SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA KANTOR DIT SABHARA POLDA KEP BABEL

Transkripsi

1 SISTE INFORASI PENANGANAN SURAT PADA KANTOR DIT SABHARA POLDA KEP BABEL ADRI AGUSTIANSYAH Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel agustiansyah@yahoo.co.id Abstrak Vision Sabhara Police Directorate namely Bangka Belitung Islands kamtibnas achievement of service excellence, upholding the law and the establishment of a solid security in the province of Bangka Belitung sertaterjalinnya proactive policing synergy with all the elements and components of government and society. Handling good letter certainly necessary to improve agency performance in the field of business tat. At the office of Directorate of Police Sabhara Kep. Babylon, handling letters still done manually in the form of diary recording. To overcome the problems encountered in the above, it is necessary to ail anagement information systems are computerized and integrated in order to provide precise and accurate information as a basis for decision making. Kata kunci : Sistem Informasi Penanganan Surat, etodologi Berorientasi Objek, Unifield odelling Language (UL). Pendahuluan. Latar Belakang asalah Seperti diketahui bahwa kegiatan administrasi akan selalu ada pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Baik itu lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegiatan ini akan terlihat sebagai fungsi kantor yang menyediakan jasa informasi baik untuk keperluan internal maupun eksternal kantor. Informasi sendiri dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan bearti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data. Data menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan yang disajikan dasar untuk penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Informasi diperoleh saat data-data mentah diproses dan diolah. Informasi harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain : a. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan. b. Informasi harus relevan, ada manfaat bagi yang membutuhkannya. c. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Jasa informasi yang tersedia salah satunya antara lain meliputi kegiatan penanganan baik itu surat masuk yang dimulai dari surat diterima sampai surat ditindaklanjuti sebagai bahan pertimbangan hingga berkas tersebut menjadi arsip. Demikan juga pada penanganan surat keluar sejak berkas berupa konsep lalu ditangani hingga dikirim. Pada instansi atau perusahaan terkait yang sering menjadi kendala adalah penanganan surat masuk, sering kali atasan merasa surat yang menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan terselip atau hilang. Penanganan surat yang baik tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja instansi dalam bidang Tata Usaha. Pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Babel, Penanganan surat yang dilakukan selama ini masih menggunakan secara manual dengan mencatat di buku agenda. Dalam hal ini, penulis bermaksud untuk melakukan Sistem Informasi Penanganan Surat Pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Bangka

2 Belitung dengan tujuan agar proses pengarsipan surat dapat ditangani lebih efektif dan efisiensi.2 Penelitian Adapun maksud dan tujuan penulisan sebagai berikut : a. melakukan rancangan suatu sistem informasi penanganan surat pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Babel, serta untuk mengetahui bagaimana menampilkan informasi surat tersebut secara efektif dan efisiensi dari sistem yang telah ada. b. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat menjadi lebih efektif, cepat, akurat dan efisiensi c. Adanya suatu sistem yang lebih praktis, mudah pelaksanaannya serta dapat dipertanggungjawabkan..3 Batasan Penelitian Untuk menghindari meluasnya pembahasan laporan ini dari ruang lingkup permasalahan dan tujuan yang akan dicapai, maka perlu diberikan batasan-batasan. Dalam hal ini penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan. Batasan masalahnya meliputi proses pengarsipan surat masuk, surat keluar, surat tugas dan surat keputusan yang ada pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Bangka Belitung. Untuk Program aplikasinya menggunakan VB.Net 2008 dan databasenya menggunakan microsoft acces etode Penelitian etode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: a. Pengumpulan Data b. Analisa Sistem c. Perancangan Sistem 2. Tinjauan Pustaka 2. Sistem Informasi Penanganan Surat Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3). Surat adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa : ) Pemberitahuan. 2) Pernyataan. 3) Perintah. 4) Permintaan/Permohonan. 5) Laporan. a. Fungsi Surat ) Sebagai sarana komunikasi. 2) Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan/permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan. 3) Sebagai alat bukti tertulis. 4) Sebagai alat untuk mengingat. 5) Sebagai bukti historis. 6) Sebagai pedoman kerja Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UL enurut unawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi Unified odelling Language (UL) UL adalah sebuah bahasa pemodelan yang menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software. enurut unawar (25) menyatakan, bahwa UL adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerja bersama dari Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson Analisa Sistem Berorientasi Obyek Tools yang digunakan dalam analisa sistem berorientasi obyek dengan UL adalah sebagai berikut: a) Activity Diagram, teknik untuk mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. b) Analisa Dokumen an, analisa mengenai dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan sistem. c) Analisa Dokumen asukan, bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem berjalan, dengan tujuan untuk memahami prosedur berjalan. d) Usecase Diagram, deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Diagram usecase menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang lebih menekankan pada apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. e) Deskripsi Usecase, digunakan untuk menjelaskan urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna dengan sistem yang mendeskripsikan urutan kejadian, dan menjelaskan secara rinci mengenai usecase diagram.

3 2.2.3 Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut: ) Entity Relationship Diagram (ERD), sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.(jeffery L. Whitten et al, 2004 : 295) 2) Transformasi ERD ke LRS (Logical Record Structure), sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. 3) LRS, (Logical Record Structure), terdiri dari link-link diantara tipe record. Record adalah sekumpulan atribut yang mempunyai hubungan relasi terhadap obyek tertentu. Link ini menunjukkan arah hubungan dari satu record ke record lainnya berdasarkan tingkat cardinality setiap entity. LRS digambarkan dengan kotak persegi panjang dan berisi atribut setiap entity. 4) Tabel/Relasi, sekumpulan record yang sejenis secara relasi. Relasi menyatakan sebuah tabel dalam basis data. Tabel dihasilkan dari LRS dimana tiap satu LRS akan menjadi satu tabel, dan nama LRS akan menjadi nama tabel. 5) Spesifikasi Basis Data, menurut Indrajani (2009:2) mendefinisikan basis data sebagai berikut: Basis data merupakan kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Artinya basis data merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. enurut Aji Supriyanto (2005:90) mendefinisikan basis data secara konsep sebagai berikut: Basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. 6) Rancangan Dokumen an, berisi gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang. 7) Rancangan Dokumen asukan, berisi gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang. 8) Rancangan Layar Program, berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. 9) Sequence Diagram, suatu diagram UL yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar objek dalam urutan waktu. (Jeffery L. Whitten et al,2004:702) 0) Class Diagram, merupakan himpunan dari objek yang sejenis yang mempunyai atribut dan perilaku (method) yang sama. struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class dalam notasi UL digambarkan dengan kotak. 3. etode Penelitian etode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: 3. Pengumpulan Data a. Wawancara erupakan metode pengumpulan data yang berupa komunikasi langsung antara penulis dengan responden bertujuan untuk mendapatkan masukan serta informasi yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini. b. Observasi Dalam hal ini penulis langsung melihat atau mengadakan pengamatan ke bagian-bagian yang ada hubungannya dengan sistem penggajian Pegawai sekaligus pengumpulan dokumen-dokumen yang digunakan. c. Studi Pustaka etode pengumpulan data dengan mempelajari dan mengumpulkan bahan dari buku-buku atau sumber yang berkaitan dengan topic permasalahan. d. Studi Literatur Pengumpulan bahan tertulis yang ada kaitannya dengan masalah yang dihadapi. 3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah: a) enganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan mengetahui apa yang dilakukan oleh sistem yang ada. b) enspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasi masukan yang ada, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. Tools yang digunakan antara lain, yaitu: ) Activity diagram sistem berjalan 2) Use case diagram sistem usulan 3) Deskripsi Use Case 4) Dokumen keluaran 5) Dokumen masukan 3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek Tahap Perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil

4 analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan pada tahap ini adalah: a) Entity Ralationship Diagram (ERD) b) Logical Record Structure (LRS) c) Table d) Spesifikasi Basis Data e) Rancangan masukan f) Rancangan keluaran g) Rancangan Dialog Layar h) Sequence Diagram i) Class Diagram 4. Hasil dan Pembahasan 4. Proses Bisnis Proses bisnis yang ada pada Dit Sabhara Polda Kep Babel adalah sebagai berikut: a. Nota Dinas asuk Staff Ur Tu menerima Nota Dinas asuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Nota Dinas asuk beserta kertas disposisi kepada Sabhara. Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Nota Dinas asuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Nota Dinas asuk dan menyerahkan Nota Dinas asuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Sabhara. b. Surat Perintah asuk Staff Ur Tu menerima Surat Perintah asuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Surat Perintah asuk beserta kertas disposisi kepada Sabhara. Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Surat Perintah asuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Surat Perintah asuk dan menyerahkan Surat Perintah asuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Sabhara. c. Surat Telegram asuk Staff Ur Tu menerima Surat Telegram asuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Surat Telegram asuk beserta kertas disposisi kepada Sabhara. Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Surat Telegram asuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Surat Telegram asuk dan menyerahkan Surat Telegram asuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Sabhara. d. Surat Biasa asuk Staff Ur Tu menerima Surat Biasa asuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Surat Biasa asuk beserta kertas disposisi kepada Sabhara. Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Surat Biasa asuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Surat Biasa asuk dan menyerahkan Surat Biasa asuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Sabhara. e. Nota Dinas Staff Ur Tu menerima Nota Dinas yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Nota Dinas, apabila tidak sesuai dengan keterangan maka Nota Dinas akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak disetujui Nota Dinas akan dikembalikan dan apabila disetuui, Sabhara akan menandatangani Nota Dinas. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Nota Dinas pada laporan Nota Dinas. f. Surat Perintah Staff Ur Tu menerima Surat Perintah yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Surat Perintah, apabila tidak sesuai dengan keterangan maka Surat Perintah akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak disetujui Surat Perintah akan dikembalikan dan apabila disetuui, Sabhara akan menandatangani Nota Dinas. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Surat Perintah pada laporan Surat Perintah. g. Surat Telegram Staff Ur Tu menerima Surat Telegram yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Surat Telegram, apabila tidak sesuai dengan keterangan maka Surat Telegram akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak

5 disetujui Surat Telegram akan dikembalikan dan apabila disetuui, Sabhara akan menandatangani Surat Telegram. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Surat Telegram pada laporan Surat Telegram. h. Surat Ijin/Cuti Staff Ur Tu menerima Nota Dinas yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Nota Dinas, apabila tidak sesuai dengan keterangan maka Nota Dinas akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak disetujui Nota Dinas akan dikembalikan dan apabila disetuui, Sabhara akan menandatangani Nota Dinas. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Nota Dinas Keluas pada laporan Nota Dinas. 4.2 Activity Diagram Instansi Lain Serahkan Surat Terima Surat Telegram asuk Telegram asuk Letakkan Lembar Disposisi Pada Surat Telegram masuk Serahkan Surat Telegram asuk Terima Surat Telegram asuk yang memiliki lembar disposisi yang ada lembar disposisi Terima Surat Telegram asuk dan Tulis lembar disposisi lembar disposisi yang telah diisi Surat Telegram asuk Lakukan Pencatatan Surat Telegram asuk Pada Buku Surat Telegram asuk Serahkan Surat Telegram asuk dan Terima Surat Telegram asuk lembar disposisi yang telah dicatat dan lembar disposisi Gambar 3. Activity Diagram Surat Telegram asuk Instansi Lain Serahkan Surat Terima Surat Biasa Biasa asuk asuk Letakkan Lembar Disposisi Pada Surat Biasa masuk Serahkan Surat Biasa asuk Terima Surat Biasa asuk yang yang memiliki lembar disposisi ada lembar disposisi Instansi Lain Terima Surat Biasa asuk dan Tulis lembar disposisi lembar disposisi yang telah diisi Surat Biasa asuk Serahkan Nota Terima Nota Dinas asuk Dinas asuk Lakukan Pencatatan Surat Biasa asuk Letakkan Lembar Disposisi Pada Buku Surat Biasa asuk Pada Nota Dinas masuk Serahkan Nota Dinas asuk yang memiliki lembar disposisi Terima Nota Dinas asuk yang ada lembar disposisi Serahkan Surat Biasa asuk dan lembar disposisi yang telah dicatat Terima Surat Biasa asuk dan lembar disposisi Terima Nota Dinas asuk dan Tulis lembar disposisi lembar disposisi yang telah diisi Nota Dinas asuk Lakukan Pencatatan Nota Dinas asuk Pada Buku Nota Dinas asuk Gambar 4. Activity Diagram Surat Biasa asuk Serahkan Nota Dinas asuk dan lembar disposisi yang telah dicatat Terima Nota Dinas asuk dan lembar disposisi Buat Nota Dinas Gambar. Activity Diagram Nota Dinas asuk Serahkan Nota Dinas untuk disetujui Terima Nota Dinas Cek Nota Dinas dengan [ tidak sesuai ] [ sesuai ] Instansi Lain Terima Nota Dinas yang dikembalikan Kembalikan Nota Dinas Paraf Nota Dina Serahkan Nota Dinas Terima Nota Dinas yang harus disetujui yang harus disetujui Serahkan Surat Terima Surat Perintah asuk Perintah asuk Cek Nota Dinas Letakkan Lembar Disposisi Pada Surat Perintah masuk [ tidak setuju ] [ setuju ] Serahkan Surat Perintah asuk yang memiliki lembar disposisi Terima Surat Perintah asuk yang ada lembar disposisi Terima Nota Dinas yang tidak disetujui Kembalikan Nota Dinas yang ditolak Tandatangan Nota Dinas Terima Nota Dinas yang ditolak Kembalikan Nota Dinas yang tidak disetujui Terima Surat Perintah asuk dan Tulis lembar disposisi lembar disposisi yang telah diisi Surat Perintah asuk Terima Nota dinas Serahkan Nota Dinas yang disetujui yang telah disetujui Lakukan Pencatatan Surat Perintah asuk Pada Buku Surat Perintah asuk Lakukan pencatatan Nota Dinas kedalam buku Nota Dinas Terima Nota Dinas Serahkan Nota Dinas Serahkan Surat Perintah asuk dan lembar disposisi yang telah dicatat Terima Surat Perintah asuk dan lembar disposisi yang disetujui yang telah dicatat Gambar 2. Activity Diagram Surat Perintah asuk Gambar 5. Activity Diagram Nota Dinas

6 Buat Surat Buat Surat Perintah Ijin/Cuti Serahkan Surat Perintah untuk disetujui Terima Surat Perintah Serahkan Surat ijin/cuti untuk disetujui Terima Surat ijin/cuti Cek Surat Perintah dengan Cek Surat ijin/cuti dengan [ tidak sesuai ] [ sesuai ] [ tidak sesuai ] [ sesuai ] Terima Surat Perintah yang dikembalikan Kembalikan surat perintah Paraf Surat Perintah Terima Surat ijin/cuti yang dikembalikan Kembalikan surat ijin/cuti Paraf Surat ijin/cuti Serahkan Surat Perintah yang harus disetujui Terima Surat Perintah yang harus disetujui Serahkan Surat ijin/cuti yang harus disetujui Terima Surat ijin/cuti yang harus disetujui Cek Surat Cek Surat Perintah ijin/cuti [ setuju ] [ setuju ] [ tidak setuju ] [ tidak setuju ] Terima Surat Perintah yang tidak disetujui Kembalikan Surat Perintah yang ditolak Tandatangan Surat Perintah Terima Surat ijin/cuti yang tidak disetujui Kembalikan Surat ijin/cuti yang ditolak Tandatangan Surat ijin/cuti Terima Surat Perintah yang ditolak Kembalikan Surat Perintah yang tidak disetujui Terima Surat ijin/cuti yang ditolak Kembalikan Surat ijin/cuti yang tidak disetujui Terima Surat Perintah yang disetujui Serahkan SSurat Perintah yang telah disetujui Terima Surat ijin/cuti yang disetujui Serahkan Surat ijin/cuti yang telah disetujui Lakukan pencatatan Surat Perintah kedalam buku Surat Perintah Lakukan pencatatan Surat ijin/cuti kedalam buku Surat Perintah Terima Surat Perintah yang ditandatangan Serahkan Surat Perintah yang telah dicatat Terima Surat ijin/cuti yang ditandatangan Serahkan Surat ijin/cuti yang telah dicatat Gambar 6. Activity Diagram Surat Perintah Gambar 8. Activity Diagram Surat Ijin/Cuti Buat Surat Telegram 4.3 Sistem Usulan a. Use Case Diagram Serahkan Surat Telegram untuk disetujui Terima Surat Telegram Cek Surat Telegram dengan Entry Data Instansi Lain [ tidak sesuai ] [ sesuai ] Terima Surat Telegram yang dikembalikan Kembalikan surat Telegram Paraf Surat Telegram Ur Tu Serahkan Surat Telegram yang harus disetujui Terima Surat Telegram yang harus disetujui Entry Data Cek Surat Telegram [ tidak setuju ] [ setuju ] Gambar 9. Use Case Diagram Package Pendataan Terima Surat Telegram yang tidak disetujui Kembalikan Surat Telegram yang ditolak Tandatangan Surat Telegram Terima Surat Telegram yang ditolak Kembalikan Surat Telegram yang tidak disetujui Terima Surat Telegram yang disetujui Serahkan Surat Telegram yang telah disetujui Lakukan pencatatan Surat Telegram kedalam buku Surat Perintah Entry Nota Dinas asuk Terima Surat Telegram yang ditandatangan Serahkan Surat Telegram yang telah dicatat Entry Surat Perintah asuk Gambar 7. Activity Diagram Surat Telegram Ur Tu Entry Surat Telegram asuk Entry Surat Biasa asuk Entry Disposisi Gambar 0. Use Case Diagram Package Surat asuk dan Disposisi

7 b. Rancangan Basis Data Entry Nota Dinas Entry Surat Perintah NoNDK TglNDK NDK NDK LampNDK KetNDK NoSPK Surat Perintah TglSPK Nota Dinas SPK SPK LampSPK KetSPK NamaPersonil Kirim Nota Dinas asuk Punya Buat NoND TglND NoND NmInstansi ND NoND NoNDK LampND NoSPK NoAgendaND Telp KetND N Surat Perintah Instansi Lain Serah Dapat Disposisi Tunjuk asuk Ur Tu NoSP NoSP TglSP SP LampSP NoAgendaSP KetSP NoSP TglDisposisi Disposisi KetDisposisi NmSub Entry Surat Telegram Buat NoST Surat Telegram asuk NoST TglST ST LampST NoAgendaST KetST Tulis NoSP Aju NoSCK Cetak NoSTK Beri Surat Biasa asuk Terima Surat IjinCuti Surat Telegram Entry Surat IjinCuti NoSB NoSB TglSB SB LampSB NoAgendaSB KetSB NoSP NoSCK TglSCK SCK SCK LampSCK KetSCK NmPersonil NoSTK TglSTK STK STK LampSTK KetSTK Gambar. Use Case Diagram Package Surat Cetak Laporan Agenda Nota Dinas asuk Cetak Laporan Agenda Surat Perintah asuk NmInstansi Telp Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Kirim NoND Nota Dinas asuk NoND TglND ND LampND NoAgendaND KetND Punya NoND Surat Perintah Nota Dinas N Instansi Lain Serah Surat Perintah asuk Dapat Disposisi Tunjuk NoSPK TglSPK SPK SPK LampSPK KetSPK NamaPersonil Buat NoSPK NoNDK TglNDK NDK NDK LampNDK KetNDK NoNDK Ur Tu Cetak Laporan Agenda Surat Telegram asuk NoSP Buat NoST NoSP TglSP SP LampSP NoAgendaSP KetSP Surat Telegram asuk NoST TglST ST LampST NoAgendaST KetST NoSP Tulis NoSP TglDisposisi Disposisi KetDisposisi Aju NoSCK NmSub Cetak NoSTK Cetak Laporan Agenda Surat Biasa asuk Gambar 2. Use Case Diagram Package Laporan asuk Beri NoSB Surat Biasa asuk NoSB TglSB SB LampSB NoAgendaSB KetSB Terima NoSP Surat IjinCuti NoSCK TglSCK SCK SCK LampSCK KetSCK NmPersonil Surat Telegram NoSTK TglSTK STK STK LampSTK KetSTK Cetak Laporan Nota Dinas Gambar 5. Transformasi ERD ke LRS Ur Tu Cetak Laporan Surat Perintah Cetak Laporan Surat Telegram Cetak Laporan Surat IjinCuti Gambar 3. Use Case Diagram Package Laporan Agenda Instansi Lain NmInstansi Telp Nota Dinas asuk NoND TglND ND LampND NoAgendaND KetND Surat Perintah asuk NoSP TglSP SP LampSP NoAgendaSP KetSP Surat Telegram asuk NoST TglST ST LampST NoAgendaST KetST NoND NoSP NoST Disposisi TglDisposisi Disposisi NoND NoSPm NoST NoSB Surat Perintah NoSPK TglSPK SPK SPK LamSPK KetSPK NamaPersonil Tunjuk KetDisposisi Nota Dinas NoSDK TglSDK SDK SDK LamSDK KetSDK NmSub Surat Ijin Cuti Surat Telegram Surat Biasa asuk NoSB TglSB SB LampSB NoAgendaSB KetSB NoSB NoSCK TglSCK SCK SCK LamSCK KetSCK NmPersonil NoSTK TglSTK STK STK LamSTK KetSTK Gambar 6. Logical Record Structre (LRS)

8 c. Class Diagram ENTRY NOTA DINAS ASUK ENTRY NOTA DINAS ASUK No Nota Dinas Nota Dinas Data Instansi Lain <<>> <<>> <<>> <<>> NoND Tgl ND Gambar 20. Rancangan layar Entry Nota Dinas asuk ENTRY SURAT PERINTAH ASUK Gambar 7. Entity Class Diagram d. Tampilan Layar Di bawah ini tampilan layar Sistem Informasi Pengadaan Surat : ENTRY SURAT PERINTAH ASUK Data Instansi Lain Surat Perintah <<>> <<>> <<>> <<>> ENTRY DATA INSTANSI LAIN ENTRY DATA INSTANSI LAIN No SP Tgl SP Data Instansi Gambar 2. Rancangan Layar Entry Surat Perintah asuk ENTRY SURAT TELEGRA ASUK ENTRY SURAT TELEGRA ASUK Ubah Hapus Gambar 8. Rancangan Layar Entry Data Instansi Lain Surat Telegram Data Instansi Lain <<>> <<>> <<>> ENTRY DATA SUB BAGIAN <<>> ENTRY DATA SUB BAGIAN Data NO ST Kode Nama Kode Nama Gambar 22. Rancangan Layar Entry Surat Telegram asuk ENTRY SURAT BIASA ASUK Ubah Hapus ENTRY SURAT BIASA ASUK Gambar 9. Rancangan Layar Entry Data Surat Biasa Data Instansi Lain <<>> <<>> <<>> <<>> NoND Tgl ND Gambar 23. Rancangan Layar Entry Surat Biasa asuk

9 ENTRY DISPOSISI ENTRY SURAT TELEGRA KELUAR ENTRY DISPOSISI ENTRY SURAT TELEGRA KELUAR No Disposisi Disposisi Data Surat asuk No ND No. SP NO. ST Telegram Data Kode Nama Bagian <<>> <<>> <<>> <<>> No. SB Kode Nama <<display>> Tambah No STK Kode Sub Kode Sub Nama Sub Gambar 24. Rancangan layar Entry Disposisi ENTRY NOTA DINAS KELUAR Nota Dinas ENTRY NOTA DINAS KELUAR Data Kode Nama Bagian <<>> <<>> Gambar 27. Rancangan Layar Surat Telegram ENTRY SURAT IJIN CUTI KELUAR Surat SURAT IJIN CUTI KELUAR Data Kode Nama Bagian Nama Personil <<>> <<>> <<Input>> No NDK Kode Sub No SCK NamaPersonil Kode Sub Gambar 25. Rancangan Layar Entry Nota Dinas ENTRY SURAT PERINTAH KELUAR ENTRY SURAT PERINTAH KELUAR Gambar 28. Rancangan Layar Surat Ijin Cuti LAPORAN AGENDA NOTA DINAS ASUK Surat Data Kode Nama Bagian Nama Personil <<>> <<>> <<Input>> LAPORAN NOTA DINAS ASUK Periode Awal Akhir No SPK Nama Personil Kode Sub CETAK KELUAR Gambar 26. Rancangan Layar Surat Perintah Gambar 29. Rancangan Layar Laporan Nota Dinas asuk 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Komputerisasi pada rancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Pada Dit Sabhara Polda Kepulauan Babel dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan Bagian Ur Tu dalam melaksanakan kegiatan penanganan surat dan menghasilkan informasi yang akurat dan tepat.

10 b. Sistem yang dibangun secara komputerisasi dan terintegrasi dapat menghasilkan kecepatan dalam proses administrasi, ketepatan dan keakuratan data, serta dapat meminimalisir kesalahan dalam kegiatan administrasi pengadaan barang. c. Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Pada Dit Sabhara Polda Kepulauan Babel yang berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang lebih baik dan lebih mudah dipahami oleh user (pengguna) dalam hal struktur perancangannya dan implementasinya 5.2 Saran Adapun saran saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut : a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini. b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan. c. Secara rutin melakukan back-up data yang ada minimal satu tahun sekali untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh Bagian Ur Tu pada Dit Sabhara Polda Kepulauan Babel agar dapat meningkatkan kinerja sistem. e. Perlu adanya audit sistem paling tidak setiap 5 tahun sekali pada sistem informasi ini agar dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem ini sehingga kedepannya diharapkan sistem dapat lebih optimal dan mampu memenuhi kebutuhan user. Daftar Pustaka Indrajani, Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex edia Komputindo, 2009 unawar, Pemodelan Visual dengan UL Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005 Sutanta Edhy, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual Yogyakarta: CV. Andi Offset, 20 Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi Yogyakarta: CV. Andi Offset, 202 Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database Yogyakarta, CV. Andi Offset, 2008 Widjaya Iwan Kurniawan, anajemen Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha Ilmu, 203