ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA BIMBINGAN BELAJAR PADA LEMBAGA BIMBINGAN BELAJAR SMART LEARNING CENTER

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENGOLAHAN DATA BIBINGAN BELAJAR PADA LEBAGA BIBINGAN BELAJAR SART LEARNING CENTER (SLC) PANGKALPINANG DENGAN BAHASA PEROGRAAN VISUAL BASIC 2008 Abstrak Susanti Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Tutoring agency Smart Learning Center (SLC) Pangkalpinang is an institution that is engaged in tutoring services. edia data processing course there is still a problem, such as data storage student, teacher data and value data. The medium used is still less efficient and not computerized. ethods of research conducted in this research is the data collection by observation, interviews, library research, system analysis includes analyzing existing systems and specifying systems, system design, coding and testing. The end result of this research is a system of information processing based desktop that can be used to handle the data entry process, data changes, deletions and can also provide reports. With this system all data processing has been computerized, so the error rate is very small in the data processing, information provided to students, parents or those who need more information about the course is. So that this system should be used by part a computerized system in order to understand the presentation of information can be well. Kata Kunci Sistem Informasi, Pengolahan Data Bimbingan Belajar, VB 2008, SLC, Aplikasi Desktop. Pendahuluan Peranan teknologi informasi pada masa sekarang ini sangat diperlukan disegala aspek pekerjaan manusia. Lembaga bimbingan belajar atau kursus Smart Learning Center (SLC) Pangkalpinang merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang jasa bimbingan belajar. edia pengolahan data-data kursus tersebut masih menjadi masalah. edia yang digunakan saat ini masih menggunakan metode atau cara yang kurang efisien. Proses yang masih mengacu pada proses yang belum terkomputerisasi, maka diperlukan sebuah aplikasi yang diterapkan pada sebuah sistem berbasis aplikasi desktop dengan Visual Basic Sehingga sistem informasi yang disampaikan akan lebih efektif dan efisien dalam pengambilan keputusan dan menentukan kebijakan bagi pengajar, siswa dan kemajuan lembaga bimbingan belajar tersebut. Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Untuk merancang sistem informasi berbasis aplikasi desktop sebagai media pengolahan data bimbingan belajar di SLC Pangkalpinang. b. Untuk mempermudah mengelola datadata kursus di SLC Pangkalpinang. c. Untuk merancang penjadwalan kursus di SLC Pangkalpinang agar lebih efektif dan efisien. Batasan Penelitian dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Penelitian dilakukan pada bulan aret 203. b. Sistem yang akan dibangun dikelola oleh, yaitu: ) engelola data siswa. 2) engelola data. 3) engelola data pengajar. 4) engelola data nilai.

2 5) engelola data kursus. 6) engelola jam kursus. 7) engelola jadwal kursus siswa. c. Output yang dihasilkan mencakup: ) Kwitansi pendaftaran. 2) Jadwal kursus. 3) Registrasi kursus. 4) Kwitansi iuran bulanan. 5) siswa berupa raport. 6) Surat Pemberitahuan (SP) kepada siswa yang terlambat membayar iuran kursus. 7) Laporan pendaftaran. 8) Laporan iuran bulanan. 9) Laporan data nilai. 0) Laporan data siswa. ) Laporan keterlambatan iuran bulanan. d. Aplikasi dirancang dalam bahasa pemrograman Visual Basic e. Database yang digunakan adalah icrosoft Office Access Tinjauan Pustaka Alter (469) mendefinisikan, bahwa sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Analisa Sistem Berorientasi Objek terdiri atas: a. Activity Diagram unawar (09) menyatakan bahwa, Activity Diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku pararel sedangkan flowchart tidak bisa. b. Use Case Diagram Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna. c. Analisa asukan Analisa masukan adalah untuk mengetahui dokumen dokumen apa saja yang digunakan sebagai masukan data pengolahan sistem penjualan tunai pada sistem yang berjalan. d. Analisa Keluaran Analisa keluaran merupakan analisa mengenai keluaran-keluaran yang dihasilkan melalui proses-proses yang ada dalam sistem berjalan. Perancangan Sistem Berorientasi Objek terdiri dari: a. Class Diagram Class diagram digunakan untuk membantu visualisasi struktur kelaskelas dari suatu sistem dan hubungan antara kelas dan penjelasan detail tiap kelas. b. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasikan data dalam suatu proyek ke dalam entitasentitas dan menentukan hubungan antar entitas. c. Logical Record Structure (LRS) LRS adalah sebuah bagan relasi. Sebuah relasi adalah sebuah tabel yang berisi informasi mengenai sebuah entitas. d. Tabel Sebuah relasi adalah sebuah tabel yang berisi informasi mengenai sebuah entitas. e. Spesifikasi Basis Data enurut Jogiyanto H. (469), bahwa Basis data (data base) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer yang digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Rancangan Dokumen asukan Rancangan masukan merupakan data yang dibutuhkan untuk menjadi masukan sistem yang dirancang. g. Rancangan Dokumen Keluaran Rancangan keluaran merupakan informasi yang akan dihasilkan dari keluaran sistem yang dirancang. h. Rancangan Layar Program Rancangan layar program merupakan bentuk tampilan sistem layar computer sebagai antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang. i. Sequence Diagram Sequence Diagram menunjukkan bagaimana objek bekerja sama dalam bentuk urutan pesan untuk memenuhi fungsionalitas dari suatu use case.

3 Lembaga bimbingan belajar adalah instansi yang memberikan layanan jasa bimbingan yang memungkinkan siswa mengembangkan diri dengan sikap dan kebiasaan belajar yang baik, materi belajar yang cocok dengan kecepatan dan kesulitan belajar atau dapat mangatasi kesulitan belajar (P3G, 996 : 6). Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. a. Catat Form Pendaftaran Calon datang dan menanyakan informasi menjelaskan informasi tentang jurusan memberikan test kepada siswa tentang kursus kursus yang dimaksud terima informasi dan setuju untuk menyampaikan informasi tentang mendaftar sebagai peserta kursus persyaratan kursus dan biaya kursus terima persetujuan memanggil pengajar untuk melakukan test singkat melaksanakan test terima catatan dari hasil test Catat level kursus, pilihan jadwal kursus menyerahkan catatan menyampaikan informasi menanyakan apakah setuju dengan jadwal yang disampaikan [setuju] [Tidak Setuju] 3. etode Penelitian etode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu pengumpulan data dengan terjun langsung ke lingkungan objek yang diteliti. b. Pengumpulan data dengan cara interview yaitu dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada pemilik lembaga kursus dan bagian yang bertanggung jawab menangani data siswa. c. Studi kepustakaan yaitu mengumpulkan dan melengkapi data-data yang diperlukan melalui buku-buku di perpustakaan. d. Analisis sistem, yaitu menganalisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. e. Perancangan sistem yaitu merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. f. Pengkodean, yaitu tahap penerjemahan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemprograman Visual Basic g. Pengujian merupakan tahap implementasi atau pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. melakukan terima kwitansi terima saran Gambar. Activity Diagram Catat Form Pendaftaran b. Rekapitulasi data siswa menyerahkan form registrasi yang telah diisi, kwitansi dan biaya pendaftaran Gambar 2. Activity Diagram Input c. Input mengisi form registrasi pendaftaran menyampaikan total biaya yang harus dibayar untuk bulan pertama terima dan buat kwitansi serahkan kwitansi menyarankan untuk mengikuti private atau menunggu pada semester ajaran baru Pimpinan terima form registrasi pendaftaran yang telah diisi, kwitansi serta biaya pendaftaran input data siswa dari form registrasi ke file data siswa Pimpinan memberikan ujian materi memeriksa hasil ujian kemudian menginput nilai memberikan ujian akhir periksa hasil ujian dan menginput nilai akhir cetak nilai melaksanakan ujian materi melaksanakan ujian akhir terima nilai serahkan nilai 4. Hasil dan Pembahasan Analisa proses bisnis yang sedang berjalan pada Lembaga Bimbingan Belajar SLC Pangkalpinang adalah sebagai berikut: Gambar 3. Activity Diagram Input

4 d. Cetak Raport Pimpinan Orang Tua menandatangani dan terima raport siswa cap raport Use Case Diagram sistem usulan pengolahan data kursus pada SLC Pangkalpinang adalah sebagai berikut: input nilai akhir siswa pada format raport cetak raport menyerahkan raport yang telah ditandatangani dan dicap Entry Data serahkan raport untuk ditandatangani dan dicap Entry Data Pembayaran terima raport yang telah ditandatangi dan dicap Entry Data membagikan raport Entry Data Entry Data Kursus Curriculum Coordinator Gambar 4. Activity Diagram Cetak Raport e. Catat Kartu Iuran Bulanan Peserta Kursus Entry Gambar 8. Use Case Diagram aster terima kartu Entry Kwitansi Pembayaran catat nama siswa dan jurusan kursus pada kartu iuran bulanan Calon bagikan kartu dan catat kartu keluar lakukan dan serahkan kartu Cetak Kwitansi Pembayaran Pendaftaran terima dan catat tanggal pemabayaran pada kartu Gambar 9. Use Case Diagram Pendaftaran menandatangani dan melakukan cap pada tanggal terima kwitansi catat kwitansi Entry Jadwal Kursus serahkan kwitansi Curriculum Coordinator Gambar 5. Activity Diagram Catat Kartu Iuran Bulanan f. Cetak Surat Pemberitahuan (SP) Cetak Jadwal Kursus Gambar 0. Use Case Diagram Penjadwalan Kursus Orang Tua Entry Registrasi Kursus memeriksa catatan kartu keluar terima SP terima SP atas keterlambatan iuran bulanan Cetak Registrasi Kursus memanggil siswa yang belum menyerahkan kartu Serahkan SP Cetak Kwitansi Pembayaran Iuran Bulanan Validasi Kwitansi Pembayaran Iuran menanyakan alasan keterlambatan membayar kursus Cetak Surat Pemberitahuan membuat Surat Pemberitahuan (SP) Cetak Score Card menyerahkan SP Entry Gambar 6. Activity Diagram Cetak SP Cetak Raport Gambar. Use Case Diagram Transaksi Kursus g. Laporan Bulanan Kursus Pimpinan serahkan data persensi menyerahkan data iuran bulanan Cetak Laporan Pembayaran Pendaftaran meminta data persensi dan data iuran bulanan menerima data persensi dan data iuran bulanan Cetak Laporan Pembayaran Iuran Bulanan Cetak Laporan Data Cetak Laporan Data Gambar 7. Activity Diagram Laporan Bulanan Kursus Cetak Laporan Keterlambatan Pembayaran Iuran Gambar 2. Use Case Diagram Cetak Laporan

5 Rancangan basis data sistem informasi pengolahan data bimbingan belajar pada SLC Pangkalpinang adalah sebagai berikut: FOR ENTRY DATA PEBAYARAN Nama_Lengkap Nama_Panggilan Jenis_Kelamin Sekolah/Kelas Alamat Nm_ayah Nm_ibu Pekerjaan_ortu _Ortu Lakukan Terima No_Kwitansi N Kwitansi Pembayaran Detail Kwitansi No_Kwitansi _Bayar No_Kwitansi Tgl_Kwitansi N Registrasi Kursus Dapat Iuran Bulanan Tgl_reg Data Pembayaran Nm_Pembayaran Detail Pembayaran Biaya Kd jam Jam_kursus Hari_Kursus Isi Kd_Jam Pilih Hasilkan Kd_SP SP Kd_SP Tgl_SP Jadwal Kursus Kursus emiliki Kd jadwal Kd Kursus Kd_Kursus Tgl_Jadwal Nama_Kursus Thn_Ajaran Kd_Raport proses Raport Tgl_Raport Komentar Kd_Raport Detail Kd_Raport Punya Raport Kd Akhir Nama_ N Jenis_Kelamin Kd_ Pendidikan_terakhir Status_ asa_kerja Jml_jam_ajar Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ERD) Kwitansi Pembayaran Detail Kwitansi Data Pembayaran Nama_Lengkap Nama_Panggilan Jenis_Kelamin No_Kwitansi No_Kwitansi No_Kwitansi Nm_Pembayaran Sekolah/Kelas Tgl_Kwitansi _Bayar Alamat Nm_ayah Nm_ibu Pekerjaan_ortu _Ortu FOR ENTRY DATA PENGAJAR Nama Jenis Kelamin Pendidikan Terakhir Status asa Kerja Jumlah Jam Ajar DELETE EDIT Gambar 6. Form Entry Data Pembayaran Registrasi Kursus Iuran Bulanan Detail Pembayaran Kd jam Jam_kursus Hari_Kursus Kd_Jam Tgl_reg Biaya DELETE EDIT Gambar 7. Form Entry Data Kursus Jadwal Kursus SP FOR ENTRY DATA NILAI Kd Kursus Nama_Kursus Kd_Kursus Kd jadwal Kd_Jam Kd_Kursus Tgl_Jadwal Thn_Ajaran Kd_SP Tgl_SP Raport Detail Raport NIlai Nama_ Jenis_Kelamin Kd_ Kd_Raport Kd_Raport Kd_Raport Kd_Raport Kd_NIlai Tgl_Raport Kd_ Pendidikan_terakhir Komentar _Akhir Status_ asa_kerja Jml_jam_ajar Gambar 4. Logical Record Structure (LRS) Kode Kode Rancangan Layar (Dialog) sistem informasi pengolahan data bimbingan belajar pada SLC Pangkalpinang adalah sebagai berikut: EDIT Gambar 8. Form Entry Data FOR ENTRY DATA SISWA FOR ENTRY DATA KURSUS Kode Kursus Nama Panggilan Jenis Kelamin Sekolah/Kelas Alamat / Kode Kursus Nama Ayah Nama Ibu Pekerjaan Orang Tua Orang Tua DELETE EDIT DELETE EDIT Gambar 5. Form Entry Data Gambar 9. Form Entry Data Kursus

6 FOR ENTRY JA KURSUS FOR CETAK JADWAL KURSUS Kode Jam Jadwal Kode Jam Kode Jam Kode Kursus Nama DELETE EDIT Gambar 20. Form Entry Gambar 24. Cetak Jadwal Kursus FOR ENTRY REGISTRASI KURSUS FOR ENTRY KWITANSI PEBAYARAN No. Registrasi Registrasi NO. Kwitansi Kwitansi Dd/mm/yyyy TABAH TOTAL Gambar 2. Form Entry Kwitansi Pembayaran FOR CETAK REGISTRASI KURSUS Gambar 25. Form Entry Registrasi Kursus FOR CETAK KWITANSI PEBAYARAN PENDAFTARAN No. Registrasi Registrasi NO. Kwitansi Kwitansi Dd/mm/yyyy Registrasi TOTAL Gambar 26. Form Cetak Registrasi Kursus Gambar 22. Form Cetak Kwitansi Pembayaran Pendaftaran FOR CETAK KWITANSI PEBAYARAN IURAN BULANAN NO. Iuran SART LEARNING CENTER Kwitansi Dd/mm/yyyy FOR ENTRY JADWAL KURSUS Registrasi Kursus Jadwal Kursus Jadwal TABAH Kode Jam Kode Kursus TOTAL Nama Gambar 27. Form Cetak Kwitansi Pembayaran Iuran Bulanan Gambar 23. Entry Jadwal Kursus

7 FOR VALIDASI KWITANSI PEBAYARAN IURAN FOR CETAK RAPORT NO. Iuran Kwitansi Registrasi Kursus <Entry>> Dd/mm/yyyy Kode Raport Komentar No.Registrasi Validasi Pembayaran Dd/mm/yyyy Validasi Pembayaran Kode Nama Gambar 28. Validasi Kwitansi Pembayaran Iuran Gambar 32. Cetak Raport FOR CETAK SP FOR CETAK LAPORAN PEBAYARAN PENDAFTARAN Kode SP SP PERIODE S/D Kode SP SP Gambar 29.Cetak Surat Pemberitahuan Gambar 33. Cetak Laporan Pembayaran Pendaftaran FOR CETAK SCORE CARD FOR CETAK LAPORAN PEBAYARAN IURAN BULANAN Nama Gambar 30. Cetak Score Card Gambar 34. Cetak Laporan Pembayaran Iuran Bulanan FOR ENTRY NILAI FOR CETAK LAPORAN DATA NILAI Kode Raport Komentar No.Registrasi Kode Nama TABAH Kode Nama Gambar 3. Entry Gambar 35. Cetak Laporan Data

8 FOR CETAK LAPORAN DATA SISWA Gambar 36. Cetak Laporan Data FOR CETAK LAPORAN KETERLABATAN PEBAYARAN IURAN Gambar 37. Cetak Laporan Keterlambatan Iuran 5. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan dari sistem yang dibuat tersebut antara lain: a. Dengan adanya aplikasi yang telah dirancang dapat membantu mengatasi masalah dari sistem yang sebelumnya masih belum terkomputerisasi menjadi terkomputerisasi. b. Pengolahan data bimbingan belajar yang telah diusulkan mampu mengurangi tingkat human error yang selama ini masih sering terjadi. c. Penjadwalan kursus lebih mudah. d. Penyimpanan data bimbingan belajar lebih efektif dan efisien. e. embantu bagian administrasi dalam penyimpanan data kursus, pengelolaan dan pendistribusian data siswa, nilai siswa dan data pengajar serta jadwal kursus bersifat terkomputerisasi sehingga waktu yang digunakan lebih efisien. Untuk implementasi dan pengembangan di masa yang akan datang, diusulkan saransaran sebagai berikut : a. Sistem ini hendaknya dapat dipergunakan oleh bagian Administrasi yang memahami sistem komputerisasi, sehingga penyajian informasinya dapat dilakukan dengan baik. b. Ketelitian dalam memasukkan data sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan. c. Untuk pengembangan sistem selanjutnya diharapkan mampu memasukkan aplikasi untuk mencetak sertifikat. d. Pengembangan selanjutnya diharapkan mampu menggunakan jaringan sehingga pimpinan mampu memonitoring dari komputer masing-masing tanpa harus ke bagian Adminisitrasi terlebih dahulu. e. Apabila sistem telah dikembangkan, untuk mencegah rusaknya atau hilangnya data dalam file data base, sebaiknya dilakukan back up secara berkala. Daftar Pustaka Haryanto, Imam. embuat Database Dengan icrosoft Office Access. Bandung: INFORATIKA, Hendrayudi. VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Pemrograman. Jakarta: PT.Alex edia Komputindo, Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi.. Yogyakarta: penerbit ANDI, unawar. Pemodelan Visual dengan UL. Jakarta : Graha Ilmu, Priyanto, Rahmat. Langsung Bisa Visual Basic.Net Yogyakarta: Penerbit ANDI, Sadeli, uhammad. Pemprograman Database Dengan Visual Basic.Net 2008 Untuk Orang Awam. Palembang: axikom, Saptono, Raharjo. icrosoft Visual Studio 2008, 20. (Diakses 2 april 203). Syahrir, Deny. Perencanaan anajemen Proyek, canaan-manajemen-proyek (Diakses 2 Juli 203).