RANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARMASI RSUD DEPATI HAMZAH PANGKALPINANG. Fadilah

Transkripsi

1 RANCANGAN SISTE INFORASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARASI RSUD DEPATI HAZAH PANGKALPINANG Fadilah Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak Installing Pharmacy is an institution that engaged in purchasing and selling medicine. Besides, this business is important for installing pharmacy. In this process, there are a lot of data and they are processed manually. This study aims at building an Information System of Inventory Control that will be applied in installing pharmacy as a data processor and to change the manual system to a computerized system accurately. The advantage of this system is its speed and accuracy in processing the data. oreover, it can facilitate employees in retrieving information, and performing the installing pharmacy, particularly for stock control of the medicine in storehouse. Kata Kunci : Key word : Data, System, Information, Inventory, Pharmacy. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi dan Kemajuan teknologi yang berkembang begitu pesat, dan sebagai Rumah Sakit yang lahir di era modernisasi tentunya harus selalu up to date agar dapat bersaing untuk memberikan yang terbaik. Untuk itu setiap rumah sakit memerlukan dukungan teknologi komputer. enjadikan mereka dalam melaksanakan suatu pekerjaan lebih cermat dalam mengamati pekerjaan yang dimiliki, karena komputer merupakan penunjang utama bagi sistem informasi di era modern saat ini. Komputer sebagai sarana pengolah data dapat membantu manusia dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat, tepat dan akurat. Ada beberapa hal yang dapat menimbulkan kendala pada suatu sistem yangdijalankan secara manual, diantaranya adalah banyaknya jumlah data yang diolah, kerumitan dalam pemprosesan suatu data, terbatasnya waktu yang digunakan dalam mengolah data dan data yang beraneka ragam. Begitu pula dalam suatu rumah sakit khususnya RSUD Depati Hamzah Pangkalpinang, yang bergerak pada Instalasi Farmasi khusus nya bidang Inventory Kontrol (Pengawasan dalam suatu Persediaan Obat), menggunakan sistem yang masih dikerjakan dengan cara manual, akan terbentur pada kendala seperti tersebut di atas, sehingga akan mengurangi kinerja Rumah Sakit. Peranan komputer di sini akan sangat menunjang sekali dalam menjaga dan memberikan dukungan pada sistem agar lebih baik, seperti : a. Dapat menghasilkan informasi yang lebih baik. b. emperbaiki atau mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada sistem yang dikerjakan secara manual.

2 c. Efisiensi dalam segi waktu dan tenaga. d. enjaga keakuratan data. Hal tersebut yang mendasari penulis untuk mengangkat masalah tersebut dan sebagai usaha untuk dapat memberikan solusi atau jalan keluar atas kerumitan masalah yang ada khususnya dibagian Instalasi Farmasi dengan tujuan untuk mempermudah dan mempercepat operasional kerja yang berkaitan dengan kegiatan pengolahan data agar lebih efektif dan efisien sehingga akan lebih mempercepat dalam pencapaian tujuan. 1.2 Perumusan asalah Sehubungan dengan hal tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: a. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi yang mampu mengatasi masalah dalam pengelolaan Inventory Kontrol Pada Obat b. Bagaimana dalam proses pencarian data Obat dapat memudahkan petugas dalam pencarian data tersebut. c. Bagaimana sistem yang dibuat tersebut nantinya dapat mempercepat proses penyampaian laporan-laporan kepada pimpinan. 1.3 Batasan asalah Dalam memusatkan masalah yang ada, agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka penulis hanya membatasi masalah pada proses Inventory Kontrol pada Instalasi Farmasi, mulai dari transaksi proses pemesanan Obat, proses penerimaan obat, proses permintaan obat, proses pemusnahan obat Kadaluarsa, proses penyimpanan obat sampai pada pembuatan laporan mengenai transaksi-transaksi yang ada pada Instalasi farmasi tersebut. 1.4 etode Penelitian Dalam rangka penulisan ini penulis melakukan pengumpulan bahan yang di perlukan untuk menganalisa dari sistem yang sedang berjalan. Adapun metode pendekatan yang di gunakan adalah sebagai berikut: a. Penelitian lapangan Penelitian lapangan dilakukan secara langsung ke Kantor Kelurahan Pasir Garam dengan mengadakan: 1) Pengamatan (observasi) 2) Wawancara (interview) 3) etode kepustakaan b. Analisa Sistem Adapun tahap-tahap dalam analisa sistem antara lain: 1) Activity Diagram 2) Use Case Diagram 3) Use Case Description c. Perancangan Sistem Alat bantu yang digunakan penulis dalam merancang sistem adalah: 1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Relasi 4) Normalisasi 5) Spesifikasi Basis Data 6) Class Diagram (Entity Class) 7) Tabel 8) Sequence Diagram 1.5 Tujuan Penulisan Sistem yang terkomputerisasi diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan dalam penyelesaian masalah yang terjadi selama ini pada Instalasi Farmasi antara lain : a. emberikan kemudahan dalam pencatatan data sehingga dapat menghasilkan data lebih cepat sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. b. Proses pencarian data lebih cepat. c. empermudah dalam menyediakan pembuatan laporan yang bermutu pada Instalasi farmasi serta dapat memenuhi kebutuhan manajemen.

3 d. eningkatkan kualitas pelayanan dalam bertransaksi. e. Dokumen dokumen keluaran yang dihasilkan dapat lebih berkualitas dan informatif. BAB V PENUTUP Bab ini berupa uraian kesimpulan dan saran yang di berikan oleh penulis. 1.6 Sistematika Penulisan Agar penulisan dapat menjelaskan tentang Skripsi ini secara terurai dengan baik dan akurat, maka penulisan perlu disusun secara terstrukur dan sistematis, adapun sistematis penulisan yang digunakan untuk menyusun Skripsi ini sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang, masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis akan menjelaskan tentang konsep sistem informasi, analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek dengan UL, teori pendukung sesuai dengan tema atau judul rancangan sistem. BAB III PENGELOLAAN PROYEK Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai PEP, RAB, Struktur tim proyek berupa tabel RA, Diagram Struktur, analisa Resiko dan eeting Plan. BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE Bab ini menguraikan tentang Struktur Organisasi, jabaran tugas dan wewenang, analisis masalah sistem yang berjalan, analisis hasil solusi, analisis kebutuhan sistem usulan. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Sistem Informasi Konsep Dasar Sistem dan Informasi enurut Jogiyanto H, BA, Akt., Ph.D. (2003:36): Informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem adalah sekumpulan subsistem yang berhubungan satu sama lain, yang bersama-sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran. Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan prosedur menurut Jogiyanto H, BA, Akt., Ph.D. (2002:34) adalah Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuantujuan tertentu. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Object Dengan UL enurut Ariesto Hadi Sutopo (2002:242): Analisa sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan. Secara spesifik, pengertian berorientasi obyek (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) berarti bahwa kita mengorganisasi perangkat lunak sebagai kumpulan dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan perilakunya Unified odelling Language (UL) Unified odelling Language (UL) adalah sebuah bahasa yang telah

4 menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UL menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UL kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi danjaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun Analisa Sistem Berorientasi Objek Analisa Sistem Berorientasi Objek meliputi Activity Diagram, Analisa Dokumen Keluaran, Analisa Dokumen asukan, Use Case Diagram, Deskripsi UseCase Diagram Perancangan Sistem Berorientasi Objek Perancangan Sistem Berorientasi Objek meliputi Erd(Entity Relationship Diagram), Lrs(Logical Recort Struktur), Tabel/Relasi, Spesifikasi Basis Data, Rancangan Dokumen Keluaran, Rancangan Dokumen asukan, Rancangan Layar Program, Sequence Diagram, Class Diaram(Entity Class). 2.3 Teori pendukung (Administrasi Kepegawaian) Pengertian Inventory Inventory (Persediaan) merupakan barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan operasional perusahaan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan maupun industri. Jika penanganan persediaan tidak dilaksanakan dengan baik maka akan mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau tidak terpenuhinya pesanan pembelian, akibatnya dapat merugikan perusahaan. Sifat atau batasan barang yang dapat diklasifikasikan sebagai persediaan adalah bervariasi sesuai dengan aktivitas perusahaan. Untuk mengetahui apakah pengertian persediaan itu, penulis akan menjelaskan batasan-batasannya. enurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2004:14) pengertian persediaan adalah sebagai berikut : Persediaan adalah aktiva : a) Tersedianya untuk dijual dalam kegiatan usaha normal b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Sedang menurut Soemarso S.R (2004:384) persediaan adalah barangbarang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kembali. Persediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadakan (dibeli atau dibuat sendiri). 3. etode Penelitian Berikut adalah tahapan-tahapan dalam penelitan ini : a. emahami Permasalahan Tahapan ini merupakan inisiasi dari penelitian, yaitu mencari permasalahan yang dihadapi oleh organisasi. Proses ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan Bagian Kepegawaian Kantor Kelurahan Pasir Garam. b. empelajari kondisi dan proses bisnis saat ini Hal ini dilakukan peneliti agar dapat memahami current condition dari awal hingga

5 akhir proses, sehingga mendapatkan gambaran menyeluruh akan sistem berjalan. Kegiatan ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara pada para stakeholders dan analisa dokumen. c. enganalisa Kebutuhan data dan informasi saat ini dan akan datang. d. Tahapan selanjutnya adalah mendapatkan user needs dan user requirements untuk to be system e. erancang Sistem Usulan Berdasarkan tahapan-tahapan sebelumnya, maka peneliti akan mencoba merancang sebuah sistem yang menjawab kebutuhan akan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi. Fitur-fitur yang akan ada, perancangan konseptual database access, hingga design Visual Basic 2008 dikerjakan pada tahapan ini. Gambar 1. etodologi Penelitian 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Tinjauan Organisasi Sejarah singkat organisasi Instalasi Farmasi adalah salah satu bagian dari RSUD Depati Hamzah yang terdapat di Pangkalpinang, yang diresmikan oleh KEENKES tanggal 28 September Hingga saat ini Instalasi Farmasi, yang berkantor di Jl. Soekarno Hatta telah dipimpin oleh tiga orang Kepala yaitu: a. aghdalena b. Indah Yuliana Wahyu Putri, SSI.APT c. Fatmawati, S.Fam,APT Struktur organisasi Adapun bentuk bagan struktur organisasi pada adalah sebagai berikut : BAGIAN GUDANG OBAT 4.2 Analisa Proses BAGIAN LOGISTIK BAGIAN PELAYANAN BAGIAN ADINISTRASI Proses Bisnis Gambar 4. 1 Struktur Organisasi BAGIAN GUDANG ALKES a. Proses Pemesanan Obat KEPALA INSTALASI FARASI Setiap bulan staf gudang mengirimkan daftar Kebutuhan Obat kepada sub bagian logistik guna memenuhi kebutuhan obat untuk Instalasi Farmasi, maka staf gudang obat dan alkes akan menyimpan surat tanda terima barang dan mengupdate stok obat yang berada digudang. b. Proses Permintaan Obat Unit Instalasi Farmasi yang membutuhkan obat akan mengirimkan Formulir Permintaan dan Penerimaan Obat (FPPO) kepada staf gudang farmasi, kemudian staf gudang akan memeriksa persediaan obat terakhir dan mencantumkan jumlah permintaan dan penerimaan obat yang ada dalam FPPO dan

6 mengubah kartu stocknya sesuai dengan jumlah obat yang diminta. c. Proses penerimaan Obat Setiap bulan staf gudang mengirimkan daftar Kebutuhan Obat kepada sub seksi keuangan guna memenuhi kebutuhan obat baik untuk instalasi farmasi di RSUD. Kemudian Sub Seksi Keuangan akan mengirimkan surat penawaran lelang beserta daftar kebutuhan obat kepada berbagai Perusahaan Besar Farmasi (PBF). Setelah mendapatkan daftar harga dari PBF kemudian sub seksi keuangan mengirimkan surat pesanan kepada PBF terpilih. Jika memenuhi kriteria, maka staf gudang akan menyimpan surat tanda terima barang dan mengupdate stok obat yang berada digudang. d. Proses Pemusnahan Obat Expadete Kegiatan mendata persediaan obat secara fisik, baik untuk mendata kesediaan obat yang ada saat ini, obat yang sudah mendekati batas kadaluarsa, maupun keadaan fisik obat tersebut. Setelah obat didata kemudian dicatat kembali kedalam form kerusakan obat. Jika obat sudah tidak sesuai dengan standar kesehatan (obat sudah rusak atau tidak layak konsumsi) maka obat tersebut dipisahkan untuk nantinya akan dimusnahkan dan dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Obat, yang berisi data pihak pertama dan saksi dimana keduanya berasal dari pihak intern Farmasi, data mengenai kepala Farmasi yang menjabat pada saat pemusnahan serta lampiran data obat yang dimusnahkan. e. Proses Penyimpanan Obat Penyimpanan Obat adalah kegiatan mendata persediaan obat secara fisik, baik untuk mendata kesediaan obat yang ada saat ini dan obat yang sudah mendekati batas kadaluarsa yang masih tersusun pada rak obat. f. Proses Pembuatan Laporan Pembuatan laporan dilaksanakan pada akhir bulan untuk diserahkan pada kepala Instalasi Farmasi berupa laporan keseluruhan. 4.3 Rancangan Basis Data Entity Relationship Diagram Nm_PBF Alamat Telp No_unit Nm_unit PBF Unit I I terima buat No_unit I DKO Bawa TTO Tgl_tto No_ref farktur Tgl_lpo No_doe Tgl_doe LPO DOE Tgl_dko Gambar 4.15 Dtl_dko Dtl_tto Dtl_lpo Dtl_deo kd_obat No_doe No_exp Entity Relationship Diagram Logical Record Structure (LRS) PBF Nm_PBF Alamat Telp Unit No_unit Nm_unit No unit DKO Tgl_dko TTO Tgl_tto No_ref faktur LPO Tgl_lpo No unit DEO No_deo Tgl_deo No_deo Dtl_dko Dtl_tto Dtl_lpo Dtl_deo No_deo N N Obat N Obat N Nm_obat Jenis_obat Satuan Harga Stok Nm_obat Jenis_obat Satuan Harga Stok

7 Gambar 4.17 Logical Record Structure (LRS) b. Rancangan Layar Form Cetak Data Kebutuhan Obat 4.4 Rancangan Dialog Layar Struktur Tampilan SISTE INFORASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARASI RSUD DEPATI HAZAH PANGKALPINANG Cetak Daftar Kebutuhan Obat No Dko Tgl Dko Auto dd-mm-yyyy Cetak Daftar Kebutuhan Obat Kode Obat Nama Obat Jenis Obat Pilih ASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR Kode Obat Nama Obat Jenis Obat Data Obat Cetak Daftar Kebutuhan Obat Cetak Laporan Data Unit PBF Entry Tanda Terima Obat Entry Pemusnahan Obat ED Cetak Tanda Terima Permintaan Obat Cetak Kartu Persediaan Obat Gambar 4.18 Struktur Tampilan Simpan Batal Cetak Keluar Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Data Kebutuhan Obat c. Rancangan Layar Form Cetak Kartu Persedian Obat Fcetak kartu persediaan Obat Rancangan Layar a. Rancangan Layar Form Entry Data Obat Entry Data Obat Cetak KARTU PERSEDIAAN OBAT Kode Obat Pilih Kode Obat Nama Obat Jenis Entry Data Obat Nama Obat Periode Tanggal Satuan Harga Stok Pilih s/d Pilih No Kode Obat Nama Obat Jenis Obat Satuan Harga Stok Cetak Keluar Simpan Ubah Hapus Batal Keluar Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Layar Form Entry Data Obat Gambar 4.28 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Kartu Persediaan Obat

8 d. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Cuti konsep database. Serta Informasi akurat tentang kebutuhan obat perbulan / pertahun sehingga mempermudah manajemen dalam memprediksi kebutuhan ditahun mendatang. Gambar 4.32 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Laporan Cuti 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang didapatkan setelah dilakukan analisa dan perancangan sistem terhadap Inventory Kontrol pada Instalasi Farmasi antara lain: a. Pada rancangan sistem informasi ini diharapkan mampu memberikan informasi yang cepat, tepat, akurat dan efisien tentang daftar pemesanan Obat,daftar penyerahan obat,daftar penerimaan obat daftar pemusnahan obat expedete,sampai pada pembuatan laporan-laporan mengenai transaksi-transaksi yang ada pada instalasi farmasi berdasarkan periode tertentu agar mempermudah Farmasi RSUD Pangkalpinang khusus nya bagian gudang dalam mengambil keputusan. b. Informasi yang akurat tentang kondisi dalam pengolahan data serta rekapan data yang diminta. c. Secara keseluruhan, sistem dapat menjadi lebih optimal dalam aktualitas dan keakuratan dikarenakan penggunaan sistem yang terkomputerisasi dengan 5.2 Saran Dari kesimpulan di atas, peneliti mencoba memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk perkembangan sistem selanjutnya, antara lain: a. Perlu adanya kerjasama yang baik antara masing-masing bagian, agar sistem ini dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan. b. emberikan pengarahan dan bimbingan pada bagian yang akan terlibat langsung dalam penggunaan sistem inventory kontrol. c. Perlu dilakukan back-up data untuk menjamin keamanan data dan mengatasi keadaan yang tidak diinginkan. d. Untuk pengembangan selanjutnya, perlu Daftar Pustaka ditambahkan sistem yang berhubungan dengan inventory kontrol pada bagian gudang dikarenakan selama ini pegawai agak kesulitan dalam mencari data-data obat yang dibutuhkan. [1] Gordon B Davis, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta: Salemba Impotek, [2] ulyadi. Konsep Sistem Informasi, Bandung : PT Elex edia Komputindo, [3] Leith. Dan Rosch. Definisi Sistem Informasi Jakarta : PT Elex edia Komputindo, [4] Sutopo, Hadi, Ariesto. Analisis Dan Desain Berorientasi Obyek, Jakarta : J & J Learning. Yogyakarta, [5] Yogiyanto. Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : ANDI Yogyakarta, 2002.