil berhasildicaridalam Surat Keluar Mahasiswa Peguji Form Surat Keluar Mahasiswa Kasus d Hasil Uji Simp Megisiatribut data Masuk suratkeluarmahasiswa yg Yg Pegamat Masuk Yg telahdisediakdegbear Proses pemasuk data berhasil, kliksimp, data yg tersimpdalam berhasiltersimpdalam Ubah Megubahatribut data suratkeluarmahasiswa yg sudahadadalam Proses masuk data bear, klikubahd data yg sudahdiubahmasukkedalam 79

6 Jural Tekik Mesi UNISKA Vol. 02 No. 01 November 2016 Pegamat Masuk Yg Pegamat Masuk Yg Pegamat Masuk Yg Pegamat berhasildiubahdtersimp dalam Hapus Meghapusatribut data suratkeluarmahasiswa yg sudahadadalam Klikhapusdari data terhapusdalam berhasildihapusdalam Cetak Mecetak data suratkeluarmahasiswa yg sudahadadalam Klikcetak, pilih data yg akdicetak berhasildicetak Cari Megisiatribut data suratkeluarmahasiswayg akdicaridegbear Proses pecari data berhasil berhasildicaridalam dibutuhk oleh pimpi, d setiap lapor tersimp secara terkomputerisasi dapat dicetak di saat dibutuhk. Adapu sar yg dapat diajuk dalam pegembg d perbaik sistem ii adalah deg meambahk sistem clie server d dilakuk pegecek data serta pemelihara data secara berkala. REFERENSI [1] Barthos, Basir Majeme Kearsip. Jakarta: Bumi Aksara [2] Gie, The Lig Admiistrasi Perktor. Yokyakarta : Moder Liberty [3] H, Wursto Pembimbig Admiistrasi d Surat -meyurat. Jogyakarta [4] Ichw Pegerti Borld Dhelpi [5] Jogiyto Pegerti Aplikasi [6] Kamus Besar Bahasa Idoesia (1998:52). KBBI/Pegerti Aplikasi [7] Sedarmayti Tugas d Pegembg Sekretaris. Semarg: CV. Mdar Maju KESIMPULAN Berdasark hasil peeliti, maka dapat disimpulk bahwa deg adya Aplikasi Pegarsip surat meyurat maka dapat membtu pegarsip surat di Program Pascasarja Uiversitas Islam Kalimt Muhammad Arsyad Al Bjari Bjarmasi secara terkomputerisasi. Deg fitur pembuat lapor d rekapitulasi dapat membtu mempercepat pembuat lapor yg 80

dokumen-dokumen yang mirip

ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN SURAT BERBASIS KOMPUTER (DI PUSLITBANG TEKMIRA)

JURNAL LPKIA, Vol1 No1, September 2017 ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN SURAT BERBASIS KOMPUTER (DI PUSLITBANG TEKMIRA) 1 Diqy Fakhru Siddieq,ST,MKom, 2 Wisu Ramayadi 1 Program Studi Tekik