PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT BERBASIS DESKTOP PADA PENGADILAN TINGGI BANGKA BELITUNG

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTE INFORASI ADINISTRASI SURAT ENYURAT BERBASIS DESKTOP PADA PENGADILAN TINGGI BANGKA BELITUNG YEYEN WAHYUNI ABSTRAK Penelitian ini dilakukan untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat tentang administrasi surat menyurat pada pengadilan tinggi bangka belitung Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan data yang sebenarnya sehingga dapat ditemukan kelemahan-kelemahan pada sistem lama yang masih manual, kemudian diperbaiki dengan menggunakan system baru yang sudah terkomputerisasi. Analisa yang digunakan dalam membangun sistem baru adalah dengan menggunakan metode berorientasi objek dengan alat bantu software-software UL (Unified odeling Language), pengamatan langsung, dan wawancara kepada pihak yang terkait. Dari hasil analisa dan perancangan penulis, sangat diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dengan aturan serta prosedur-prosedur didalamnya sehingga mampu memberikan suatu informasi yang baik dalam mengambil suatu keputusan terhadap sistem administrasi surat menyurat pada pengadilan tinggi Bangka Belitung dengan dukungan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang tinggi.kesimpulan yang bisa diambil secara umum dari hasil penelitian ini adalah bahwa Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat Pengadilan Tinggi Bangka Belitung dapat memudahkan dan mempercepat proses administrasi Surat enyurat Pengadilan Tinggi Bangka Belitung tersebut agar keputusan yang diambilpun lebih cepat dan akurat.. Kata Kunci :Sistem Informasi, UL(Unifield odeling Language),Analisa dan Perancangan. Latar Belakang asalah ajunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup pemerintahan agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Salah satu contoh adalah kinerja pada bagian arsip Pengadilan Tinggi Bangka Belitung kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional. Arsip yang tersimpan ada bermacammacam diantaranya surat masuk umum, surat keluar seperti penugasan, surat permohonan dan lain-lain. Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara mencatat aktifitas pada buku catatan arsip. Pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis. Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut. Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar, juga dapat memudahkan pihakpihak yang bersangkutan dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di setujui atau belum tanpa harus bertatap muka dengan bagian arsip. Sistem Informasi Arsip Surat enyurat ini merupakan sebuah sistem yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa melihat data surat yang kita inginkan. Selama ini proses administrasi surat- menyurat di Pengadilan Tinggi Bangka Bellitung masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku arsip surat menyurat sebagai media penyimpanan atau masih secara manual. Pengelolaan Sistem Kearsipan pada saat ini mengolah data surat masuk dan jenis-jenis surat keluar seperti Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), Surat, Surat Undangan, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Surat Pengantar, Surat, Surat Tugas dan lains sebagainya. Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasiannya. Sehingga penulis merasa perlu untuk melakukan perancangan sistem informasi pengarsipan surat menyurat berbasis desktop pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung dengan metodologi berorientasi objek dengan tujuan agar proses pengarsipan surat dapat ditangani lebih efektif dan efisien.. 2. Perumusan asalah Penyusunan skripsi yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat enyurat Berbasis Desktop Pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung, akan menguraikan bagaimana proses penanganan surat menyurat pada sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh penulis. aka permasalahan yang dikaji dalam skripsi ini adalah :

2 a. Kesulitan dalam menangani jumlah surat setiap harinya pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung, pengklasifikasian jenis surat dalam bentuk kode surat dan nomor surat. Dalam hal ini termasuk juga surat menyurat yang ada pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung. b. Kesulitan untuk menemukan kembali/pencarian (searching) surat dibutuhkan pada masa yang akan datang. Banyak data-data surat yang robek, kotor dan hilang. 3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang pengarsipan surat menyurat agar menjadi lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien. b. enciptakan manajemen pengarsipan surat menyurat yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga meminimalisasi kesalahan yang timbul dalam pengarsipan surat menyurat pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung c. Dengan menggunakan sistem ini, data-data yang berhubungan dengan surat menyurat dapat tersimpan rapi dan aman serta pencarian data surat tersebut mudah, cepat dan akurat. 4. Batasan masalah Dalam hal penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan tentang Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat enyurat Berbasis Desktop Pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung. Batasan masalahnya adalah seputar penginputan, pengupdatean, pembuatan surat keluar dan surat keputusan, serta menampilkan kembali data-data surat yang sudah ada dalam bentuk laporan. 6. Proses Bisnis Prosedur yang dilakukan dalam analisa dan perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat yang sedang berjalan pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung adalah sebagai berikut : a. Surat asuk dan menerima Surat asuk dari instansi dan mencatat surat masuk tersebut kedalam Agenda Surat asuk. Kemudian diserahkan ke pimpinan untuk di disposisi. Setelah di disposisi pimpinan menyerahkan kembali ke, lalu di catat di agenda. Kemudian disposisi tersebut diserahkan ke. b. Surat berdasarkan memerintahkan bagian untuk membuat surat keluar kemudian bagian menyerahkan surat keluar ke untuk dicatat ke dalam agenda surat keluar berdasarkan setelah dicatat memberikan surat keluar tersebut ke pegawai. c. Surat Permohonan mengajukan permohonan cuti ke kasubag kepegawaian, lalu kasubag kepegawaian mengkonfirmasikan pengajuan cuti tersebut ke pimpinan. Apabila disetujui, maka pimpinan akan memerintahkan kasubag kepegawaian membuatkan Surat dan diserahkan ke pegawai. Namun bila tidak disetujui, maka pimpinan akan memerintahkan kasubag kepegawaian membuatkan surat penangguhan cuti dan diserahkan ke pegawai. Baik arsip surat cuti dan arsip surat pengguhan cuti, kedua-duanya diberikan ke untuk dicatat dan diarsipkan. d. Surat memerintahkan Kasubag Kepegawaian untuk membuat surat keputusan kemudian Kasubag Kepegawaian menyerhakan surat keputusan ke ke untuk dicatat ke dalam agenda surat keputusan dan diberikan ke pegawai. e. Surat memerintahkan untuk membuat surat keluar kemudian menyerahkan surat keluar ke untuk dicatat ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke f. Lap. Surat asuk, Lap., Lap. Surat, dan Surat umum membuat Lap. Surat asuk, Lap., Lap. Surat, dan Surat, yang kemudian diserahkan ke Kasubag Kepegawaian. g. Lap. Surat, Lap. Surat, dan Lap. Surat h. umum membuat Lap. Surat, Lap. Surat, dan Lap. Surat kemudian diserahkan ke 7. Aktivity Diagram. Activity Diagram Surat asuk dan Antar Surat asuk asuk Catat Surat asuk ke dalam Agenda Surat asuk Serahkan Surat asuk untuk di asuk dan Catat Serahkan asuk untuk di Lakukan Serahkan kembali Surat asuk dan Terima

3 2. Activity Diagram Surat Berdasarkan 5. Activity Diagram Surat Perintahkan berdasarkan Surat Perintahkan buat Surat Serahkan Surat Serahkan Surat Catat Surat ke dalam Agenda Surat keluar Catat Surat ke dalam Agenda Surat Serahkan Surat tersebut enerima Surat Kirim Surat enerima Surat 3. Activity Diagram Surat Permohonan 6. Activity Diagram Laporan Surat asuk, Lap. Surat Berdasarkan, Lap. Surat Kasubag Kepegawaian Kasubag Kepegaw aian Ajukan Permohonan Terima Pengajuan Konfirmasikan pengajuan cuti pegawai Terima Pengajuan pegawai Buat Laporan Surat asuk, Laporan, Laporan Surat Berdasarkan, Laporan Surat Periksa Pengajuan Tidak Disetujui Disetujui Serahkan Laporan Surat asuk, Laporan, Laporan Surat Berdasarkan, Laporan Surat Terima Laporan Surat asuk, Laporan, Laporan Surat Berdasarkan, Laporan Surat Konfirmasi Konfirmasi diterima Serahkan arsip Surat dan Surat Penangguhan dan Surat Catat SUrat ke dalam Agenda Surat Catat Surat ke dalam Agenda Surat 7. Activity Diagram Laporan Surat, Laporan, dan Lap. Surat 4. Activity Diagram Surat Kasubag Kepegawaian Buat Laporan Surat, Laporan Surat Penanguhan, dan Laporan Surat Perintahkan Buat Surat Serahkan Surat Serahkan Laporan Surat, Laporan Surat Penanguhan, dan Laporan Surat Terima Laporan Surat, Laporan Surat Penanguhan, dan Laporan Surat Catat Surat ke dalam Agenda Surat Antar Surat enerima Surat

4 7. Use Case Diagram a. Use Case Diagram aster 8. ERD Entry Data NmIns AlIns TlpIns Kirim Sasuk KDdIns TsS Lamp Perihal FileS HASIL HASIL Ada I Entry Data TgSK Lamp Perihal2 FileSK SK TgDisp Perihal FileDisp Punya NmBag Buat b. Use Case Diagram Transaksi Entry Data TgS LampS PerihalS FileS S BUAT Ket TgSPenangguhan Alasan SPenangguhan Isi Entry Data Surat asuk NmPeg Pangkat Jabatan Golongan Jenjang TempLhr TgLhr Agana Jenkel N Aju Perm NoPermCUti TgPerm TgAwaPerm TgAkhPerm Jenis dapat ep Izin Entry Data NoSkep TgSKep JsSkep FileSKep SKep NoS TgS TgAw TgAkh S Entry Data Surat berdasarkan 9. LRS (from aster) Entry Data Surat Entry Data Surat Penangguhan SK NmIns AlIns TlpIns Sasuk TsS Lamp Perihal FileS Entry Data Surat Entry Data Surat TgSK Lamp Perihal2 FileSK TgDisp Perihal FileDisp NmBag c. Use Case Diagram Laporan Cetak Laporan Surat asuk Cetak Laporan S TgS LampS PerihalS FileS Beri Ket SPenangguhan TgSPenangguhan Alasan (from aster) Cetak Laporan Surat berdasarkan Cetak Laporan Surat Cetak Laporan Surat Kasubag Kepegawaian NmPeg Pangkat Jabatan Golongan Jenjang TempLhr TgLhr Agana Jenkel Perm NoPermCUti TgPerm TgAwaPerm TgAkhPerm Jenis S Cetak Laporan Surat Cetak Laporan Surat Penangguhan SKep NoSkep TgSKep JsSkep FileSKep NoS TgS TgAw TgAkh

5 0. Kesimpulan Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat yang diterapkan pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung masih bersifat manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja ataupun tidak sering terjadi dikarenakan kontrol dari sistem yang berjalan kurang baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer maka diharapkan dapat meningkatkan proses administrasi surat menyurat, serta informasi laporan-laporan di Pengadilan Tinggi Bangka Belitung lebih cepat, efisien dan efektif memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan. b. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer diharapkan kinerja kerja para pegawai dapat lebih baik serta melaksanakan tugas lebih disiplin. c. Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam pembuatan transaksi dan laporan d. eringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan kepada pimpinan. e. Semua data surat menyurat bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali kemungkinan adanya kehilangan data. f. Proses pencarian data sebelumnya dapat dilakukan dengan cepat sehingga tidak memerlukan waktu yang lama.. Saran Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting. aka berikut adalah beberapa saran agar sistem informasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien : a. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat. b. Tersedianya sumber saya manusia yang dapat mengoperasikan, merawat serta mengembangkan sistem. c. Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat. d. Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang pentingnya Sistem Informasi Administrasi Surat enyurat. e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. 2. Daftar Pustaka [Jogiyanto Jogiyanto, Analisa Rancangan Berorientasi 2005] Obyek, 2005, files.fachrizah.webnode.com/ ca4a4d9ea/BAB%20II_ok.doc, [unawar unawar, Pemodelan Visual dengan 2005] UL, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [O brien James A O brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, ] [PP 200] Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 200 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah [Sutopo,Had i,ariesto 2002] [Whitten,Jef frey 2004] [Jogiyanto 2005] [unawar 2005] [O brien James A 2006] Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek, Yogyakarta, J&J Learning, Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design ethods. 6 th ed. New York : c Graw-Hill, Jogiyanto, Analisa Rancangan Berorientasi Obyek, 2005, files.fachrizah.webnode.com/ ca4a4d9ea/BAB%20II_ok.doc, unawar, Pemodelan Visual dengan UL, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 O brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, 2006.