Kata kunci : Penerbitan Kutipan Akta kelahiran, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangka dan Berorientasi Objek.

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN BANGKA BERORIENTASI OBJEK TATI PURNINGSYIH Program Studi Sistem Informasi STIK Atma Luhur Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung Website : ABSTRAK Perkembangan penerbitan kutipan akta kelahiran dibidang pencatatan sipil semakin lama semakin meningkat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangka., sesuai dengan peraturan daerah nomor 02 tahun 2009 tentang penyelenggaran adminitrasi kependudukan yang memerlukan sarana dan prasarana sehingga proses yang cepat dan akurat dapat terpenuhi untuk meningkatkan partisipasi kualitas dan kuantitas aparatur negara yang memadai. Didalam proses penerbitan kutipan akta kelahiran yang dilakukan sampai saat ini masih menggunakan manual mulai dari penerimaan berkas persyaratan, pencetakan kutipan akta, penulisan kedalam buku register sampai dengan pembuatan laporan yang ditunjukan kepada pejabat kutipan akta kelahiran. Untuk mengatasi hal tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang komputerisasi agar informasi yang diberikan lebih efektif dan efisien dalam mengambil keputusan. aka dibuatlah suatu analisa dan perancangan sistem informasi penerbitan kutipan akta kelahiran yang berorientasi objek dalam membantu proses pengolahan data yang tersistem. Kata kunci : Penerbitan Kutipan kelahiran, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangka dan Berorientasi Objek.. PENDAHULUAN. LATAR BELAKANG Perkembangan penerbitan kutipan akta kelahiran dibidang pencatatan sipil semakin lama semakin meningkat. Oleh karena itu, diperlukan suatu dukungan sistem informasi yang baik. Berbagai status anak yang saat ini resmi diakui dan tercatat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangka antara lain seperti status anak yang lahir dari pernikahan, status anak yang lahir diluar pernikahan dan status anak yang tidak mempunyai asal usul yang jelas misalnya anak temuan (sudah mempunyai ketetapan hukum yang berlaku). Dalam proses penerbitan kutipan akta kelahiran masih mengalami kendala. aka diperlukan suatu sistem informasi yang komputerisasi agar informasi yang diberikan lebih efektif dan efisien dalam mengambil keputusan demi meningkatkan kinerja. aka dibuatlah suatu analisa dan perancangan sistem P enerbitan kutipan akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten bangka berorientasi objek..2 TUJUAN PENULISAN a. Agar proses penerbitan Kutipan Kelahiran dapat dikelola dengan efektif dan efisien. b. Akurasi data penduduk baik di database maupun saat pelaporan data penduduk sangat baik kebenarannya.. c. Terbangunnya citra positif dimata masyarakat karena pelayanannya tepat waktu.

2 KEPALA BIDANG KEPENDUDUKAN SEKSI PENDAFTARAN PENDUDUK SEKSI KARTU KELUARGA DAN KARTU TANDA PENDUDUK KEPALA BIDANG PENGOLAHAN SISTE INFORASI ADINISTRASI KEPENDUDUKAN KEPALA BIDANG PENGOLAHAN DOKUEN KEPALA BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN INFORASI SUB. BAGIAN PERENCANAAN DAN PELAPORAN SUB. BAGIAN UU KEPALA BIDANG PENCATATAN SIPIL SEKSI PENCATATAN PERKAWINAN DAN PERCERAIAN SEKSI PENCATATAN KELAHIRAN DAN KEATIAN SUB. BAGIAN KEUANGAN.3 PERUUSAN ASALAH a. Sering terjadi keterlambatan penerbitan Kutipan karena penerimaan berkas yang masih manual b. Pengolahan data pelaporan tidak lengkap dan mutakhir karena data yang ada di komputer belum tersimpan dengan baik..4 BATASAN ASALAH a. Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Kelahiran meliputi Penerimaan Berkas, Pencetakan dan Penulisan kedalam Buku Register, Penandatanganan dan Penyerahan Kutipan Kelahiran,Pelaporan. b. Pengelolaan data persyaratan akta kelahiran dan penerbitan blangko akta kelahiran..5 ETODOLOGI PENELITIAN a. etode Pengumpulan Data. etode Pengamatan Lapangan (Observasi) 2. etode Wawancara (interview) 3. Studi Kepustakaan (Dokumentasi) b. etode Perancangan Sistem. Unified odeling Language (UL) 2. Normalisasi dan 3. Spesifikasi Basis Data 2. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN 2. STRUKTUR ORGANISASI Struktur Organisaasi pada Satuan Kerja Perangkat Daerah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangka merupakan hal yang sangat penting. enjelaskan wewenang, hak dan tanggung jawab antara Kepala Dinas dan bawahan. KEPALA DINAS SEKRETARIS 2.2 ANALISA SISTE 2.2. Analisa Sistem Berjalan Uraian Prosedur a. Penerimaan Berkas Orang tua membawa berkas persyaratan,, jika memenuhi syarat dicatat nomor urut kedalam buku register dan berkas persyaratan. Lalu membuat tanda terima penyerahan berkas kepada orang tua. Namun, jika tidak memenuhi syarat, petugas pelayanan konfirmasi kepada orang tua. b. Pencetakan dan penulisan kedalam buku register kutipan akta petugas operator terima peryaratan beserta nomor urut. Petugas operator mengetik lampiran kutipan akta berdasarkan nomor tersebut. Kemudian diserahkan kepada kepala bidang capil untuk di paraf pada lampiran kutipan akta. Setelah itu, menyerahkan ke petugas operator untuk mencetak kutipan akta kelahiran. Lalu berkas persyaratan, lampiran kutipan akta dan kutipan akta diberikan kepada petugas pelayanan untuk di catat kedalam buku register. c. Penandatanganan dan Penyerahan Kutipan lampiran kutipan akta, berkas persyaratan dan buku register diserahkan oleh petugas ke pajabat kutipan akta. Pejabat kutipan akta menandatangani kutipan akta kelahiran, lampiran kutipan akta dan buku register. Kemudian diserahkan kepada petugas pelayanan untuk di cap stempel kutipan akta kemudian diserahkan kepada orang tua dan orang tua menerima berdasarkan tanda terima penyerahan berkas. Petugas pelayanan menyimpan lampiran kutipan akta, berkas persyaratan dan buku register. d. aporan Petugas pelayanan merekapitulasi lampiran kutipan akta, berkas persyaratan dan buku register. Kemudian menyerahkanya kepada pejabat kutipan akta sebagai laporan penerbitan kutipan akta kelahiran dalam setiap satu bulan sekali. Gambar III. Struktur Organisasi 2

3 Petugas Operator Entry Kutipan Anak didalam Cetak Kutipan Anak didalam Entry Kutipan Anak diluar Cetak Kutipan Anak diluar Entry Kutipan Anak yang tidak mempunyai Asal Usul Cetak Kutipan yang tidak mempunyai Asal Usul Orang tua kandung Ibu kandung Orang tua angkat Pejabat Kutipan embawa Berkas enyerahkan Berkas Terima Konfimasi Tidak emenuhi Syarat Konfirmasi Pembatalan Penyerahan Berkas Petugas Pelayanan Orang tua Kandung Dapat Tanda Terima Penyerahan Berkas Petugas Pelayanan emberikan Berkas Terima Kutipan, Berkas dan Lampiran Kutipan Catat Kutipan ke dalam Buku Register enyerahkan Kutipan, Lampiran Kutipan, Terima Kutipan Anak, Lampiran Kutipan, Cap Stempel Kutipan Simpan Lampiran Kutipan, Berkas dan Buku Register enyerahkan Kutipan [Tidak emenuhi Syarat] Konfirmasi Tidak emenuhi Syarat Petugas Operator Terima Berkas Ketik Lampiran Kutipan enyerahkan Berkas dan Lampiran Kutipan emeriksa Berkas Terima Berkas persyaratan dan Lampiran Kutipan Cetak Kutipan Kelahiran enyerahkan Kutipan, Berkas dan Lampiran Kutipan Pejabat Kutipan Petugas Pelayanan [emenuhi Syarat] Terima Kutipan, Lampiran Kutipan, Tanda Tangan Kutipan, Lampiran Kutipan dan Buku Registers emberikan Kutipan, Lampiran Kutipan, : Petugas Operator : Form Entry Data Ayah : Control Entry Data Ayah Data Ayah ( ) Data Ayah ( ) Ayah Ayah Ayah Catat Nomor Urut ke dalam Buku Register dan Berkas : Ayah Buat Tanda Terima Penyerahan Berkas Kepala Bidang Capil Terima Berkas dan Lampiran Kutipan Paraf Lampiran Kutipan emberikan Berkas dan Lampiran Kutipan Orang tua Kandung Terima Kutipan Kelahiran 3. Analisa Sistem Usulan Perancangan sistem perangkat lunak digambarkan dengan model analisis menggunakan diagram use case serta dilanjutkan dengan model desain. Untuk membantu perancangan dan melengkapi dokumentasi perancangan digunakan perancangan dengan basis UL. a. Usecase Penerimaan Berkas Entry Data Ayah Entry Data Ibu Orang tua Kandung 4. Activity Diagram a. Activity Diagram Penerimaan Berkas Gambar III.6. Activity Diagram Penerimaan Berkas b. Activity Diagram Pencetakan dan penulisan kedalam buku register kutipan akta Petugas Operator Entry Data Anak Entry Data Pejabat Kutipan Pejabat Kutipan Gambar III.2. Diagram Usecase Penerimaan Berkas b. Usecase Pendaftaran Berkas didalam <<include>> Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas didalam Orang tua Kandung Gambar III.7. Activity Diagram Pencetakan dan penulisan kedalam buku register kutipan akta c. ctivity Diagram Penandatanganan dan Penyerahan Kutipan Petugas Operator <<include>> Berkas diluar Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas diluar Ibu Kandung <<include>> Berkas Asal Usul Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Asal Usul Orang tua Angkat Gambar III.3. Diagram Usecase Pendaftaran c. secase Pencetakan Kutipan Kelahiran Gambar III.8. Activity Diagram Penandatanganan dan Penyerahan Kutipan d. Activity Diagram Laporan Petugas Pelayanan Pejabat Kutipan erekapitulasi Lampiran Kutipan, enyerahkan Lampiran Kutipan, Terima Lampiran Kutipan, Berkas, dan Buku Register sebagai laporan Gambar III.4. Diagram Usecase Pencetakan Kutipan Krlahiran d. Usecase Laporan Gambar III.9. Activity Diagram Laporan 5. Sequence Diagram a. equence Diagram Data Ayah Kelahiran Anak didalam Petugas Operator Kelahiran Anak diluar Pejabat Kutipan Kelahiran Anak tanpa Asal Usul Gambar III.5. Diagram Usecase Laporan 3

4 : Petugas Operator : Petugas Operator Data Ibu ( ) Data Anak ( ) : Form Entry Data Ibu : Control Entry Data Ibu : Ibu Get Nik_ibu ( ) Data Ibu ( ) Ibu Ibu Ibu : Form Entry Data Anak : Control Entry Data Anak Data Anak ( ) Anak Anak Anak Get Nik_ibu ( ) : Petugas Operator : From Entry Pejabat Kutipan : Control Entry Data Pejabat Kutipan Data Pejabat Kutipan ( ) : Petugas Operator : Form Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Persyarat... Nik_ayah ( ) Nik_ibu ( ) Auto Tgl_pelapor Get ( ) Nik_ayah ( ) Nik_anak ( ) Nik_anak ( ) Nik_pjb () Data ( ) Get Nip_pjb ( ) Data Pejabat Kutipan ( ) Pejabat Kutipan Pejabat Kutipan Pejabat Kutipan : Control Entry Tanda Terima Penyerah... Get ( ) : Kutipan An... Nik_ibu ( ) Get Nik_ibu ( ) Ayah Ibu Anak Pejabat Nik_pjb () Data ( ) Get Nip_pjb () Get Nip_pjb ( ) : Anak : Pejabat Kutipan : Ayah : Ibu : Anak : Pejabat Kutipan : Petugas Operator : Form Cetak Tanda Terima Penyerahan Berkas Persyarat... Kutipan ( ) Get ( ) Kutipan ( ) : Petugas Operator : Form Cetak Kutipan Anak didalam Kutipan ( ) Data Kutipan ( ) Auto Tgl_pelapor kutipan ( ) View kutipan ( ) Get ( ) Kutipan ( ) Kutipan... Data Kutipan ( ) Data Kutipan ( ) View Kutipan ( ) : Petugas Operator : Form Kelahiran Anak didalam Tanggal Tanggal View Laporan ( ) View Kutipan : Control Cetak Kutipan An... Keluar : Control Cetak Laporan Kutipan Kelahir... : Control Cetak Tanda Terima Penyerah... Get ( ) Get ( ) Get ( ) Get ( ) : Kutipan Anak didalam Get Kutipan ( ) Get Data Ayah ( ) : Kutipan An... Get ( ) : Kutipan An... Get Data Ibu ( ) Get Nik_ibu ( ) : Kutipan An... Get Nip_pjb ( ) Get Data Anak ( ) : Kutipan Anak didalam Pernikah... Get Nik_ibu ( ) : Ayah : Ibu : Anak : Pejabat Kutipan : Ayah : Ibu : Anak : Pejabat Kutipan Get Data Pejabat Kutipan ( ) : Ayah : Ibu : Anak : Pejabat Kutipan Get Nip_pjb ( ) Gambar III.0. Sequence Diagram Data Ayah b. equence Diagram Data Ibu Anak didalam Gambar III.. Sequence Diagram Data Ibu c. equence Diagram Data Anak Gambar III.5. Sequence Diagram Cetak Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan Anak didalam. g. Sequence Diagram Cetak Kutipan Kelahiran Anak didalam yang sah Gambar III.2. Sequence Diagram Data Anak d. equence Diagram Data Pejabat Kutipan Gambar III.3. Sequence Diagram Data Pejabat Kutipan e. Sequence Diagram Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan Anak didalam Gambar III.6. Sequence Diagram Cetak Kutipan Anak didalam h. Sequence Diagram Cetak Laporan Kutipan Anak didalam Gambar III.7. Sequence Diagram Cetak Laporan Kutipan Anak didalam Gambar III.4. Sequence Diagram Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan Anak didalam. f. Sequence Diagram Cetak Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan 6. RANCANGAN STRUKTUR BASIS DATA 6. ERD 4

5 AYAH Nik_ayah Nm_ayah Almt_ayah Agm_ayah Templhr_ayah Tgllhr_ayah Kwg_ayah IBU Nik_ibu Nm_Ibu Almt_ibu Agm_ibu Templhr_ibu Tgllhr_ibu Kwg_ibu lengkap Nik_ibu Nik_ayah lengkap isi Nik_-ibu No_Blangko Tgl_terbit Kutipan Anak didalam Tgl_pelapor No_dokter No_kades No_sbkk No_surnik No_ktpsaksi Kutipan Anak diluar dapat Tgl_pelapor No_dokter No_kades Tgl_pernyataan No_sbkk No_ktpsaksi Kutipan Kelahiran Anak diluar punya Nik_anak TTD Nip_pjb punya ANAK Nik_anak Nm_anak Kode_anak Almt_anak Templhr_anak Tgllhr_anak Pkllhr_anak Nik_anak Jml_anak Jnskelam_anak Jnskelah_anak Kwg_anak dapat buat punya Nik_anak Nik_ibu No_blangko Tgl_terbit No_Blangko Tgl_terbit Kutipan Kelahiran Anak didalam yang sah Tgl_pelapor No_polisi No_dokter No_kades No_sbkk No_surnik No_ktpsaksi Kutipan Anak yang tidak mempunyai Asal Usul yang jelas dapat Kutipan Kelahiran Anak yang tidak mempunyai Asal Usul yang jelas TTD buat Nik_ayah Kode_anak Nip_pjb Kode_anak Nip_pjb TTD Pejabat Kutipan Nip_pjb Nm_pjb Jbt_pjb Pgk_pjb Gol_pjb Kewen_pjb e. Tabel Kutipan Nama Tabel : Data Kutipan Anak didalam Primary Key : Gambar III.8 ER-Diagram 6.2 Spesifikasi Basis Data a. Tabel Ayah Nama Tabel : Data Ayah Primary Key : Nik_ayah Tabel 3.5 Struktur Tabel f. Tabel Kutipan Nama Tabel : Data Kutipan Anak diluar Primary Key : Tabel 3. Struktur Tabel Ayah b. Tabel Ibu Nama Tabel : Data Ibu Primary Key : Nik_ibu Tabel 3.2 Struktur Tabel Ibu c. Tabel Anak Nama Tabel : Data Anak Primary Key : Nik_anak Tabel 3.3 Struktur Tabel Anak d. Tabel Pejabat Kutipan akta Nama Tabel : Data Pejabat Primary Key : Nip_pjb Tabel 3.6 Struktur Tabel g. Tabel Kutipan Nama Tabel : Data Kutipan Anak yang tidak Primary Key : Tabel 3.7 Struktur Tabel h. Tabel Kutipan Nama Tabel : Data Kutipan Kelahiran Anak didalam Primary Key : No_akta Tabel 3.8 Struktur Tabel Kutipan Tabel 3.4 Struktur Tabel Kutipan i. Tabel Kutipan Nama Tabel : Data Kutipan Kelahiran Anak diluar pernikahan Primary Key : No_akta 5

6 Entry Data Pejabat Kutipan ENU UTAA SISTE INFORASI PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN BANGKA Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan Anak didalam Berkas Kutipan Kelahiran Anak didalam Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan Anak diluar Berkas Kutipan Kelahiran Anak diluar Entry Tanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan Anak yang tidak mempunyai Asal Usul yang jelas Berkas Kutipan Kelahiran Anak yang tidak mempunyai Asal Usul yang jelas Cetak Kutipan Anak didalam Cetak Kutipan Anak diluar Cetak Kutipan Anak yang tidak mempunyai Asal Usul yang jelas LAPORAN Kelahiran Anak didalam Kelahiran Anak diluar Kelahiran Anak yang tidak 3. Rancangan Layar Entry Data Ayah Tabel 3.9 Struktur Tabel Kutipan j. Tabel Kutipan Nama Tabel : Data Kutipan Kelahiran Anak yang tidak mempunyai Asal Usul yang jelas Primary Key : No_akta Gambar III.23 Rancangan Layar Entry Data Ayah 4. Rancangan Layar Entry Data Ibu Tabel 3.0 Struktur Tabel Kutipan 7. PERANCANGAN TAPILAN PROGRA a. Struktur Tampilan Gambar III.24 Rancangan Layar Entry Data Ayah Ibu 5. Rancangan Layar Entry Data Anak ASTER PENDAFTARAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN Entry Data Ayah Entry Data Ibu Entry Data Anak Gambar III.9 Struktur Tampilan Gambar III.25 Rancangan Layar Entry Data Ayah Anak 6. Rancangan Layar enu Pendaftaran. Rancangan Layar enu Utama Gambar III.20 Rancangan Layara enu Utama 2. Rancangan Layar enu aster Gambar III.26 Rancangan Layar enu Pendaftaran 7. Rancangan Layar Entry Tanda kelahiran Anak didalam Gambar III.22 Rancangan Layar enu aster Gambar III.27 Rancangan Layar Entry Tanda kelahiran Anak didalam 6

7 9. Rancangan Layar Entry Tanda kelahiran Anak didalam Kutipan kelahiran Anak yang tidak 3. Rancangan Layar Cetak Tanda kelahiran Anak yang tidak Gambar III.28 Rancangan Layar Entry Tanda kelahiran Anak didalam 0. Rancangan Layar Entry Tanda kelahiran Anak diluar Gambar III.32 Rancangan Layar CetakTanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan kelahiran Anak yang tidak 3. Rancangan Layar enu Kutipan Gambar III.29 Rancangan Layar Entry Tanda kelahiran Anak diluar pernikahan. Rancangan Layar Cetak Tanda kelahiran Anak diluar Gambar III.33 Rancangan Layar enu Kutipan 4. Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak didalam pernikahan Sysdate Gambar III.30 Rancangan Layar CetakTanda Terima Penyerahan Berkas Kutipan kelahiran Anak diluar pernikahan 2. Rancangan Layar EntryTanda kelahiran Anak yang tidak Gambar III.3 Rancangan Layar EntryTanda Terima Penyerahan Berkas Gambar III.34 Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak didalam 5. Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak diluar Gambar III.35 Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak diluar 6. Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak yang tidak 7

8 Sysdate Gambar III.36 Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak yang tidak 7. Rancangan Layar enu Laporan Gambar III.37 Rancangan Layar enu Laporan 8. Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak didalam 8. PENUTUP Kesimpulan Bahwa untuk kelancaran dan tertib administrasi proses penerbitan kutipan akta kelahiran diperlukan suatu perancangan sistem informasi yang lebih baik. Dengan diterapkannya perancangan sistem informasi yang lebih baik maka dapat disimpulkan sebagai berikut, dapat memberi kemudahan dalam mengaplikasi sistem informasi penerbitan kutipan akta kelahiran, emberikan informasi yang bermutu kepada pimpinan, Proses pendataan maupun pelaporan dapat tertata dengan baik pula sehingga dinas yang melaksanakannya berfungsi sesuai aturan dan harapan pada bidang yang mengelola hal tersebut, dengan sistem informasi penerbitan kutipan akta kelahiran yang lebih baik dapat mengatasi kendala dalam ketepatan waktu dalam penerbitan dan akurasi data dapat dikelola secara terukur. Gambar III.38 Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak didalam 9. Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak diluar pernikahan Gambar III.39 Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak diluar 20. Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak yang tidak Gambar III.40 Rancangan Layar Cetak Kutipan Anak yang tidak DAFTAR PUSTAKA Bangka Bupati, odul Kependudukan dan Catatan Sipil, Sungailiat: Pemerintah Kabupaten Bangka. Dirjen Kependudukan dan Catatan Sipil RI, 2009.odul Pengolahan Database Kependudukan, Jakarta: Kementrian Dalam Negeri RI H, Jogiyanto Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta: ANDI Hoyor, Ahmad Syafran Buku Panduan Dalam Rangka Tertib Administrasi Kependudukan, Sungailiat: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangka Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: ANDI PP RI No. 37 tahun 2007, UU No. 23 tahun tentang Administrasi Kependudukan, Jakarta: Dirjen Administrasi Kependudukan Depdagri Sutabri, Tata Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta: ANDI Turban, Efraim, dkk Introduction To Information Technology, Jakarta: Salemba Infotek 8