ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA KANTOR GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENANGANAN SURAT PADA KANTOR GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN ETODOLOGI BERORIENTASI OBJEK Citra ega Lissha Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel ABSTRACT Bangka Belitung Governor's Office is a government agency Bangka Belitung Province which is located at Komplek Perkantoran dan Terpadu Pemerintah island province Bangka Belitung Kel. Air Itam, lot number of letters received at the TU Head of the Office of Governor of Bangka Belitung making process becomes inefficient mail archiving so necessary for a mail archiving information system TU Leadership section of Bangka Belitung Governor's Office. Currently the process of filing a letter to the Office of Governor of Bangka Belitung still manual and therefore frequent mistakes in the letter that such archiving data search will be inefficient in terms of time and energy, difficulty in clarifying the type and form of code letters and numbers letters and preparing reports that are not handling mail effectively and efficiently by using a manual system. To overcome these problems, we need a system of mail-handling information more structured in order to speed up the search existing data, coding letters and numbers letters and preparing reports, so that the necessary information system handling letters that are considered part of TU Leader can help Islands Governor's Office Bangka Belitung. Keywords: Information Systems, Office of the Governor of the islands of Bangka Belitung, handling Letters. Pendahuluan. Latar Belakang Teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat. Hal ini merupakan salah satu pemicu terjadinya perubahan cara berfikir manusia untuk dapat memperoleh informasi yang tepat dan akurat secara cepat. Komputer merupakan alat bantu pemecahan masalah manusia untuk memproses suatu data agar menjadi sebuah informasi keuntungan lain dari komputer adalah kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi yang dibutuhkan, sehingga lebih efisien dalam pengunaan waktu, estimasi kesalahan relatif kecil dan kemudahan dalam penyimpanan data. Salah satu permasalahan utamanya adalah bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang berguna, dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. asalah lain yang muncul menyangkut surat adalah arsip atau penyimpanan. Saat ini pengelolaan surat dan arsip di lingkungan bagian tata usaha pimpinan masih menggunakan metode berkas. Setiap surat yang diterima oleh setiap unit kerja, biasanya harus direkap secara manual untuk arsip. Surat keluar akan dibuat salinan copy terlebih dahulu kemudian diletakan kedalam rak. Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengambil bahasan tersebut dengan judul ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENANGANAN SURAT PADA KANTOR GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN ETODOLOGI BERORIENTASI OBJEK dengan tujuan agar dapat memecahkan masalah yang timbul di instansi tersebut..2 Rumusan asalah Penyusunan skripsi ini akan menguraikan bagaiman proses menganalisa dan merancang sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk penanganan surat yang menggunakan sistem berjalan dan menimbulkan masalah seperti : a. Kesulitan untuk menemukan kembali/pencarian (searching) surat jika di butuhkan pada masa yang akan datang.

2 b. Kesulitan dalam jenis pengklarifikasian dalam bentuk kode surat dan nomor surat. c. embutuhkan waktu yang cukup lama untuk pembuatan laporan penanganan surat..3 Batasan asalah Dalam hal ini penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan. Batasan masalahnya adalah mulai dari penanganan surat masuk, surat keluar, surat nota dinas, surat tugas, surat pernyataan dan surat keputusan sampai surat tersebut di cetak laporannya pada Kantor Gubernur Kepulauan Bangka Belitung didalam sebuah database dengan menggunakan program aplikasi icrosoft Studio 2008, icrosoft Access 2007 untuk Database, dan menggunakan icrosoft Visio 2007 dan Rational Rose Enterprise Edition sebagai program aplikasi pendukung dalam pembuatan sistem..4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat menjadi lebih efektif, cepat, akurat, efisiensi. b. enciptakan manajemen surat (mail handling) yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada sehingga meminimalisasikan kesalahan yang timbul dalam penanganan surat pada kantor gubernur kepulauan bangka belitung. c. Adanya suatu sistem yang lebih praktis, mudah pelaksanannya serta dapat dipertanggung jawabkan. d. empermudah dalam pembuatan laporan sehingga laporan dapat di sajikan dengan cepat dan tepat waktu. 2. Landasan Teori 2. Konsep Dasar Sistem Informasi Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. enurut Abdul (2003:54) pada dasarnya, sistem adalah : Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. enurut Jeffery L. Whitten (2004:27) definisi informasi adalah data yang telah diproses atau disusun kedalam suatu format lebih berarti untuk seseorang, informasi dibentuk dari kombinasi data yang dengan penuh harapan dapat mempunyai arti bagi penerimanya. 2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek a. Activity Diagram enurut unawar (2005:09) Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika procedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram digunakan untuk menganalisis behaviour dengan use case yang lebih kompleks dan menunjukkan interaksiinteraksi di antara mereka satu sama lain. b. Analisa Dokumen an Analisa keluaran adalah analisa mengenai dokumen dokumen keluaran yang dihasilkan dari sebuah sistem. c. Analisa Dokumen asukan Analisa masukan adalah bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem yang sedang berjalan. Tujuan analisa masukan adalah memahami prosedur berjalan. d. Use Case Diagram Use Case Diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Yang ditekankan dalam Use Case Diagram adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana sistem itu melakukannya. e. Deskripsi Use Case Deskripsi use case adalah bagaimana sistem berinteraksi dan bereaksi. Prilaku ini merupakan aktifitas sistem yang bisa dilihat dari luar dan bisa diuji. Perilaku sistem ini dicapture didalam use case. Use case sendiri mendeskripsikan sistem, lingkungan sistem, serta hubungan antara sistem dengan lingkungannya. f. Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram adalah Peter Chan yang dibuat sebagai bagian dari perangkat lunak case. odel ERD adalah suatu penyajian data dengan menggunakan entity dan relationship. Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antara data yang ada dan tidak menggambarkan proses proses yang terjadi. g. Trnsformasi ERD Ke LRS Kolom relasi atau tabel menunjukan atribut file yang merupakan suatu data field kumpulan pada data field disebut dengan dominan, sedangkan masing-masing dari record didalam data disebut engan tuple. Setiap tuple atau record mempunyai kunci yang unik (key field) yang terdiri dari primary key (kunci primer) dan foreign key (kunci asing). 2

3 h. Logical Record Struktur (LRS) Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. i. Tabel/Relasi adalah koleksi objek yang terdiri dari sekumpulan elemen yang diorganisasi secara kontinyu, artinya memori yang dialokasi antara satu elemen dengan elemen yang lainya mempunyai address yang berurutan. j. Spesifikasi Basis Data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan tersimpan diluar komputer serta digunakan perangkat lunak (software) tertentu untuk memanipulasinya. k. Identifiksi Kebutuhan Identifikasi kebutuhan (requirement) merupakan kebutuhan yang ditentukan oleh pengguna atau pemilik sistem. Salah satu kebutuhannya yaitu functional requirement. Functional requirement merupakan spesifikasi halhal yang harus dilakukan oleh sebuah sistem. l. Rancangan Dokumen an Rancangan keluaran ini dimaksudkan untuk memberi gambaran mengenai keluaran dari sebuah sistem yang diusulkan. Data yang telah diolah menjadi infomasi pada sistem ini memiliki berbagai keluaran sesuai dengan penggunaan sistem. m. Rancangan Dokumen asukan Rancangan masukan ini dimaksudkan untuk memberi gambaran mengenai masukan dari sebuah sistem yang diusulkan. Data yang telah diolah menjadi infomasi pada sistem ini memiliki berbagai masukan sesuai dengan penggunaan sistem. n. Rancangan Layar Program Rancangan tampilan merupakan bentuk tampilan sistem layar komputer sebagai antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang. o. Sequence Diagram Sequence Diagram menunjukan secara detail bagaimana objek saling berhubungan satu sama lain dari waktu ke waktu, dan collaboration diagram menunjukan bagaimana objek bekerja sama dalam bentuk ututan pesan untuk memenuhi fungsionalitas dari suatu use case. 2.3 Teori Pengelolaan Proyek Definisi anajemen Proyek menurut PBOK (Project anagement Body of Knowledge) adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat alat, dan tehnik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek. 3. Pengelolahan Proyek 3. Project Execution Plan Pelaksanaan Rencana Proyek (PEP) adalah dokumen operasional untuk proyek yang direncanakan. Hal ini dimiliki, dipelihara dan dimanfaatkan oleh manajer proyek dan tim proyek untuk mendukung pengiriman output proyek yang telah disepakati. 3.2 Penjadwalan Proyek endefenisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. 3.3 RAB (Rencana Anggaran Biaya) Rencana Anggaran Biaya (RAB) suatu bangunan atau proyek adalah perhitungan banyaknya biaya yang diperlukan untuk bahan dan upah, serta biaya-biaya lain yang berhubungan dengan pelaksanaan bangunan atau proyek tersebut. 4. Analisa dan Perancangan Sistem 4. Use case Diagram a. aster Staf TU Pimpinan Entry Data Rincian Kode Klasifikasi (RKK) Entry Data Pegawai Entry Data Bagian Gambar Use case diagram master 3

4 b. Transaksi 4.2 Entity Relationship Diagram (ERD) Surat Tugas Terima Pegawai Entry Surat asuk Cetak Surat Kd_STugas Tgl_STugas Tujuan_Perjalanan Lama_Perjalanan Ket_STugas Tgl_asukST Kd_STugas Buat Kd_STugas Kd_Pegawai Nama_Pegawai Kd_Pegawai Nip Pangkat_Gol Pangkat_Tmt Jabatan_Nm Jabatan_Tmt sk_thn sk_bln Latjab_Nm Latjab_Bln_Thn Latjab_Jml_Jam Pendidikan_Nm Pendidikan_Tk Tempat_Tgl_Lahir Cat_utasi Ket Cetak Surat Tugas Sekretaris Cetak Surat Keputusan Kd_SNotaDinas Ada Kd_S Tgl_S Tembusan Tgl_asukSK Surat Buat Bagian Kd_S Kd_S Nm_Bagian Cetak Surat Entry Surat Nota Dinas Cetak Disposisi <<include>> Entry Disposisi Kd_SNotaDinas Tgl_SNotaDinas Kd_S Surat Nota Dapat Kd_SKeputusan Dinas Serah Hal Tgl_asukSND Beri Instansi Terima Surat Keputusan Punya Dapat Kd_SNotaDinas Kd_SKeputusan Kd_SKeputusan Kd_Disposisi Nm_Kantor Kd_SNotaDinas Kd_SNotaDinas Tgl_SKeputusan Kd_RKK No_Telp Tgl_asukSKP Ada Kirim RKK Kd_Sasuk Kd_Sasuk Kd_RKK Kd_RKK Nm_RKK Surat Kd_S Tgl_S Tgl_asukSP Serah Kd_S Gambar 2 Use case diagram transaksi c. Laporan Disposisi Kd_Disposisi Surat_Dari Tgl Diterima_Tgl No_Agenda Ket_Disposisi Dapat Kd_Sasuk Kd_Disposisi Kd_Sasuk Tgl_Sasuk Hal Tgl_Terima Surat asuk Teima Kd_Sasuk asuk Gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.3 Struktur Tampilan ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENANGANAN SURAT PADA KANTOR GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG Staf TU Pimpinan Tugas aster Transaksi Laporan Cetak Laporan Surat Keputusan Entry Data Rincian Kode Klasifikasi (RKK) Entry Surat asuk asuk Cetak Laporan Surat Entry Data Pegawai Cetak Surat Cetak Surat Tugas Tugas Nota Dinas Entry Data Bagian Cetak Surat Keputusan Keputusan Gambar 3 Use case diagram laporan Cetak Surat Entry Surat Nota Dinas Nota Dinas Cetak Disposisi Gambar 5 Gambar Struktur Tampilan 4

5 4.4 Rancangan Layar a. Rancangan Layar enu Utama enu Utama ASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR d. Rancangan Layar enu Transaksi enu Utama ASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR Entry Surat asuk Cetak Surat Cetak Surat Tugas Cetak Surat Keputusan Cetak Surat Entry Surat Nota Dinas Cetak Disposisi SISTE INFORASI PENANGANAN SURAT PADA Komplek Perkantoran & Pemukiman Terpadu Komplek Perkantoran & Pemukiman Terpadu Gambar 6 Rancangan Layar enu Utama Gambar 9 Rancangan Layar enu Transaksi e. Rancangan Layar Cetak Surat b. Rancangan Layar enu aster Cetak Surat enu Utama ASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR Entry Data Rincian Kode Klasifikasi (RKK) Entry Data Pegawai Entry Data Bagian Data Surat Kode Surat Tanggal Surat Nomor Surat Tembusan Auto Sysdate Data Instansi Kode Instansi Nama Kantor Nomor Telepon Data Bagian Cari Tanggal asuk Surat Sysdate Kode Bagian Cari Nama Bagian Komplek Perkantoran & Pemukiman Terpadu Tombol Simpan Cetak Batal Gambar 0 Rancangan Layar Cetak Surat Gambar 7 Rancangan Layar enu aster c. Rancangan Layar f. Rancangan Layar Data Instansi Kode Instansi Nama Kantor Nomor Telepon Komplek Perkantoran dan Pemukiman Terpadu LAPORAN SURAT KELUAR Periode Pilih S/D Pilih No Kode Instansi Nama Kantor Nomor Telepon Cetak Tombol Simpan Ubah Hapus Batal Gambar Rancangan Layar Gambar 8 Rancangan Layar 5

6 4.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram c. Sequence Diagram : Staf TU Pimpinan : FrmenuUtama : FrmLapSurat : CtrlLapSurat : Surat : Bagian : Instansi : Staf TU Pimpinan : FrmenuUtama : FrmInstansi : CtrlInstansi : Instansi instansi() instansi() Pilihperiode() Pilihperiode() Simpaninstansi() Simpaninstansi() Simpaninstansi() instansi() Ubahinstansi() Ubahinstansi() instansi() Ubahinstansi() Cetaklapsuratkeluar() Cetaklapsuratkeluar() Hapusinstansi() Hapusinstansi() Hapusinstansi() lapsuratkeluar() instansi() Batalinstansi() Batalinstansi() Kosongkan() Gambar 4 Sequence Diagram Gambar 2 Sequence Diagram b. Sequence Diagram Cetak Surat : Staf TU Pimpinan : FrmenuUtama : FrmSurat : CtrlSurat : Surat : Instansi : Bagian suratkeluar() Cariinstansi() Caribagian() Simpansuratkeluar() Cetaksuratkeluar() Batalsuratkeluar() Auto() suratkeluar() instansi() bagian() Simpansuratkeluar() Cetaksuratkeluar() suratkeluar() Batalsuratkeluar() Kosongkan() Simpansuratkeluar() 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Setelah melakukan riset pada kantor gubernur kepulauan bangka belitung dan mempelajari masalah masalah yang dihadapi dan solusi permasalahan yang telah diusulkan, maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya sistem penanganan surat yang terkomputerisasi, maka pengolahan surat, penyajian informasi akan lebih cepat serta keamanan data akan lebih terjamin karena tempat atau media penyimpanan lebih terjaga. b. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat mempermudah dalam memberikan informasi kepada pengguna, sehingga membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat. c. Pembuatan laporan dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, teliti, dan rapi dikarenakan peyediaan data dan informasi yang baik. d. Dalam pencarian data yang ada menjadi lebih mudah dan cepat karena data yang tersedia sudah terkomputerisasi sehingga hal tersebut dapat meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja. Gambar 3 Sequence Diagram Cetak Surat 5.2 Saran Adapun beberapa hal yang dapat disampaikan sebagai bahan masukan antara lain : 6

7 a. Perlu adanya pelatihan khusus untuk user (bagian) yang nantinya akan menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga sistem yang telah dibangun dapat berfungsi dengan baik. b. Untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti hilangnya data, perlunya pemeliharaan secara berkala terhadap sistem yang terkomputerisasi. c. Perlu adanya ketelitian dalam memasukkan data, sehingga informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. d. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang terbaik untuk menghindari berbagai kesalahan. [Whitten, 2004] Whitten, Jeffrey L System Analysis and design ethods.6 th ed. New York : c Geaw-Hill. DAFTAR PUSTAKA [Abdul, 2003] Abdul Kerangka Dasar Sistem Informasi anajemen. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo. [Barthos, 2003] Barthos, Basir anajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara. [Gie, 2000] Gie, The Liang Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : odern Liberty. [Jogiyanto, 2005] Jogiyanto Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. [oekijat, 2006] [unawar, 2005] oekijat Pembimbing Administrasi dan Suratmenyurat. Bandung : andar aju. unawar Pemodelan Visual dengan UL. Yogyakarta : Graha Ilmu. [Supriyanto,2005] Supriyanto, Aji Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Infotek. [Sutopo, 2002] Sutopo, Hadi Ariesto Analisis dan Desain Berorientasi Objek. Yogyakarta : J&J Learning. 7