Fera Farlena ( )

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENGARSIPAN BERKAS PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN APBD PADA DINAS PEKERJAAN UU PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG Fera Farlena ( ) Program Studi Sistem Informasi STIK Atma Luhur Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung Website : ABSTRAK Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kepulauan Bangka Belitung merupakan suatu instansi yang mempunyai peranan penting dalam kehidupan masyarakat. Seperti pembangunan jalan raya, jembatan gedung- gedung dan lain-lain yang berhubungan langsung ke masyarakat. Pada Dinas tersebut, penulis melakukan analisa mengenai pengarsipan berkas pertanggungjawaban anggaran APBD. Dimana sistem yang berjalan pada Dinas Pekerjaan Umum terutama Bidang Bina arga masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, terkadang sering terjadi kehilangan berkas pertanggungjawaban anggaran yang menyebabkan berkas yang hilang harus dibuat ulang. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka diperlukan sebuah sistem informasi baru yang terkomputerisasi. Dan untuk tugas akhir ini penulis mengambil judul mengenai ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENGARSIPAN BERKAS PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN PADA DINAS PEKERJAAN UU PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG. Kata Kunci : Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD Pada Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kepulauan Bangka Belitung PENDAHULUAN. Latar Belakang Sebuah instansi membutuhkan sistem informasi Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD karena sistem informasi berkas pertanggungjawaban merupakan sebuah sistem yang memproses data guna menghasilkan suatu informasi yang tepat. Adanya sistem informasi pegarsipan berkas pertanggungjawaban pada suatu instansi akan menghasilkan informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban yang cepat dan akurat. Cepat berarti akan menghasilkan informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban tepat waktu dan akurat berarti informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban yang dihasilkan dapat mengurangi kesalahan. Salah satu informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban yaitu sistem informasi pengarsipan berkas akuntansi belanja daerah. Sistem informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban belanja daerah merupakan faktor yang menentukan atas pengurangan nilai kekayaan bersih dan merupakan batas tertinggi untuk setiap jenis belanja yang bersangkutan. Oleh karena itu sistem

2 KABID TATA RUANG, BINA PROGRA & PENGENDALIAN KASIE TATA RUANG KASIE SURVEY PENDATAAN PERENCANAAN & PROGRA KASIE EVALUASI & PENGENDALIAN KELOPOK JABATAN FUNGSIONAL KABID SUBER DAYA AIR KASIE PERENCANAAN TEKNIK KASIE IRIGASI, RAWA, OPERASI DAN PEELIHARAAN KASIE SUNGAI, PANTAI, DANAU & PENGELOLAAN SAB KEPALA DINAS KEPALA UPT DINAS PU KAB. BELITUNG KASUBAG. TATA USAHA UPT DINAS PU KASUBAG KEUANGAN KABID BINA ARGA KASIE PERENC. TEKNIK.PEB & PENINGK. JLN & JEBATAN KASIE PERALT & PENGUJIAN JLN & JEBATAN KASIE REHABILITASI & PEELIHARAAN SEKRETARIS KASUBAG UU DAN KEPEGAWAIAN KASUBAG PERLENGKAPAN KABID CIPTA KARYA KASIE PERKOTAAN & PERDESAAN KASIE PERUAHAN & PERUKIAN KASIE PENYEHT. LINGKUNGAN PERUKIAN & AIR BERSIH informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban belanja daerah yang terdapat dalam suatu instansi pemerintah sangat berperan penting dalam pengolahan informasi pengeluaran yang dikeluarkan pemerintah yang dapat menghasilkan pertanggungjawaban yang dibutuhkan oleh instansi pemerintah tersebut sebagai acuan pengambilan keputusan dalam membangun suatu daerah. Berdasarkan permasalahanpermasalahan yang penulis temukan tersebut, maka penulis tertarik untuk mengambil judul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD Pada Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kepulauan Bangka Belitung..2 ANFAAT PENULISAN anfaat dari penelitian ini diharapkan : a. empermudah dan mepercepat proses Pertanggungjawaban Anggaran APBD sehingga tidak memakan waktu yang lama karena data sudah tersimpan di dalam server. b. enyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat..3 PERUUSAN ASALAH a. Berkas-berkas yang telah tersimpan rentan terjadi kehilangan, karena tidak ada tempat arsip yang memadai. b. Sering di lakukan pemeriksaan oleh BAWASDA, BPK serta pihak-pihak terkait mengenai berkas pertanggungjawaban pada anggaran APBD pada waktu-waktu tertentu sampai dengan 5 (lima) tahun berikutnya..4 BATASAN ASALAH Adapun batasan masalah tersebut, antara lain Pembuatan sistem informasi hanya meliputi pendataan dan pelaporan saja..5 ETODOLOGI PENELITIAN a. etode Pengumpulan Data. etode Pengamatan Lapangan (Observasi) 2. etode Wawancara (interview) 3. Studi Kepustakaan (Dokumentasi) b. etode Perancangan Sistem. Unified odeling Language (UL) 2. Spesifikasi Basis Data 2. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENGARSIPAN BERKAS PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN APBD 2. STRUKTUR ORGANISASI Gambar 2. Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kepulauan Bangka Belitung 2.2 ANALISA SISTE 3. Analisa Sistem Usulan a. Use Case Diagram aster Bagian Entry Personil Entry Bidang Entry Kegiatan Entry Biaya Personil Kepala Dinas 2

3 Bagian Entry Entry BA Entry Entry BA Entry SK PPTK Entry SPJ Kepala Dinas Perpustakaan : enu : Entry Data Kegiatan : Ctrl Entry Data Kegiatan : Kegiatan get_kd_kegiatan ( ) Tampilan_Kd_Kegiatan + ( ) input_kegiatan ( ) input_kegiatan ( ) Simpan ( ) get_kegiatan ( ) display ( ) get_kd_kegiatan ( ) get_kegiatan ( ) Ubah ( ) : menu : Entryy Data Bidang : Ctrl Entry Data Bidang : Bidang input_bidang ( ) get_kd_bidang ( ) display_kd_bidang + ( ) input_bidang ( ) display listview ( ) get_kd_bidang ( ) get_bidang ( ) get_bidang ( ) display ( ) Gambar 3. Use Case Diagram aster d. Activity Diagram Proses Pencatatan SPJ b. Use Case Diagram Transaksi Gambar 3.2 Use Case Diagram Transaksi c. Use Case Diagram Laporan Gambar. 4.5 Activity Diagram Pencatatan SPJ e. Activity Diagram Laporan. Activity diagram Laporan Dokumen Laporan Bagian Kepala Dinas Laporan Gambar 3.3 Use Case Diagram Laporan 4. Activity Diagram a. Activity Diagram Proses Pencatatan Gambar. 4.6 Activity diagram Laporan Dokumen 2. Activity diagram Laporan (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) Gambar. 4.7 Activity diagram Laporan Gambar. 4. Activity Diagram pencatatan b. Activity Diagram Proses Pencatatan SK PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis 5. Sequence Diagram. Sequence Diagram Entry Data Kegiatan Kegiatan. Gambar. 4.2 Activity Diagram pencatatan SK PPTK c. Activity Diagram proses Penyerahan Dan SK PPTK Gambar 5. Sequence Diagram Entry Data Kegiatan 2. Sequence Diagram Entry Data Bidang Gambar. 4.3 Activity Diagram proses penyerahan dan SK PPTK 3

4 : menu : Entry Data Personil : Ctrl Entry Data Personil : Personil input_kd_personil ( ) input_biaya ( ) get_kd_personil ( ) Tampilan_kd_personil +... input_personil ( ) get_kd_personil ( ) get_personil ( ) get_personil ( ) Tampilan ( ) get_kd_biaya ( ) tampilan_kd_biaya+ ( ) input_biaya ( ) get_kd_biaya get_biaya ( ) get_biaya ( ) : menu : Entry Data : Ctrl Entry Data : : KEGIATAN input_ ( ) get_no_ ( ) tampilan_no_ + ( ) input_ ( ) GET_No_ ( ) UBAH ( ) : menu : Entry BA : Ctrl Entry BA : BA get_no_ba_ ( ) input_ba_ ( ) Tampilan_No_BA_+ ( ) input_ba_ ( ) get_ba_ ( ) Tampilan ( ) get_no_ba_ ( ) get_ba_ ( ) get_kegiatan ( ) get_kegiatan ( ) : : menu : Entry Data : Ctrl Entry Data : input_ ( ) input_ba_proyek ( ) tampilan_no_proyek+ ( ) input_ ( ) get_no_ ( ) get_proyek ( ) get_proyek ( ) get_no_ ( ) tampilan_no_proyek ( ) input_ba_proyek ( ) get_ ( ) UBAH ( ) get_no_proyek ( ) UBAH ( ) : menu : Entry Data SK PPTK : Ctrl Entry SK PPTK : SK PPTK input_sk_pptk ( ) get_no_sk ( ) tampilan_no_sk+ ( ) input_sk_pptk ( ) get_sk_pptk ( ) Tampilan ( ) get_sk_pptk ( ) get_sk_pptk ( ) get-proyek ( ) get_bidang ( ) : : Personil get-personil ( ) : Gambar 5.2 Sequence Diagram Entry Data Bidang 3. Sequence Diagram Entry Data Personil Sequence Diagram Entry Data Berita Acara 7. Sequence Diagram Entry Data get_no_ ( ) Gambar 5.3 Sequence Diagram Entry Data Personil 4. Sequence Diagram Entry Data Biaya Gambar 5.7 Sequence Diagram Entry Data 8. Sequence Diagram Entry Data Berita Acara : menu : Entry Data Biaya : Ctrl Entry Data Biaya : Biaya : menu : Entry BA : Ctrl Entry BA : : : Bidang get_proyek ( ) Gambar 5.4 Sequence Diagram Entry Data Biaya 5. Sequence Diagram Entry Data Gambar 5.8 Sequence Diagram Entry Data Berita Acara 9. Sequence Diagram Entry SK PPTK Gambar 5.5 Sequence Diagram Entry Data 6. Sequence Diagram Entry Data Berita Acara Gambar 5.9 Sequence Diagram Entry Data SK PPTK 0. Sequence Diagram Entry Biaya Gambar 5.6 4

5 : menu : Entry Biaya : Ctrl Entry Biaya : Biaya input_biaya ( ) get_kd_biaya ( ) tampilan_kd_biaya+ ( ) input_biaya_ ( ) get_kd_biaya ( ) get_biaya_ ( ) get_biaya_ ( ) : menu : Entry Data SPJ : Ctrl Entry Data SPJ : SPJ : : Bidang : Dapat input_spj ( ) get_no_spj ( ) Tampilan_No_SPJ+ ( ) input_spj ( ) get_spj ( ) Tampilan ( ) get_no_spj ( ) get_spj ( ) : menu : Cetak Laporan : Ctrl Cetak Laporan : Laporan input_periode ( ) cetak ( ) input_periode ( ) cetak ( ) input_periode ( ) cetak ( ) display_cetaklapor an ( ) get_no_ ( ) get_no-rek ( ) get_waktu ( ) get_sumber_dana ( ) get_belanja_pegawai ( ) get_belanja_barangdanjasa ( ) Belanja_odal ( ) get_kegiatan ( ) get_proyek ( ) : Kegiatan : Bidang get_bidang ( ) : menu : Cetak Lap : ctrl Laporan : Laporan input_periode ( ) cetak ( ) display cetak Laporan proyek ( ) get_no- ( ) get_nama- ( ) get_thn_ ( ) get_bidang ( ) : : SPJ get_spj ( ) No_SK Tgl_SK Nama_PPTK NIP F_Pdf KEGIATAN PPTK isi N PERSONIL BIAYA Kd_Biaya Nama_Biaya N punya Kd_Kegiatan Nm_Kegiatan No_SK Kd_Personil Jabatan Kd_Personil Nm_Personil Jabatan_Personil kerja BIDANG Kd_Kegiatan Nm_Bidang Kd_Kegiatan No_ Kd_Kegiatan Nm_Bidang dapat No_SPJ Kd_Biaya Volume buat No_SK No_ banyak PROYEK serah No_SPJ Tgl-SPJ SPJ Bln_SPJ Tahun_SPJ Total_SPJ F_Pdf No_ No_Rekening Waktu Sumber dana Belanja Langsung Belanja Pegawai Belanja Barang dan jasa Belanja odal F_pdf BA_ F_pdf BA_ No_ No_ No_ Nm_ Belanja Langsung Belanja Pegawai Belanja Barang dan jasa Belanja odal F_Pdf BA_ F_Pdf BA_ No_ No_ No_SPJ Gambar 5.0 Sequence Diagram Entry Biaya. Sequence Diagram Entry SPJ Gambar 6. Entity Relationship Diagram 6.2 Spesifikasi Basis Data a. Tabel Kegiatan Nama File : Kegiatan Primary Key : Kd_Kegiatan Gambar 5. Sequence Diagram Entry SPJ 2. Sequence Diagram Cetak Laporan Tabel 6. Tabel Spesifikasii Basis Data Kegiatan b. Tabel Usulan Nama File : Primary Key : No_ Gambar 5.2 Sequence Diagram Cetak Laporan 2. Sequence Diagram Cetak Laporan Tabel 6.2 Tabel Spesifikasi Basis Data c. Tabel Bidang Nama File Primary Key : Bidang : Kd_Bidang Gambar 5.4 Sequence Diagram Cetak Laporan 6. RANCANGAN STRUKTUR BASIS DATA 6. Entity Relationship Diagram Tabel 6.3 Tabel Spesifikasi Basis Data Bidang d. Tabel PPTK Nama File : PPTK Primary Key : No_SK 5

6 Nm_Personil Tabel 6.4 Tabel Spesifikasi Basis Data PPTK e. Tabel Nama File : Primary Key : No_ Tabel 6.9 Tabel Spesifikasi Basis Data Isi j. Tabel Dapat Nama File : Isi Primary Key : No_SPJ dan Kd_Biaya Tabel 6.5 Tabel Spesifikasi Basis Data f. Tabel Personil Nama File Primary Key : Personil : Kd_Personil Tabel 6.0 Tabel Spesifikasi Basis Data Dapat 7. PERANCANGAN TAPILAN PROGRA a. Struktur Tampilan ENU UTAA ASTER TRANSAKSI LAPORAN PERSONIL BIDANG Entry Entry BA CetaK Laporan Cetak Laporan KEGIATAN Entry Entry BA Entry SK PPTK Tabel 6.6 Tabel Spesifikasi Basis Data Personil g. Tabel Biaya Nama File : Biaya Primary Key : Kd_Biaya Entry SPJ Tabel 7. Struktur Hirarki Tampilan. Rancangan Layar a. Rancangan Layar enu Utama Tabel 6.7 Tabel Spesifikasi Basis Data Biaya h. Tabel SPJ Nama File : SPJ Primary Key : No_SPJ Gambar 7.2 Rancangan Layar enu Utama b. Rancangan Layar File aster Tabel 6.8 Tabel Spesifikasi Basis Data SPJ i. Tabel Isi Nama File Primary Key : Isi : No_SK & Gambar 7.3 Rancangan Layar File aster 6

7 c. Rancangan Layar Transaksi Gambar 7.4 Rancangan Layar File Transaksi d. Rancangan Layar Laporan Gambar 7.3 Rancangan Layar Entry j. Rancangan Layar Entry Berita Acara Gambar 7.8 Rancangan Layar Laporan e. Rancangan Layar Personil Gambar 7.4 Rancangan Layar Entry Berita Acara k. Rancangan Layar Entry \ Gambar 7.9 Rancangan Layar Personil f. Rancangan Layar Bidang Gambar 7.5 Rancangan Layar Entry l. Rancangan Layar Entry BA Gambar 7.0 Rancangan Layar Bidang g. Rancangan Layar Kegiatan Gambar 7.6 Rancangan Layar Entry BA m. Rancangan Layar Entry SK PPTK Gambar 7. Rancangan Layar Kegiatan h. Rancangan Layar Biaya Gambar 7.7 Rancangan Layar Entry SK PPTK n. Rancangan Layar Entry SPJ Gambar 7.2 Rancangan Layar Biaya i. Rancangan Layar Entry Gambar 7.8 Rancangan Layar Entry SPJ 7

8 p. Rancangan Layar Cetak Laporan Gambar 7.9 Rancangan Layar Cetak Laporan q. Rancangan Layar Cetak Laporan Gambar 7.20 Rancangan Layar Cetak Laporan 8. PENUTUP. Kesimpulan Sistem komputerisasi di Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, dapat mengurangi terjadinya kesalah penulisan yang selama ini terpakai serta ketepatan dan ketelitian data. Penyimpanan data dalam basis data yang terkomputerisasi akan meminimalkan akses kepada data fisik atau arsip. Dengan begini data atau informasi akan tersimpan dengan aman dan dapat diakses lebih cepat. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi maka dalam pengolahan data dan pembuatan laporan-laporan dalam meningkatkan efisiensi waktu yang dapat digunakan dengan mudah. Keamanan data lebih terjamin karena tidak semua orang dapat mengakses data tersebut. Dapat memaksimalkan tempat penympanan data, karena data tersimpan dalam bentuk server. DAFTAR PUSTAKA Hartono, Jogyanto. Konsep Dasar Informasi : Uraian tentang Konsep Dasar Infromasi, Yogyakarta : Sudjowo, unawar.pemodelan Basis Data Berorientasi Objek : Konsep Dasar Perancangan Sistem, Yogyakarta : Andi, Suherman. A, G. Hariman. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek Dengan UL, edisi pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu, Gordon B Davis Kerangka Dasar Sistem Informasi anajemen, Bagian I Pengantar, Judul asli anagement Information System Conceptual, Foundation, Structure, and Development, keluaran CGraw Hill Kogakusha, Ltd, Tokyo, 974, diterjemahkan oleh Andress S. Adiwardana dan disempurnakan oleh Drs. Bob Widyahartono, dikoreksi oleh staff Institut PP, PT. Pustaka Binaman Pressindo, 992. anajemen Arsip Dinamis, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia Bogor